isah business softwareEasy Systems werkt al langere tijd samen met Isah Business Software, een toonaangevende organisatie op het gebied van business software in de maakindustrie. Easy Systems heeft, in samenwerking met Isah, een gecertificeerde interface ontwikkeld die zorg draagt voor een goede uitwisseling van gegevens tussen Isah en de factuurverwerkingsoplossing van Easy Systems. De intensieve trainingen voor de medewerkers van Easy Systems, de bewezen competenties uit het verleden én de gecertificeerde interface hebben er toe geleid dat Easy Systems nu officieel product partner is van Isah.

Interface

Easy Systems biedt met haar software oplossing Swift Factuur een facturenportaal dat middels de gecertificeerde interface gekoppeld kan worden aan de Isah-omgeving. Met deze web-based oplossing kunnen de inkomende kosten- en orderfacturen elektronisch verwerkt en gematcht worden (3-way-match) met de informatie vanuit Isah.

De interface is geschikt voor de verschillende versies van Isah en gaat mee in de updates die door Isah worden uitgevoerd. Ook maatwerk binnen Isah is geen belemmering. De oplossingen van Easy Systems zijn flexibel en op klantwens te configureren. Swift Factuur geeft 100% controle over de facturenstroom.

 Making IT easy

Paul van Abeelen, directeur Isah Business Software:

“Door de koppeling met Swift Factuur kunnen wij organisaties nu een totaaloplossing van hoge kwaliteit bieden. De gecertificeerde interface draagt zorg voor een goede uitwisseling van gegevens tussen Isah en Swift Factuur. Essentieel om technische problemen voor de gebruiker te voorkomen. Door de ervaring die Easy Systems reeds met onze software heeft opgedaan en de aanvullende training van de medewerkers, zijn zij in staat ook in een adviserende rol een gesprekspartner te kunnen zijn voor Isah gebruikers”.

Directeur Erik van Doorn, Easy Systems:

“Wij zijn trots op het partnerschap met Isah. De maakindustrie is momenteel sterk in ontwikkeling en Isah Business Software is marktleider binnen deze industrie. Door het partnerschap kan Easy Systems efficiency toevoegen in het verder digitaliseren van het interne proces voor organisaties in de maakindustrie. Onze focus ligt hierin altijd bij de klant en met onze oplossing streven wij ernaar om het werk van onze klanten gemakkelijker te maken. Vandaar ook onze pay-off Making IT easy!”.

Bron: Easy Systems

 

 


E-facturerenDigitalisering is een actueel onderwerp. Ook in het bedrijfsleven speelt dit een steeds grotere rol. Hierin is het digitaliseren van het proces van aankoop tot de uiteindelijke betaling van een factuur – ofwel het purchase to pay proces – een onderwerp waar steeds meer bedrijven aandacht aan besteden.  Door dit integrale proces te automatiseren zijn er legio voordelen te behalen. Waarvan de meest voor de hand liggende tijd- en kostenbesparing en meer controle zijn. Een belangrijk onderdeel van het purchase to pay proces is de elektronische verwerking van de inkoopfacturen.

D&B The Facility Group
Iedereen is het er inmiddels wel over eens dat het elektronisch factureren en verwerken van de inkoopfacturen tijd- en kostenbesparend is. Zo ook de in wereld van de facilitaire dienstverlening.

D&B is een toonaangevende organisatie op het gebied van facilitaire dienstverlening. Zij verzorgen alle grote facilitaire dienstenpakketten, zoals beveiliging- en receptiediensten, catering, schoonmaak, post-en reprodiensten en huismeesters.

D&B verwerkt inmiddels ruim 8.000 facturen per jaar en dat worden er ieder jaar meer. In het verleden werden de facturen handmatig geboekt en hardcopy de organisatie ingestuurd voor goedkeuring. Dit bracht een aantal risico’s met zich mee, waaronder:

Geen standaard controle op bankrekening en geselecteerde crediteur

  • Zoekraken facturen gedurende het goedkeuringsproces
  • Te late betaling van facturen

 “Wij waren ons er van bewust dat wij het proces verder moesten gaan optimaliseren om de groei van het bedrijf bij te houden”

, aldus Bram van der Kolk, Manager Finance & Control bij D&B.

De keuze voor Easy Systems

Het kiezen van een oplossing voor digitale factuurverwerking die bij de eisen en wensen van de organisatie past, is bepaald geen sinecure. Waar moet je zoal op letten en welke aspecten spelen een belangrijke rol in de keuze voor de juiste oplossing? D&B heeft een uitgebreid selectietraject doorlopen waarbij Easy Systems het beste uit de bus kwam. Bram van der Kolk: “Easy Systems luisterde goed naar onze wensen en dacht oplossingsgericht mee. Daarbij hadden we een harde deadline, waar Easy Systems volledig aan heeft voldaan.”

 Ervaringen tot dusver

De ervaringen van D&B met Swift Factuur zijn zeer positief te noemen. Enkele van de voordelen die zij ervaren zijn:

Swift Factuur is altijd en overal benaderbaar

  • De helpdesk is altijd bereikbaar voor vragen en ondersteuning
  • Facturen zijn altijd beschikbaar en inzichtelijk
  • Er is meer controle over het factuurproces
  • De betalingen worden op tijd verwerkt
  • Er is volledig inzicht in lopende verplichtingen

Het digitaliseren van de factuurverwerking betekent voor D&B een duidelijke stap voorwaarts . Een welkome en noodzakelijke stap die nodig was om de groei van het bedrijf bij te houden.

Bron: Easy Systems


Digitale facturenstroomBinnenkomende facturen kosten veel tijd om te verwerken. Mede door de lange weg die ze afleggen door een organisatie heen.

Dat kan efficiënter

Onderstaande stappen worden bij veel organisaties nog altijd doorlopen als het om het verwerken van de binnenkomende facturen gaat:

  1. Facturen komen binnen per post en/of e-mail;
  2. De per e-mail verzonden facturen worden uitgeprint;
  3. De facturen worden binnen de organisatie verspreid naar de juiste personen;
  4. De facturen liggen bij verschillende personen ter goedkeuring op het bureau;
  5. De facturen worden ondertekend;
  6. Sommige facturen verplaatsen zich vervolgens naar het volgende bureau voor een tweede handtekening;
  7. Eenmaal goedgekeurd, worden de facturen weer verzameld ;
  8. De facturen worden handmatig in het financiële systeem ingevoerd;
  9. De facturen worden in een ordner in de overvolle archiefkast gearchiveerd.

Herkenbaar? Voor veel organisaties is bovenstaand proces nog de dagelijkse realiteit.

Hembrug Machine Tools

Ook voor Hembrug Machine Tools verliep de factuurverwerking op een vergelijkbare manier. Wellicht een op het eerste gezicht goedkope oplossing, maar het vele handwerk, het kwijtraken van facturen en de lange verwerkingstijd per factuur blijkt een prijzige aangelegenheid. Hembrug wilde dan ook toe naar een efficiëntere manier van het verwerken van facturen.

De wensen

Geen facturen meer die wegraken, een daling van de verwerkingstijd per factuur van 50% en een factuurherkenning van boven de 85% waarbij dubbel  toegezonden facturen direct worden herkend. Dit waren de wensen die Hembrug vooraf aan Easy Systems kenbaar maakte. Om het factuurproces efficiënter in te richten, heeft Hembrug ervoor gekozen de workflow oplossing Swift Factuur te implementeren.

Zo kan het ook

Met de implementatie van Swift Factuur is het factuurverwerkingsproces geautomatiseerd en controleerbaar en inzichtelijk geworden. Het aantal stappen is hierdoor flink gereduceerd:

Herkenning en verwerking; Binnenkomende facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur. Daarbij worden de benodigde gegevens van de factuur afgelezen. Er is dus geen handmatige verwerking meer nodig.

  1. Automatisch matchen; de facturen kunnen automatisch worden gematcht met de ontvangsten / orders.
  2. Workflow; De facturen worden automatisch geregistreerd in het financiële systeem. Via workflow worden de benodigde ‘handtekeningen’ digitaal binnen de organisatie opgehaald. Facturen met een mismatch kunnen worden getoond en behandeld. Alle facturen zijn gemakkelijk digitaal terug te vinden en zijn direct inzichtelijk.
  3. Archief; Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven en daarmee betaalbaar gesteld. Alle verwerkte facturen worden automatisch gearchiveerd en zijn digitaal beschikbaar met de bijbehorende audittrail en eventuele opmerkingen en bijlagen.

Behaalde doelen

De doelen die Hembrug vooraf heeft gesteld zijn ruim­schoots gehaald. Na implementatie van Swift Factuur verloopt het inboeken van facturen snel en efficiënt:

De snelheid van verwerken is gestegen met ruim 60%;

  • De facturen worden voor 95% goed ingelezen;
  • Er raken geen facturen meer kwijt, en de fysieke verspreiding en opslag van de facturen is niet meer van belang
  • Er is een beter overzicht per leverancier met direct de betreffende facturen erbij.
  • Bij het beoordelen van de facturen is er specifieke aandacht voor facturen met afwijkingen

Daarnaast is het gehele proces inzichtelijk en controleerbaar geworden, waardoor er aanzienlijk minder fouten gemaakt worden.

Koppeling Swift Factuur met Isah

Hembrug maakt gebruik van de ERP omgeving Isah. Isah is een ERP systeem dat door verschillende organisaties, met name in de maakindustrie, gebruikt wordt. Easy Systems biedt als enige een standaard interface met Isah aan. Een belangrijke voorwaarde voor Hembrug:

“Na vergelijking van diverse leveranciers is gekozen voor Easy Systems. Voor ons was het van belang dat binnen Easy Systems de kennis van ons ERP pakket Isah aanwezig is. Daarnaast waren de mogelijkheden van het pakket om alle factuurboekingen te kunnen doen, de prijsstelling en de toegezegde ondersteuning doorslaggevend”, aldus Paul Koot, Hoofd Administratie van Hembrug.

 

Bron: Easy-Systems


Easy Systems is de afgelopen jaren flink gegroeid in het aantal workflow oplossingen dat zij aanbiedt. Hierdoor ontstond de wens voor een uitgebreidere en meer interactieve website. Een website waar de bezoekers alles kunnen vinden over de verschillende oplossingen die Easy Systems biedt, een website die sneller en beter vindbaar is, maar ook een website die nog beter aansluit bij de behoeften van de bezoekers.

Heldere vormgeving en opbouw
De nieuwe site van Easy Systems heeft een design dat helder, modern en toegankelijk is opgezet. Met de gewijzigde vormgeving en structuur kan men binnen enkele muisklikken uitgebreide informatie over de verschillende oplossingen en bijbehorende producten vinden. Daarnaast kan men middels de simpele navigatie snel zoeken op referenties per branche, ERP systeem of type product. Hierdoor kunnen bezoekers snel de informatie vinden die voor hen relevant is. Natuurlijk is er ook ruimte op de site voor het laatste nieuws en geplande evenementen. Middels de handige chatfunctie is het tevens mogelijk om direct advies of hulp te vragen.

Referenties van belang
In de jaren dat de oude site dienst heeft gedaan is er veel veranderd in de ontwikkelingen op het gebied van websites. Maar ook de organisatie zelf heeft zich in de loop der jaren flink ontwikkeld. De nieuwe website past beter bij de dienstverlening die Easy Systems vandaag de dag levert. Zo spelen referenties een belangrijke rol binnen de nieuwe website. “Wat wij als organisatie zeggen kan een potentiële klant interessant vinden, maar men zoekt ook bevestiging van deze keuze. Een goede referentie van een andere, liefst herkenbare, partij geeft een potentiële klant extra vertrouwen om een volgende stap te nemen en met ons in zee te gaan”, aldus Erik van Doorn, directeur Easy Systems.

Easy Systems, opgericht in 2006, ontwikkelt software oplossingen voor het digitaal verwerken, bewaken, sturen en archiveren van financieel en document gedreven processen. De focus ligt daarbij op het budget tot betalingsproces voor het middenbedrijf. Inmiddels maken ruim 110 klanten gebruik van de oplossingen van Easy Systems, waaronder; Broekhuis Holding, Koninklijk Theater Carré, CarpetRight, Primagaz, Suitsupply en Rijk Zwaan.

Bron: Easy Systems


Easy SystemsDe FD Gazellen Awards zijn prijzen die de Het Financieele Dagblad uitreikt voor de snelst groeiende bedrijven van Nederland. Met een groei van 51% over de afgelopen 3 jaar voldoet Easy Systems ruimschoots aan de criteria om mee te doen aan de FD Gazellen Awards 2014.

Het is dit jaar de elfde keer dat Het Financieele Dagblad de FD Gazellen Awards uitreikt. Alle bedrijven die over de boekjaren 2011, 2012 en 2013 een omzetgroei van ten minste 20% kunnen laten zien, komen in aanmerking.

Easy Systems laat al jaren een gestage groei zien. In een onafhankelijk onderzoek van Strategy Partners in 2011 was Easy Systems met afstand de grootste groeier. Ook in de jaren daarna blijft Easy Systems flink doorgroeien, wat de reden is om nu mee te doen aan de FD Gazellen Awards van 2014.

 Om mee te doen moet je als onderneming een omzetgroei van ten minste 20% laten zien over de afgelopen 3 jaar. De omzet van Easy Systems is over de afgelopen 3 jaar met maar liefst 51% gegroeid. Hiermee wordt dus ruim voldaan aan het gestelde criterium. Deze continue groei is volgens Erik van Doorn (directeur Easy Systems) te danken aan de focus op gebruiksvriendelijkheid en het kunnen inspelen op de vraag uit de markt. Daarnaast blijft het aantal referenties dat tevreden is over de oplossing een doorslaggevende rol spelen, want “Succes maakt succes”,

aldus Erik van Doorn.

 

Easy Systems, opgericht in 2006, ontwikkelt software oplossingen voor het digitaal verwerken, bewaken, sturen en archiveren van financieel en document gedreven processen. De focus ligt daarbij op het budget tot betalingsproces voor het midden- en kleinbedrijf. Inmiddels maken meer dan 110 klanten gebruik van de oplossingen van Easy Systems waaronder; Broekhuis Holding, Koninklijk Theater Carré, Flamco, Primagaz en Rijk Zwaan.

 

Bron: Easy Systems