Enterprise Resource Planning systems (ERP) are the central instrument of corporate management today. They have been established in almost all companies as the means of increasing the efficiency and transparency of the tasks and processes in finance as well as in relevant areas of order processing (sales, materials management, production planning and control and project management). ERP systems also play an important role in the wake of the increasing digitalisation of business processes: They serve as the “Single Source of Truth” where central master data and transaction data from the value chain are concerned (e.g. material, article and customer master).

Thus, ERP software is an important factor for a company’s business success. During the past ten years, Trovarit has regularly studied the reality of ERP in companies by asking the users for their experiences. The survey “ERP in Practice” examines both the benefits of ERP usage and the challenges posed by ERP implementation and ERP operation. One of the study’s focuses is on the users’ satisfaction with their ERP systems and the services rendered by the vendors. Finally, important trends and developments concerning ERP usage and the ERP market are revealed and evaluated from the point of view of the users.

The survey has been conducted for the seventh time since 2004. The international research team consisted of experts from the FIR, ERP-Tuner/Vienna, 2BCS AG / St. Gallen, pragmatiQ (IT-Matchmaker.nl)/Zoetermeer and Trovarit Ltd./Istanbul. The broad empirical basis is used to elicit which systems are installed in the companies, what they are used for and how they are managed. Finally, the study shows how satisfied the users are in daily practice.

Specialisation, Up-To-Date Releases and Customer Care are Rewarded

As in the years before, “lean” ERP solutions, solutions for specific industries and/or solutions from smaller vendors perform best, whose customers are mainly smaller or middle-sized companies. The best solutions for larger companies can be found in the second half of the field. However, the portfolio also shows that specialists and smaller ERP vendors or systems are not guaranteed a top position.

Why do some of the smaller vendors get such good ratings?
Several reasons can be cited for this and backed up by further analyses:

  • Low complexity: Leaner and/or functionally focused ERP systems are less complex so that implementation and administration / updating are easier.
  • State-of-the-art technology: The installations are used in up-to-date releases and usually have good ergonomic user-interfaces and user-guidance.
  • Close and intact customer relationship: smaller, local or specialised vendors usually have a manageable customer base and thus far better possibilities to maintain intensive and individual relationships with their customers.

If one considers the ERP systems which are mainly used in smaller and mid-sized companies, one notices the good positions of industry-specific solutions like e.g. work … for all! (professional services), MAJESTY (precision and medical engineering), SIVAS (plant construction) or OpaccOne (wholesale and retail trade). Likewise, some of the ERP solutions which are mainly used in smaller companies perform above average, like e.g. TOSCA, the cloud solution myfactory, Orlando or HS – Hamburger Software. Most of these solutions are also marketed with a clear regional focus.

If one takes a closer look at the different satisfaction aspects, the picture is much more differentiated. On the x-axis, the portfolio shows the average degree of satisfaction for all examined aspects from all 2,393 analysed installations. The y-axis shows the stability of the ratings based on the variance of the single values – and thus , in reverse, the degree to which the different satisfaction parameters can be influenced, respectively how great a risk is attached to them.

ERP users can assume that aspects with a high stability in the ratings are relatively fixed. If the stable rating is rather good, you get the aspects which users can depend upon (“Safe Basis”). If the stable rating is rather bad, one has found the aspects which pose a “Constant Challenge”. Aspects with a low stability can be influenced to a great degree either by the user or by the vendor. In the best case, this is where you know the “Wheat from the ChafF” while in the worst case you recognise the aspects which are always in danger of giving “bad surprises”.
The aspects which should be kept an eye on during projecting are:

  • system-related aspects like “mobile usage”, “forms and reports”, “internationality”, “costs of data maintenance”, “usability / user-friendliness”, “performance” and “integration interfaces”
  • classic project-related factors like “keeping to budget”, “keeping to schedule” and “staff requirements” as well as
  • support-services like “offer of training and information” or “consulting“ for the optimisation of ERP usage.

In fact, “mobile usage of the ERP software” is the new aspect to bring up the rear. It seems that the limitless use of the ERP solutions at “any time and any place” is not as real as users expect it to be today – especially when compared to other software applications, not least in the private area.

Overall, the “international deployment of ERP software”, which was analysed for the first time, also proves to be a weakness. The aspect gets a B- which indicates that there are great differences when it comes to addressing the different legal and language requirements which accompany the international deployment of a central ERP solution.
Compared to the results of 2012, a number of the former weaknesses, e.g. “releasability” and “forms and reports” as well as “commitment of the consultants during the project” and “support for release changes”, get better marks. The ratings for “user training upon ERP implementation” and “offer of training and information”, on the other hand, changed for the worse.

A more discriminating look at the satisfaction aspects shows, that the overall satisfaction with the ERP system and the vendor is high while there are important weaknesses in the particulars. If one looks at the satisfaction with the system, for example, it becomes obvious that the overall impression is rated far better than almost every single satisfaction aspect relating to the system. For ERP vendors this means that they have to go into detail when they are looking for improvement potentials.
A similar situation can be observed for the rating of the implementation project: Here, the positive overall ratings are proof of the typical characteristic of infrastructure projects, where the responsible employees tend to assess the situation better than it objectively is.

Topics and Trends in the Context of ERP

relevance-of-erp-trends-2014The study shows that the way users handle the systems and what they expect from their ERP systems change significantly over time. In 2014, the top drivers and trends are topics like “better usability”, “mobile use of ERP” as well as a “role-based and context-related user-guidance”. These are directly related to the use of ERP software as a tool for everyday work.

The mobile use of ERP software is common today – at least when one takes the term to mean the use via the internet on a laptop. The use over smart phones or tablet PCs requires a completely new designed user interface because of the limited space on the screens and operation via touch screen. A number of ERP vendors are working fervently on this new design.

Similarly problematic is the “offline ability” of the ERP applications. In view of the still occurring gaps in the network coverage this remains a necessity.
The next positions in the topic ranking are taken up by “international deployability”, “Enterprise Application Integration or interface management” and a comprehensive “Enterprise Information Management”. This points to a significant trend towards a better integration where the distribution or supply of information is concerned – be it across company levels, departments or even subsidiaries and regions: The aim seems to be to manage the resource “information” more comprehensively and more target oriented in the future.

Some of the topics which are discussed in specialist media and circles, however, reveal significant need for clarification: Only 5.7 % of the respondents say that “cloud computing” is very relevant in connection with ERP. When it comes to “Social Media” the portion is even smaller at 5.2% and “Industry 4.0″ brings up the rear with a meagre 4.1%. Obviously, there is still a high demand for information: almost 40% of respondents admitted, that they did not know (yet) what the term “Industry 4.0″ meant. This is also true for topics like “Big Data” or “Bring Your Own Device/BYOD”.

Download  the full Management Summary at: www.trovarit.com/erp-praxis

A translated Dutch version of this press release will be available soon!


Internationale groei met uw ERP softwareWanneer uw bedrijfsactiviteiten niet stoppen bij de landsgrenzen, dan beïnvloedt dit in grote mate de inrichting en beheersing van uw bedrijfsprocessen. Maar is uw ERP software eigenlijk wel in staat om met meerdere talen, wet- en regelgeving en waarderingen om te gaan? Biedt uw ERP leverancier wel volledige (technische) support in het buitenland?

Wanneer bedrijven uitbreiden naar het buitenland, doen zij dit om nieuwe markten te kunnen betreden, groei te versnellen en hun winst te laten groeien. Om voordelen te kunnen behalen bij deze uitdagingen, moeten ze wel enkele obstakels onderweg overwinnen: ze moeten het financieel beheer van de activiteiten inregelen, conform de diverse belastingregime, rapportage eisen en overige buitenlandse wet- en regelgeving.  Internationale organisaties moeten in staat zijn om te consolideren op verschillende niveau’s, waarbij elke vestiging zijn eigen lokale operationeel beheer moet kunnen behouden, terwijl de moedermaatschappij eenvoudig alle BU’s moet kunnen “oprollen” in één geconsolideerd financieel rapport.

Feitelijk betekent dit dus, dat ze bedrijfssoftware moeten gebruiken die dit allemaal kan ondersteunen.

Alle moderne ERP oplossingen zijn ontwikkeld voor internationaal gebruik, althans in theorie. In de praktijk blijkt uit onze jarenlange ervaring opgedaan in honderden ERP projecten, dat er momenteel nog geen enkele ERP leverancier een product aanbiedt, dat de gehele functionele scope op het zelfde niveau wereldwijd aanbiedt.

In de meest voorkomende gevallen is dat ook niet echt vereist. Echter, het feit dat niet alle producten ingezet kunnen worden in alle landen maakt het van zeer groot belang, dat in een vroegstadium van het project al de individuele eisen van de lokale vestigingen bekend zijn, om zodoende de best passende oplossing- of combinatie van oplossingen – te (kunnen) selecteren. In het ideale geval bevatten deze eisen ook toekomstige voorzienbare eisen, gebaseerd op de verwachtte (strategie-)ontwikkeling van het bedrijf.  Ongeacht de requirements (eisen) die uiteindelijk het verschil maken tussen de keuze voor de ene of de andere oplossing, zijn er 2 aspecten, die leiden tot een koch-out tijdens de selectie van een software oplossing in een internationale context: ervaring in de betreffende landen en aanwezigheid van locale support.

Internationale Support

Onze ervaring toont aan, dat een co-operatie tussen een leverancier, implementatie partner en gebruikersorganisatie een kritische succesfactor vormt voor geslaagde ERP implementaties. In internationale ERP projecten betekent dit, dat de beslissers expliciet moeten vragen naar locale ondersteuning in het buitenland, zowel gedurende de implementatie als na go-live.

  • Heeft de leverancier eigen kantoren in de betreffende landen?
  • Welke dienstverlening biedt de leverancier locaal aan?
  • Zijn er locale medewerkers voor het oplossen van technische problemen?
  • Heeft de leverancier partners met native experts in de betreffende landen?
  • Wat is de basis voor samenwerking in branches en/of partners in de diverse landen?
  • Wat zijn de kwalificaties van de personen die namens de leverancier actief zijn in de betreffende landen? Welke certificaten hebben zij? Welke referenties?
  • Wie is het centrale aanspreekpunt voor de klant?
  • Bestaat er een uniforme en transparante methode voor het implementeren van de software en een standaard wijze voor het rapporteren over de voortgang van het project?
  • Wat zijn grofweg de stappen van een roll-out? Is er enige garantie dat de toekomstige gebruikers in hun eigen taal getraind worden?
  • Hoe is de support geregeld na de implementatie?
Meertalig ERP systeem

Meertalige ondersteuning wordt door steeds meer ERP gebruikers gevraagd. Het aandeel systemen, waarin slechts gebruik gemaakt wordt van één taal daalt systematisch sinds 2008. In 2012  gaf ca. de helft van het aantal respondenten in ons ERP gebruikerstevredenheid onderzoek “ERP in de Praktijk” aan, dat zij in hun ERP systeem minimaal twee talen gebruiken.

 

Niet alleen Engels

Meerdere talen is een belangrijk selectiecriterium voor een ERP systeem binnen het internationale handelsverkeer. Wie handelt met het buitenland, moet bijvoorbeeld in staat zijn om pakbonnen in de betreffende taal van de klant af te drukken, onafhankelijk van de vraag waar het handelskantoor zelf zich bevindt. Voor ERP software betekent dit, dat deze Unicode moet kunnen ondersteunen, om zodoende ook talen met speciale tekens zoals Arabisch of Russisch kan verwerken. Dit geldt uiteraard nog meer, wanneer het bedrijf zelf vestigingen in het buitenland heeft. In dat geval moet ook de gebruikersinterface en de Help-functie in taal van het betreffende land beschikbaar zijn. Engels als “wereldtaal” is dan in veel landen niet afdoende, omdat niet alle gebruikers van het ERP systeem over de benodigde kennis of culturele bereidheid beschikken.

Compliant aan wet- en regelgeving?

Verschillende landen, verschillende wet- en regelgeving en verschillende waarderingen. Dit is automatisch gekoppeld aan het doen van wereldwijde business. Zelfs binnen de EU, en voor standaard processen zoals facturatie, moet u rekening houden met verschillende voorwaarden en richtlijnen, zoals verschillende BTW regimes. Hetzelfde geldt ook voor douanevoorschriften en milieuwetgeving. Daarnaast hebben ook landen, zoals Rusland en China een tendens om hun wet- en regelgeving vaker aan te passen, dan de gemiddelde EU landen.

Multi-Site-Management m.b.t. intercompany processen

Een algemeen bekende taak voor bedrijven die met buitenlandse producenten werken: een klant uit land A bestelt een product dat gemaakt wordt in land B. De verzenddocumenten en factuur worden opgemaakt op het hoofdkantoor in land C. Om dit proces snel en vlekkeloos te laten verlopen, is een hoge mate van automatisering één van de vereisten. Over het algemeen bieden de moderne ERP oplossingen de benodigde functionaliteiten hiervoor, maar in details kan de afhandeling van deze taken in zeer grote mate verschillen. De beslissers moeten daarvoor vragen naar een demonstratie van een dergelijk proces – bij voorkeur met gebruik van werkelijke data en voorwaarden – om er zeker van te kunnen zijn dat de betreffende oplossing werkelijk het best past bij hun organisatie(-processen). Hetzelfde geldt voor een centraal beheer van gegevens, waardoor het mogelijk wordt snel en gefundeerd zakelijke beslissingen te nemen o.b.v. transparante financiële cijfers en een efficiënt control-proces.

ERP als aanjager van groei

Internationale groei heeft niet alleen betrekking op het aantal nieuwe klanten en nieuwe markten. Het kan ook betrekking hebben op een nieuwe juridische structuur, aanpassingen van de organisatie structuur  – zoals bijvoorbeeld de acquisitie van een nieuwe productie locatie – of nieuwe verkoopkanalen. Dit moet vervolgens snel en zonder problemen of fouten geïntegreerd worden in de bedrijfsprocessen. ERP oplossingen moeten daarom aan te passen zijn op verschillende niveau’s. Anders gesteld, een hoge mate van aanpasbaarheid en flexibiliteit is een zeer belangrijke eis wanneer de ERP software verdere internationale groei moet ondersteunen i.p.v. het tegen te werken.

[callout title=”Aanvragen informatiepakket” link=”http://www.it-matchmaker.nl/aanvragen-informatiepakket.html” new_tab=”yes” icon=”hb-moon-pdf”]Wilt u meer informatie hoe u een ERP systeem selecteert voor uw (internationale) organisatie? Vraag het gratis informatiepakket aan. [/callout]


Onderzoek Trovarit/ IT-Matchmaker.nl: ERP in de praktijk:

Gebruikerstevredenheid, voordelen en vooruitzichten

Voor de 7e keer vraagt Trovarit/ IT-Matchmaker.nl ERP gebruikers hoe tevreden zij zijn met hun oplossing die zij dagelijks gebruik en met hun leverancier, tijdens het grootste wereldwijde onderzoek op het gebied van ERP/Business Software.

Ergebnisse_der_Trovarit-Studie_ERP-Praxis_-_Anwenderzufriedenheit_Nutzen_amp_Perspektiven-209426

Hoe tevreden zijn gebruikers met hun ERP/business software? Wat zijn voor de voordelen van het gebruiken van een ERP? Hoe ontwikkelen het gebruik en de ERP markt zich?

Deze vragen staan opnieuw central in het door Trovarit georganiseerde onderzoek “ERP in de Praktijk: Gebruikerstevredenheid, voordelen en vooruitzichten”. Tot eind juni kunnen ERP gebruikers hun oordeel van 2 jaar geleden actualiseren of een nieuwe beoordeling opvoeren van hun ERP oplossing en leverancier. De cijfers worden gegeven op, bijvoorbeeld, de prijs/kwaliteit verhouding van de oplossing, de service tijdens de implementatie en het onderhoud naderhand, de ondersteuning van het systeem bij het verwerken van de dagelijkse orders vs de gerealiseerde voordelen dankzij het systeem.

Natuurlijk is tevredenheid een subjectief gegeven, dat geen wiskundig correcte conclusies toelaat wanneer het gaat om bepaalde kenmerken van een oplossing, of de toepasbaarheid van een specifieke oplossing,

erkent Dr. Karsten Sontow, CEO Trovarit.

Desondanks geeft, bij voldoende beoordeling, het tevredenheidsprofiel van een oplossing helder aan welke sterke en zwakke punten er zijn. In combinatie met de voornaamste factoren die de tevredenheid hebben beïnvloed, biedt het een goede stap in de richting voor een goed onderbouwde keuze tijdens de selectie.

Naast inzichten voor andere gebruikers, bidet het onderzoek voor leveranciers geode aanknopingspunten voor verbetering. Dat leveranciers deze vorm van positieve feedback omarmen en hier concreet iets mee doen blijkt wel uit de ontwikkeling van de tevredenheidsprofielen wanneer deze van editie tot editie met elkaar vergeleken worden.

“Na alle jaren kunnen we nu echt stellen, dat dit onderzoek “ERP in de Praktijk”  een lange-termijn onderzoek is,“

voegt Sontow toe.

„In de afgelopen ca. negen jaar zijn er interessante en soms zelf verrassende ontwikkelingen aan beide kanten (gebruikers en leveranciers) zichtbaar geworden. Hedentendage gebruiken diverse gerenommeerde leveranciers het onderzoek als een aanvullende referentie m.b.t. gebruikerstevredenheid.”

Sinds 2004 zijn meer dan 10.000 installaties beoordeeld in dit onderzoek. Het onderzoek is hiermee het grootste uitwisseling van ervaringen onder ERP gebruikers wanneer het gaat om selectie, implementatie en gebruik van diverse ERP oplossingen. Sinds 2012 wordt het onderzoek ook georganiseerd in Turkije en Nederland.

De online vragenlijst is tot eind juni te vinden op www.it-matchmaker.nl/enquete-erp-in-de-praktijk.html. Deelnemers aan het onderzoek ontvangen na afloop de management samenvatting en het gedetailleerde tevredenheidsprofiel van hun oplossing, als dank voor hun deelname toegezonden.