“Van roosteren naar vraaggestuurd plannen”

De afgelopen jaren heeft de Haagse Stichting Anton Constandse intensief gewerkt aan het stapsgewijs hervormen naar een organisatie, die werkt met mandaat gestuurde werkeenheden en bureaus. Bij de keuze voor deze organisatiestructuur, waarin de verantwoordelijkheden laag liggen en de overhead wordt ingeperkt, dienen medewerkers te gaan participeren in alle werkprocessen. En roosteren is daarin één van de cruciale processen. Daar komen immers de belangen van cliënt, medewerker en organisatie samen. Maar het roosteren is voor velen een geheel nieuwe verantwoordelijkheid.

“En dus moet het samengaan met het bieden van maximaal inzicht én invloed op dat rooster. Dat realiseerden we ons terdege”

, aldus Ronald van Aken, directielid bij de Stichting Anton Constandse.

“Deze nieuwe manier van werken moet je dan ook zorgvuldig begeleiden en faciliteren. We hebben de cultuurverandering stapsgewijs aangepakt door medewerkers overal bij te betrekken, te informeren en op te leiden. Daarnaast bieden we hen met softwaresystemen de benodigde pragmatische ondersteuning. Als organisatie kiezen we daarbij bewust voor webbased werken, zodat de software overal en altijd toegankelijk is. Bovendien ondersteunt het webbased werken ons streven naar het minimaliseren van overhead, door het wegvallen van het technisch beheer. Bij de aanschaf van onze nieuwe roostersoftware hebben we daarom gekozen voor de webbased Aysist7 planningssoftware.”

Meer dan alleen roosteren

“De Aysist planningssoftware gaat veel verder dan alleen roosteren. We beschikken over veel meer functionaliteiten en het vraaggestuurd plannen wordt straks stap voor stap ondersteund vanuit capaciteitsplanning. Ook dat gaan de werkeenheden en bureaus zelf doen, om echt op basis van de cliëntvraag hun rooster te kunnen maken. En naast de uren, laat de software ook steeds zien wat de financiële consequenties zijn van bepaalde scenario’s en roosters. Die bewustwording op het niveau van werkeenheden en bureaus zorgt weer voor de beoogde efficiency, terwijl de zorgkwaliteit blijft gewaarborgd.”

Maar ook deze verandering voert de organisatie stapsgewijs in, zo benadrukt Van Aken. Eerst het roosterproces, en dan wordt besloten over het ‘hoe en wanneer’ van de capaciteitsplanning. Op dit moment traint Ayton de roosteraars en in de tweede fase gaan de werkeenheden en bureaus er mee aan de slag.  Paul van der Putten, als  projectleider van Ayton nauw betrokken bij de implementatie van Aysist7:

“De roosteraars werden erg enthousiast tijdens de trainingen en kennismaking met de software. Het is mooi om te zien hoe de roosteraars de functionaliteiten in Aysist7 waarderen. Je merkt hoe intuïtief onze vernieuwde software is. De gebruikers pakken zowel de bediening van de software als de nieuwe processen tijdens de trainingen erg snel op.”

Tanja Boringschulte, projectleider vanuit Stichting Anton Constandse, beaamt dit.

“Ze konden niet wachten om te starten met het plannen in Aysist7. Straks wordt het een roulerende taak binnen de werkeenheden en bureaus, en is ook het plannen een echte collectieve verantwoordelijkheid.”

Gemandateerde werkeenheden en bureaus
De planningssoftware is voor alle medewerkers online toegankelijk via een medewerkerportaal. Iedereen kan zijn rooster inzien, houdt zelf zijn beschikbaarheid bij,   kan diensten accorderen, zelf openstaande diensten opvragen en er op inschrijven. “Daartoe maken we duidelijke afspraken die worden vastgelegd in het roosterbeleid”, zo verklaart Ronald van Aken. “Deze voorzieningen zorgen er voor dat de werkeenheden & bureaus steeds zelfstandiger kunnen worden. En dat voeren we door in onze hele organisatie. Niet alleen in de werkeenheden, ofwel de hulpverleningsorganisatie, maar ook de bureaus in de serviceorganisatie worden op die wijze ingericht. Zo wordt de overhead zowel organisatorisch als functioneel teruggedrongen.”

Nieuwe rol voor functioneel applicatiebeheer 
In het kader van het terugdringen van de overhead is de ICT strategie van Stichting Anton Constandse gericht op zo veel mogelijk webbased werken. Dat vergt een andere wijze van onderhoud en beheer. Van Aken hierover:

“De planningssoftware is voor alle medewerkers toegankelijk en zal dus intensief gebruikt gaan worden. Maar omdat Aysist7 volledig webbased is, zorgt Ayton voor het technisch beheer en kunnen wij ons vooral toeleggen op het functioneel applicatiebeheer. Over deze rolverdeling zijn duidelijke afspraken gemaakt, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft.

Daarnaast is Aysist7 gekoppeld aan YouForce Beaufort van Raet. Zo lezen we aan de voorkant alle personeelsinformatie in, boekt Aysist real-time alle gewerkte uren op de juiste kostenplaatsen, en levert vervolgens alle verloningsgegevens op ten behoeve van de salariëring. Omdat de registratie en verwerking van alle gewerkte uren nu door de medewerkers zelf online worden bijgehouden, hebben we op elk gewenst moment de actuele gegevens beschikbaar. Het is aan de functioneel applicatiebeheerders om dat intensieve gebruik te blijven stroomlijnen, waar nodig met ondersteuning vanuit Ayton.

Ook de inrichting en implementatie vond plaats in nauwe samenwerking tussen Ayton en onze functioneel applicatiebeheerders, en is erg goed en volgens plan verlopen”, zo besluit Van Aken tevreden. “Nu de volgende stap; het verder verbeteren van onze planningsprocessen met de invoering van capaciteitsplanning in Aysist7. Maar ook dat traject zien we met vertrouwen tegemoet”.

Bron: Ayton


Flexibilisering, efficiency en zelfregie: Ayton heeft aangetoond en meegerekend hoe we dat kunnen realiseren

De naam Zorgwaard is nog jong, maar de organisatie en ervaring kent al een lange geschiedenis als het gaat om zorgverlening in de Hoeksche Waard. Ontstaan vanuit een fusie in 2011, biedt Zorgwaard alle benodigde zorg, van huishoudelijke hulp en thuiszorg tot verpleeghuiszorg op zo’n 11 locaties in de regio.
Direct na de fusie zijn er nieuwe strategische keuzes gemaakt, om de continuïteit en kwaliteit van het brede zorgaanbod te kunnen blijven leveren. In de Zorgwaard visie die daaraan ten grondslag ligt, vormt het planningsproces een essentieel onderdeel van het zorgproces. “Maar planning is op meerdere fronten een kritische succesfactor; niet alleen als het gaat om de cliënttevredenheid, maar het is ook van directe invloed op de medewerkertevredenheid, en daarmee op de aantrekkelijkheid van je rol als werkgever”, zo stelt projectleider Henk Luijendijk van Zorgwaard.

“En natuurlijk staat de mate van efficiency in direct verband met de te realiseren kostprijs. In alle opzichten bepaalt het dus onze concurrentiepositie, en die is essentieel in deze tijden waarin de cliënt steeds vaker zelf zijn zorg wil invullen en we te maken hebben met nieuwe financieringsstructuren en bezuinigingen. Het moet dus anders, wij weten waar we naar toe willen en Ayton heeft aangetoond en meegerekend hoe we dat kunnen realiseren.”

Opbrengst hoger dan de investering
Zorgwaard heeft vorig jaar een intensief selectieproces opgezet om de juiste ICT- partner te vinden die de Zorgwaard visie begrijpt en kan ondersteunen met advies en met de benodigde software. En kan koppelen met het personeelsinformatie- en financiële systeem (Youforce/RAET), het routeplansysteem (Nestor) en de WMO-planner bij Zorgwaard. Op termijn is het doel om de cliënten- en medewerker omgevingen onderling te verbinden via de software.

Luijendijk heeft hoge en concrete verwachtingen:

“Ons stond heel helder voor ogen: de opbrengst moet hoger zijn dan de investering in de nieuwe software. Ayton heeft ons laten zien hoe we op korte termijn al efficiënter kunnen gaan werken en hoe we ons planningsproces optimaal kunnen flexibiliseren en meer zelfregie kunnen realiseren voor de medewerkers. En wat ons dat oplevert in tijd en geld. We hebben er dus alle vertrouwen in dat onze verwachtingen uitkomen. De Aysist software is financieel gestuurd en gaat ons real-time inzicht bieden, in zowel de uren als de geldstromen. Daarom ook hebben we besloten zowel de rooster- als flexomgeving geïntegreerd via één systeem te automatiseren. Dan zijn alle stappen, van capaciteitsplanning tot en met de flexibilisering en het roosteren, te monitoren en kunnen we tijdig bijsturen waar nodig.”

Planningstijd reduceren en zelfregie invoeren
Zorgwaard heeft gekozen voor een basisroostermethodiek, deels gedecentraliseerd. Medewerkers zullen actief moeten gaan participeren in de planning. Voorheen kostte het roosteren zelf, maar vooral de administratieve verwerking ervan te veel onnodige tijd. Zowel op het centraal roosterbureau als bij de decentrale planondersteuners.

Nu gaat het centrale roosterbureau de capaciteitsplanning opzetten en in nauw overleg met de teams het basisrooster invullen. Hier worden de medewerkers dus al in vroegtijdig stadium betrokken bij de invulling van het rooster. En kunnen al vooraf eventuele knelpunten samen worden opgelost. Luijendijk ziet daarin twee grote voordelen:

“Enerzijds kunnen medewerkers hun eigen wensen en eisen inbrengen, en overleggen met collega’s wie welke diensten gaat invullen, en anderzijds komt dit de zorg ten goede, omdat zij het best weten welke zorg hun cliënten precies nodig hebben en wanneer. De Aysist software ondersteunt ze bij het maken van de juiste keuzes en laat verschillende scenario’s zien, in uren en geld.”

Online toegang via portaal en app
De teams worden vervolgens verantwoordelijk voor het operationele rooster en het oplossen van verstoringen daarin. Aysist gaat iedereen via het medewerker- en afdelingsportaal en de App online toegang bieden tot dat rooster. Alle communicatie verloopt dan via de software. De medewerkers geven online hun beschikbaarheid door, kunnen openstaande diensten inzien en er op inschrijven of onderling ruilen. Teamleiders kunnen dit proces real-time monitoren. Ook kunnen teams een beroep doen op de volledig geïntegreerde flexpool in Aysist. Controle en accordering van (gewerkte) diensten vindt ook online plaats via het portaal. Achter de schermen handelt de software alles administratief af; kosten worden rechtstreeks op de kostenplaats geboekt waar ze zijn gemaakt, en alle gegevens worden direct doorgegeven aan de financiële administratie voor verloning.

“Een rekensom leert dat we hiermee enorm veel tijd besparen en op de afdeling komt er rust in de roosters. We vragen wel meer actieve inbreng van medewerkers, maar bieden ze ook meer directe invloed op hun eigen verdeling van werk- en privétijd,”

aldus Luijendijk.

Koppelingen; standaard en nieuwe ontwikkelingen 
Luijendijk geeft desgevraagd aan dat Ayton ook de juiste partner is om samen de koppelingen met de aanwezige systemen tot stand te brengen. Zorgwaard werkt met een WMO plansysteem en Nestor, het route- en cliëntsysteem.

“Ayton heeft al vele naadloze koppelingen met RAET gerealiseerd, en bij de eerste implementatiestappen die we nu zetten, zie je dat ook terug. Het gaat werken. We zitten nu middenin in de eerste implementatiefase en op 1 september gaan we echt live in zowel de thuiszorg als de intramurale divisie. Op dit moment zijn de besprekingen gaande rondom de koppelingen met het WMO-pakket en Nestor. We ontdekken daarbij gaandeweg steeds nieuwe mogelijkheden.”

Bron: Ayton


Intus ZelfroosterenNa een lange voorbereidingstijd, demonstraties van leveranciers en werkbezoeken heeft St Jansdal gekozen voor Intus als nieuwe leverancier voor de planning van het personeel. De komende periode wordt het nieuwe systeem gefaseerd in gebruik genomen. Meerdere afdelingen hebben de wens uitgesproken voor een roostersysteem met betere en uitgebreidere mogelijkheden.

De keuze is gevallen op Intus vanwege de uitgebreide mogelijkheden op het gebied van flexibilisering en de mate waarin medewerkers betrokken kunnen worden in het volledige roosterproces. Bovendien bleek Intus de beste oplossing te bieden voor een goede werkplekplanning voor onder andere radiologie, het klinisch chemisch lab (KCL) en de poliklinieken. De huidige software ondersteunde dit proces onvoldoende, waarna is besloten tot het starten van een selectietraject. Bert van den Hoorn, hoofd PSA van St Jansdal:

“De belangrijkste opbrengst van Intus is dat de medewerkers ‘zelfregie’ krijgen in hun roosters. Met Intus stijgt de medewerkerstevredenheid over het rooster en gaan we met het St Jansdal op weg naar één planningssysteem voor alle roostervraagstukken in ons ziekenhuis!”

Het contract tussen Intus en St Jansdal is onlangs getekend. Vanaf 1 juli 2015 wordt gestart met de uitrol.

Bron: Intus


Rostar CAS

Symbiant en Comicro hebben na een kort selectietraject getekend voor Rostar CAS. Vanaf 1 januari worden alle 220 medewerkers van Symbiant en Comicro ingepland met het integrale roosterplanningssysteem van Paralax. Beide expertisecentra willen vanuit een shared service-gedachte de dienstverlening aanbieden in de regio Noord-Holland Noord en daarbuiten. Onder deze shared service-gedachte valt ook het gezamenlijk inrichten van backoffice-processen zoals het inroosteren van medewerkers. Hiervoor werd er gezocht naar een nieuw roosterpakket.

Symbiant is een expertisecentrum op het gebied van pathologie. Het centrum is opgericht door drie Noord-Hollandse medische centra: Medisch Centrum Alkmaar, Westfriesgasthuis en Zaans Medisch Centrum. De pathologische patiëntenzorg heeft als belangrijkste rol om op basis van biopten, chirurgisch verwijderd weefsel en losse cellen een diagnose te stellen. Symbiant speelt hierin een belangrijke rol in zowel de vaststelling van de diagnostiek als de advisering richting de aanvragende arts. Comicro, een expertisecentrum op het gebied van microbiologie van het Wesfriesgasthuis, Zaans Medisch Centrum  en Waterlandziekenhuis, is daar onlangs bij aangesloten. Medische Microbiologie richt zich op de rol van schadelijke (pathogene) micro-organismen in het menselijk lichaam. In een van de vele microbiologische laboratoria onderzoeken microbiologen dat materiaal. Aan de hand van de uitslag kan een diagnose gesteld worden en met een juiste behandeling gestart worden.

Met de aansluiting van Comicro moest de inrichting van het roostersysteem opnieuw worden bekeken. Een belangrijke voorwaarde was dat het nieuwe roosterpakket naadloos gekoppeld moest kunnen worden met de bestaande systemen van AFAS, om informatie-uitwisseling mogelijk te maken. Als partner van AFAS voldoet Rostar CAS van Paralax hieraan. Daarnaast moesten medewerkers via het nieuwe systeem toegang hebben tot een persoonlijke portal.

Omdat vestigingen van Comicro en Symbiant verspreid liggen over meerdere locaties, is het ook belangrijk dat het nieuwe roostersysteem planners inzicht geeft in het aantal beschikbare medewerkers per locatie en de tekorten aan medewerkers.

“Er heerste een enorme tijdsdruk omdat we in januari 2015 live moesten gaan en er in november nog een keuze moest worden gemaakt. Paralax dacht hierin erg goed met ons mee. Zij stelden voor om de implementatie in twee fases te verdelen. In de eerste fase werden basisfunctionaliteiten geïmplementeerd die echt noodzakelijk zijn. In de tweede fase dragen ze zorg voor functionaliteiten zoals de webportal applicatie, participerend plannen en zelfroosteren. Deze gefaseerde aanpak geeft heel veel rust en overzicht.”

aldus Peter Melman, controller bij Symbiant.
Rob Buikema, algemeen directeur bij Paralax Planning Solutions:

“Met de keuze voor Rostar CAS kiezen Symbiant en Comicro niet voor een tijdelijke oplossing, maar voor een oplossing die hen de komende vijf jaar zal ondersteunen. De mogelijkheden van het pakket sluiten goed aan bij de strategie en ambitie op lange termijn. Het aantal in te plannen medewerkers is eenvoudig op te schalen als de organisatie uitbreidt. Rostar CAS is heel flexibel in te richten en past dus goed bij de situatie van Symbiant en Comicro.”

Bron: Paralax Planning Solutions


Zorgorganisatie ZINN heeft alles wat te maken heeft met het faciliteren van het roosterproces ondergebracht in een eigen afdeling Roosterbeheer. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het ondersteunen en opleiden van roosteraars, maar ook voor het testen en het applicatiebeheer van de planningssoftware Aysist. Karin Boonstra en Carla Gerritsen hebben de taken op de afdeling verdeeld. Karin Boonstra: “Het opnieuw inrichten en automatiseren van een roosterorganisatie kent zowel ICT als P&O en financiële aspecten. Binnen deze driehoek bevindt zich eigenlijk een grijs gebied, zowel tijdens de implementatiefase, maar zeker ook daarna. Terwijl ik er van overtuigd ben, dat juist dáár de meeste efficiency is te behalen. Wij vormen de schakel tussen de roosteraars en het flexbureau enerzijds en de ICT-afdeling en de financiële administratie anderzijds, tussen de gebruikers en de techniek. Door de onderlinge afstemming kunnen onze roosteraars en het flexbureau zich bezighouden met hun dagelijkse planningswerkzaamheden. Over de technische aspecten en financiële afhandeling daarvan hoeven zij zich geen zorgen te maken. Dat stemmen wij af met de betreffende afdelingen. En met Ayton, waar dat nodig is. Hierdoor zijn we ook in staat te signaleren waar nog extra kwaliteitsverbeteringen zijn te realiseren, en kunnen we besparingsmogelijkheden creëren.“

Als voorbeeld noemt Karin, dat de Aysist applicatie zo is ingericht dat de urensaldi en de rechten per medewerker voor de gebruikers duidelijk en inzichtelijk zijn. In de planning wordt automatisch rekening gehouden met de urensaldi. De afdeling Roosterbeheer bewaakt daarbij dat de saldi niet uit de pas gaan lopen. “Dat gebeurt conform afspraken en procedures die wij als organisatie hebben vastgelegd. En dat is nog maar één voorbeeld, van hoe we onszelf als afdeling terugverdienen”, aldus Karin Boonstra.

Het delen van kennis
Over de samenwerking met Ayton stelt Karin dat deze vooral in het teken staat van kennisuitwisseling. “Vanaf het moment dat we samenwerken met Ayton hebben we gezorgd voor interne kennisopbouw rondom het roosterproces. We hebben daarbij gebruik gemaakt zowel de technische expertise van de Ayton trainers en consultants, maar ook van hun kennis ten aanzien van de vertaalslag naar het inrichten van de roosterapplicatie en het opleiden van de roosteraars. In combinatie met onze kennis van de ZINN organisatie werpt dat steeds vaker zijn vruchten af.” Carla Gerritsen vult haar aan: “We merken nu bijvoorbeeld ook dat er opvallend weinig vragen komen vanuit de medewerkers, die allemaal met het Aysist Medewerkerportaal toegang krijgen tot hun rooster. We voeren dat stap voor stap in. Daarnaast weten de roosteraars en het flexbureau ons goed te vinden. Niet alleen bij problemen, maar vooral ook als zij een verbeteringsmogelijkheid ontdekken in de applicatie of de procedures. Samen met Ayton zorgen wij voor het inrichten en uitvoeren van die ideeën. Daarbij kunnen we ook altijd een beroep doen op de Ayton software-ontwikkelaars en de Helpdesk.“

Aysist Balansmodule: beter inzicht zorgt voor kwaliteitsverbetering
Aysist biedt met de balansmodule de mogelijkheid om de werkelijke balanswaarden van uren, verlof en PLB/LFB te kunnen monitoren, op elk gewenst moment, voor de gehele organisatie. Aysist brengt de ingezette uren, verlof en PLB/LFB via een financiële koppeling rechtsreeks naar de balans. ZINN gaat deze balansmodule ook in gebruik nemen. Karin Boonstra vindt vooral de mogelijkheid om de managementinfo nog zuiverder en actueler aan te kunnen bieden een groot voordeel. “Tot nu toe werd er bijvoorbeeld voor de inzet van vakantiekrachten nog gewerkt met een financiële reservering op basis van een inschatting. Einde jaar was het eindsaldo dan eigenlijk een beetje een verrassing. Met de balansmodule kunnen we voor alle afdelingen per maand letterlijk ‘de balans opmaken’ zodat zij eerder kunnen bijsturen waar nodig. Dat levert niet alleen een financieel voordeel op, maar is vooral ook een kwalitatieve verbetering. De balansmodule geeft per maand precies aan hoe de formatie er in uren en verlof voor staat, op basis van werkelijk gemaakte uren. Je kunt dus ook op kwaliteit bijsturen, door tijdig te zorgen voor de juiste medewerker, op het juiste moment op de juiste plek. Zodat de cliënt die zorg krijgt, die hij nodig heeft. En daar gaat het uiteindelijk om!”