Mobiele technologie slaat brug tussen burger, gemeente en uitvoerende instantie

Drie Nederlandse gemeenten zijn deze maand gestart met een proefproject met de door Decos ontwikkelde burgerparticipatie-oplossing Fixi. Burgers kunnen met behulp van een app eenvoudig melding maken van schade of gebreken aan de openbare ruimte, zoals bijvoorbeeld een omgevallen boom of een openliggend putdeksel. Door een foto te maken van het betreffende object en deze via de app te versturen kan de burger direct een ticket aanmaken in de IT-systemen van de gemeente. De gemeente kan via Fixi bovendien direct de uitvoerende instanties aan het werk zetten. Het probleem kan hierdoor snel en efficiënt worden opgepakt en afgehandeld.

Fixi is onderdeel van een breder ecosysteem van Decos-producten die gezamenlijk de hele keten van melding door een burger tot afhandeling ondersteunen.

Decos Fixi

Problemen in de openbare ruimte melden via app. Foto: Ronald Fleurbaaij (via Denhaagfm.nl)

Centraal staat hierbij de Decos cloud. Een gebruiker kan een melding maken in Fixi door een beschrijving met foto te maken en een bericht te sturen naar de Decos cloud. Op basis van de locatiegegevens van de melding wordt gekeken welke gemeente voor de schade verantwoordelijk is en wordt er een ‘zaak’ aangemaakt in het zaaksysteem van de bewuste gemeente. Deze kan de zaak in behandeling nemen en vanuit het eigen zaaksysteem via de Decos cloud een bericht sturen naar een uitvoerende instantie. Die uitvoerende instantie heeft zelf ook weer de beschikking over een app waarin de zaak zichtbaar is en waarin verdere details staan. Wanneer de uitvoeringsinstantie de zaak naar behoren heeft afgehandeld, kan zij ook weer door middel van een foto de gemeente op de hoogte stellen. Het hele proces, van melding tot afhandeling, is zodoende in één ecosysteem gedigitaliseerd.

Een belangrijk voordeel van Fixi is dat de uitvoeringsinstantie niet per definitie een overheidsorganisatie hoeft te zijn. Een externe partij, zoals een ruimingsorganisatie, staat met behulp van Fixi in verbinding met de Decos cloud en krijgt via een app alle informatie die ze nodig heeft om de zaak op te lossen, zonder dat er direct toegang is tot het netwerk van gemeente.  Fixi maakt bovendien de keten transparant voor burgers. De burger kan via Fixi alle veranderingen in de status van de zaak bijhouden en direct zien wanneer deze is afgehandeld.

Testcase
De eerste drie gemeenten die met het testen van Fixi aan de gang gaan zijn de gemeente Stichtse Vecht, Goeree-Overflakkee en Hollands Kroon. De gemeenten gaan zich daarbij in beginsel richten op het testen van de verschillende koppelingen van het systeem. De testgebruikers zijn de ambtenaren zelf. Naar verwachting gaat de app aan het einde van het tweede kwartaal live. De app zal dan beschikbaar zijn als Android app, iOS app en als webapp op de website van gemeenten.

Leo Filius, Specialist Documentair informatiemanagement (DIM) van de gemeente Goeree-Overflakkee:

“We hebben hoge verwachtingen van Fixi. Voor veel mensen is het nu vaak niet direct duidelijk hoe ze van bepaalde problemen in de publieke ruimte melding kunnen maken. Met behulp van Fixi kunnen ze nu snel een melding maken en bovendien volgen hoe een zaak ervoor staat. Het verlaagt echt de drempel voor burgers om actief deel te nemen aan het verbeteren van hun buurt.”

Een sterke extra feature in Fixi is dat ze ook zaken ontdubbelt. Veel schade in de openbare ruimte wordt doorgaans door verschillende mensen gerapporteerd, waardoor er meerdere meldingen van dezelfde zaak in een systeem komen. Doordat Fixi gebruikmaakt van locatiegegevens kan ze zien dat een melding op dezelfde plek vaker voorkomt. Een gebruiker krijgt zodoende een bericht wanneer een zaak reeds in behandeling is.

Bron: Decos


Single-Point-for-AllEffectief digitaal (samen)werken is voor de gemeente Leeuwarden steeds belangrijker. Zowel met externe partijen – ondernemers, organisaties, inwoners en andere overheden- als binnen de eigen organisatie. De gemeente wil de mogelijkheden van digitalisering beter benutten. Denk hierbij aan zaakgericht werken, digitaal samenwerken, digitalisering post, integraal zoeken en vinden en digitaal projectmatig werken. Na een uitgebreide aanbestedingsperiode, inclusief een gedetailleerd proof of concept, heeft de gemeente Leeuwarden Split~Vision aangewezen als meest geschikte partij.

Split~Vision gaat over een periode van 4 jaar tot mogelijk 2750 medewerkers in meerdere samenwerkende gemeenten, voorzien van een digitaal platform door de levering, inrichting, doorontwikkeling en het beheer van SinglePoint-for-All.

“De insteek is erg goed en iedereen is positief. Een grote stap voor de gemeente en als je weet wat een voorbereiding eraan vooraf is gegaan, is het erg mooi om te zien dat we eindelijk die stap kunnen gaan zetten. Gemeente Leeuwarden is op zoek gegaan naar een partij die niet alleen kijkt naar het implementeren van de software, maar met de gemeente en haar behoeften meedenkt, meekijkt en meewerkt”, aldus Henk IJbema, projectleider bij de gemeente Leeuwarden.

Gemeente Leeuwarden gaat fungeren als centraal platform voor omliggende gemeenten. Leeuwarden faciliteert het samenwerken, uitwisselen van kennis en informatie rondom de processen. De rode draad door het traject zijn 13 hoofdfunctionaliteiten. De gemeente wil deze realiseren door een meer gestructureerde en digitale manier van werken. Eén toegang tot alle mogelijkheden van digitaal werken, eenduidig, eenvoudig en overzichtelijkheid in het gebruik, staan centraal.

Klaas van der Heijden, directeur van Split~Vision is ervan overtuigd dat het leerproces wat de gemeente de afgelopen jaren heeft doorleeft, analoog is aan dat van Split~Vision. ”Deze diepgaande ervaring gaat de grootste succesfactor zijn om de ambitie van de gemeente Leeuwarden en de samenwerkende gemeenten te realiseren.” Om die gezamenlijke ambitie te realiseren werkt Split~Vision samen met hoogwaardige partners; IT-eye, CenterOne, ITcube en Ilionx. “Partners die elkaar zeer goed aanvullen in dit traject. Met als gezamenlijk doel een platform uitdragen waar we samen trots op kunnen zijn”, aldus Van der Heijden.

Voor dit digitale werken is het Microsoft platform SharePoint geïntegreerd met MS Project Server. Dit vormt samen met Lync de basis voor SinglePoint-for-All. Naast het feit dat Microsoft SharePoint 2013 het hart van de informatievoorziening vormt, is I-Controler de centrale beheertool voor het platform en zijn het KCS en de scanvoorzieningen belangrijke onderdelen voor het digitaal samenwerken.


GovUnitedHet samenwerkingsverband GovUnited stopt ermee in oktober 2016. De zich dan aandienende nieuwe aanbesteding van een gezamenlijke front- en midofficesuite voor gemeenten komt er niet. De deelnemende gemeenten pakken de samenwerking liever regionaal op.

Roerig bestaan
GovUnited is een samenwerkingsverband van (nu nog) 15 gemeenten die verspreid zijn over Nederland. Uitgangspunt voor het verband was steeds gezamenlijke aanbesteding en regie over de ontwikkeling van moderne gemeentelijke software. Het verband heeft de afgelopen acht jaar een roerig bestaan geleid waarin de grenzen van de gezamenlijkheid in gemeentelijke ICT (en het zaakgericht werken) zijn verkend. Eerst onder de vleugels van ICTU (BZK) en leverancier Logica, de laatste twee jaar als zelfstandige stichting, met leverancier Green Valley.
Liever regionaal
Geld en afstanden blijken twee factoren te zijn die nu meespelen. GovUnited-gemeenten zien momenteel meer in ‘ beleidsvrijheid om eventueel in regionale setting nadere besluitvorming in te leiden in plaats van zich te verbinden aan een nieuwe contractperiode via GovUnited’, aldus het persbericht. Daarbij is de kern van het GovUnited-systeem – het zogeheten zaaksysteem – op de softwaremarkt ook een stuk goedkoper geworden, zodat met een moeizame gezamenlijke landelijke aanbesteding minder kosten zijn te besparen.

Rustig stoppen
Bestuursvoorzitter Erwin Koenen van GovUnited wil het stoppen geen zwaar besluit noemen. ‘Als je constateert dat de meerwaarde er op termijn niet meer is, moet je op tijd je conclusie trekken en rustig de tijd nemen om ermee te stoppen.’ Hij benadrukt de belangrijke rol die GovUnited heeft gespeeld bij het ontwikkelen van het concept ‘zaaksysteem’. ‘We hebben belangrijk pionierswerk gedaan.’

Sociaal domein

In zijn eigen gemeente Werkendam ziet Koenen ook dat er samen met buurgemeenten wordt gekeken hoe er verder aan de inzet van gezamenlijke ICT-systemen kan worden gewerkt. Een belangrijke factor vormen daarbij de decentralisaties.

‘Die dwingen gemeenten al tot regionale samenwerking. Dan moet de software ook op elkaar aansluiten.’

Koenen denkt dat er zeker gemeenten zullen zijn die na oktober 2016 met de software van GovUnited zullen doorgaan.

Dat zullen ze individueel met de leverancier moeten regelen of in een ander collectief of regionaal verband. Een aantal gemeenten staat zeker niet te trappelen om naar een ander systeem te migreren.’

Financiën gezond

Tot oktober 2016 zijn de financiën gezond, meldt GovUnited. De begroting is gebaseerd op de huidige contractverplichtingen van deelnemende gemeenten richting de Stichting GovUnited en leverancier Green Valley. De huidige 15 deelnemende gemeenten zijn: Aa en Hunze, Berkelland, Hilversum, Middelburg, Rheden, Renkum, Steenwijkerland, Terneuzen, Teylingen, Uithoorn, Utrecht, Werkendam, Westerveld, Winterswijk en Zutphen. Zij hebben nu voldoende tijd om voor het aflopen van de zogeheten ANDEZ3/GU1-samenwerkingsovereenkomst met Green Valley hun eigen plan te trekken.

 

Bron: Binnenlands Bestuur


IT dienstverlener QNH Consulting gaat bij gemeente Amersfoort een op SharePoint gebaseerde DMS/RMA oplossing implementeren. Begin dit jaar schreef gemeente Amersfoort een Europese Openbare aanbesteding uit voor de levering van een Document Management Systeem en een bijpassende Record Management Module (DMS/RMA). Elf leveranciers deden een aanbieding en vier partijen werden geselecteerd voor interviewrondes. Gemeente Amersfoort heeft besloten om de opdracht aan QNH te gunnen op basis van de juiste combinatie van kennis, ervaring, aanpak en prijs.Gemeente Amersfoort maakt voor haar documentmanagement reeds enige jaren gebruik van een combinatie van systemen. Deze applicaties zijn inmiddels aan het einde van hun levenscyclus en worden niet meer onderhouden door de huidige leveranciers. Daarnaast voldoen deze systemen niet meer aan de eisen van deze tijd, zoals zaakgericht en papierloos werken. Belangrijke doelstellingen van de implementatie van de nieuwe DMS/RMA oplossing zijn onder meer het verbeteren van de kennisdeling en samenwerking met in- en externe partijen en het realiseren van een digitale en papierarme documentorganisatie. Daarnaast moet de oplossing passen binnen het informatiebeveiligingsbeleid en werken op de bestaande (technische) infrastructuur van gemeente Amersfoort.SharePoint DMS/RMA
QNH gaat een DMS/RMA oplossing implementeren gebaseerd op Microsoft SharePoint 2010. Deze oplossing is reeds succesvol geïmplementeerd bij verschillende kleine, middelgrote en grote gemeenten. Het systeem bestaat uit een DMS voor zaakgerichte documenten (bijvoorbeeld een bouwvergunningdossier) en niet zaakgerichte documenten (bijvoorbeeld een interne beleidsnota), een koppeling met de front-office (gescande post en e-formulieren), een koppeling met het zaaksysteem en waar nodig een koppeling met backofficeapplicaties.

Digitale postkamer en NEN 2082 
Naast de initiële aanbieding van de DMS/RMA oplossing heeft QNH ook een aantal andere kansen gezien om de beoogde doelstellingen van gemeente Amersfoort te realiseren. Twee kansen hebben een zodanige toegevoegde waarde dat ook deze meegenomen worden in de implementatie van het nieuwe systeem. Dit zijn de digitale postkamer en de NEN 2082 certificering. De digitale postkamer is een voorziening waarmee de inkomende papieren poststroom wordt gedigitaliseerd en geautomatiseerd. De NEN 2082 certificering levert een kwaliteitskeurmerk waarmee makkelijker toestemming wordt gekregen om documenten digitaal te archiveren en dus papierloos te kunnen werken.

“QNH heeft aangetoond een deskundige en klantgerichte leverancier te zijn. Wij hebben dan ook vertrouwen in een mooie samenwerking en een succesvol project”, aldus Dirk-Jan Beens, informatiemanager bij gemeente Amersfoort.

Bron: QNH