Info Support constateert dat woningcorporaties hulp kunnen gebruiken bij de selectie van IT-systemen voor hun organisatie. Woningcorporaties komen er vaak later in een traject achter dat bepaalde functionaliteit toch niet zo goed werkt als verwacht, of dat de integratie niet soepel verloopt. Tijdens het selectieproces is hier dan vaak te weinig aandacht voor geweest. Info Support wil hier verandering in brengen en geeft daarom tips als leidraad bij een pakketselectie:

1. Houd rekening met de eigen organisatie – Corporaties houden vaak onvoldoende rekening met de eigen organisatie: wat voor product kunnen wij aan? Het is zaak om na te gaan of het pakket past binnen het proces en bij de beheerorganisatie. Ook de vraag of er voldoende kennis binnen de organisatie aanwezig is om het pakket te laten draaien is van belang.

2. Let niet alleen op functionaliteit – Vaak wordt er met name gekeken naar of een pakket functioneel is, of sterker nog, of het er goed uitziet. Vragen zoals of het pakket veilig en robuust is en of het kan koppelen met de omgeving blijven vaak onderbelicht, maar zijn wel heel essentieel.

3. Bekijk procesondersteuning in een breder geheel – Beveiliging wordt meestal pas in een later stadium dan tijdens de pakketselectie bekeken en aan de toepasbaarheid binnen een volledig proces wordt nog weleens voorbij gegaan. De beoogde procesverbetering wordt daardoor vaak niet gerealiseerd. Corporaties moeten procesondersteuning dan ook in het geheel bekijken, in relatie tot andere pakketten die ze hebben draaien.

4. Voorkom maatwerk – Voorkom bij een pakketselectie dat er teveel maatwerk aan te pas gaat komen. Het moet geen doel op zich zijn om het pakket volledig te willen customizen tot het precies past bij jouw situatie. Pas de eigen organisatie ook aan naar het pakket en zoek zo naar een balans die het meeste voordeel biedt. Spreek bij maatwerk ook altijd duidelijk met de leverancier af wie voor de eventuele bijkomende onderhoudskosten opdraait. Uitbreidings- en onderhoudskosten leiden vaak tot onaangename financiële verrassingen.

5. Zorg voor veilige koppelingen – De beveiliging van een geïsoleerd pakket is veelal goed geregeld. Pakketten integreren echter steeds meer met andere systemen. Dan is het met name de vraag of de koppelingen wel veilig zijn, bijvoorbeeld een koppeling naar een ketenpartner, maar ook koppelingen met bepaalde portalen die aan een pakket zijn verbonden. Zodra functionaliteit via het internet beschikbaar wordt gesteld, zal moeten worden voldaan aan de zogenaamde OWASP-criteria.

6. Betrek de business en IT – Een pakketselectie wordt vaak vanuit één bepaalde afdeling geïnitieerd. Daarbij wordt vaak vergeten om na te gaan of bepaalde functionaliteit al via een andere applicatie wordt aangeboden. Het gevolg kan zijn dat twee keer dezelfde functionaliteit binnen een applicatielandschap beschikbaar komt. Betrek daarom op tijd zowel de business als de IT-afdeling in het selectietraject, zodat de input vanuit beide afdelingen komt.

7. Maak duidelijke afspraken met de leverancier – SLA’s moeten vooraf duidelijk worden gecommuniceerd. Het maakt veel uit of een pakket 24/7 beschikbaar moet zijn, of dat dit alleen tijdens kantoortijden het geval is. Initieel wordt deze overweging vaak niet meegenomen. Als deze later alsnog ter sprake komt, vallen de kosten vaak behoorlijk hoog uit en is het traject zo vergevorderd dat het ook geen optie meer is ermee te stoppen. Hoe eerder dit soort zaken op tafel liggen, des te kleiner het risico op allerlei kosten achteraf.

“Veel woningcorporaties denken wel dat ze voldoen aan deze richtlijnen, maar realiseren toch te weinig effect, omdat ze onvoldoende kritisch zijn op de antwoorden van hun leverancier”, aldus Raimond Brookman, principal architect bij Info Support. “Info Support heeft vaak te maken met de integratie van pakketten en we zien daarbij geregeld dat er onvoldoende naar de technische kwaliteitsaspecten wordt gekeken. Corporaties redeneren vaak erg vanuit functionaliteit, waarbij zij voor het gemak kiezen voor een leverancier die hen eerder pakketten heeft geleverd, ongeacht of dit de beste optie is. Hierdoor worden woningcorporaties verderop in het traject vaak geconfronteerd met het feit dat een pakket toch niet zo goed werkt als verwacht, of dat de integratie niet soepel verloopt. Daarom is het van groot belang dat hier tijdens de selectie voldoende aandacht aan wordt besteed.”

IT-Matchmaker onderschrijft de constatering van Info Support. Ook wij komen in de praktijk steeds vaker voorbeelden tegen, waarbij een organisatie, niet alleen woningcoöperaties, vooraf onvoldoende tijd hebben genomen voor een degelijke pakketselectie. Er is veel tijd en energie, maar ook geld, gestoken in de aanschaf en implementatie van een nieuwe software oplossing. In de dagelijkse werking komt men er dan vervolgens achter dat het toch niet gewenste functionaliteiten biedt, integratie zeer moeizaam verloopt, en dat wijzigingen in de organisatie en/of werkwijzen niet of nauwelijks doorgevoerd kunnen worden.

Als aanvulling op de 7 punten van Info Support, geven wij u de volgende tips nog in overweging.

8. Realtime demo Meer aandacht voor de mate van ondersteuning van de bedrijfsprocessen tijdens de selectie kan bijvoorbeeld gerealiseerd worden, door tijdens de demo leveranciers uit te dagen één van uw processen na te bootsen in hun oplossing, met uw gegevens (al dan niet gemanipuleerd). Beschrijf het proces (of laat dit doen door een onafhankelijke partij) zodanig dat de leverancier zijn systeem hierop kan inrichten, en stel gedurende de demo vervolgens ook kritische vragen.

9. Referentiebezoeken. Naast een goed voorbereidde demo zoals hiervoor beschreven, raden wij onze klanten ook altijd aan om bij bestaande klanten van een leverancier een referentiebezoek te brengen. Natuurlijk krijgt u altijd de beste referenties aangedragen door de leverancier, maar elke referent is wel eerlijk. Zij kunnen u precies vertellen waar de aandachtspunten liggen, maar tegelijkertijd kunnen ze u laten zien waarom zij nu juist zo’n voorbeeld klant zijn voor het betreffende pakket.

Meer informatie over pakketselectie en selectiecriteria? Kijk op onze site