Rostar CAS software geeft duidelijk overzicht bereikbaarheidsdiensten afdeling Communicatie

De gemeente Utrecht kiest voor Rostar CAS van Paralax Planning Solutions om de piketdiensten van de afdeling Communicatie en betrokken medewerkers in te plannen. Een goede planning en overzicht van deze piketdiensten zijn belangrijk, zodat iedere betrokkene van de gemeente tijdens een crisis weet wie waar verantwoordelijk voor is. Ook wordt de vakantieplanning van de afdeling Communicatie voortaan via het nieuwe systeem ingepland.

Voorheen werden zowel de piketdiensten als de vakantieplanning bijgehouden in Excel. Tijdens een recente crisis bleek echter dat deze manier van werken gevoelig is voor fouten, omdat niet duidelijk was wie er bereikbaar was. Dit vormde de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuw planningssysteem voor de afdeling Communicatie.

“Weten wie welke verantwoordelijkheden heeft en wie bereikbaar is tijdens een crisis. Dat is essentieel voor een stad als Utrecht. Om hier een juist overzicht van te krijgen is goede planningssoftware noodzakelijk”, zegt Annita van Prooijen, Coördinator Crisis Communicatie bij de gemeente Utrecht. “Paralax heeft Rostar CAS helemaal op maat ingericht, passend bij onze eisen en wensen. Er was een behoorlijke tijdsdruk omdat we het systeem in slechts twee maanden live wilden hebben. De implementatie verliep echter heel vlot en Paralax dacht goed met ons mee.”

De gemeente wilde een systeem waarin medewerkers zelf hun verlof kunnen aanvragen en inzien en waarmee piketdiensten kunnen worden gepland.

“In tegenstelling tot traditionele personeelsplanning, plant de communicatieafdeling van de Gemeente Utrecht dus niet de werkuren in Rostar CAS, maar de rollen die medewerkers hebben op bepaalde momenten. Omdat het geen reguliere personeelsplanning betreft moest het gevraagde systeem op maat worden ingericht. Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om per persoon meerdere keren te worden ingepland in het systeem voor verschillende verantwoordelijkheden”, legt Martin Dullemond, Senior Implementation Consultant bij Paralax, uit. “Ook druiste de lengte van een piketdienst in tegen de cao-voorwaarden die standaard in de software zijn verwerkt. Dit soort zaken vergden behoorlijk wat aanpassingen onder de motorkap van Rostar CAS. Een mooie uitdaging die we graag zijn aangegaan.

De nieuwe software wordt als SaaS-oplossing afgenomen door de gemeente Utrecht. In totaal zal de verlofplanning van alle 80 medewerkers van de afdeling Communicatie worden gepland met de nieuwe software. De planning van de piketdiensten en bereikbaarheid gebeurt voor 32 personen. Momenteel bekijkt de gemeente Utrecht of de inzet van Rostar CAS kan worden uitgebreid naar andere domeinen zoals gemeentereiniging, afvalverwerking en bijzondere opsporingsambtenaren.

Bron: Paralax


Rostar CASApics Flexjobs kiest voor de planningssoftware Rostar CAS van Paralax voor het inplannen van al haar uitzendkrachten. Apics Flexjobs is een snel groeiende uitzend organisatie gespecialiseerd in de sectoren productie en logistiek. Apics Flexjobs is onderdeel van een groep gespecialiseerd in personeel, kennis, onderwijs en advies op het gebied van Supply Chain, productie en logistiek. Rostar CAS biedt Apics Flexjobs de mogelijkheid om sneller tot een optimale planning te komen. Daarnaast kan een deel van de communicatie met haar uitzendkrachten over het werkrooster nu online plaatsvinden.

Met de snelle groei van Apics Flexjobs groeide ook de noodzaak voor een  planningssysteem; de tot nu toe gebruikte Excel-spreadsheets waren niet langer afdoende. De uitzendkrachten van Apics Flexjobs werken bij diverse klanten verspreid over de randstad. Het nieuwe planningssysteem moet vooral beter inzicht geven in de beschikbaarheid en de kwalificaties van de uitzendkrachten. Ook het optimaliseren van flexpoolmanagement en het automatiseren van de communicatie met de uitzendkrachten zijn belangrijke voorwaarden. Verder wordt de nieuwe planningssoftware gekoppeld met het bestaande HR-systeem FlexService. Omdat de systemen van Paralax compatibel zijn met de SETU-standaard, is deze koppeling eenvoudig te realiseren.

De keuze voor Paralax is volgens Gerrit Loopstra, directeur bij Apics Flexjobs, een logische keuze:

 “De functionaliteiten van Rostar CAS passen goed bij wat we nodig hebben. Het biedt ons de mogelijkheid om structureel beter te plannen en geeft ons inzicht in bezetting van diensten en kwalificaties van medewerkers. Door de online communicatiemogelijkheden voor het werkrooster weten we dat iedereen overal en altijd over het werkrooster beschikt en voorkomen we no-show.”
“De wensen en eisen van de snel groeiende uitzender Apics Flexjobs zijn vergelijkbaar met die van de grote uitzenders die veelal de in-house business hebben gestandaardiseerd op Paralax software. Met de Uitzend Editie van Rostar CAS kan Apics Flexjobs de planning verbeteren, transparant maken en daarnaast ook beschikken over relevante real-time managementrapportages”, legt Ron Peeters, Sales Director bij Paralax uit. “Daarnaast worden de werkroosters online beschikbaar gesteld waardoor zij overal en altijd beschikbaar zijn via smartphone, tablet en PC.De implementatie van Rostar CAS is in december 2014 gestart en in februari 2015 live gegaan. Daarbij wordt de software door Paralax gehost, waardoor Apics niet hoeft te investeren in hard- en software en de implementatie versneld kon plaatsvinden.

Bron: Paralax