Zorgorganisatie ZINN heeft alles wat te maken heeft met het faciliteren van het roosterproces ondergebracht in een eigen afdeling Roosterbeheer. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het ondersteunen en opleiden van roosteraars, maar ook voor het testen en het applicatiebeheer van de planningssoftware Aysist. Karin Boonstra en Carla Gerritsen hebben de taken op de afdeling verdeeld. Karin Boonstra: “Het opnieuw inrichten en automatiseren van een roosterorganisatie kent zowel ICT als P&O en financiële aspecten. Binnen deze driehoek bevindt zich eigenlijk een grijs gebied, zowel tijdens de implementatiefase, maar zeker ook daarna. Terwijl ik er van overtuigd ben, dat juist dáár de meeste efficiency is te behalen. Wij vormen de schakel tussen de roosteraars en het flexbureau enerzijds en de ICT-afdeling en de financiële administratie anderzijds, tussen de gebruikers en de techniek. Door de onderlinge afstemming kunnen onze roosteraars en het flexbureau zich bezighouden met hun dagelijkse planningswerkzaamheden. Over de technische aspecten en financiële afhandeling daarvan hoeven zij zich geen zorgen te maken. Dat stemmen wij af met de betreffende afdelingen. En met Ayton, waar dat nodig is. Hierdoor zijn we ook in staat te signaleren waar nog extra kwaliteitsverbeteringen zijn te realiseren, en kunnen we besparingsmogelijkheden creëren.“

Als voorbeeld noemt Karin, dat de Aysist applicatie zo is ingericht dat de urensaldi en de rechten per medewerker voor de gebruikers duidelijk en inzichtelijk zijn. In de planning wordt automatisch rekening gehouden met de urensaldi. De afdeling Roosterbeheer bewaakt daarbij dat de saldi niet uit de pas gaan lopen. “Dat gebeurt conform afspraken en procedures die wij als organisatie hebben vastgelegd. En dat is nog maar één voorbeeld, van hoe we onszelf als afdeling terugverdienen”, aldus Karin Boonstra.

Het delen van kennis
Over de samenwerking met Ayton stelt Karin dat deze vooral in het teken staat van kennisuitwisseling. “Vanaf het moment dat we samenwerken met Ayton hebben we gezorgd voor interne kennisopbouw rondom het roosterproces. We hebben daarbij gebruik gemaakt zowel de technische expertise van de Ayton trainers en consultants, maar ook van hun kennis ten aanzien van de vertaalslag naar het inrichten van de roosterapplicatie en het opleiden van de roosteraars. In combinatie met onze kennis van de ZINN organisatie werpt dat steeds vaker zijn vruchten af.” Carla Gerritsen vult haar aan: “We merken nu bijvoorbeeld ook dat er opvallend weinig vragen komen vanuit de medewerkers, die allemaal met het Aysist Medewerkerportaal toegang krijgen tot hun rooster. We voeren dat stap voor stap in. Daarnaast weten de roosteraars en het flexbureau ons goed te vinden. Niet alleen bij problemen, maar vooral ook als zij een verbeteringsmogelijkheid ontdekken in de applicatie of de procedures. Samen met Ayton zorgen wij voor het inrichten en uitvoeren van die ideeën. Daarbij kunnen we ook altijd een beroep doen op de Ayton software-ontwikkelaars en de Helpdesk.“

Aysist Balansmodule: beter inzicht zorgt voor kwaliteitsverbetering
Aysist biedt met de balansmodule de mogelijkheid om de werkelijke balanswaarden van uren, verlof en PLB/LFB te kunnen monitoren, op elk gewenst moment, voor de gehele organisatie. Aysist brengt de ingezette uren, verlof en PLB/LFB via een financiële koppeling rechtsreeks naar de balans. ZINN gaat deze balansmodule ook in gebruik nemen. Karin Boonstra vindt vooral de mogelijkheid om de managementinfo nog zuiverder en actueler aan te kunnen bieden een groot voordeel. “Tot nu toe werd er bijvoorbeeld voor de inzet van vakantiekrachten nog gewerkt met een financiële reservering op basis van een inschatting. Einde jaar was het eindsaldo dan eigenlijk een beetje een verrassing. Met de balansmodule kunnen we voor alle afdelingen per maand letterlijk ‘de balans opmaken’ zodat zij eerder kunnen bijsturen waar nodig. Dat levert niet alleen een financieel voordeel op, maar is vooral ook een kwalitatieve verbetering. De balansmodule geeft per maand precies aan hoe de formatie er in uren en verlof voor staat, op basis van werkelijk gemaakte uren. Je kunt dus ook op kwaliteit bijsturen, door tijdig te zorgen voor de juiste medewerker, op het juiste moment op de juiste plek. Zodat de cliënt die zorg krijgt, die hij nodig heeft. En daar gaat het uiteindelijk om!”