Een WMS implementatie ondersteunt het digitaliseren van alle aspecten van voorraadcontrole, het zorgt voor vermindering van kosten en kortere afhandeltijden. Het kan – op zichzelf staand – de operationele activiteiten stroomlijnen. Maar om echt maximale productiviteit en nauwkeurigheid te bereiken, moet het geïntegreerd worden met meerdere bedrijfsprocessen.

Het warehouse management system is een belangrijk onderdeel van de logistieke keten. Hiermee wordt de doorstroom en opslag van materialen binnen een magazijn gecontroleerd en worden alle bijbehorende transacties verwerkt. Het systeem houdt constant de voortgang van de goederen in de gaten: hoe ze het magazijn binnenkomen, doorstromen en verlaten. Er is zo sterke grip op de ontvangst, opslag en flow van de goederen, zelfs in een scenario met meerdere niveaus van goederenopslag.

Technologie van de bovenste plank
Het klinkt indrukwekkend, maar wat doet een WMS precies? Ondersteuning van belangrijke processen bestaat vaak uit:

  • de standaardisatie van ontvangst van vracht
  • de optimalisatie van voorraadniveaus (nieuw en retouren) om te voorkomen dat kapitaal onnodig vastzit of dat het bedrijf niet aan de vraag kan voldoen
  • het vormgeven en managen van fysieke magazijnlocaties voor een optimale verwerking van orders (bijv. de meest populaire producten dicht bij de verzendafdeling om het picken en inpakken te versnellen)
  • optimale communicatie van gegevens met order en logistiek management
  • en het bijhouden van de productlocatie en de tijd dat een product op de plank ligt om slim en maximaal gebruik te maken van de ruimte, en om voorbereid te zijn op onregelmatige vraag.

Om efficiëntie te maximaliseren, werkt WMS vaak samen met technologie voor auto-ID en data capture. Hierbij wordt gebruik gemaakt van barcode scanners, RFID of zelfs stemherkenning om het monitoren van de goederenstroom makkelijker te maken. Deze informatie kan vervolgens gesynchroniseerd worden met een database om real-time rapportages te creëren.

Het complete plaatje voor het bedrijf – ERP integratie
Door dit effectief te doen, zorgt u ervoor dat het magazijn niet als een alleenstaand onderdeel opereert. Meerdere afdelingen, van productie tot klantenservice tot inkoop, kunnen allemaal snel real-time gegevens uit het systeem halen en deze gebruiken voor een betere besluitvorming. Productieteams kunnen bijvoorbeeld beter hun planningen aanpassen op basis van real-time beschikbaarheid van ruwe materialen. En klantenservice teams kunnen nauwkeurige antwoorden geven aan klanten gebaseerd op voorraadniveaus en de vraag naar het product op dat moment.

Effectieve organisatiebrede communicatie
Met volledige integratie, kunnen magazijnactiviteiten de volgende stappen in de keten aanzwengelen. Denk aan elektronische notificaties aan de inkoopafdeling over wat er wel of niet afgeleverd is, of aan klantenservice om daarmee klanten op de hoogte te houden. Alle informatie over vrachtlijsten en transporteurs kunnen in lijn worden gebracht met het verkoopsysteem om de facturatiesnelheid en -nauwkeurigheid te vergroten. Dit kan ook gedeeld worden met klanten als online verkoopportals beschikbaar zijn.

En met mobiele technologie is het ook mogelijk om de productiewerkvloer en het magazijn meer op een lijn te brengen. RF en barcode activiteiten kunnen op beide locaties worden uitgevoerd en dat zorgt voor minder verlies van informatie en het goed op elkaar laten aansluiten van productie en voorraad.

De volledige toolbox
Wanneer het goed geïmplementeerd is, dan dekt u alles daarmee: ontvangst en wegzetten van goederen, locatiemanagement, ordermanagement, orderpakket, aanvullen, rapportage over fysieke tellingen, de productcyclus, leveranciersretouren en SKU management. Of goederen nu gebruikt worden voor productie of sales of beide, een dergelijk systeem kan ervoor zorgen dat ze optimaal georganiseerd zijn voor het optimale gebruik van fysieke ruimte en de tijd van medewerkers.

De integratie tussen WMS en ERP zorgt voor een centraal systeem voor al uw behoeftes, over en weer gelinkt voor optimale controle en inzicht. Het levert de rest van het bedrijf de informatie op die het nodig heeft om waarde te kunnen creëren. Met één centrale bron van feiten, is het dubbel invoeren van gegevens uitgesloten. Iedereen werkt met dezelfde informatie en in veel gevallen kan het ‘papierloze bedrijf’ werkelijkheid worden.


ReadSoft en Simac Document Solutions hebben onderzocht wat de huidige mate van automatische factuurverwerking is bij verschillende organisaties. Het onderzoek werd gehouden onder 128 crediteurenadministraties.

De resultaten zijn opmerkelijk. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat meer dan 75% van alle inkomende facturen nog steeds een papieren factuur is. Verder geeft 20% van de organisaties aan dat facturen te laat worden betaald en verwerkt 70% van de respondenten de facturen handmatig in het financiële systeem. Van de respondenten voorziet 83% een investering in scanning en OCR.

Met behulp van deze benchmark kunnen organisaties onderbouwd beslissen over de mogelijkheden om de efficiency van de crediteurenadministratie te verhogen en de kosten te verlagen. Organisaties die factuurwerking al wel hebben geautomatiseerd kunnen zien waar zij staan ten opzichte van andere organisaties.

“Het is opmerkelijk dat maar 26% van de respondenten gebruik maakt van scanning en OCR” aldus Gert-Jan de Vries, Managing Director Benelux“Crediteurenadministraties zijn uitermate geschikt voor automatisering. Eén van de processen die zich goed leent voor automatisering is het factuurverwerkingsproces”

De resultaten zijn beschikbaar op de website:http://info.readsoft.com/NLBenchmarkSimac_LP1.html

Over ReadSoft
ReadSoft is een toonaangevende en wereldwijde aanbieder van software oplossingen voor Document Automatisering in de Cloud of op locatie. ReadSoft software stelt bedrijven in staat documentprocessen te automatiseren zoals: verwerking factuurverwerking en postkamerautomatisering. ReadSoft is wereldwijd nummer één in factuur automatiseringsoplossingen. Sinds de start in 1991 is ReadSoft uitgegroeid tot een wereldwijde speler met vestigingen in 17 landen op zes continenten en heeft een netwerk van lokale en internationale partners. Het hoofdkantoor is gevestigd in Helsingborg, Zweden en het ReadSoft aandeel wordt verhandeld op de Nasdaq OMX Nordic Exchange Small Cap List. Voor meer informatie over ReadSoft, gaat u naar www.readsoft.nl

Over Simac
Simac Document Solutions is gespecialiseerd in oplossingen voor geautomatiseerde factuur-, document- en formulierverwerking. Onze gebruiksvriendelijke oplossingen en producten helpen u uw documentenstroom digitaal en efficiënt te ordenen. Of het nu gaat om personeels- of leerlingdossiers, uw inkoopfacturen, de postverwerking of menukeuzeformulieren. Met de slimme oplossingen van Simac Document Solutions bespaart u tijd, papier en daarmee geld. Voor meer informatie over Simac Document Solutions, gaat u naar www.simac.com/nl/document-solutions


Al jaren bestaat de trend in het onderwijs dat zij fors moeten bezuinigen. Veel onderwijsinstellingen zijn hier dan ook zeer bewust mee bezig en kijken daarbij naar allerlei mogelijke posten. Eén van deze posten is de besparing op administratieve processen. Kort gezegd; contractbeheer, factuurverwerking, dossierbeheer, etc.

Het Meridiaan College in Amersfoort is hier een mooi praktijkvoorbeeld van. Scholen met meerdere vestigingen en papieren processen, zoals Het Meridiaan College, kunnen veel baat hebben bij digitalisering en digitale verwerking. Bijvoorbeeld van de inkomende facturen. Zo heeft het Meridiaan College, met 3.500 leerlingen een forse onderwijsinstelling, te maken met circa 5.000 inkomende facturen per jaar. Sinds 2012 worden die gedigitaliseerd afgehandeld met DDi Document Software en Afas Profit. Dat scheelt tijd, geld, moeite en fouten en bovendien is er meer grip op het hele factuurverweringsproces.

Na centrale scanning en herkenning van de papieren facturen worden de gegevens door de DDi Document Software applicatie door een koppeling direct naar Afas Profit overgebracht. Daar worden de facturen voor accordering beschikbaar gesteld aan de betrokken medewerkers en uiteindelijk betaalbaar gesteld. Een kortere doorlooptijd, met strakke controles en hogere kwaliteit van het werk zijn het directe gevolg.
De grootste winst is op de vestigingen terug te vinden, ziet Theo Willemsen van het Meridiaan College. ‘Vooral daar was men nogal eens wat tijd kwijt met het routeren van documenten en ophalen van goedkeuringen. Pas daarna kwam het bij ons op de administratie voor verwerking. Een verwerking die nu veel sneller gaat. De tijd die mensen lokaal kwijt waren voor het routeren en accorderen van facturen, wordt nu besteed aan andere activiteiten die meer betrekking hebben op het onderwijs zelf.’

 

Bron: Documentwereld


Persbericht

HOOFDDORP, 20130227 — Inteco, specialist in klimaat plafond en inductie-units, stapt over op automatische verwerking van haar inkoopfacturen. De organisatie uit Boxtel gaat hierbij gebruik maken van DDi Factuur, de softwareoplossing van DDi Document Software. 

Door de ingebruikname van DDi Factuur is Inteco in de toekomst in staat haar factuurstroom geheel geautomatiseerd door haar organisatie te laten gaan voor een snelle, foutloze en volledig geautomatiseerde verwerking. Via een koppeling met Navision, het door Inteco gebruikte financiële pakket, wordt iedere factuur op het juiste moment ter controle aangeboden bij de juiste budgethouder, tijdig betaald en automatisch digitaal gearchiveerd.

Dossiers in de toekomst ook digitaal met DDi

Naast de automatische verwerking van de inkoopfacturen zal Inteco op korte termijn ook haar dossiers gaan digitaliseren. Zodoende maakt ze het mogelijk om dossiers van haar lopende en afgeronde projecten te allen tijde digitaal te kunnen raadplegen, zowel op kantoor als daarbuiten. Ook hiervoor heeft ze de keuze gemaakt voor de software van DDi Document Software.

Met de digitalisering van de papieren documenten en bijbehorende papierstromen verwacht Inteco haar interne processen te kunnen optimaliseren. Zodoende maakt ze haar handen vrij voor de service en dienstverlening van haar eigen klanten.

Over Inteco

Inteco uit Boxtel is specialist in ontwerp en realisatie van compleet geïntegreerde klimaatplafonds en plafond inductie-units voor de utiliteitsbouw. De ontwerpen voldoen aan alle eisen van de opdrachtgever met betrekking tot esthetica, akoestiek, isolatie, verlichting, brandveiligheid, klimaatbeheersing en gebruikersvriendelijkheid.

Naast een keuze uit diverse (gepatenteerde) klimaatsystemen kent Inteco ook een grote keuze uit plafondsystemen. Inteco biedt hierbij systeemintegratie zonder concessies; koeling, verwarming en ventilatie toegesneden op individuele wensen. Deze ‘custom built’ benadering, waarbij het plafondstramien wordt aangepast aan de modulering van het gebouw, maakt het mogelijk om afzonderlijke componenten optimaal te integreren in het totale systeem, met behoud van de esthetische kwaliteit.

Over DDi Document Software

DDi is een specialist op het gebied van Document Software. Met onze oplossingen helpen we organisaties “van Papier naar Digitaal”. Als puur Nederlands softwarehuis hebben wij veel kennis en ervaring op het gebied van het elektronisch vastleggen en be- en verwerkbaar maken van informatiestromen. Onze focus ligt hierbij op de creatie en/of realisatie van elektronisch archief, elektronisch dossier, automatische formulierverwerking, factuurautomatisering en purchase-to-pay.

Meer informatie over onze oplossingen: DDi Factuur of DDi Dossier


Digitaliseren van inkomende post en optimalisering van workflows

Almere, 13 februari 2013 — Neopost, Europees marktleider in oplossingen voor postverwerking, lanceert zijn nieuwe digitaliseringstool: de IMW-20. Dankzij dit systeem, dat bestaat uit een PC met touchscreen en een krachtige scanner, kunnen alle soorten documenten (binnenkomende post, facturen, interne documenten) gedigitaliseerd, automatisch geïdentificeerd en verstuurd worden naar de juiste contactpersonen. Daarom is dit een onmisbaar instrument voor bedrijven die het beheer van hun workflows willen optimaliseren.

De IMW-20, die bestaat uit een scanner met een dagcapaciteit tot 2.000 A4 recto verso pagina’s en een PC met een 24 inch touchscreen, kan inkomende post veilig verdelen via een eenvoudige webapplicatie. Bij het scannen worden de documenten omgezet in PDF-formaat en verstuurd naar virtuele postvakken. De inkomende post wordt meteen verdeeld, waardoor er sneller geantwoord wordt en minder tijd verloren gaat. Voor extra snelheid is de software in staat de geadresseerde te identificeren door het aflezen van een datamatrix-code die vooraf ingevoerd is. Hierdoor verdeelt de IMW-20 alle documenten automatisch zonder enige manuele tussenkomst.

Door de verschillende gebruikers vooraf te definiëren, vereenvoudigt en versnelt de IMW-20 het beheer van workflows. Afhankelijk van het type document (factuur, bestelbon, onkostennota, verlofaanvraag…), worden de PDF’s naar de juiste contactpersonen verstuurd en volgen ze een goedkeuringstraject binnen de verschillende afdelingen. Bijvoorbeeld tot en met de uiteindelijke betaling door de boekhouding, wanneer het om een factuur gaat. Tijdens elke fase kunnen de gebruikers het document van aantekeningen voorzien, het doorsturen of het goedkeuren met een elektronische handtekening en stempel. Komt er geen goedkeuring, dan worden de betrokken personen via hun virtuele postvak op de hoogte gebracht.

Via OCR (Optical Character Recognition) technologie, worden de gescande documenten van een beeld- naar een tekstformaat omgezet, waardoor terugzoeken eenvoudig wordt. Dankzij de IMW-20 is er ook minder fysieke ruimte nodig voor archieven en kan er dusaanzienlijk bespaard worden op opslagruimte.

De compacte en gebruiksvriendelijke IMW-20 is een onmisbare tool voor elk bedrijf dat inkomende post sneller wil verdelen, de workflows wil verbeteren en wenst te besparen op het opslaan van documenten. Meer informatie over de IMW-20 op: http://neopost.nl/IMW-20

Over Neopost
Neopost is Europees marktleider en wereldwijd de nummer twee leverancier van postverwerkingsoplossingen. Het bedrijf heeft een directe aanwezigheid in 29 landen, met 5.900 werknemers en een jaarlijkse omzet van € 1.003 miljoen in 2011. De producten en diensten worden verkocht in meer dan 90 landen. De Groep is een belangrijke speler in de markten voor postkamerapparatuur en logistieke oplossingen. Neopost levert de meest technologisch geavanceerde oplossingen voor frankeren, vouwen/insteken en adresseren, maar ook logistiek management en traceerbaarheid. Neopost biedt ook een volledig pakket van diensten, waaronder consultancy, onderhoud en financiële oplossingen. Meer informatie over Neopost: www.neopost.nl en www.neopost.com