Flexibilisering, efficiency en zelfregie: Ayton heeft aangetoond en meegerekend hoe we dat kunnen realiseren

De naam Zorgwaard is nog jong, maar de organisatie en ervaring kent al een lange geschiedenis als het gaat om zorgverlening in de Hoeksche Waard. Ontstaan vanuit een fusie in 2011, biedt Zorgwaard alle benodigde zorg, van huishoudelijke hulp en thuiszorg tot verpleeghuiszorg op zo’n 11 locaties in de regio.
Direct na de fusie zijn er nieuwe strategische keuzes gemaakt, om de continuïteit en kwaliteit van het brede zorgaanbod te kunnen blijven leveren. In de Zorgwaard visie die daaraan ten grondslag ligt, vormt het planningsproces een essentieel onderdeel van het zorgproces. “Maar planning is op meerdere fronten een kritische succesfactor; niet alleen als het gaat om de cliënttevredenheid, maar het is ook van directe invloed op de medewerkertevredenheid, en daarmee op de aantrekkelijkheid van je rol als werkgever”, zo stelt projectleider Henk Luijendijk van Zorgwaard.

“En natuurlijk staat de mate van efficiency in direct verband met de te realiseren kostprijs. In alle opzichten bepaalt het dus onze concurrentiepositie, en die is essentieel in deze tijden waarin de cliënt steeds vaker zelf zijn zorg wil invullen en we te maken hebben met nieuwe financieringsstructuren en bezuinigingen. Het moet dus anders, wij weten waar we naar toe willen en Ayton heeft aangetoond en meegerekend hoe we dat kunnen realiseren.”

Opbrengst hoger dan de investering
Zorgwaard heeft vorig jaar een intensief selectieproces opgezet om de juiste ICT- partner te vinden die de Zorgwaard visie begrijpt en kan ondersteunen met advies en met de benodigde software. En kan koppelen met het personeelsinformatie- en financiële systeem (Youforce/RAET), het routeplansysteem (Nestor) en de WMO-planner bij Zorgwaard. Op termijn is het doel om de cliënten- en medewerker omgevingen onderling te verbinden via de software.

Luijendijk heeft hoge en concrete verwachtingen:

“Ons stond heel helder voor ogen: de opbrengst moet hoger zijn dan de investering in de nieuwe software. Ayton heeft ons laten zien hoe we op korte termijn al efficiënter kunnen gaan werken en hoe we ons planningsproces optimaal kunnen flexibiliseren en meer zelfregie kunnen realiseren voor de medewerkers. En wat ons dat oplevert in tijd en geld. We hebben er dus alle vertrouwen in dat onze verwachtingen uitkomen. De Aysist software is financieel gestuurd en gaat ons real-time inzicht bieden, in zowel de uren als de geldstromen. Daarom ook hebben we besloten zowel de rooster- als flexomgeving geïntegreerd via één systeem te automatiseren. Dan zijn alle stappen, van capaciteitsplanning tot en met de flexibilisering en het roosteren, te monitoren en kunnen we tijdig bijsturen waar nodig.”

Planningstijd reduceren en zelfregie invoeren
Zorgwaard heeft gekozen voor een basisroostermethodiek, deels gedecentraliseerd. Medewerkers zullen actief moeten gaan participeren in de planning. Voorheen kostte het roosteren zelf, maar vooral de administratieve verwerking ervan te veel onnodige tijd. Zowel op het centraal roosterbureau als bij de decentrale planondersteuners.

Nu gaat het centrale roosterbureau de capaciteitsplanning opzetten en in nauw overleg met de teams het basisrooster invullen. Hier worden de medewerkers dus al in vroegtijdig stadium betrokken bij de invulling van het rooster. En kunnen al vooraf eventuele knelpunten samen worden opgelost. Luijendijk ziet daarin twee grote voordelen:

“Enerzijds kunnen medewerkers hun eigen wensen en eisen inbrengen, en overleggen met collega’s wie welke diensten gaat invullen, en anderzijds komt dit de zorg ten goede, omdat zij het best weten welke zorg hun cliënten precies nodig hebben en wanneer. De Aysist software ondersteunt ze bij het maken van de juiste keuzes en laat verschillende scenario’s zien, in uren en geld.”

Online toegang via portaal en app
De teams worden vervolgens verantwoordelijk voor het operationele rooster en het oplossen van verstoringen daarin. Aysist gaat iedereen via het medewerker- en afdelingsportaal en de App online toegang bieden tot dat rooster. Alle communicatie verloopt dan via de software. De medewerkers geven online hun beschikbaarheid door, kunnen openstaande diensten inzien en er op inschrijven of onderling ruilen. Teamleiders kunnen dit proces real-time monitoren. Ook kunnen teams een beroep doen op de volledig geïntegreerde flexpool in Aysist. Controle en accordering van (gewerkte) diensten vindt ook online plaats via het portaal. Achter de schermen handelt de software alles administratief af; kosten worden rechtstreeks op de kostenplaats geboekt waar ze zijn gemaakt, en alle gegevens worden direct doorgegeven aan de financiële administratie voor verloning.

“Een rekensom leert dat we hiermee enorm veel tijd besparen en op de afdeling komt er rust in de roosters. We vragen wel meer actieve inbreng van medewerkers, maar bieden ze ook meer directe invloed op hun eigen verdeling van werk- en privétijd,”

aldus Luijendijk.

Koppelingen; standaard en nieuwe ontwikkelingen 
Luijendijk geeft desgevraagd aan dat Ayton ook de juiste partner is om samen de koppelingen met de aanwezige systemen tot stand te brengen. Zorgwaard werkt met een WMO plansysteem en Nestor, het route- en cliëntsysteem.

“Ayton heeft al vele naadloze koppelingen met RAET gerealiseerd, en bij de eerste implementatiestappen die we nu zetten, zie je dat ook terug. Het gaat werken. We zitten nu middenin in de eerste implementatiefase en op 1 september gaan we echt live in zowel de thuiszorg als de intramurale divisie. Op dit moment zijn de besprekingen gaande rondom de koppelingen met het WMO-pakket en Nestor. We ontdekken daarbij gaandeweg steeds nieuwe mogelijkheden.”

Bron: Ayton