Unit4 sluit partnerschap met Basecone voor integratie documentverwerkingssoftware in boekhoudpakket Unit4 Multivers Online

Unit4 sluit partnershipmet BaseconeUnit4 maakt de volgende stap in een papierloze administratie voor ondernemers, met de introductie van een koppeling tussen Unit4 en Basecone. Dit is een cloud-oplossing waarmee ondernemers eenvoudig papieren facturen en documenten kunnen digitaliseren en automatisch boekhoudkundig kunnen verwerken of aanleveren bij hun accountant. Hiertoe heeft Unit4 een partnerschap met Basecone gesloten. De documentverwerkingssoftware integreert in het administratiepakket Unit4 Multivers Online.

Ondernemers zijn met de nieuwe oplossing in staat om hun papierloze boekhouding eenvoudig en altijd actueel te houden, waardoor hun accountant beter proactief kan adviseren als hij is geautoriseerd om mee te kijken. Documenten kunnen via een scanner, mobiele app, e-mail, of via drag & drop worden aangeleverd voor automatische verwerking in hun eigen boekhoudpakket of dat van hun accountant.

De stroom aan correcte en actuele digitale gegevens vormen bouwstenen om analyses van historische gegevens te combineren tot voorspellende analyses. Ondernemers kunnen zo veel eenvoudiger, al dan niet met hulp van hun accountant, waardevolle informatie genereren voor betere beslissingen over de koers van hun bedrijf.

Basecone accepteert papieren en digitale facturen in nagenoeg alle bestandsformaten (waaronder PDF, XML, JPG, TIFF, PNG, UBL). Tijdens de uitgebreide pilot bleek een herkenningsgraad van gemiddeld 93 procent, waardoor er direct een efficiencyslag is te realiseren. Het is daarnaast standaard mogelijk om grote hoeveelheden facturen en documenten in één keer aan te leveren. Met de splits- en/of samenvoegoptie zijn documenten te knippen en samen te voegen. Ook het laten autoriseren van documenten voorafgaand de boekhoudkundige verwerking is mogelijk. De documentverwerkingssoftware houdt een ‘audittrail’ bij zodat er inzichtelijk is wie documenten heeft geautoriseerd.

De documenten worden direct na het aanleveren opgeslagen in een cloud-omgeving voorzien van ISO 27001 en SAS70 certificeringen en zijn direct beschikbaar in Unit4 Multivers Online.

Fred Loos, Sales- & Marketingmanager MKB/KMO bij Unit4:

“We zijn blij met Basecone als nieuwe partner. Daardoor kunnen we gebruikers van Unit4 Multivers state-of-the-art scan- en herkensoftware aanbieden die in staat is om het administratieve proces nog sneller te optimaliseren, waardoor ondernemers en hun accountant zich kunnen concentreren op werkzaamheden die hen toegevoegde waarde biedt. De samenwerking is de volgende stap op weg naar een compleet administratief proces voor ondernemers.”

Bron: Unit4


De Koninklijke Brill, één van de oudste uitgeverijen in Nederland, heeft in Docspro de partner gevondenBrill_books2_portrait om de verwerking van de inkoopfacturen van binnenkomst tot aan de archivering te optimaliseren. Met een geautomatiseerde scan- en workflow oplossing van Docspro, die naadloos is gekoppeld aan hun financiële systeem van Unit4 Financials, heeft Brill nu de efficiëntie en flexibiliteit die het nodig heeft.

“Wat bij ons voorop stond bij het kiezen van een factuurverwerkingsoplossing, was het verbeteren van de serviceverlening naar onze eigen medewerkers. Bovendien moest het een oplossing zijn waarmee een koppeling gemaakt kon worden met ons financiële systeem van Unit4 financials. Dat was één van de redenen waarom we voor Docspro hebben gekozen. Zij konden een oplossing bieden op maat, zonder dat er maatwerk bij kwam kijken,”

aldus Itse Wiarda, controller bij Brill.

Na de ingebruikname van de oplossing zijn ze meteen gestopt met het fysieke archief; er wordt niets meer afgedrukt.

“Het fysieke archief maakte het proces stroperig. Daarnaast wordt nu overal automatisch een back up van gemaakt, wat deel uitmaakt van het recoverysysteem. Dit draagt bij aan de continuïteit, wat voor ons als beursgenoteerd bedrijf essentieel is. Met deze oplossing van Docspro hebben we echt een flinke stap vooruit gemaakt en kunnen we flexibel inspringen op veranderingen, ook in de toekomst.”

Bron: Docspro


Accountants helpen hun klanten beter te ondernemen met Scan en Boek van Reeleezee, aanbieder van online administratieve en accountancytoepassingen. Met het online boekhoudpakket kunnen ondernemers het hele jaar door actuele financiële cijfers genereren en maken ze tijdwinst. Scan en Boek verschaft zzp’ers en mkb’ers real-time inzicht waardoor ze samen met hun accountant meer sturing kunnen geven aan de bedrijfsactiviteiten. Scan en Boek verwerkt momenteel ruim 100.000 digitale facturen per maand.

Cliënten van accountantskantoren kunnen hun eigen boekhouding voeren wanneer ze een inhouse Reeleezee Administratie abonnement afnemen. Met Scan en Boek kunnen zij zelf facturen en bonnen scannen en beschikken ze eveneens eenvoudig over functionaliteit voor onder meer monitoring, het maken van prognoses en investeringsadvies. Krijkamp den Oude Accountants en Adviseurs (KDO) is zo’n organisatie die Reeleezee Scan en Boek aan zijn klanten aanbiedt. Henk Lindeboom, AA RB accountant bij KDO: ‘Reeleezee past in onze strategie om ons meer te richten op bedrijfsadvies vanuit financieel inzicht. Klanten hebben met Scan en Boek een grotere zelfredzaamheid, waardoor wij meer ruimte en tijd hebben om hen proactief te adviseren.’

Actualiteit van de financiële positie van een onderneming
Klanten hebben dankzij het pakket van Reeleezee het hele jaar door inzicht in de actuele cijfers. Dit verbeterde inzicht levert ook weer bedrijfseconomische vragen op, bijvoorbeeld over wat het beste moment is om investeringen te doen en nieuwe activiteiten te ontplooien of hoeveel belasting er wanneer moet worden betaald. Doordat met Reeleezee gemakkelijk koppelingen zijn te maken met andere pakketten, kunnen accountancykantoren hun klanten ook hierin van gedegen advies voorzien.

Lindeboom: ‘Door middel van monitoring, prognoses en investeringsadvies kunnen we samen met de klant beter, dat wil zeggen gebaseerd op feiten en inzicht, sturing geven aan de bedrijfsactiviteiten en hem helpen een betere ondernemer te zijn.’

Scan en Boek kenmerkt zich, net als de andere oplossingen van Reeleezee, door een snelle implementatietijd en een grote gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Er is geen gedegen boekhoudkundige kennis vereist om de oplossingen op een goede manier te gebruiken. Kortom: het kost minder moeite, zodat de ondernemer meer tijd voor zijn zaak heeft.

Zelfredzaamheid en tijdwinst met Reeleezee Inbox
De zelfredzaamheid en tijdwinst van de ondernemer zit hem in de eigen Inbox van Reeleezee die gebruikers van Reeleezee Administratie tot hun beschikking hebben. Hier kunnen papieren facturen direct worden gescand en kunnen digitale facturen worden geupload of ge-e-maild naar de eigen Reeleezee Administratie. Als de ondernemer het e-mailadres van zijn administratie doorgeeft aan zijn leveranciers verschijnen de inkoopbonnen vanzelf in de betreffende Inbox. Reeleezee Administratie ‘leest’ vervolgens de bestanden in de Inbox en zet ze om in een boekingsvoorstel.

Bron: Reeleezee


Automatisering van budget tot betaling zorgt voor grote tijdwinst,
20/20 Xspend
Veenman, specialist op het gebied van geïntegreerd documentbeheer, introduceert 20/20 Xspend, een oplossing voor de geïntegreerde automatisering van het gehele inkomende-factuurproces. Deze oplossing geeft volledig inzicht in en grip op de uitgaven binnen een organisatie. Dankzij de integratie binnen het geautomatiseerde proces, kunnen de controlerende, inkoop- en financiële functies elkaar versterken. 20/20 Xspend is beschikbaar als clouddienst, voor een bedrag per maand per gebruiker, of als een oplossing die een organisatie ‘in huis’ kan draaien. Om organisaties te helpen om dit proces verder te stroomlijnen biedt Veenman hiervoor aanvullende diensten aan.

Arjan Karssen, Business Solutions Manager van Veenman: “Door onze diensten te combineren met het 20/20 Xspend platform kunnen we bedrijven nu een totaaloplossing bieden waarmee zij 24/7 direct toegang hebben tot informatie over inkomende facturen, budgetten, declaraties en contracten met toeleveranciers. We kunnen samen met de klant het inkomende factuurproces optimaliseren en het automatiseringssysteem zeer snel implementeren en naar wens inrichten. Daarnaast dragen we zorg voor alle relevante koppelingen tussen 20/20 Xspend en de financiële reeds bestaande systemen bij de klant. Dat betekent dat de klant voor het gehele traject met Veenman slechts één aanspreekpunt heeft.”

Snelheid en lage kosten
Met deze oplossing richt Veenman zich op organisaties met 50-500 werkplekken die de verwerkingstijd van inkomende facturen drastisch willen bekorten. Uit onderzoek komt naar voren dat organisaties gemiddeld meer dan 15 dagen nodig hebben om een inkomende factuur te verwerken. Daarnaast zegt 65% van de ondernemers in het MKB dat zij facturen graag elektronisch willen verwerken, maar dat niet doen vanwege de hoge kosten van de reguliere oplossingen. De cloudoplossing van Veenman wordt aangeboden op basis van een maandbedrag per gebruiker. Dat betekent dat alleen voor het gebruik wordt betaald en dat de kosten steeds inzichtelijk zijn. Verder kent 20/20 Xspend een modulaire opbouw en organisaties kunnen desgewenst voor een gefaseerde invoering kiezen.

Informatie altijd beschikbaar
Inkomende facturen brengen een werkstroom met zich mee die vele handelingen omvat, van het inscannen en routering van de factuur tot en met het fiatteren en aangeven wanneer een factuur is voldaan. Nu is met één druk op de knop de status van een factuur te bekijken, in welke fase van het proces de factuur zich bevindt, wie nog een fiat moet geven en of de factuur al betaald is – inclusief betaaladvies en betaalcontroles. 20/20 Xspend biedt al deze informatie op het moment dat gebruikers het nodig hebben en zij hebben de onderliggende documenten altijd onder handbereik.

Integratie met andere systemen
Binnen het systeem van Veenman zijn ook zaken opgenomen zoals declaraties en contracten met toeleveranciers en budgetbewaking, zodat organisaties volledige grip krijgen op hun uitgaven. Het systeem geeft zo de nodige informatie om tot betere financiële besluiten te komen. Hiervoor zijn ook koppelingen nodig, bijvoorbeeld met administratieve systemen. 20/20 Xspend biedt hiervoor meer dan 25 automatische koppelingen, onder meer met Exact, AFAS, SAP, Accountview en Unit4.

 

bron: Veenman


Hoogste automatische herkenning dankzij wisdom of the crowd 


Steeds meer mkb’ers kiezen ervoor de boekhouding zelf te doen met een online boekhoudpakket. Vooral met de geavanceerde Scan en Boek functie waarover een aantal aanbieders van online administratiesoftware tegenwoordig beschikken, wordt zelf-boekhouden snel, flexibel en eenvoudig. De hoogste herkenning in de markt wordt gerealiseerd door de Scan en Boek oplossing van Reeleezee dankzij het zelflerende systeem gebaseerd op big data en wisdom of the crowd.


ReeleezeeDoor Scan en Boek hoeft een ondernemer slechts zijn administratieve documenten, zoals facturen en bonnetjes, te scannen of te uploaden om de administratie bij te houden. Bij Reeleezee geldt dit voor ieder gescand document, PDF, JPEG of e-mail. De software kan deze bestanden “lezen” en direct verwerken wanneer de gegevens en bedragen op het document zijn herkend. Na goedkeuring of fiattering van de ondernemer wordt het boekingsvoorstel in het boekhoudpakket opgenomen. Reeleezee heeft de Scan en Boek service zelf ontwikkeld en hierbij gebruik gemaakt van de beste software die voor deeloplossingen beschikbaar is.

Hoogste automatische herkenning
Voor het herkennen van gescande documenten maakt Reeleezee gebruik van Optical Character Recognition (OCR) software die het hoogste herkenningspercentage in de markt levert. Ruim 84 procent van de facturen en bonnen wordt volledig herkend en omgezet in een journaalpost, en dit percentage blijft toenemen. De aanpassingen en correcties die de accountant of ondernemer doet aan de overige 16 procent, worden door het systeem vastgelegd en geanalyseerd. Na accordering zal het systeem de ‘afwijking’ – de volgende keer dat deze voorkomt – als ‘normaal’ bestempelen. Zo leert het systeem de data te verrijken.

Wisdom of the crowd a 50.000 facturen per maand
Reeleezee kan 84 procent herkenning bereiken doordat de Scan en Boek functie steeds verder verbeterd wordt met behulp van de wisdom of the crowd. Reeleezee verwerkt zo’n 50.000 facturen per maand. Als er afwijkingen in een document zijn, worden deze herkend, geanalyseerd en vergeleken met de andere facturen – de crowd. Denk hierbij aan KvK-nummers, IBAN- en BIC-gegevens, btw-nummers en -percentages en leveranciersgegevens. Dit levert een ‘big data’-database op die steeds opnieuw gebruikt wordt bij volgende gescande facturen. Op deze manier wordt het systeem steeds trefzekerder en kan Scan en Boek steeds meer volledig goed herkende boekingsvoorstellen maken. Bovendien worden ook spookfacturen zo eerder herkend en onderschept. Naast de verhoogde efficiëntie en transparantie, reduceert Reeleezee met Scan en Boek het handmatige invoerwerk, en dus de kans op fouten.

Fabel van 100 procent dataherkenning

Honderd procent dataherkenning is een illusie volgens Wilko Stronks, CEO van Reeleezee: ‘Software levert een herkenning op van 40 tot 80 procent, afhankelijk van de leverancier. De overige procenten, de niet automatisch herkenbare onderdelen van een factuur, worden door andere aanbieders veelal in lagelonenlanden als Maleisië handmatig aangevuld. Zo bereik je op papier 100 procent herkenning. De praktijk laat echter zien dat niet alleen de kwaliteit van dergelijke aanvullingen beperkt is, maar dat ook de herkenning zelden meer dan 90 procent is. Bovendien brengen ze hoge kosten met zich mee. Reeleezee heeft daarom volledig ingezet op softwarematige herkenning, en met succes.’

Scan en Boek en de Accountancy Portal
De Scan en Boek functie is niet alleen beschikbaar in Reeleezee Accounting, waarmee accountants inhouse administraties van verschillende klanten naast elkaar kunnen voeren, maar ook in de Accountancy Portal. Dat is het online klantloket van Reeleezee dat wordt gebruikt door administratiekantoren, en dat gekoppeld kan worden aan verscheidene financiële pakketten, waaronder bijvoorbeeld Exact en Twinfield. Hierdoor is het mogelijk om Scan en Boek van Reeleezee ook in combinatie met deze boekhoudpakketten te gebruiken.