Global market report published by Billentis [http://www.billentis.com ], June 2015

In comparison with paper-based processes, electronic invoice handling processes make it possible to reduce costs by 50-80%. Investments in electronic invoice processing can therefore often be gained back within 6 months.

Many companies are already using electronic processes. In 2015 around 42 billion bills/invoices are likely to be sent and archived paper-free.

The public and private sector are currently in the progress of catapulting e-invoicing to the next level.

A new era is ahead of us, and the environment might change dramatically in coming years.

There is the tremendous impact of new government initiatives for e-invoicing and directly related topics. The author estimates that 100,000+ public administrations / agencies in Europe will be affected by new directives. Agencies have to enable their systems and processes with the aim to receive and process invoices electronically by 2018 at the latest.

Because of the attractiveness of this market, several hundred service providers and software houses offer their solutions for e-invoicing. There is therefore no lack of offers. Rather, users are now looking for all-encompassing information on the topic. A new market report is provided as help for companies which want to choose the best model for themselves and find a suitable solution. The author is the international market analyst, Bruno Koch of Billentis.

The report should support invoice senders and receivers who want to replace expensive and paper-bound invoice processes with modern and automated processes. Across 150 pages, readers will find market facts & figures, business cases, tips and hints for implementation, information about law and regulations and profiles of 32 leading solution providers.

The report is available free of charge:

http://www.billentis.com


ReadsoftReadSoft heeft de Partner of the Year Award 2014 voor de Benelux uitgereikt aan Platinum reseller Dynatos, specialist in intelligente documentverwerking en e-invoicing. Binnen het wereldwijde partnernetwerk van ReadSoft worden op ieder continent jaarlijks partners erkend als Partner of the Year.

De Belgische partner werkt al enkele jaren samen met ReadSoft.

“Dynatos heeft zich het afgelopen jaar bewezen in expertise, projectbeheersing en klantgerichtheid. Dynatos heeft veel grootschalige projecten uitgevoerd waaronder veel automatiseringsprojecten voor organisaties die gebruikmaken van SAP. Daarnaast toont Dynatos innovatievermogen met de adoptie van nieuwe trends en producten op de markt, waaronder ReadSoft Online.”

Vertelt Gert-Jan de Vries, Managing Director ReadSoft Benelux.

Partner of the yearDonderdag 12 februari jl. ontving Patrick Slachmuylders, Managing Partner van Dynatos de award uit handen van Gert-Jan de Vries.

“Met Dynatos kunnen we terugkijken op een uitstekend jaar. Dit is het resultaat van een uitstekende samenwerking met ReadSoft als strategische partner voor het leveren van oplossingen voor documentverwerking en e-invoicing aan onze klanten.”

vertelt Patrick Slachmuylders.

Bron: Readsoft


Papierloos facturerenTIE Kinetix heeft een nieuwe webomgeving rondom papierloos factureren gelanceerd. Als initiatiefnemer van het eerste uur op het gebied van e-invoicing wil TIE Kinetix met deze portal leveranciers aan overheid, gemeenten en aangesloten bedrijven een mogelijkheid bieden om onderling veilig en kosteloos te factureren. Na een jarenlange samenwerking met Logius kan www.papierloosfactureren.nl nu als zelfstandige en onafhankelijke oplossing worden aangeboden.  

Ieder jaar worden er miljoenen facturen naar overheid, gemeenten en bedrijven gestuurd. Deze facturen worden voor een groot deel nog handmatig verwerkt. Om kosten en tijd te besparen, stimuleert de overheid bedrijven elektronische facturen te verzenden naar overheid en gemeenten. Facturen hoeven niet langer te worden geprint of gearchiveerd en bedrijven zijn niet langer afhankelijk van derden. Hiermee kunnen besparingen oplopend tot 50% worden gerealiseerd.

De nieuwe website van papierloosfactureren.nl stelt zowel de leverancier als de afnemer in staat om via dit portaal facturen uit te wisselen. Veilig, snel en betrouwbaar. Door aansluitingen op Digipoort, Simplerinvoicing en het TIE Kinetix Business Network is er geen enkele beperking om direct gebruik te kunnen maken van deze oplossing. Met een directe aansluiting op uw eigen ERP omgeving die uw financiële processen, zoals factureren, betalingen en boekhouding beheert, maakt u het gehele proces papierloos.

Natascha Heijboer, Country Manager Benelux van TIE Kinetix:

“Met dit portaal maken we het gebruik van e-invoicing heel laagdrempelig en kunnen overheid en bedrijfsleven echt invulling geven aan een gestructureerde en vooral duurzame oplossing om het aantal papieren facturen omlaag te brengen. Het vraagt vaak hoge automatiseringsinvesteringen om elektronische facturatie mogelijk te maken. Met deze online oplossing wordt elektronisch factureren met de overheid en bedrijfsleven bereikbaar voor iedereen.” 

Bron: TIE Kinetix


E-facturerenDigitalisering is een actueel onderwerp. Ook in het bedrijfsleven speelt dit een steeds grotere rol. Hierin is het digitaliseren van het proces van aankoop tot de uiteindelijke betaling van een factuur – ofwel het purchase to pay proces – een onderwerp waar steeds meer bedrijven aandacht aan besteden.  Door dit integrale proces te automatiseren zijn er legio voordelen te behalen. Waarvan de meest voor de hand liggende tijd- en kostenbesparing en meer controle zijn. Een belangrijk onderdeel van het purchase to pay proces is de elektronische verwerking van de inkoopfacturen.

D&B The Facility Group
Iedereen is het er inmiddels wel over eens dat het elektronisch factureren en verwerken van de inkoopfacturen tijd- en kostenbesparend is. Zo ook de in wereld van de facilitaire dienstverlening.

D&B is een toonaangevende organisatie op het gebied van facilitaire dienstverlening. Zij verzorgen alle grote facilitaire dienstenpakketten, zoals beveiliging- en receptiediensten, catering, schoonmaak, post-en reprodiensten en huismeesters.

D&B verwerkt inmiddels ruim 8.000 facturen per jaar en dat worden er ieder jaar meer. In het verleden werden de facturen handmatig geboekt en hardcopy de organisatie ingestuurd voor goedkeuring. Dit bracht een aantal risico’s met zich mee, waaronder:

Geen standaard controle op bankrekening en geselecteerde crediteur

  • Zoekraken facturen gedurende het goedkeuringsproces
  • Te late betaling van facturen

 “Wij waren ons er van bewust dat wij het proces verder moesten gaan optimaliseren om de groei van het bedrijf bij te houden”

, aldus Bram van der Kolk, Manager Finance & Control bij D&B.

De keuze voor Easy Systems

Het kiezen van een oplossing voor digitale factuurverwerking die bij de eisen en wensen van de organisatie past, is bepaald geen sinecure. Waar moet je zoal op letten en welke aspecten spelen een belangrijke rol in de keuze voor de juiste oplossing? D&B heeft een uitgebreid selectietraject doorlopen waarbij Easy Systems het beste uit de bus kwam. Bram van der Kolk: “Easy Systems luisterde goed naar onze wensen en dacht oplossingsgericht mee. Daarbij hadden we een harde deadline, waar Easy Systems volledig aan heeft voldaan.”

 Ervaringen tot dusver

De ervaringen van D&B met Swift Factuur zijn zeer positief te noemen. Enkele van de voordelen die zij ervaren zijn:

Swift Factuur is altijd en overal benaderbaar

  • De helpdesk is altijd bereikbaar voor vragen en ondersteuning
  • Facturen zijn altijd beschikbaar en inzichtelijk
  • Er is meer controle over het factuurproces
  • De betalingen worden op tijd verwerkt
  • Er is volledig inzicht in lopende verplichtingen

Het digitaliseren van de factuurverwerking betekent voor D&B een duidelijke stap voorwaarts . Een welkome en noodzakelijke stap die nodig was om de groei van het bedrijf bij te houden.

Bron: Easy Systems


Een factuur is een factuur ….. of kan je een factuur ook innoveren? Want waarom zou het te betalen bedrag helemaal onderaan staan? Dit is immers een van de meeste belangrijke onderdelen van een factuur. En waarom staat het adres van de klant zo gepositioneerd alsof we de factuur nog in een envelop zouden doen terwijl steeds meer facturen digitaal verstuurd worden.

Op 31 december 2013 hebben alle klanten een factuur in een radicaal andere lay-out ontvangen voor de jaar- of maandlicentie. De nieuwe lay-out bevat naast de factuurinformatie ook de gegevens over de openstaande posten. Daarnaast staat alle relevante informatie om de factuur in te boeken bovenaan.

AFAS CEO Bas van der Veldt:[testimonial issingle=”true” avatar=”” name=”” career=”” url=””]‘Na de salariswijzer vonden we het ook tijd om een bijzonder saai document als de factuur eens onder handen te nemen. Het ontvangen van een factuur is natuurlijk nooit echt leuk. Een factuur kan je zien als een oerdegelijk zakelijk document, maar wij vonden het tijd om deze ook eens flink te versimpelen en leuk te maken. De reacties op de nieuwe factuur zijn bijzonder positief. Een consultancy of cursus factuur bevat nu ook een foto van de betreffende consultant of trainer. De factuur wordt dus persoonlijk en mensen betalen liever een persoon dan een bedrijf.’[/testimonial]

[heading type=”h2″ class=”” css=””]Factuur 2.0: eenvoudig en leuk![/heading]

De factuur voldoet aan alle wettelijke eisen, maar toont de factuurgegevens op een compleet nieuwe wijze met de belangrijkste onderdelen, duidelijke iconen en voor iedereen begrijpelijke benamingen. Door de nieuwe Factuurwijzer te gebruiken in plaats van de ouderwetse factuur, laat u zien dat u meedenkt met uw klanten. Dit scheelt u vragen én extra werk.

[heading type=”h2″ class=”” css=””]Simplerinvoicing[/heading]

De Factuurwijzer is een logisch gevolg van de ontwikkelingen rondom E-facturatie die elkaar in rap tempo opvolgen. Hierbij staat het vervangen van papieren factuurstromen door elektronische processen centraal. Om e-factureren nog eenvoudiger en toegankelijker te maken ondersteunt AFAS ‘Simplerinvoicing‘. Simplerinvocing is een betrouwbare en eenvoudige manier waarmee iedereen elektronische facturen kan versturen en ontvangen. Van zzp’er tot grote onderneming, elke factuur wordt volledig digitaal verwerkt in de boekhoudsoftware of ERP-software.

Meer informatie op afas.nl/e-factuur

Bron: AFAS


Woerden, 2 september 2013 – KWR Watercycle Research Institute gaat processen automatiseren met AllSolutions 10. Met de implementatie van de online bedrijfssoftware wil het kennisinstituut uit Nieuwegein toe naar een papierarme werkomgeving. Om zo de eigen duurzame filosofie te onderstrepen én volop werk te maken van efficiency.

 

KWR Watercycle Research Institute zorgt voor de kennis die nodig is om te werken aan gezond, veilig drinkwater en een schoon milieu. In de loop van 2014 verhuist de organisatie naar een gloednieuw pand waarin duurzaamheid centraal staat. Het automatiseren van processen sluit daar naadloos op aan. Door afscheid te nemen van papier en handmatig werk hoopt KWR bovendien veel tijd te besparen.

 

Eén geïntegreerde oplossing

Tot nu toe werkte KWR met meerdere, op zichzelf staande systemen. Dat bracht voor het instituut veel niet-geautomatiseerd werk met zich mee. Daarom wilde KWR één geïntegreerde oplossing, waarin ook de nieuwe SEPA betaalstandaard een plek zou krijgen. Na een selectietraject kwam hiervoor de AllSolutions cloudsoftware als winnaar uit de bus.

 

Bewezen technologie

“De software van AllSolutions sluit aan op onze doelstellingen”, stelt Ted Huijboom, hoofd bedrijfsvoering / controller bij KWR. “Met deze software kiezen we alleen voor functionaliteit die we daadwerkelijk gebruiken. Bovendien wilden we de zekerheid van een bewezen technologie. Die kregen we, aangezien één van onze aandeelhouders al naar tevredenheid met AllSolutions werkt.”

 

Twee fases

KWR is inmiddels begonnen met de implementatie van AllSolutions 10 voor het automatiseren van de administratieve processen. Die fase moet begin 2014 zijn afgerond. Daarna volgt het automatiseren van overige, ondersteunende  processen, bedoeld om de werkzaamheden van de onderzoekers optimaal te ondersteunen.

 

Standaard op maat

Met AllSolutions 10 kiest KWR voor een oplossing op maat – en dat op basis van standaard software. Die altijd en overal toegang biedt, benadrukt Michiel Bouma, Business Development Manager bij AllSolutions. “Medewerkers kunnen waar en wanneer ze maar willen bij hun informatie. Bovendien kan een organisatie de software geheel naar eigen wens inrichten. Zo ook KWR, dat met onze software verder kan werken aan het professionaliseren van de eigen bedrijfsprocessen.”

 

Bron: AllSolutions


Unieke samenwerking tussen marktleidende partijen 

11 april 2013 – Recent zijn 14 marktleidende Nederlandse en Finse organisaties op het gebied van e-invoicing en administratieve software, een collectieve samenwerking gestart onder de naam SimplerInvoicing. Gezamenlijk wordt gestreefd naar een brede acceptatie, standaardisatie en daardoor meer eenvoudige implementatie van e-invoicing. Door het bundelen van de krachten, wordt elektronisch factureren voor organisaties nu echt makkelijk.

Original picture taken from eeiplatform.com

SimplerInvoicing is de samenwerking tussen 14 partijen op het gebied van e-invoicing en administratieve software, inclusief de Nederlandse overheid. Het is voor het eerst dat de grote service providers facturen van klanten met elkaar laten uitwisselen en daardoor overdracht, uitwisseling en
verwerking van facturen eenvoudiger dan ooit maken. Door gegevens aan elkaar te koppelen, zorgt SimplerInvoicing ervoor dat organisaties die gebruik maken van de diensten van een van de 14 service providers direct digitaal bereikt kunnen worden met zowel uitgaande als inkomende facturen.

Marco Pastors, namens het ministerie Economische Zaken: “Wanneer een organisatie in het verleden voor uitgaande factureren bijvoorbeeld gebruik maakte van een andere service provider dan de ontvangende partij voor inkomende factureren, diende hiervoor en specifieke koppeling opgezet te worden.
Met SimplerInvoicing is dit voorbij, en kunnen de systemen onderling met `elkaar praten’. Verzenders en ontvangens hoeven nu alleen maar hun adres uit te wisselen. Net als vandaag met papieren facturen, maar ook zo gemakkelijk als mobiel bellen en emailen. Dit is goed nieuws voor alle
organisaties die gebruik maken van e-factureren of hierop willen overstappen.”

Gebruikers zullen ervaren dat het zowel voor uitgaande als inkomende facturen niet meer nodig is om hard copies te printen, kopieren en bewaren. Doordat de e-invoices direct aan ERP systemen en boekhoudprogramma’s gekoppeld kunnen worden, wordt de administratieve last verminderd en worden fouten door handmatige invoer voorkomen.

SimplerInvoicing is een samenwerking tussen 14 leidende Nederlandse en Finse e-invoicing en account software providers, die allen streven naar massale adoptie van e-facturatie. Deze partijen zijn: Acceptemail, Anachron, Basware, BlueM, eVerbinding, Exact, Logius, Moneybird, PostNL, Ricoh
Nederland, TIE Kinetix, Tieto, Unit4 en ZET Solutions. Daar elektronisch factureren ook hoog op de Digital Agenda van de EU staat, wordt SimplerInvoicing gesponsord door het Nederlandse Ministerie van Economische Zaken. Het SimplerInvoicing-netwerk zal in het najaar van 2013 in pilotvorm gaan draaien, waarna het netwerk in oktober van dit jaar live zal gaan.


E-invoicing is a swiftly evolving practice encompassing the replacement of paper invoices with fully electronic processes. A thriving industry of service providers has developed to provide or support businesses with adequate and compliant e-invoicing (and other e-business document) services, and the European Institutions and Member States of the European Union have identified e-invoicing as a public policy priority based on the Digital Agenda for Europe, and as a key component of more efficient and environmentally friendly business processes.

A group of 14 leading Dutch and Finnish e-invoicing and accounting providers have started ‘SimplerInvoicing’, a network of cooperating service providers. SimplerInvoicing aims to improve the oprations of senders and receivers of e-invoices so that mass adoption can be achieved. This means that e-invoicing will become generic for consumers, small/medium/large business and governments. Just as common as telephone, post and email are functioning today.

The innovative approach of SimplerInvoicing is to unite two apparently different worlds: the world of e-invoicing providers where compliant outsourcing of the invoicing process is the main activity and the fast growing world of ‘email pdf’. In the latter world both the sender and receiver take responsibility for their own compliancy towards the tax authority. By bringing these two worlds into one network, ubiquitous reach can achieved. Anyone can reach anyone, irrespective of his service provider or his type of service provider. The creation of SimplerInvoicing is sponsored by the Dutch Ministry of Economic Affairs.

SimplerInvoicing participants share a common vision and a commitment to foster large scale adoption of e-invoicing based on the following principles:

  • Is based on an inclusive paradigm, serving consumers and businesses of all sizes and industries, including micro-SMEs, SMEs, corporates, and governments (Trading Entities)  both in sending and receiving roles;
  • Takes into account existing business processes already implemented by these Trading Entities. This way the SimplerInvoicing solution leverages the business processes of existing service providers active in this domain, including e-invoicing service providers and vendors of ERP and accounting software (Software Solution) or other software vendors in this domain to the mutual benefit of all involved parties;
  • Is based on a 4-corner model, facilitating interoperability between e-invoicing service providers, between Software Solutions and e-invoicing service providers and between different Software Solutions participating in SimplerInvoicing;
  • Respects the difference in business model between a software vendor and an e-invoicing service provider by allowing them to participate in SimplerInvoicing under the conditions that fit their business model whilst preserving their mutual benefit;
  • Is based on a multilateral agreement structure that enables new Participants to engage in SimplerInvoicing without having to engage into numerous bilateral agreements with all other parties involved;
  • Is compliant with the applicable tax regulation in the European area. This way SimplerInvoicing supports the vision and implementation of public policy towards compliant e-invoicing, and promotes full automation of the invoicing process.

Meer informatie op www.simplerinvoicing.com


Originele plaatje: 2020Vision

Originele plaatje: 2020Vision

Een belangrijk deel van de bedrijven en organisaties vindt het elektronisch verwerken en archiveren van inkomende facturen nog te duur en te ingewikkeld.

Dat blijkt uit een recent onderzoek van DDi Document Software. Jaarlijks houdt DDi een enquête onder haar (potentiële) klanten om te zien hoe zij zich bezig houden met het ontvangen en verwerken van factuurstromen. Na een aantal edities is het vervolgens heel goed mogelijk om de belangrijkste trends te ontdekken en daarop in te spelen. Uit het onderzoek van vorig jaar bleek dat voor 2012 de verwachtingen hooggespannen waren. Het is echter iets anders gelopen.

Aarzeling door kosten

Hoe groot de mogelijkheden tot procesoptimalisatie en efficiency bij elektronische factuurverwerking ook zijn, voor veel organisaties die deze optie nog niet gebruiken blijkt het nog altijd een brug te ver. Terwijl deze organisaties volgens het onderzoek wel erkennen dat het proces van verwerken van papieren facturen te veel tijd kost (29,6% van de respondenten), regelmatig facturen zoek raken (18,5%) en er (te) weinig grip is op het totale proces (29,6%). Meer dan de helft van de respondenten (52%) is dan ook matig of niet tevreden over het proces zoals het nu verloopt. Thom Menssink, Commercieel Directeur DDi Document Software: ‘Redenen genoeg om zowel het proces als de alternatieven eens goed onder de loep te nemen.’ En dat doen de respondenten ook: meer dan 65% overweegt de stap te maken naar automatisering van het proces. Echter, daar hebben ze dan een termijn voor in gedachte die varieert van 6 maanden tot 1 jaar (50%) en de overige denken er zeker langer dan een jaar over te wille nadenken. Er is blijkbaar toch iets wat deze bedrijven tegenhoudt om sneller te handelen. En dat is de reële prijs die men in het algemeen over heeft voor het oplossen van de genoemde problemen. Deze bedraagt maximaal 10.000 euro (66,7%).

Verschuiving respondentengroep

Zo’n 70% van de respondenten ontvangt en verwerkt maximaal zo’n 10.000 facturen per jaar en de grootste groep respondenten komt uit de zorg (37%), uit transport & logistiek (29,6%). De derde grootste groep respondenten komt uit de financiële instellingen en dienstverleners (18,5%). Blijkbaar speelt de problematiek in deze drie groepen het meest. De overheid vormt deze editie slechts een klein percentage van de respondenten, dat zou kunnen betekenen dat die groep al in ruime mate is voorzien en daarvoor de enquête minder relevant is geworden. Dat klopt met eerdere onderzoeken waaruit naar voren kwam dat juist die groep al heel actief was met elektronisch factureren en -archiveren.

Het onderzoek wijst uit dat de bereidheid er wel is, maar de aarzeling over de investeringen is er aan de andere kant ook meteen. “Dat verbaast me nog steeds. De winst in efficiency, gebruiksgemak en inzicht is dermate groot dat de investeringen gemiddeld binnen een half jaar terug verdiend kunnen zijn. En dan heb  ik het nog niet over de winst in compliancy, verantwoording ten aanzien van wet- en regelgeving. Iets wat tegenwoordig als bijzonder belangrijk wordt ervaren.” Aldus Thom Menssink.

Bron: www.nieuwsbank.nl


Persbericht: 2020Vision

30 januari 2013 – Terwijl menig bedrijf er op dit moment van droomt, heerst bij 20/20 vision Europe BV sechts gematigd optimisme over de in 2012 gerealiseerde omzetgroei.

Hoewel opnieuw een zogenaamde “double digit growth” is gerealiseerd, bleef deze enigszins achter bij de stevige ambities. Met name in de tweede helft van het jaar werd een aantal verwachte beslissingen uitgesteld. Desondanks kon in 2012 een aantal mooie organisaties worden toegevoegd aan het klantenbestand van 20/20 vision, zoals: BisonDe LottoFD MediagroepNCOI Opleidingsgroep en Rotterdam Zoo. De grootste groei werd echter gerealiseerd binnen de advocatuur. In samenwerking met partner TimeSoft (leverancier van Aderant), hebben inmiddels diverse grote en middelgrote advocatenkantoren gekozen om het factuurverwerkingsproces (“declaraties”) te automatiseren en te optimaliseren met behulp van 20/20 vision.

“Natuurlijk merken ook wij dat het huidige economische klimaat invloed heeft op besluitvormingsprocessen binnen organisaties”, zegt Marco Cupido, Algemeen Directeur van 20/20 vision. “Besluitvormingsprocessen nemen meer tijd in beslag en de beslissing wordt veelal op een hoger niveau genomen. Wij zien echter ook dat organisaties juist nú behoefte hebben aan optimaal zicht én grip op hun uitgaven. Daarnaast blijven organisaties bereid om te investeren om concrete efficiencyverbeteringen te kunnen realiseren.”

“Wij verwachten de groei van de afgelopen jaren ook in 2013 door te kunnen trekken. Het afgelopen jaar hebben wij wederom flink geïnvesteerd in onze organisatie om deze groeiambitie te kunnen realiseren. Met name ten behoeve van productontwikkeling, projectmanagement en customer support hebben wij onze organisatie kwalitatief en kwantitatief versterkt om nog beter in te kunnen spelen op klantbehoeften en marktkansen.”