isah business softwareEasy Systems werkt al langere tijd samen met Isah Business Software, een toonaangevende organisatie op het gebied van business software in de maakindustrie. Easy Systems heeft, in samenwerking met Isah, een gecertificeerde interface ontwikkeld die zorg draagt voor een goede uitwisseling van gegevens tussen Isah en de factuurverwerkingsoplossing van Easy Systems. De intensieve trainingen voor de medewerkers van Easy Systems, de bewezen competenties uit het verleden én de gecertificeerde interface hebben er toe geleid dat Easy Systems nu officieel product partner is van Isah.

Interface

Easy Systems biedt met haar software oplossing Swift Factuur een facturenportaal dat middels de gecertificeerde interface gekoppeld kan worden aan de Isah-omgeving. Met deze web-based oplossing kunnen de inkomende kosten- en orderfacturen elektronisch verwerkt en gematcht worden (3-way-match) met de informatie vanuit Isah.

De interface is geschikt voor de verschillende versies van Isah en gaat mee in de updates die door Isah worden uitgevoerd. Ook maatwerk binnen Isah is geen belemmering. De oplossingen van Easy Systems zijn flexibel en op klantwens te configureren. Swift Factuur geeft 100% controle over de facturenstroom.

 Making IT easy

Paul van Abeelen, directeur Isah Business Software:

“Door de koppeling met Swift Factuur kunnen wij organisaties nu een totaaloplossing van hoge kwaliteit bieden. De gecertificeerde interface draagt zorg voor een goede uitwisseling van gegevens tussen Isah en Swift Factuur. Essentieel om technische problemen voor de gebruiker te voorkomen. Door de ervaring die Easy Systems reeds met onze software heeft opgedaan en de aanvullende training van de medewerkers, zijn zij in staat ook in een adviserende rol een gesprekspartner te kunnen zijn voor Isah gebruikers”.

Directeur Erik van Doorn, Easy Systems:

“Wij zijn trots op het partnerschap met Isah. De maakindustrie is momenteel sterk in ontwikkeling en Isah Business Software is marktleider binnen deze industrie. Door het partnerschap kan Easy Systems efficiency toevoegen in het verder digitaliseren van het interne proces voor organisaties in de maakindustrie. Onze focus ligt hierin altijd bij de klant en met onze oplossing streven wij ernaar om het werk van onze klanten gemakkelijker te maken. Vandaar ook onze pay-off Making IT easy!”.

Bron: Easy Systems

 

 


Esize, leverancier van Cloud Spend Management-oplossingen, introduceert een nieuwe dienstverlening die klanten flexibele ondersteuning biedt bij het digitaliseren (scannen en herkennen) van inkoopfacturen. Ondanks de vele voordelen die elektronisch factureren kent, zien organisaties de implementatie van een oplossing voor het digitaliseren van facturen nog vaak als een complex en tijdrovend proces. Om organisaties hierin te ondersteunen heeft Esize een nieuwe propositie ontwikkeld die het mogelijk maakt voor klanten om de handmatige verwerking van facturen volledig uit te besteden. Uitgangspunt is de bewezen technologie van het Esize Purchase to Pay-platform in combinatie met jarenlange expertise op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking. Zo helpt Esize organisaties om het Accounts Payable proces te versnellen en kosten te minimaliseren.

Kostenefficiënt
Organisaties ontvangen jaarlijks grote aantallen inkoopfacturen, via de post of e-mail, als XML of PDF. Om elke factuur handmatig af te handelen is een tijdrovend en arbeidsintensief proces. Helaas te vaak met onnodige fouten en vertragingen tot gevolg, die kunnen leiden tot boetes voor te late betaling of het mislopen van betalingskorting. Esize helpt organisaties om inkomende facturen, ongeacht het formaat, om te zetten naar gebruiksklare elektronische factuurgegevens. In een fractie van de tijd die organisaties zelf nodig hebben om deze handmatig te verwerken. Een kostenefficiënte oplossing om snel en voordelig factuurgegevens te laten scannen en in te voeren in het Esize inkoopsysteem, zonder te hoeven investeren in de noodzakelijke software.

Versnel doorlooptijd van factuurverwerking
De nieuwe dienstverlening houdt concreet in dat elke inkomende factuur, aangeleverd via de post of e-mail, als XML of PDF, wordt ingelezen met OCR-software. Daarna vindt leverancier validatie plaats en verificatie van alle data die op de factuur staan. Vervolgens wordt deze automatisch geëxporteerd naar de klantomgeving binnen het Esize platform, waar deze vervolgens klaar staat voor goedkeuring via workflow-functionaliteit in Esize.

Paul van Rietschoten, Commercieel Directeur van Esize:

“Het resultaat is minder administratieve handelingen voor de klant en een aanzienlijk kortere doorlooptijd van het factuurverwerkingsproces. Zo helpt Esize organisaties om de kwaliteit van het Accounts Payable proces te verbeteren en kosten te verlage. Het is een bewuste keuze om onze diensten te leveren vanuit een fysieke locatie in Nederland. Zo kunnen we onze klanten verzekeren van een snelle doorlooptijd en efficiënte communicatie.”

100% digitale facturen
Paul van Rietschoten vervolgt:

“Transparantie en kostenbesparing zijn belangrijke drijfveren voor onze klanten. Dit stelt hoge verwachtingen als het gaat om inzicht en controle over interne processen. Wij zien de nieuwe propositie als een logische aanvulling op ons portfolio. De dienstverlening is speciaal ontworpen voor organisaties die op zoek zijn naar een efficiënte en kosteneffectieve Accounts Payable-functie. Esize kan deze processen uit handen nemen, zodat interne afdelingen en medewerkers zich op hun dagelijkse en belangrijke kernactiviteiten kunnen richten. Wij zien in de markt dat steeds meer organisaties de noodzaak zien om over te stappen op elektronisch factureren. Hierbij staat het vervangen van papieren factuurstromen door elektronische processen centraal. Online businessplatforms gaan een steeds belangrijkere rol spelen, waardoor het proces van bestelling tot betaling volledig geautomatiseerd kan plaatsvinden. Op deze manier willen wij onze klanten een stap verder te brengen in het realiseren van meer efficiëntie, betere processen en een hogere kostenreductie.”

Bron: Esize


Lucom Benelux is dit voorjaar opgenomen als gecertificeerd partner in het partnernetwerk van AFAS Software. Centraal in deze samenwerking staat de koppeling tussen de software van AFAS en het Lucom Interaction Platform. De koppeling zorgt ervoor dat alle relevante gegevens uit AFAS beschikbaar zijn in de Lucom-software.

Lucom Interaction PlatformDe koppeling tussen AFAS en het Lucom Interaction Platform kan door gezamenlijke klanten worden gebruikt voor de gegevensuitwisseling tussen beide softwareapplicaties, waardoor meer efficiency behaald wordt. De gebruiker kan dankzij de koppeling tussen de software systemen, enorm veel tijd besparen en bovendien wordt het aantal fouten drastisch verminderd. De combinatie van Lucom en AFAS vormt bijvoorbeeld een krachtige oplossing voor het geautomatiseerd verwerken van inkoop- en verkoopfacturen. Uit AFAS worden de inrichting van administratie- en crediteurengegevens overgenomen, zodat de juiste boekingen geautomatiseerd kunnen worden gemaakt.

Zekerheid
Dat Lucom gecertificeerd partner van AFAS is, geeft de gebruiker zekerheid over de werking en stabiliteit van de koppeling, ook bij updates en upgrades van AFAS. Verder worden gegevens uitgewisseld tussen beide systemen op een vertrouwde en door AFAS gecontroleerde wijze. De combinatie van Lucom en AFAS haalt het optimale uit de automatisering van bedrijfsprocessen.

Gecertificeerd en gevalideerd
Gecertificeerde partners zijn specialist op hun eigen vakgebied en hebben veel kennis van – en toegang tot – de AFAS organisatie en de software van AFAS. Jaarlijks wordt het predicaat ‘gecertificeerde’ koppeling vernieuwd als de partner en de softwarekoppeling aan verschillende kwaliteitscriteria voldoen. AFAS en de gecertificeerde partner staan op deze manier garant voor een perfect op elkaar afgestemde dienst of product.

Bron: Lucom


Automatisering van budget tot betaling zorgt voor grote tijdwinst,
20/20 Xspend
Veenman, specialist op het gebied van geïntegreerd documentbeheer, introduceert 20/20 Xspend, een oplossing voor de geïntegreerde automatisering van het gehele inkomende-factuurproces. Deze oplossing geeft volledig inzicht in en grip op de uitgaven binnen een organisatie. Dankzij de integratie binnen het geautomatiseerde proces, kunnen de controlerende, inkoop- en financiële functies elkaar versterken. 20/20 Xspend is beschikbaar als clouddienst, voor een bedrag per maand per gebruiker, of als een oplossing die een organisatie ‘in huis’ kan draaien. Om organisaties te helpen om dit proces verder te stroomlijnen biedt Veenman hiervoor aanvullende diensten aan.

Arjan Karssen, Business Solutions Manager van Veenman: “Door onze diensten te combineren met het 20/20 Xspend platform kunnen we bedrijven nu een totaaloplossing bieden waarmee zij 24/7 direct toegang hebben tot informatie over inkomende facturen, budgetten, declaraties en contracten met toeleveranciers. We kunnen samen met de klant het inkomende factuurproces optimaliseren en het automatiseringssysteem zeer snel implementeren en naar wens inrichten. Daarnaast dragen we zorg voor alle relevante koppelingen tussen 20/20 Xspend en de financiële reeds bestaande systemen bij de klant. Dat betekent dat de klant voor het gehele traject met Veenman slechts één aanspreekpunt heeft.”

Snelheid en lage kosten
Met deze oplossing richt Veenman zich op organisaties met 50-500 werkplekken die de verwerkingstijd van inkomende facturen drastisch willen bekorten. Uit onderzoek komt naar voren dat organisaties gemiddeld meer dan 15 dagen nodig hebben om een inkomende factuur te verwerken. Daarnaast zegt 65% van de ondernemers in het MKB dat zij facturen graag elektronisch willen verwerken, maar dat niet doen vanwege de hoge kosten van de reguliere oplossingen. De cloudoplossing van Veenman wordt aangeboden op basis van een maandbedrag per gebruiker. Dat betekent dat alleen voor het gebruik wordt betaald en dat de kosten steeds inzichtelijk zijn. Verder kent 20/20 Xspend een modulaire opbouw en organisaties kunnen desgewenst voor een gefaseerde invoering kiezen.

Informatie altijd beschikbaar
Inkomende facturen brengen een werkstroom met zich mee die vele handelingen omvat, van het inscannen en routering van de factuur tot en met het fiatteren en aangeven wanneer een factuur is voldaan. Nu is met één druk op de knop de status van een factuur te bekijken, in welke fase van het proces de factuur zich bevindt, wie nog een fiat moet geven en of de factuur al betaald is – inclusief betaaladvies en betaalcontroles. 20/20 Xspend biedt al deze informatie op het moment dat gebruikers het nodig hebben en zij hebben de onderliggende documenten altijd onder handbereik.

Integratie met andere systemen
Binnen het systeem van Veenman zijn ook zaken opgenomen zoals declaraties en contracten met toeleveranciers en budgetbewaking, zodat organisaties volledige grip krijgen op hun uitgaven. Het systeem geeft zo de nodige informatie om tot betere financiële besluiten te komen. Hiervoor zijn ook koppelingen nodig, bijvoorbeeld met administratieve systemen. 20/20 Xspend biedt hiervoor meer dan 25 automatische koppelingen, onder meer met Exact, AFAS, SAP, Accountview en Unit4.

 

bron: Veenman


Digitale facturenstroomBinnenkomende facturen kosten veel tijd om te verwerken. Mede door de lange weg die ze afleggen door een organisatie heen.

Dat kan efficiënter

Onderstaande stappen worden bij veel organisaties nog altijd doorlopen als het om het verwerken van de binnenkomende facturen gaat:

  1. Facturen komen binnen per post en/of e-mail;
  2. De per e-mail verzonden facturen worden uitgeprint;
  3. De facturen worden binnen de organisatie verspreid naar de juiste personen;
  4. De facturen liggen bij verschillende personen ter goedkeuring op het bureau;
  5. De facturen worden ondertekend;
  6. Sommige facturen verplaatsen zich vervolgens naar het volgende bureau voor een tweede handtekening;
  7. Eenmaal goedgekeurd, worden de facturen weer verzameld ;
  8. De facturen worden handmatig in het financiële systeem ingevoerd;
  9. De facturen worden in een ordner in de overvolle archiefkast gearchiveerd.

Herkenbaar? Voor veel organisaties is bovenstaand proces nog de dagelijkse realiteit.

Hembrug Machine Tools

Ook voor Hembrug Machine Tools verliep de factuurverwerking op een vergelijkbare manier. Wellicht een op het eerste gezicht goedkope oplossing, maar het vele handwerk, het kwijtraken van facturen en de lange verwerkingstijd per factuur blijkt een prijzige aangelegenheid. Hembrug wilde dan ook toe naar een efficiëntere manier van het verwerken van facturen.

De wensen

Geen facturen meer die wegraken, een daling van de verwerkingstijd per factuur van 50% en een factuurherkenning van boven de 85% waarbij dubbel  toegezonden facturen direct worden herkend. Dit waren de wensen die Hembrug vooraf aan Easy Systems kenbaar maakte. Om het factuurproces efficiënter in te richten, heeft Hembrug ervoor gekozen de workflow oplossing Swift Factuur te implementeren.

Zo kan het ook

Met de implementatie van Swift Factuur is het factuurverwerkingsproces geautomatiseerd en controleerbaar en inzichtelijk geworden. Het aantal stappen is hierdoor flink gereduceerd:

Herkenning en verwerking; Binnenkomende facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur. Daarbij worden de benodigde gegevens van de factuur afgelezen. Er is dus geen handmatige verwerking meer nodig.

  1. Automatisch matchen; de facturen kunnen automatisch worden gematcht met de ontvangsten / orders.
  2. Workflow; De facturen worden automatisch geregistreerd in het financiële systeem. Via workflow worden de benodigde ‘handtekeningen’ digitaal binnen de organisatie opgehaald. Facturen met een mismatch kunnen worden getoond en behandeld. Alle facturen zijn gemakkelijk digitaal terug te vinden en zijn direct inzichtelijk.
  3. Archief; Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven en daarmee betaalbaar gesteld. Alle verwerkte facturen worden automatisch gearchiveerd en zijn digitaal beschikbaar met de bijbehorende audittrail en eventuele opmerkingen en bijlagen.

Behaalde doelen

De doelen die Hembrug vooraf heeft gesteld zijn ruim­schoots gehaald. Na implementatie van Swift Factuur verloopt het inboeken van facturen snel en efficiënt:

De snelheid van verwerken is gestegen met ruim 60%;

  • De facturen worden voor 95% goed ingelezen;
  • Er raken geen facturen meer kwijt, en de fysieke verspreiding en opslag van de facturen is niet meer van belang
  • Er is een beter overzicht per leverancier met direct de betreffende facturen erbij.
  • Bij het beoordelen van de facturen is er specifieke aandacht voor facturen met afwijkingen

Daarnaast is het gehele proces inzichtelijk en controleerbaar geworden, waardoor er aanzienlijk minder fouten gemaakt worden.

Koppeling Swift Factuur met Isah

Hembrug maakt gebruik van de ERP omgeving Isah. Isah is een ERP systeem dat door verschillende organisaties, met name in de maakindustrie, gebruikt wordt. Easy Systems biedt als enige een standaard interface met Isah aan. Een belangrijke voorwaarde voor Hembrug:

“Na vergelijking van diverse leveranciers is gekozen voor Easy Systems. Voor ons was het van belang dat binnen Easy Systems de kennis van ons ERP pakket Isah aanwezig is. Daarnaast waren de mogelijkheden van het pakket om alle factuurboekingen te kunnen doen, de prijsstelling en de toegezegde ondersteuning doorslaggevend”, aldus Paul Koot, Hoofd Administratie van Hembrug.

 

Bron: Easy-Systems


ISProjectsPokon en Naturado zijn per januari 2008 gefuseerd tot 1 bedrijf.

De nieuwe combinatie is marktleider op het gebied van potgronden, meststoffen, gewasbeschermingsproducten en graszaden. Op 1 januari 2009 begon de bouw voor een extra Warehouse en vinden alle leveringen vanuit Veenendaal plaats. Pokon Naturado is extreem flexibel in logistiek waardoor klanten heel snel hun producten kunnen ontvangen.

Pokon Naturado verwerkt ongeveer 6.000 inkomende facturen per jaar in Microsoft Dynamics NAV (NAV). In totaal zijn ongeveer 25 medewerkers binnen de organisatie betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van deze facturenstroom.

Remco Donselaar, ICT Manager van Pokon Naturado vertelt: “Omdat één collega van de financiële administratie met pensioen ging en een andere collega ook afscheid nam, hebben wij besloten de inkomende factuurverwerking te automatiseren. Wij wilden de eenvoudige werkzaamheden automatiseren waardoor er tijd overblijft voor andere werkzaamheden. Tijdens het selectietraject zagen wij dat voor veel organisaties besparing in het aantal fte een belangrijke reden is om dit proces te automatiseren. Aangezien wij “slechts” 6.000 facturen per jaar verwerken in het ERP pakket NAV, was dit voor ons geen issue. Onze voornaamste drijfveer was om de administratieve medewerkers meer uitdaging in hun werkzaamheden te geven. De invoer is nu geautomatiseerd, wij hebben zicht op waar de facturen zich bevinden en hoeven niet meer achter collega’s aan te lopen, dus hebben wij tijd over om iets anders te doen!”

Donselaar: “Wij hebben drie verschillende factuurverwerkingspakketten bekeken. De keuze is op ISProjects gevallen omdat dit een standaard oplossing is met een volledig geïntegreerde koppeling met NAV en weinig maatwerk. Daarnaast waren de toekomstige gebruikers gecharmeerd van de overzichtelijkheid van de schermen en was deze oplossing ook nog het voordeligst! Wij hebben nog wat wensen om de functionaliteit uit te breiden waardoor wij bijvoorbeeld ook de toeslagen en vaste activa via ISP-Invoice verwerken. Dit staat de primaire werking echter niet in de weg en is een mooi vervolgproject.”

“Na de ondertekening van het contract heeft ISProjects een projectplan gemaakt. Dankzij dit plan is het project binnen de gestelde tijd opgeleverd en is het vaste budget ook niet overschreden! Tijdens het project en ook nu na livegang worden issues snel opgepakt en afgehandeld. Voor de gebruikers is het even wennen en kost het aanmaken van de templates nu wat meer tijd. Binnenkort zal dat echter zijn vruchten afwerpen. Kortom: wij zijn zeer tevreden over het verloop van het project en de resultaten!”

besluit Donselaar.


ReadSoft en Simac Document Solutions hebben onderzocht wat de huidige mate van automatische factuurverwerking is bij verschillende organisaties. Het onderzoek werd gehouden onder 128 crediteurenadministraties.

De resultaten zijn opmerkelijk. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat meer dan 75% van alle inkomende facturen nog steeds een papieren factuur is. Verder geeft 20% van de organisaties aan dat facturen te laat worden betaald en verwerkt 70% van de respondenten de facturen handmatig in het financiële systeem. Van de respondenten voorziet 83% een investering in scanning en OCR.

Met behulp van deze benchmark kunnen organisaties onderbouwd beslissen over de mogelijkheden om de efficiency van de crediteurenadministratie te verhogen en de kosten te verlagen. Organisaties die factuurwerking al wel hebben geautomatiseerd kunnen zien waar zij staan ten opzichte van andere organisaties.

“Het is opmerkelijk dat maar 26% van de respondenten gebruik maakt van scanning en OCR” aldus Gert-Jan de Vries, Managing Director Benelux“Crediteurenadministraties zijn uitermate geschikt voor automatisering. Eén van de processen die zich goed leent voor automatisering is het factuurverwerkingsproces”

De resultaten zijn beschikbaar op de website:http://info.readsoft.com/NLBenchmarkSimac_LP1.html

Over ReadSoft
ReadSoft is een toonaangevende en wereldwijde aanbieder van software oplossingen voor Document Automatisering in de Cloud of op locatie. ReadSoft software stelt bedrijven in staat documentprocessen te automatiseren zoals: verwerking factuurverwerking en postkamerautomatisering. ReadSoft is wereldwijd nummer één in factuur automatiseringsoplossingen. Sinds de start in 1991 is ReadSoft uitgegroeid tot een wereldwijde speler met vestigingen in 17 landen op zes continenten en heeft een netwerk van lokale en internationale partners. Het hoofdkantoor is gevestigd in Helsingborg, Zweden en het ReadSoft aandeel wordt verhandeld op de Nasdaq OMX Nordic Exchange Small Cap List. Voor meer informatie over ReadSoft, gaat u naar www.readsoft.nl

Over Simac
Simac Document Solutions is gespecialiseerd in oplossingen voor geautomatiseerde factuur-, document- en formulierverwerking. Onze gebruiksvriendelijke oplossingen en producten helpen u uw documentenstroom digitaal en efficiënt te ordenen. Of het nu gaat om personeels- of leerlingdossiers, uw inkoopfacturen, de postverwerking of menukeuzeformulieren. Met de slimme oplossingen van Simac Document Solutions bespaart u tijd, papier en daarmee geld. Voor meer informatie over Simac Document Solutions, gaat u naar www.simac.com/nl/document-solutions


Steeds meer gebruikers van SAP software onderzoeken de mogelijkheid om bestaande SAP systemen te verrijken met aanvullende functionaliteit, zoals automatische factuurverwerking. ReadSoft heeft onderzocht wat de huidige mate van automatische factuurverwerking is bij organisaties die SAP gebruiken als financieel systeem. Het onderzoek werd gehouden onder 99 crediteurenadministraties van diverse bedrijven die gebruik maken van SAP als financieel systeem. Met dit onderzoek heeft ReadSoft de status en trends rondom factuurverwerking in combinatie met SAP software in kaart gebracht.

De resultaten zijn opmerkelijk. Zo geeft 80% van de SAP gebruikers aan dat meer dan 75% van alle inkomende facturen nog steeds een papieren factuur is. Maar 42% van de respondenten maakt gebruik van workflow voor het afhandelen van facturen en 39% van de respondenten voorziet een verandering in de werkwijze van de crediteurenadministratie.

Met behulp van deze benchmarkresultaten kunnen organisaties onderbouwd beslissen over de mogelijkheden om de efficiency van de crediteurenadministratie te verhogen en de kosten te verlagen. Organisaties die factuurwerking al wel hebben geautomatiseerd kunnen zien waar zij staan ten opzichte van andere SAP gebruikers.

“Het is opmerkelijk dat maar 9% van de respondenten de factuurverwerking heeft geautomatiseerd” aldus Gert-Jan de Vries, Managing Director Benelux“Crediteurenadministraties zijn uitermate geschikt voor automatisering. Eén van de processen die zich goed leent voor automatisering is het factuurverwerkingsproces”

De resultaten zijn beschikbaar op de website:
http://info.readsoft.com/NLSAPBenchmarkWEB_LP1.html

Over ReadSoft
ReadSoft is een toonaangevende en wereldwijde aanbieder van software oplossingen voor Document Automatisering. ReadSoft software stelt bedrijven in staat documentprocessen te automatiseren zoals: de invoering van gegevens, classificatie, ERP-matching, workflows, e-invoicing ed. De resultaten zijn: snellere documentverwerking, kostenbesparing en meer controle. ReadSoft is veruit de nummer 1 in factuur automatiseringsoplossingen. Sinds de start in 1991 is ReadSoft uitgegroeid tot een wereldwijde speler met vestigingen in 16 landen op vijf continenten en heeft een netwerk van lokale en internationale partners. Het hoofdkantoor is gevestigd in Helsingborg, Zweden en het ReadSoft aandeel wordt verhandeld op de Nasdaq OMX Nordic Exchange Small Cap List.
www.readsoft.nl

ReadSoft & SAP
ReadSoft heeft met meer dan 700 implementaties het grootste aantal installaties voor factuurverwerking naadloos geïntegreerd met SAP. De ReadSoft software is gecertificeerd  door SAP AG, waardoor continuïteit en support door SAP gewaarborgd zijn. Toonaangevende gebruikers van ReadSoft software voor factuurverwerking in SAP zijn onder andere: Coop Supermarkten, Beter Bed, L’Oréal, Facilicom, Booking.com, De Efteling, Epson, Yokogawa en vele andere.


Persbericht

HOOFDDORP, 20130227 — Inteco, specialist in klimaat plafond en inductie-units, stapt over op automatische verwerking van haar inkoopfacturen. De organisatie uit Boxtel gaat hierbij gebruik maken van DDi Factuur, de softwareoplossing van DDi Document Software. 

Door de ingebruikname van DDi Factuur is Inteco in de toekomst in staat haar factuurstroom geheel geautomatiseerd door haar organisatie te laten gaan voor een snelle, foutloze en volledig geautomatiseerde verwerking. Via een koppeling met Navision, het door Inteco gebruikte financiële pakket, wordt iedere factuur op het juiste moment ter controle aangeboden bij de juiste budgethouder, tijdig betaald en automatisch digitaal gearchiveerd.

Dossiers in de toekomst ook digitaal met DDi

Naast de automatische verwerking van de inkoopfacturen zal Inteco op korte termijn ook haar dossiers gaan digitaliseren. Zodoende maakt ze het mogelijk om dossiers van haar lopende en afgeronde projecten te allen tijde digitaal te kunnen raadplegen, zowel op kantoor als daarbuiten. Ook hiervoor heeft ze de keuze gemaakt voor de software van DDi Document Software.

Met de digitalisering van de papieren documenten en bijbehorende papierstromen verwacht Inteco haar interne processen te kunnen optimaliseren. Zodoende maakt ze haar handen vrij voor de service en dienstverlening van haar eigen klanten.

Over Inteco

Inteco uit Boxtel is specialist in ontwerp en realisatie van compleet geïntegreerde klimaatplafonds en plafond inductie-units voor de utiliteitsbouw. De ontwerpen voldoen aan alle eisen van de opdrachtgever met betrekking tot esthetica, akoestiek, isolatie, verlichting, brandveiligheid, klimaatbeheersing en gebruikersvriendelijkheid.

Naast een keuze uit diverse (gepatenteerde) klimaatsystemen kent Inteco ook een grote keuze uit plafondsystemen. Inteco biedt hierbij systeemintegratie zonder concessies; koeling, verwarming en ventilatie toegesneden op individuele wensen. Deze ‘custom built’ benadering, waarbij het plafondstramien wordt aangepast aan de modulering van het gebouw, maakt het mogelijk om afzonderlijke componenten optimaal te integreren in het totale systeem, met behoud van de esthetische kwaliteit.

Over DDi Document Software

DDi is een specialist op het gebied van Document Software. Met onze oplossingen helpen we organisaties “van Papier naar Digitaal”. Als puur Nederlands softwarehuis hebben wij veel kennis en ervaring op het gebied van het elektronisch vastleggen en be- en verwerkbaar maken van informatiestromen. Onze focus ligt hierbij op de creatie en/of realisatie van elektronisch archief, elektronisch dossier, automatische formulierverwerking, factuurautomatisering en purchase-to-pay.

Meer informatie over onze oplossingen: DDi Factuur of DDi Dossier


HOOFDDORP, 20130220 — Er verandert veel voor softwareontwikkelaars en -leveranciers. Het aloude licentiemodel is aan sleet onderhevig, want klanten willen niet langer betalen voor iets wat ze niet gebruiken of niet weten hoeveel ze ervan gaan gebruiken. Dat is de reden waarom directeur Thom Menssink voor DDi Document Software, specialist in de overgang van papier naar digitaal, het roer omgooit. ‘Ons model gaat geleidelijk aan over van licenties naar ‘pay per use’. Nu klinkt dat niet als schokkend nieuws, maar nog altijd zijn veel softwareleveranciers nog niet zo ver en houden krampachtig vast aan het licentiemodel, of kunnen de omslag gewoon niet maken.’ 

Met deze verandering in het verdienmodel hoopt Menssink zijn organisatie, en ook zijn klanten, klaar te hebben voor een gezonde toekomst. ‘We zien steeds meer in de markt, dus ook bij onze eigen klanten, dat bedrijven niet zo happig zijn om te investeren in zaken waarvan ze eigenlijk niet precies het nut en het gebruik kunnen inschatten. Dan is het beter als je kunt meegaan in die opvatting en je diensten (lees: softwarefunctionaliteit) aanbiedt tegen een geschatte ‘pay per use’ vergoeding. We maken samen met de klant een schatting van het aantal documenten dat ze met onze software denken te gaan verwerken en daar hangt dan een vergoeding aan, in staffels opgebouwd. Tegen de tijd dat de ‘credits’ opraken kunnen ze dan nieuw gebruik inkopen. Het klinkt eenvoudig en logisch, maar het betekent voor een  bedrijf als het onze, en zo zijn er heel veel, een grote verandering. Daar staat tegenover dat we zo ook makkelijker en intensiever met de klant in gesprek kunnen komen over wat precies het probleem is, wat hij nu eigenlijk wil bereiken en graag zou willen met onze software. En dan blijken er nog veel meer mogelijkheden open te liggen. Die kunnen  op termijn voor beide partijen lucratief zijn. En bovendien beschikt de klant op die manier altijd over de meest recente versie van de software, de nieuwste technologie die we inbouwen en alle functionaliteit die hij nodig heeft.’

Dat was ook precies de reden waarom in de afgelopen periode de adviseurs van DDi Consultancy meer op pad gingen om bij onze klanten meer in te zoomen op de problematiek bij de klant en hoe de DDi Document Solutions software suite daar optimaal zou kunnen worden ingezet. Menssink: “Als de software goed functioneert om één bepaald proces te digitaliseren en te optimaliseren (bijvoorbeeld factuurverwerking), is er meestal geen enkele reden waarom dat niet bij een ander vergelijkbaar proces in diezelfde organisatie ook zou kunnen (schadeafhandeling in combinatie met digitale archivering). We zien echter nog veel dat organisaties wat blijven hangen in ‘het project’. Een beetje van ‘dat is wel succesvol, maar we gaan nu weer verder met ons werk’. Ze hebben vaak geen idee dat je nog veel meer met die software kunt bereiken. En dus haal je niet het maximale uit de software, terwijl je die al in huis hebt. Dergelijke onderbenutting is zonde en het helpt de klant niet écht verder.”

DDi Document Solutions heeft in de afgelopen periode deze stap naar het nieuwe verdienmodel en de praktijkgerichte ondersteuning van de klanten met de DDi consultants zorgvuldig voorbereid en in gang gezet. Daarmee hoopt Menssink c.s. helemaal klaar te zijn voor een gezonde toekomst met gerichte oplossingen voor klanten die daarvoor alleen datgene betalen wat ze daadwerkelijk nodig hebben.

Over DDi Document Software

DDi is een specialist op het gebied van Document Software. Met onze oplossingen helpen we organisaties “van Papier naar Digitaal”. Als puur Nederlands softwarehuis hebben wij veel kennis en ervaring op het gebied van het elektronisch vastleggen en be- en verwerkbaar maken van informatiestromen. Onze focus ligt hierbij op de creatie en/of realisatie van elektronisch archief, elektronisch dossier, automatische formulierverwerking, factuurautomatisering en purchase-to-pay.

 

Bron: Persbericht DDi