De markt en uw klanten veranderen. Potentiële klanten weten beter dan ooit wat ze willen, hoe dat bereikt moet worden, wat ze willen betalen en de risico’s die ze bereid zijn te accepteren. Opportunity management is daarom een belangrijke vaardigheid geworden. Hiermee kunt u projecten vermijden die niet winstgevend zijn en genoeg projecten aannemen om te werken aan uw beoogde groei.

Het juiste CRM systeem kan een grote rol spelen bij het effectief managen van opportunities. Dit geeft het management helder inzicht in de sales cyclus van het bedrijf en het geeft een realistisch overzicht van de projectverplichtingen in de toekomst. Het overzicht van de sales funnel is zonder een CRM systeem afhankelijk van een wirwar aan verschillende Excel sheets en het urenlang najagen van accountmanagers om hun informatie door te geven.

Niet goed georganiseerd, niet goed voor de winst
Een ongeorganiseerde werkwijze maakt het moeilijk om nauwkeurig vast te stellen waar u kansen mist. En waar het goed is om zaken op te volgen met de relevante salespersonen om te voorkomen dat fouten zich herhalen. Met CRM kunt u de sales funnel volledig centraliseren en snelle, flexibele rapportages mogelijk maken met waardevolle informatie voor managers.

Helaas gaat het vaak niet goed met CRM als het gaat om projecten in de funnel. Het is relatief simpel om offertes te maken voor producten die in het magazijn liggen, maar projecten zijn veel complexer. Dan gaat het om uren en uitgaves, scope en budgetten, mijlpalen en risico’s. Hoe kunt u een project goed inschatten dat twee keer zo groot en complex is als het vorige project? Of een specifiek project dat u helemaal nooit eerder heeft gedaan? Hoe gaat het CRM systeem nu om met die diversiteit?

De silo’s openbreken en samenvoegen
Veel bedrijven werken onbedoeld met informatiesilo’s, data van sales en projectmanagement worden in zo’n geval niet effectief gedeeld. Dit kan ertoe leiden dat die twee disciplines een compleet ander beeld hebben van de situatie. Het onvermogen om personeel te laten werken vanuit een centrale bron van feiten, kan leiden tot onvolledige offertes, projectvertragingen, budgetoverschrijdingen en ontevreden klanten.

Het niet juist koppelen van informatiestromen kan een groot probleem zijn, vooral wanneer verschillende disciplines verschillende prioriteiten hebben. Een salesmanager die een voorstel maakt, richt zich vooral op het afronden van het project binnen tijd en potentieel klantbudget. Hij of zij is vaak niet of nauwelijks gefocust op een gedetailleerde uitleg van het voorstel richting de projectorganisatie.

Inefficiënte communicatie tussen sales en consultants, vaak via heel veel e-mails over en weer, kan ervoor zorgen dat de details van het project compleet kwijtraken. Dit kan leiden tot onjuiste of onvolledige offertes, wat er weer toe leidt dat de projectorganisatie zich maar moet zien te redden wanneer het project start. Het gevolg? Dubbel werk, overschrijdingen, klachten van de klant en een lagere billability.

De juiste CRM kan helpen
Veel CRM systemen lossen dit probleem niet op. Maar een systeem dat CRM gegevens met projectinformatie kan integreren wél. Deze gecombineerde benadering zorgt ervoor dat berekeningen en scope kunnen bijdragen aan offertes. Informatie uit eerdere projecten moet ook worden meegenomen.

Dit stelt u in staat een nauwkeuriger voorstel te maken voor die interessante nieuwe kans. Projectmanagers blijven up-to-date over de voortgang van de opportunity en dit voorkomt vervelende verrassingen wanneer de deal gesloten is. En salesmensen kunnen goed blijven checken of ze een project najagen met een realistische kans op succes.

Kortom, een CRM systeem dat gelinkt is met projecten kan bedrijven helpen bij het maken van de juiste offertes. Deze offertes worden gebaseerd op eerdere projecten en goed uitgewerkte scope en budgetten. De feiten zijn daarbij het uitgangspunt, in plaats van goede gokken. Het systeem helpt ook bij het in kaart brengen van de beschikbare capaciteit door een geïntegreerde planning.

Hierdoor kunt u ervoor zorgen dat sales inspanningen samenvallen met stillere periodes en dat uw consultants zo weinig mogelijk op de bank zitten. Het helpt ook om uw opleverdata nauwkeuriger aan te geven én het werkt met terugwerkende kracht. U kunt lopende projecten namelijk vergelijken met de afgegeven offerte om te bekijken wat volgens plan verliep en wat niet. Dit kan een sterke leidraad vormen voor uw toekomstige projecten. Zo werkt u constant aan kwaliteit en helpt u uw consultants om projecten op tijd en binnen budget op te leveren.

Op zoek naar een passend CRM voor uw organisatie? 

Maak een gratis zoekprofiel aan en zie direct – na gratis registratie – welke oplossingen matchen.

 

 

Bron: Michiel Bos, the-biz-box