Digitale facturenstroomBinnenkomende facturen kosten veel tijd om te verwerken. Mede door de lange weg die ze afleggen door een organisatie heen.

Dat kan efficiënter

Onderstaande stappen worden bij veel organisaties nog altijd doorlopen als het om het verwerken van de binnenkomende facturen gaat:

  1. Facturen komen binnen per post en/of e-mail;
  2. De per e-mail verzonden facturen worden uitgeprint;
  3. De facturen worden binnen de organisatie verspreid naar de juiste personen;
  4. De facturen liggen bij verschillende personen ter goedkeuring op het bureau;
  5. De facturen worden ondertekend;
  6. Sommige facturen verplaatsen zich vervolgens naar het volgende bureau voor een tweede handtekening;
  7. Eenmaal goedgekeurd, worden de facturen weer verzameld ;
  8. De facturen worden handmatig in het financiële systeem ingevoerd;
  9. De facturen worden in een ordner in de overvolle archiefkast gearchiveerd.

Herkenbaar? Voor veel organisaties is bovenstaand proces nog de dagelijkse realiteit.

Hembrug Machine Tools

Ook voor Hembrug Machine Tools verliep de factuurverwerking op een vergelijkbare manier. Wellicht een op het eerste gezicht goedkope oplossing, maar het vele handwerk, het kwijtraken van facturen en de lange verwerkingstijd per factuur blijkt een prijzige aangelegenheid. Hembrug wilde dan ook toe naar een efficiëntere manier van het verwerken van facturen.

De wensen

Geen facturen meer die wegraken, een daling van de verwerkingstijd per factuur van 50% en een factuurherkenning van boven de 85% waarbij dubbel  toegezonden facturen direct worden herkend. Dit waren de wensen die Hembrug vooraf aan Easy Systems kenbaar maakte. Om het factuurproces efficiënter in te richten, heeft Hembrug ervoor gekozen de workflow oplossing Swift Factuur te implementeren.

Zo kan het ook

Met de implementatie van Swift Factuur is het factuurverwerkingsproces geautomatiseerd en controleerbaar en inzichtelijk geworden. Het aantal stappen is hierdoor flink gereduceerd:

Herkenning en verwerking; Binnenkomende facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur. Daarbij worden de benodigde gegevens van de factuur afgelezen. Er is dus geen handmatige verwerking meer nodig.

  1. Automatisch matchen; de facturen kunnen automatisch worden gematcht met de ontvangsten / orders.
  2. Workflow; De facturen worden automatisch geregistreerd in het financiële systeem. Via workflow worden de benodigde ‘handtekeningen’ digitaal binnen de organisatie opgehaald. Facturen met een mismatch kunnen worden getoond en behandeld. Alle facturen zijn gemakkelijk digitaal terug te vinden en zijn direct inzichtelijk.
  3. Archief; Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven en daarmee betaalbaar gesteld. Alle verwerkte facturen worden automatisch gearchiveerd en zijn digitaal beschikbaar met de bijbehorende audittrail en eventuele opmerkingen en bijlagen.

Behaalde doelen

De doelen die Hembrug vooraf heeft gesteld zijn ruim­schoots gehaald. Na implementatie van Swift Factuur verloopt het inboeken van facturen snel en efficiënt:

De snelheid van verwerken is gestegen met ruim 60%;

  • De facturen worden voor 95% goed ingelezen;
  • Er raken geen facturen meer kwijt, en de fysieke verspreiding en opslag van de facturen is niet meer van belang
  • Er is een beter overzicht per leverancier met direct de betreffende facturen erbij.
  • Bij het beoordelen van de facturen is er specifieke aandacht voor facturen met afwijkingen

Daarnaast is het gehele proces inzichtelijk en controleerbaar geworden, waardoor er aanzienlijk minder fouten gemaakt worden.

Koppeling Swift Factuur met Isah

Hembrug maakt gebruik van de ERP omgeving Isah. Isah is een ERP systeem dat door verschillende organisaties, met name in de maakindustrie, gebruikt wordt. Easy Systems biedt als enige een standaard interface met Isah aan. Een belangrijke voorwaarde voor Hembrug:

“Na vergelijking van diverse leveranciers is gekozen voor Easy Systems. Voor ons was het van belang dat binnen Easy Systems de kennis van ons ERP pakket Isah aanwezig is. Daarnaast waren de mogelijkheden van het pakket om alle factuurboekingen te kunnen doen, de prijsstelling en de toegezegde ondersteuning doorslaggevend”, aldus Paul Koot, Hoofd Administratie van Hembrug.

 

Bron: Easy-Systems


Europese bedrijven gooien elk jaar miljarden euro’s aan technologische investeringen weg door ongebruikte bedrijfssoftware. Dat blijkt uit een onderzoek in opdracht van Sage.

Sage ondervroeg 600 IT-beleidsmakers verspreid over de EU. Daaruit kwam naar voren dat elk van de 222.628 Europese midden- en kleinbedrijven jaarlijks gemiddeld 43.138 euro verspilt. Dat komt in totaal neer op een bedrag van 9,6 miljard euro per jaar. In de praktijk maakt 88 procent van de ondernemingen niet optimaal gebruik van hun bedrijfssoftware. Voor Nederlandse organisaties is dit zelfs 92 procent, al gebruikt 60 procent wel meer dan 50 procent van de functionaliteiten van de bedrijfssoftware.

Diverse redenen

De redenen verschillen per land: Duitsland legde de oorzaak bij duplicatie met andere software (35 procent), terwijl iets meer dan een kwart (26 procent) van de respondenten uit het Verenigd Koninkrijk onderbenutting wijt aan een gebrek aan vraag van de klant. De meest voorkomende redenen waren ‘een te groot aantal functionaliteiten in verhouding met de reële bedrijfsbehoeften’ (36 procent) en ‘gebrek aan opleiding van de gebruikers’ (25 procent).


Wake-up call

“Dit onderzoek moet een enorme wake-up call zijn voor bedrijven in heel Europa, die miljarden euro’s besteden aan bedrijfssoftware die ze niet optimaal gebruiken,” zegt Christophe Letellier, CEO van Sage Mid-Market. “Bedrijfssoftware moet een belangrijk onderdeel zijn van elke mid-market-strategie om vooruit te komen. Op dit moment bestaat er echter een kloof tussen de aangekochte oplossingen en de bedrijfsbehoeften. Beleidsmakers luisteren niet genoeg naar hun gebruikers en dat betekent dat ze one-size-fits-all-oplossingen proberen te vinden, in plaats van op maat gemaakte producten die tegemoet komen aan de werkelijke behoeften van de gebruiker. Mid-market-bedrijven moeten gebruikersgericht denken en begrijpen hoe werknemers het best de gerealiseerde investeringen benutten.”


Efficiëntie

Efficiëntie is de belangrijkste uitdaging die software moet inlossen – 63 procent van de respondenten geeft aan dat dit de belangrijkste bedrijfsbehoefte is. Opvallend genoeg ziet slechts een derde van de landen (35 procent) software als de tool om hun activiteiten te ontwikkelen.

Social media

IT-beleidsmakers worden steeds meer beïnvloed door gebruikers, waarbij steeds meer kenmerken van de consumerisation van IT hun weg vinden naar bedrijfssoftware. Social media bleek bijvoorbeeld een snelgroeiend gebied te zijn – 64 procent van de bedrijven benadrukt het belang van hiermee geassocieerde functionaliteiten.


Cloud

Cloud blijft de IT-agenda domineren. 76 procent van de bedrijven overweegt in de toekomst te investeren in cloud-gebaseerde bedrijfssoftware. Dit verschilt wel van land tot land – 92 procent van de Portugese bedrijven heeft dit in de planning staan tegenover 76 procent van de Nederlandse en slechts 68 procent van de Franse.


Succes meten

Gelukkig meten alle Europese landen het succes van business-software-implementaties, waarbij servicebeschikbaarheid en bedrijfsimpact de twee meest gemeten criteria zijn. Verontrustend is echter dat meer dan een tiende van de Duitse bedrijven (twaalf procent) zegt het succes van een technologische implementatie helemaal niet te meten.


Social ERP


Klaus-Michael Vogelberg, Group CTO van Sage: “Wat deze opvallende onderzoeksresultaten onderstrepen is de toename van trends als social ERP, die zorgen voor verandering in de zakelijke wereld. Bedrijven moeten zichzelf afvragen wat de invloed is van social media en andere trends op hun gebruikers en hun klanten. Als bedrijfsefficiëntie hun doel is, hebben ze oplossingen nodig, waarvan mobiliteit en toegankelijkheid de kern vormen. Daardoor zijn deze oplossingen vandaag net zo bruikbaar als morgen.”


15-01-2013 – Ticon: een nieuwe generatie software voor bouwprojectmanagement

VanMeijel, leverancier van software voor de bouw en de industriële dienstverlening, lanceert op de InfraTech 2013 een nieuwe oplossing voor bouwprojectmanagement: Ticon. De softwareoplossing geeft inzicht in alle aspecten van het primaire bouwproces; van engineering en planvorming tot kostenbewaking en uitvoering. Dat betekent meer grip op het ontwerp en de specificaties en veel meer mogelijkheden om het project op basis van de actuele stand van zaken aan te sturen. Daardoor kunnen bouwprojecten beter en efficiënter uitgevoerd worden. Ticon is een zeer gebruiksvriendelijke tool waarmee de informatie over projecten voor alle direct betrokken altijd actueel en correct is. Ticon is beschikbaar als zelfstandige oplossing, maar kan ook geïntegreerd worden in Metacom 9, de nieuwe versie van VanMeijel’s Bouw ERP-systeem.

Volgens directeur Frans van Meijel hebben de meeste bouwbedrijven hun financiële administratie doorgaans wel op orde. Daar kan nog wel iets verbeterd worden, maar de echte mogelijkheden voor grote besparingen liggen in het primaire bouwproces. De grootste faalkosten vinden hier hun oorsprong. Met een integraal systeem voor bouwprojectmanagement kunnen deze efficiencyverliezen enorm worden gereduceerd. “Bouwprojecten worden steeds complexer en steeds vaker multidisciplinair uitgevoerd. Er ontstaan nieuwe contractvormen en ketenintegratie wordt steeds belangrijker. Dat betekent dat de informatiestromen over bouwprojecten omvangrijker worden, waardoor hoge eisen gesteld worden aan het projectmanagement om projecten met de juiste specificaties, binnen budget en binnen de deadline op te leveren”, zegt Van Meijel. Volgens hem verloopt de communicatie binnen projecten niet altijd soepel. “Dat komt omdat ontwerp, calculatie, planning en uitvoering vaak als eilandjes werken. Elke afdeling voert nieuwe specificaties of wijzigingen op zijn eigen manier, in zijn eigen systeem door. Het risico van kostbare fouten en verlies van gegevens is hierdoor enorm. We hebben Ticon speciaal ontwikkeld om meer grip op de werkprocessen te krijgen, waarbij projectmedewerkers toch gewoon op hun vertrouwde manier kunnen werken.”

Virtueel bouwprocesmodel
Eén van de voornaamste kenmerken van Ticon is het virtuele bouwprocesmodel. In dit centrale datamodel worden alle projectgegevens van engineering en kostenbewaking tot planvorming en uitvoering continu aan elkaar gerelateerd. Wijzigingen worden meteen verwerkt, gegevens hoeven nooit meer dubbel te worden ingevoerd en informatie raakt niet meer kwijt. Daardoor kan elke projectmedewerker op zijn eigen manier met de voor hem relevante informatie aan de slag. Wanneer bijvoorbeeld een wijziging wordt aangebracht in een project, kan de calculator direct berekenen wat de kostenconsequenties zijn. De inkoper weet dat er een nieuw contract gemaakt moet worden en de planner kan aan de slag met personeel en materiaal. Tegelijkertijd ziet de projectleider realtime wat de gevolgen van de wijziging zijn voor de projectkosten. Bij de ontwikkeling van Ticon is veel aandacht besteed aan de gebruiksvriendelijkheid en de interface, die zelf gebruikers met weinig IT-kennis in staat stellen om snel met het systeem aan de slag te gaan.

Drie modules
Ticon bestaat uit drie modules: engineering, planvorming en uitvoering, die alle fasen van een bouwproject ondersteunen. Samen zorgen de modules voor een optimaal en integraal beheer van projecten, maar zij zijn ook onafhankelijk van elkaar in te zetten. De module Ticon Engineering is specifiek ingericht op Systems Engineering en BIM, werkmethoden die steeds vaker de basis zijn voor het ontwerp in infra- en bouwprojecten. De data kunnen uit verschillende modellen gehaald worden en eenvoudig aangevuld met gegevens over vergunningen en kwaliteits- of gebruikseisen. Ook de functies van het object en de eisen van de opdrachtgever kunnen eenvoudig in het virtuele datamodel worden ingevoerd. De relaties tussen objecten, eisen en documenten blijven, ook in de volgende bouwfases, altijd up-to-date.
Ticon Planvorming zorgt ervoor dat gegevens uit de engineeringfase volledig geïntegreerd kunnen worden in de calculatiefunctie. Op basis van de calculatie is vervolgens eenvoudig een planning te maken. De calculatiestructuur kan flexibel worden opgebouwd, onafhankelijk van de objectenstructuur zoals gedefinieerd in de engineeringfase.
Ook in de uitvoeringsfase, waar alle gegevens uit de engineering- en planvormingsfase samenkomen, biedt Ticon volledige controle over het project. Informatie over inkoop, kosten- en opbrengstbewaking is geïntegreerd beschikbaar. Van Meijel licht toe: “Projectleiders en management hebben zodoende gedurende het hele project, op elk niveau, vanuit één dashboard realtime inzicht in de projectresultaten. Deze zijn vanuit verschillende perspectieven en op alle projectniveaus te beheren en bij te sturen.”

InfraTech
Het is mogelijk om tijdens de InfraTech, die deze week plaatsvindt in Rotterdam, een demonstratie van Ticon bij te wonen. Die vinden plaats op de stand van VanMeijel vanaf elf uur op elk heel uur. VanMeijel is op de InfraTech te vinden op stand 1.402 (Hal 1).

 

Bron: Wissekommunikatie