Rostar CAS software geeft duidelijk overzicht bereikbaarheidsdiensten afdeling Communicatie

De gemeente Utrecht kiest voor Rostar CAS van Paralax Planning Solutions om de piketdiensten van de afdeling Communicatie en betrokken medewerkers in te plannen. Een goede planning en overzicht van deze piketdiensten zijn belangrijk, zodat iedere betrokkene van de gemeente tijdens een crisis weet wie waar verantwoordelijk voor is. Ook wordt de vakantieplanning van de afdeling Communicatie voortaan via het nieuwe systeem ingepland.

Voorheen werden zowel de piketdiensten als de vakantieplanning bijgehouden in Excel. Tijdens een recente crisis bleek echter dat deze manier van werken gevoelig is voor fouten, omdat niet duidelijk was wie er bereikbaar was. Dit vormde de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuw planningssysteem voor de afdeling Communicatie.

“Weten wie welke verantwoordelijkheden heeft en wie bereikbaar is tijdens een crisis. Dat is essentieel voor een stad als Utrecht. Om hier een juist overzicht van te krijgen is goede planningssoftware noodzakelijk”, zegt Annita van Prooijen, Coördinator Crisis Communicatie bij de gemeente Utrecht. “Paralax heeft Rostar CAS helemaal op maat ingericht, passend bij onze eisen en wensen. Er was een behoorlijke tijdsdruk omdat we het systeem in slechts twee maanden live wilden hebben. De implementatie verliep echter heel vlot en Paralax dacht goed met ons mee.”

De gemeente wilde een systeem waarin medewerkers zelf hun verlof kunnen aanvragen en inzien en waarmee piketdiensten kunnen worden gepland.

“In tegenstelling tot traditionele personeelsplanning, plant de communicatieafdeling van de Gemeente Utrecht dus niet de werkuren in Rostar CAS, maar de rollen die medewerkers hebben op bepaalde momenten. Omdat het geen reguliere personeelsplanning betreft moest het gevraagde systeem op maat worden ingericht. Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om per persoon meerdere keren te worden ingepland in het systeem voor verschillende verantwoordelijkheden”, legt Martin Dullemond, Senior Implementation Consultant bij Paralax, uit. “Ook druiste de lengte van een piketdienst in tegen de cao-voorwaarden die standaard in de software zijn verwerkt. Dit soort zaken vergden behoorlijk wat aanpassingen onder de motorkap van Rostar CAS. Een mooie uitdaging die we graag zijn aangegaan.

De nieuwe software wordt als SaaS-oplossing afgenomen door de gemeente Utrecht. In totaal zal de verlofplanning van alle 80 medewerkers van de afdeling Communicatie worden gepland met de nieuwe software. De planning van de piketdiensten en bereikbaarheid gebeurt voor 32 personen. Momenteel bekijkt de gemeente Utrecht of de inzet van Rostar CAS kan worden uitgebreid naar andere domeinen zoals gemeentereiniging, afvalverwerking en bijzondere opsporingsambtenaren.

Bron: Paralax


Woningcorporatie Accolade heeft haar planning geoptimaliseerd met ORTEC. Vanaf het begin van de samenwerking is een interface tussen het ERP systeem (Wocas4All) en ORTEC Service Planning operationeel. Dankzij een aanvullende interface die is gerealiseerd tussen ORTEC’s planningsoplossing en de website van Accolade, kunnen huurders nu heel gericht – in blokken van 2 uur – een reparatie-afspraak maken. “Het is niet meer van deze tijd dat klanten een hele dag thuis moeten blijven voor een afspraak”, aldus Manager Woonpunt Hiltsje Rinsma. 

De huurders van Accolade zijn erg te spreken over de nieuwe manier van werken en afspraken inplannen. De interface met de website, zorgt ervoor dat huurders kunnen inloggen en via een ‘vragenboom’ een reparatie melden en een afspraak kunnen plannen voor deze reparatie. Deze melding komt binnen bij de medewerker die in hetzelfde scherm werkt als de huurder. Hij of zij registreert het reparatieverzoek en bevestigt – wanneer de melding geen uitzonderingen bevat – de afspraak. De afspraak komt dan in de planningsoplossing van ORTEC, die automatisch de juiste vakman aan de juiste opdracht toewijst. Aan het eind van de dag kijkt de planner de planning na op eventuele afwijkingen.

Mooi resultaat
Applicatiebeheerder Jochum de Vries van Accolade: “Uiteraard is grotere tevredenheid onder de huurders al een mooi resultaat, maar we hebben ook ‘harde cijfers’. Zo is aangetoond dat als gevolg van een optimale planning de productiviteit met minstens 25 procent is gestegen. Waar men vroeger acht bonnen afhandelde, zijn dat er nu tien. Dit komt doordat vakmannen nu niet meer van A naar B en dan naar Q en F hoeven rijden. We houden rekening met de locatie van de vakman. De routeplanning is zo veel efficiënter. Bovendien moesten vakmannen voorheen zelf hun bonnen afhalen, waar ze nu alleen nog maar de pda hoeven op te starten. Dankzij een directe koppeling tussen ORTEC Service Planning en de pda sturen we real-time bij en kunnen vakmannen voltooide orders gemakkelijk afmelden.”

Inzetbaarheid
Recent heeft Accolade het eerstelijns klantcontact gecentraliseerd in de nieuwe afdeling Woonpunt. Waar dit werk voorheen gedaan werd vanuit Drachten, Franeker, Heerenveen, Joure en Sneek, heeft locatie Heerenveen de positie ingenomen van standplaats voor de meeste medewerkers. Medewerkers van het Woonpunt die voorheen werkzaam waren in bijvoorbeeld Franeker, zijn nu ook inzetbaar in Heerenveen. “Dankzij ORTEC Service Planning hebben we over de verschillende locaties heen overzicht op de planning. Daarmee is de inzetbaarheid van medewerkers groter geworden. Wanneer een vakman ziek is bijvoorbeeld, kunnen we bijsturen en bijvoorbeeld een andere vakman inzetten of de afspraak tijdig verzetten”, aldus Jochum de Vries.

Optimale planning
Woningcorporatie Accolade plant haar vakmannen twee dagen vooruit. De planning wordt niet te strak gedaan, zodat er ruimte blijft voor spoed-reparaties. Diensten zijn onderverdeeld in halve dagen. “Nu het systeem op juiste manier is ingericht, houden we in de planning automatisch rekening met diverse factoren. Bijvoorbeeld wanneer een huurder die een reparatieverzoek indient die lid is van de Vereniging van Eigenaren. Dan geldt dat wij verantwoordelijk zijn voor de binnenkant. De buitenkant is voor de VvE”, aldus Jochum de Vries.

Spoedopdrachten die tussendoor komen gaan direct door naar de planning. Accolade heeft twee planners in dienst, die real-time bijsturen op de planning, o.a. spoedopdrachten inplannen en de planning aan het einde van de dag fine-tunen.

Reparatieverzoeken
Telefonisch gemelde reparatieverzoeken komen binnen bij het Woonpunt. Meldt een bewoner zijn reparatieverzoek online, dan gaat de verwerking helemaal automatisch. “In de afgelopen maand lag de verhouding als volgt: 90 procent van de reparatieverzoeken kwam telefonisch binnen en 10 procent werd via de website aangevraagd”, aldus Hiltsje Rinsma. Accolade streeft ernaar dat het aantal reparatieverzoeken dat via de website binnenkomt groter wordt. “Om dit te stimuleren, verloten we klusbonnen onder mensen die hun reparatieverzoek via de website indienen. Dit promoten we vervolgens weer in ons bewonersblad met leuke quotes over de ervaringen met het indienen van een online reparatieverzoek.”

Alle medewerkers van het Woonpunt worden erin getraind reparatieverzoeken te kunnen aannemen. Hiltsje Rinsma: “Voorheen was slechts een team erin opgeleid om reparatieverzoeken te doen. Toen was het ook veel ingewikkelder met honderden codes die in de hoofden van de medewerkers zaten. Met het systeem en de interface die we nu hebben, is het niet alleen veel eenvoudiger, maar is het reparatieverzoeken aannemen ook een leuk onderdeel van het werk geworden. De vormgeving en te doorlopen stappen om te komen tot een reparatieverzoek dachten we uit samen met webapplicatiespecialist Malengo.” Bij Accolade rouleren de medewerkers van het Woonpunt  over de verschillende onderdelen: van woonwinkel naar het aannemen van reparatieverzoeken en afhandelen van de administratie.”

Twitter-vragen
Nu meer reparatieverzoeken via de website binnenkomen en het telefoonverkeer voor een gedeelte wegvalt, kunnen medewerkers zich concentreren op andere werkzaamheden. Hiltsje Rinsma: “Alhoewel, er komen ook weer nieuwe communicatiekanalen bij. Zo komen via Twitter nu vragen binnen bij woningcorporatie Accolade. En straks gaan we ook met Facebook aan de slag. Twee van onze medewerkers die het leuk vonden, zijn nu druk met het beantwoorden van Twitter-vragen. Zij zijn daar dusdanig enthousiast over dat andere collega’s er nu mee willen werken”, aldus Hiltsje Rinsma.

Dat dit niet het enige is dat verandert, valt volgens Hiltsje Rinsma en Jochum de Vries te wijten aan de digitalisering: “We moeten er toch aan geloven. Om die reden zijn wij als hoofdkantoor en in de grote plaatsen nog maar 3 dagen open en in de kleinere plaatsen 2 dagen. We blijven wel aanwezig in het werkgebied, maar het moet en kan efficiënter.”

Bron: ORTEC


In the challenging economic climate, it remains crucial that businesses uncover and create ways to differentiate themselves from the competition. Given the importance of managing existing customers and new opportunities effectively, a relevant mobile CRM app for your smartphone or tablet could be just the way to do that. You’ll be better connected, have better insight into your planning and real-time access to your business information – improvements stimulating higher productivity and greater efficiency.

A mobile app puts you in a stronger position to view critical customer information in the time frame required for an effective response. You can make use of an intuitive, simple and user friendly interface providing you with real-time overviews of the information you need to manage your relationships effectively.

Valuable, but what are the most important CRM details for representatives, account managers and freelancers? What makes a mobile CRM app a relevant, valuable tool that can positively influence productivity and give revenue a boost?

Complete insight into your planning
Which customers or leads are we going to visit, how long will I be en route to a visit, who’s going to be sitting at the table and what exactly are we going to talk about? Do various systems or registers need to be compiled to give a complete overview of what’s happening at the customer and ensure you have the answers you need? It would of course be brilliant if all this CRM data was easily available in one centralized location. With a mobile CRM app, that scenario becomes a reality.

From your smart phone you’ll be able to see directly in your agenda which meetings are planned, linked directly to the right account, the right contact person, the right project, the right sales opportunity and the relevant quotation.

You’ll also want to be able to click through easily to more detailed account information and further design how the account and contact information is linked. You might also want to zoom in to see what these people have been saying in their latest tweets. That’s how you know exactly what’s keeping your customers busy.

With a socially enabled CRM app, the traditional 360 degree view of the customer can be enriched with relevant, helpful information from outside the CRM system itself. Valuable in a world where being ‘connected’ becomes more and more important in almost every aspect of our lives.

Real-time access to your CRM system
It’s a result for the sales professional when he can make decisions out on the road based on the full range of relevant information. Is there a running complaint procedure on incomplete implementation at the site? Are there invoices that haven’t been paid, and if so, why? Are there other sales opportunities open or unanswered tenders in play? Is there other relevant information entered elsewhere in the system that needs to be included in any meeting preparations?  Having this kind of information to hand before an appointment starts can make a real difference to the outcome of the meeting.

Furthermore, a sales executive needs to be able to link back directly to the rest of the organization quickly and easily while at a customer or prospect visit. In an ideal world, the sales person makes a report based on the meeting and saves it under the account documentation in the system there and then – while he’s still sitting there with the customer.

Or the signed quotation can be immediately uploaded to the CRM system so that initial discussion around planning and implementation can take place at the same meeting. In short, technology that supports real-time co-operation across the business, speeds work activities and leads to higher productivity and efficiency.

Improved performance within reach
Complete insight into your planning and real-time anywhere access to your CRM data? This is no longer something for the future wish list. The possibilities are now out there and accessible. Explore the options and turn your CRM system into a tool that can genuinely start to drive better performance from all your users and in turn the business as a whole.

 

Original post: The Biz Box


Nieuwe Benelux-vestiging richt zich op leveren van cloud-gebaseerd modeling- en planningplatform in Nederland, België en Luxemburg

Utrecht, 21 augustus 2013 – Anaplan, toonaangevend leverancier van cloud-gebaseerde in-memory modeling- en planningoplossingen voor finance, sales en operations, breidt zijn Europese activiteiten uit en opent een vestiging in Utrecht. Het bedrijf heeft twee zeer ervaren performance management-specialisten – Marco van Oosterhout en Mark Deprez – aangetrokken om leiding te geven aan de activiteiten in de Benelux.

“Na het openen van Europese kantoren in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Zweden lossen we opnieuw onze belofte in om uit te breiden in Europa en ons unieke modeling- en planningplatform naar lokale markten te brengen, ondersteund door lokale experts. Het nieuw benoemde Benelux-team biedt klanten in de regio optimale lokale dienstverlening”, zegt Frederic Laluyaux, CEO van Anaplan.

Marco van Oosterhout (Managing Director van Anaplan Benelux) heeft meer dan vijftien jaar ervaring in de Enterprise Performance Management-softwarebranche (EPM). Hij werkte eerder bij Frango en SRC Software. Van Oosterhout was tevens een van de oprichters van OutlookSoft in Nederland en verantwoordelijk voor de groei van deze EPM-start-up naar een top 3-EPM-speler in de Nederlandse markt. Na de overname van OutlookSoft door SAP werd Van Oosterhout verantwoordelijk voor de verkoop van EPM-oplossingen voor SAP in Nederland. Van Oosterhout werkte recent voor Excentive.

Mark Deprez (Managing Partner Anaplan Benelux) beschikt over meer dan twintig jaar ervaring in EPM. Hij werkte voor start-ups als Frango/SRC Software en OutlookSoft (als medeoprichter van de Benelux-entiteit) en voor grote spelers als Oracle en SAP.

“Anaplan groeit snel met applicaties die blijven inspelen op de behoefte van bedrijven aan geïntegreerde modeling en planning in een zeer competitieve, complexe en snel veranderende omgeving”, zegt Marco van Oosterhout. “Traditionele lokaal geïmplementeerde en concurrerende cloud-oplossingen kunnen niet tippen aan de
Anaplan-software die vanaf de grond is opgebouwd en voorziet in geavanceerde in-memory technologie, gebruik in de cloud en meerlaagse beveiliging. Wij zijn in staat om grote volumes data te ondersteunen en bieden gebruikers binnen de gehele organisatie de mogelijkheid om verbinding te maken met een enkel platform, waar iedereen dezelfde informatie realtime deelt.”

Anaplan ervaart een toenemende vraag naar zijn innovatieve cloud-software nu meer en meer nieuwe klanten profiteren van zijn oplossingen voor het modeleren en plannen van activiteiten. Voorbeelden zijn Janssen Pharmaceutica, dat Anaplan gebruikt voor end-to-end planning en Bosal, dat Anaplan gebruikt voor sales- en operationele planning en het in- en uitfaseren van producten. “We hebben in minder dan twaalf maanden een geconsolideerd beeld gecreëerd van onze verkoop”, zegt Arthur van Bergen, Supply Chain Manager After Market bij de bekende producent van uitlaatsystemen. “We beschikken nu over wereldwijd inzicht. Dat heeft op zijn beurt onze salesteams in staat gesteld om de kloof tussen hun gevoel over forecasts en de feiten te dichten. Met Anaplan praten we niet meer over schattingen, maar over objectieve cijfers. Kort gezegd: we zijn overgestapt van het plannen van wat we dachten te verkopen naar het daadwerkelijk uitvoeren van de forecast-plannen.”

In de afgelopen twaalf maanden voegde Anaplan grote Europese organisaties, waaronder Kimberly-Clark Eastern Europe, Aviva en Taylor Wimpey, toe aan zijn indrukwekkende lijst van Noord-Amerikaanse klanten als McAfee, Pandora en HP.

###

Over Anaplan
Anaplan is een cloud-gebaseerd, in-memory modeling- en planningplatform voor finance, sales en operations. Het platform helpt zakelijke gebruikers bij het dynamisch testen en operationaliseren van plannen, het beheren van complexe multidimensionele modellen, het samenwerken binnen functies en regio’s en het delen van inzichten en content via de ingebouwde community.

Anaplan en zijn partners hebben een serie oplossingen gelanceerd voor finance, marketing, operations en human resources, en tevens een complete applicatiesuite voor Sales Performance Management. Deze omvat optimalisatiemogelijkheden voor quota-, regio- en commissiebeheer, realtime offertes en prijsstelling.

 

Bron: Anaplan


 


Exact heeft een wereldwijde samenwerkingsovereenkomst gesloten met Preactor, leverancier van geavanceerde planningssoftware. Dit maakt het voor klanten eenvoudiger om zaken te doen met de twee softwarebedrijven.
Door Preactor te koppelen met de bedrijfssoftware Exact Globe Next ontstaat een geïntegreerde productieoplossing met geavanceerde planningsmogelijkheden. Hierdoor kunnen klanten bij het plannen van de productie rekening gehouden met eindige capaciteit van machines en beschikbaarheid van personeel, tools of materialen. Productiekosten zijn op die manier te verlagen, levertijden worden korter en de dienstverlening verbetert.

Jarno van Hurne, directeur productmarketing Exact over de samenwerking: “Exact en Preactor ondersteunen al jaren diverse klanten over de gehele wereld. Door het officieel vastleggen van die samenwerking bieden we klanten een sterke basis voor de gecombineerde inzet van bedrijfssoftware van Exact en de geavanceerde planningsoplossingen van Preactor.”

De overeenkomst is mede tot stand gekomen dankzij Evologics, de Nederlandse business development partner van Preactor. Arjo Oldenbeuving, sales manager en adjunct directeur Evologics hierover: “De combinatie van Exact en Preactor producten helpt productiebedrijven in alle mogelijke sectoren om de operationele betrouwbaarheid en daarmee ook de resultaten te optimaliseren. We zijn erg blij dat de samenwerking tussen beide partijen nu formeel is vastgelegd.”

Valérie Goulevitch, hoofd global marketing en communicatie Preactor voegt toe: “Preactor en Exact hebben een vergelijkbare visie en aanpak. De bedrijfscultuur is gericht op innovatie en klantsucces. We zien deze samenwerking als een strategische, langdurende relatie.”

Bron: Exact Software