Om kenniswerkers maximaal te ondersteunen in het behalen van zakelijke doelstellingen en leveren van waarde heeft Knowliah haar oplossingen voor ongestructureerde informatie en kennis gebundeld in Knowliah Digital Workplace 4.0.

Knowliah Digital Workplace consolideert en verbindt ongestructureerde informatie, kennis en expertise binnen één modulaire digitale werkplek voor maximale controle en inzicht rond transacties, klanten, dossiers en projecten. De kracht zit in de automatische verrijking met context zodat gebruikers duidelijke toegevoegde waarde ervaren zoals 50% beter vinden, 80% meer hergebruik, 50% beter geïnformeerd, 360° inzichten en verbeterde informatiebeveiliging.

Knowliah Digital Workplace onderscheidt zich met deze geïntegreerde intelligentie van andere DMS/ECM, Enterprise Search/e-Discovery en Knowledge Management oplossingen. Presentatie, communicatie, processen en beveiliging zijn allen context gedreven, waarmee gebruikers automatisch enkel relevante en gepersonaliseerde informatie wordt aangeboden.

Hiermee wordt beantwoord aan de behoefte die zich steeds duidelijker manifesteert om te overleven in de huidige informatie- en kenniseconomie: JERI®, Just Enough Relevant reliable Information, een nieuwe user experience voor het gebruik van informatie en kennis.

Knowliah Digital Workplace is beschikbaar on-premise, private cloud of hybride, eenvoudig en snel te starten en flexibel aan te passen aan de eigen context zonder ICT competenties.

Bron: i4Knowledge


CTB xRM SharePoint OnlineZiut, specialist in openbare verlichting, verkeersregeling en camerabeveiliging, optimaliseert in samenwerking met CTB xRM het document- en projectmanagement binnen de organisatie. In het project wil Ziut data en projectinformatie uniformeren, bijbehorende kosten flink terugdringen en een basis leggen voor het digitaal uitwisselen van documenten. Ziut zet hiermee een belangrijke stap ten opzichte van de concurrentie. Uit eerder onderzoek van CTB xRM blijkt namelijk dat ruim 20 procent van de bedrijven in de bouw, techniek en offshore geen gebruik maakt van document management software.

Ziut beoogde in het project ‘Huis op orde’ de samenwerking aan te gaan met een ervaren dienstverlener die het project in Microsoft SharePoint kon realiseren. Anton Hutting, informatiemanager van Ziut, zegt over de keuze voor CTB xRM:

“Wij werken al met Office 365, daarom wilden we graag SharePoint als oplossing voor ons projectmanagement. Er waren vier partijen die een voorstel deden om de software bij ons te implementeren. De gefaseerde aanpak en het toevoegen van standaard brancheoplossingen maakten CTB xRM tot een goede kandidaat. Dat ze bovendien ervaring hebben met het implementeren van SharePoint Online is een groot voordeel.”

Resultaat
Vanaf medio 2015 beschikt Ziut over een cloudgebaseerde oplossing die de barrière tussen de verschillende vestigingen wegneemt en het samenwerken met externe stakeholders aanzienlijk vereenvoudigt. Bovendien is de organisatie minder tijd kwijt aan het terugvinden van informatie en het kopiëren en synchroniseren van project- en werkmappen. Dat levert tevredener werknemers en samenwerkingspartners op. Het resultaat is dat projecten en processen in een hoger tempo voltooid worden, waardoor Ziut in opslag- en printkosten een besparing verwacht van 30 procent. Daarnaast worden de zoek- en faalkosten teruggebracht. De belangrijkste opbrengst zit verder in het neerzetten van een basisstructuur voor digitale uitwisselingen.

Yuri Ramdhani, commercieel manager van CTB xRM, over de samenwerking:

“We zien ernaar uit om Ziut te helpen met hun uitdaging in projectmanagement. Dat doen we door in een gefaseerde aanpak steeds meer functionaliteiten uit te rollen. In eerste instantie zorgen we dat er intern gewerkt kan worden met SharePoint Online, in een latere fase zorgen we dat ook externe stakeholders betrokken kunnen worden. Met de bouwvakantie beschikt Ziut dan over de volledige oplossing. Dankzij onze branchefocus zijn we in staat het project in dit tijdsbestek te voltooien en Ziut relevante brancheoplossingen te bieden.”

Meer resultaten uit het genoemde onderzoek zijn te vinden in het onderzoeksrapport ‘Projectinformatie in optima forma’. Deze is gratis te downloaden via http://www.ctbxrm.nl/aanvraag-benchmark-rapport

Bron: CTB


Digital Content ManagementDe gemiddeld gerealiseerde groei in 2014 van de Nederlandse markt voor document- & contentmanagement en informatielogistiek is in zijn totaliteit een fractie toegenomen; van 5,7 procent in 2013 naar 6 procent in 2014. Dat blijkt uit onderzoekscijfers van Strategy Partners. Vanaf 2009 peilt het via de Business Barometerieder half jaar het businessklimaat in de diverse marktsegmenten van de Nederlandse Document- & Contentmanagement en Informatie Logistieke Markt. De vooruitzichten ofwel de verwachtingen voor 2015 zijn gematigd positief.

Leveranciers van gespecialiseerde ECM integratiediensten, Invoice Processing en P2P oplossingen en -diensten melden over 2014 de beste resultaten. De omschakeling naar SaaS-gebaseerde verrekenmodellen – met name in het marktsegment outputsoftware en -diensten – heeft effect op de absolute omzetcijfers.

Gerealiseerde omzetgroei tweede helft 2014 – De totaalresultaten voor de tweede helft van 2014 laten zien dat 49 procent van de bedrijven een omzetgroei van 10 procent en meer heeft gerealiseerd ten opzichten van de omzet in de tweede helft van 2013. Een neutraal resultaat met een lichte omzet stijging of daling realiseerde 46 procent van de bedrijven. Slechts 5 procent van de ondernemingen noteerde een omzetdaling van meer dan 10 procent.

Hans Kaashoek, managing partner van Strategy Partners Nederland:

“Deze cijfers laten een lichte verbetering zien ten opzichte van de resultaten in de eerste helft van 2014. De bedrijven in het segment ‘gespecialiseerde ECM System Integrator’ deden het erg goed.”

Gerealiseerde omzetgroei totaal 2014 – De totale groei in 2014 is in vergelijking tot 2013 een fractie toegenomen. Over het hele jaar genomen realiseerde 40 procent van de bedrijven een groei van 10 procent of meer. Ruim 56 procent van de bedrijven realiseerde een vrijwel neutraal resultaat terwijl 4 procent hun omzet met meer dan 10 procent zag verminderen. Er zijn geen ondernemingen failliet gegaan in 2014.

“Voor heel 2014 zijn de uiteindelijke resultaten toch minder geworden dan medio 2013 werd verwacht”

aldus Kaashoek.

“Veel ondernemingen hebben in 2013 vergaande kostenbesparende maatregelen genomen”, vervolgt Kaashoek. “Desondanks zijn de gerealiseerde marges in 2014 veel gematigder dan in 2013. Dat kan een gevolg zijn van de wat tegenvallende omzetresultaten.”

Van de organisaties realiseerde 42 procent een margegroei van meer dan 10 procent. Een lichte margeterugval is er voor 23 procent van de bedrijven; 9 procent meer dan 10 procent. Herindeling van het portfolio en andere verrekenmodellen hebben een effect gehad op de gerapporteerde omzet en marge. Met name de internationale ECM-leveranciers verbreden hun ECM-portfolio naar informatie management­toepassingen en realiseren hiermee additionele omzet.

Gematigd positief voor 2015

Verwachte omzetgroei eerste helft 2015 – De verwachtingen ten aanzien van de omzetgroei voor de eerste helft en het totaal van 2015 zijn positief: 91 procent van het aantal bedrijven verwacht ten opzichte van de eerste helft van 2014 in de vergelijkbare periode van 2015 een positieve omzetgroei te realiseren. 37 procent van de bedrijven denkt een groei van meer dan 10 procent. Dit is iets hoger dan over het afgelopen jaar. Dat wordt, met name in de projectrealisatie segmenten, onderbouwd door een overloop van orders en onder handen werk van eind 2014 naar begin 2015. De verwachtingen zijn het hoogst in de sector ‘gespecialiseerde ECM integrators’ en ‘Lokale ECM software en applicatie leveranciers’.

Verwachte omzetgroei totaal 2015 – De verwachte omzetgroei voor heel 2015 is positief maar als totaal iets voorzichtiger dan verleden jaar. De verwachtingen voor de rest van het jaar zijn min of meer gelijk aan die van de eerste helft; waarschijnlijk wordt het geen briljante tweede helft van het jaar. 39 procent van de ondernemingen verwacht voor het gehele jaar een groei van meer dan 10 procent te gaan realiseren. 54 procent houdt het op een bescheiden groei van 0 tot 10 procent.

“Het zijn met name de ‘lokale ECM software en applicatie’ leveranciers en leveranciers van ‘capture-software en -projecten’ die voor heel 2015 een positief resultaat denken te realiseren”, aldus Kaashoek.

Het onderzoek

Het onderzoek van Strategy Partners is gebaseerd op actuele informatie zoals door de bedrijven zelf aangeleverd. Gevraagd wordt naar de procentueel betere of slechtere werkelijke prestatie van de onderneming of de business unit over de afgelopen periode. Dit wordt aangevuld met de verwachte betere of slechtere prestatie voor het komende half jaar, het gehele huidige jaar en het gehele daarop volgende jaar; zowel voor de omzet als de marge. Het wordt vergeleken met de werkelijke prestaties in dezelfde periode een jaar ervoor.

De publicatie is gebaseerd op de informatie van 41 ingevulde enquêtes van in totaal 60 leveranciers van producten en diensten in de diverse sectoren met een minimale omzet in Nederland van € 1,0 miljoen.

De werkelijk gerealiseerde resultaten in de tweede helft van 2014 en totaal 2014 en de verwachtingen voor de eerste helft en het totaal van 2015 van alle bedrijven tezamen worden beschreven. Aanvullend zijn de werkelijke resultaten uitgesplitst naar marktsegmenten.
Bron: Strategy Partners


Capture OnTheGoObjectif Lune, toonaangevend specialist in output management oplossingen, heeft met de introductie van Capture OnTheGo een mobiele toepassing met digitale verwerking van transactionele documenten op de markt gebracht. Daarmee worden fouten voorkomen en veel tijdwinst geboekt.

Capture OnTheGo versnelt de verwerking van papieren documenten door handmatige stappen en oorzaken van fouten te elimineren, zoals het meenemen van formulieren en vervolgens de  digitalisering, de gegevensverzameling en archivering te vereenvoudigen en te automatiseren. Capture OnTheGo is ontwikkeld als oplossing om documenten onderweg, ‘on the go’, te beheren en een alternatief te bieden voor het afdrukken van transactionele formulieren in de vorm van digitale verwerking via een mobiele toepassing.

Procesautomatisering 
Ronald Helmerhorst, general manager Benelux & South Africa bij Objectif Lune:

“Met Capture OnTheGo worden processen geautomatiseerd en kunnen ze in realtime worden uitgevoerd op een mobiel apparaat. Werkopdrachten, facturen of andere transactionele documenten kunnen in realtime worden gegenereerd door gewoon een formulier te verzenden. Dit zorgt voor meer operationele efficiëntie en cashflow. Veel documenten – zo’n 80% – hebben met transacties te maken en een even hoog percentage van de gemaakte afdrukken komt van elektronische documenten. Dat is natuurlijk niet handig. Het automatiseren en ‘mobiliseren’ van dat verwerkingsproces scheelt de gebruiker veel kosten en tijd.”

Tablets en multimedia
Helmerhorst:

“Omdat steeds vaker mobiele apparaten de aangewezen keuze worden voor de hedendaagse medewerker, kunnen met Capture OnTheGo en die mobiele apparaten formulieren digitaal worden meegenomen en op locatie worden gebruikt. Verder kunnen specifieke gegevens zoals afbeeldingen, geografische gegevens, handgeschreven aantekeningen of handtekeningen eenvoudig worden toegevoegd – en wordt alles in realtime gesynchroniseerd op de bedrijfssystemen, zoals ERP, CRM of een digitaal archief.”

Snelle en beveiligde gegevensoverdracht
Gegevens worden op beveiligde manier verwerkt en individuele gebruikers hebben alleen toegang tot informatie die voor hen relevant is en waartoe ze gemachtigd zijn. Omdat alleen de gegevens uit het ingevulde formulier naar de mobiele app worden verzonden, verloopt de overdracht nog sneller en gemakkelijker.

Alles met een mobiele app
Het dagelijkse gebruik van Capture OnTheGo is even simpel als het downloaden, installeren en gebruiken van een app op een mobiel apparaat. Gebruikers hebben toegang tot hun gedownloade formulieren en kunnen die gebruiken, ongeacht of ze een internetverbinding hebben of niet. Capture OnTheGo is te gebruiken onder zowel iOS als Android.

Ga voor meer informatie naar www.captureonthego.com


IRIS_gAdvocatenkantoor selecteert cloudoplossing vanwege kwaliteit, gebruiksgemak en prijs

Rutgers & Posch, een innovatief advocatenkantoor gevestigd in Amsterdam, implementeert als eerste kantoor de Xinno Juridische Werkplek geïntegreerd met HP WorkSite van I.R.I.S. Door gebruik te maken van deze cloudoplossing beschikt Rutgers & Posch nu over werkplekken die op een consistente wijze binnen de Outlookomgeving gemakkelijk toegang bieden tot alle digitale documenten, inclusief email. Daardoor kunnen advocaten veilig en op een standaard manier samenwerken.

Het nog ‘jonge’ en ambitieuze advocatenkantoor Rutgers & Posch startte in februari 2013 met een aantal advocaten afkomstig van Zuidas-kantoren.

mr. Maarten Vink, advocaat bij Rutgers & Posch en verantwoordelijk voor de ICT:

“Veel collega’s hebben daardoor al ervaring met WorkSite. Als ervaringsdeskundigen wisten wij wat wij wilden: de beste oplossing op het gebied van geïntegreerd documentmanagement.”

Het beeld leefde dat HP WorkSite alleen geschikt was voor grote juridische organisaties.

“Doordat Xinno nu, als partner van I.R.I.S. Nederland, HP WorkSite als cloudoplossing en onderdeel van de Juridische Werkplek kan aanbieden, is het aanbod ook financieel aantrekkelijk voor een organisatie als de onze”, stelt Vink. “De goede samenwerking tussen Xinno en I.R.I.S. is essentieel omdat de kennis voor technologisch ingewikkelde vragen daardoor geborgd is.”


De Juridische Werkplek vereist als ‘Software as a Service’-oplossing geen grote initiële investeringen. Xinno ontzorgt met deze dienst alles wat met ICT te maken heeft en stelt kantoren in staat om op een flexibele manier van dezelfde middelen en functionaliteiten gebruik te maken die de grote kantoren reeds inzetten. Zo kan ieder kantoor haar cliënten zo professioneel en efficiënt mogelijk bedienen.

WorkSite als onderdeel van de Juridische Werkplek is inmiddels uitgerold binnen Rutgers & Posch. Vink:

“Het grote voordeel is dat de bekende structuur volledig geïntegreerd is binnen de Outlook-omgeving. Dat betekent effectief en makkelijk toegang tot alle documenten en e-mails vanuit één programma. Juist dat is de grote meerwaarde. WorkSite is een in gebruik simpele oplossing die goed werkt. Een aanrader voor iedereen.”

Volgens Ramon van den Heuvel, directeur Xinno,

“is Rutgers & Posch nu voorzien van kant-en-klare online werkplekken in de cloud met de tools die wij beschouwen als de ‘best-of-breed’ in de markt voor de advocatuur. WorkSite als Document Management Systeem maakt de Juridische Werkplek compleet. Wij zijn er trots op dat een klant als Rutgers & Posch als eerste succesvol WorkSite in onze hosting omgeving toepast.” 

Rick Gruijters, Manager Sales I.R.I.S. Nederland:

“Het feit dat een innoverend kantoor als Rutgers & Posch deze oplossing direct heeft willen afnemen toont aan dat WorkSite niet alleen meer voor de grootste kantoren beschikbaar is. De beslissing van Rutgers & Posch is van belang omdat de keuze ook en vooral ingegeven is vanwege de goede ervaringen van de gebruikers met WorkSite, zoals I.R.I.S. bij grote kantoren reeds heeft bereikt. Door deze combinatie van software, services en kennis kunnen we naadloos aansluiten bij de ambities, wensen en mogelijkheden van deze interessante markt. Kantoren als Rutgers & Posch hoeven niet langer voor minder te kiezen.”

Bron: I.R.I.S.


DDiDDi heeft een nieuwe generatie software in gebruik genomen. In deze software zijn Document Management en Business Proces Management functionaliteiten volledig met elkaar verweven. Nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd waaronder Full text zoeken (zoals Google zoeken) en een universele weergave van alle berichten. Tevens is de software beschikbaar als Cloud oplossing, waardoor een Document Management Systeem (DMS) ook voor kleinere organisaties rendabel wordt.

Universeel bestandsformaat en weergave

Onderzoek wijst uit dat de hoeveelheid informatie die wereldwijd beschikbaar is elke twee jaar verdubbelt. Een groeiende stroom berichten komt via steeds meer verschillende media de organisatie binnen. Per post en e-mail maar ook via het contactformulier op de website en social media kanalen. Om structuur aan te kunnen brengen in deze informatie worden in de nieuwe generatie DDi software alle berichten omgezet naar één universeel bestandsformaat. Ieder bericht wordt als PDF getoond. Daarnaast blijft het bestand ook in zijn oorspronkelijke formaat bewaard. Op de achtergrond wordt de inhoud omgezet naar informatie. Het systeem weet zo waar het bericht over gaat, van wie het afkomstig is, bij welk dossier of welke casus het hoort, wat ermee moet gebeuren en wie of welk team het moet afhandelen.

Nieuwe, moderne gebruikersinterface

Een onderdeel van de nieuwe DDi software is de DDi Client. Hierin worden de, voorheen gescheiden, Document Management (DMS) en Business Proces Management (BPM) functionaliteiten naadloos met elkaar geïntegreerd. Dankzij deze integratie haalt de klant maximaal rendement uit zijn document gestuurde bedrijfsprocessen. Via metadata en/of inhoud raadplegen gebruikers de documenten. En bij het tonen van die documenten is direct duidelijk wat de actuele status is. Daarnaast is altijd inzichtelijk hoe het verdere traject eruitziet en welke medewerkers daarbij betrokken zijn. Tevens toont het systeem bij welke casus en/of welk dossier het document hoort en zien gebruikers welke informatie nog aan het dossier ontbreekt.

Bron: DDi


Circle SoftwareTijdens haar relatiedag op 29 januari a.s. introduceert Circle Software Djuma, een nieuw zaaksysteem. Djuma wordt als clouddienst aangeboden op basis van Software-as-a-Service (SaaS).

Gemeenten staan voor grote uitdagingen. Veranderende wet- en regelgeving, complexere taken, samenwerking met ketenpartners, verbetering van elektronische dienstverlening en slinkende budgetten. De inzet van nieuwe technologie is één van de oplossingen, maar de adoptie en beheersing daarvan blijkt vaak lastig.

Met de introductie van Djuma als clouddienst denkt Circle Software haar klanten nog meer te kunnen ontzorgen. Djuma is gebaseerd op de principes van dynamic case management. Dit betekent dat het systeem herkenbaar is voor de kenniswerker en snel configureerbaar. Door gebruik te maken van de nieuwste technieken is toegang via tablet en smartphone geregeld.

Bij de ontwikkeling van Djuma ging Circle Software zorgvuldig te werk. Zowel eigen mensen, als externe experts en klanten zijn vroegtijdig betrokken. Gezamenlijk zijn keuzes gemaakt in de functionaliteit van de oplossing, de implementatieconcepten alsook de leveringsvoorwaarden en het best passende prijsmodel.

Bron: Circle Software


Hyarchis DMSHyarchis, aanbieder van Enterprise Content Management en Online Collaboration oplossingen, lanceert een nieuwe release van het gelijknamige DMS-systeem. Met de nieuwe features in Hyarchis DMS 2015 ontstaat er meer beheergemak. Zo zijn er uitgebreidere templates beschikbaar en wordt geavanceerd zoeken mogelijk gemaakt. Hiermee kunnen organisaties een enorme stap maken in het verbeteren van de efficiency van de documentprocessen. De nieuwe release is vanaf vandaag beschikbaar. Hieronder een overzicht van de belangrijkste nieuwe features:

Geavanceerd zoeken
Hyarchis DMS 2015 maakt het mogelijk om zeer complexe zoekopdrachten eenvoudig te maken en uit te voeren. Daarnaast is nu ook inzichtelijk te maken welke documenten nog ontbreken in een dossier. Aan ervaren gebruikers worden de nieuwe zoekfaciliteiten aangeboden middels een query editor, terwijl de minder ervaren gebruikers via een stapsgewijze wizard vergelijkbare zoekopdrachten kunnen samenstellen. Uiteraard biedt Hyarchis ook een full-text searching functionaliteit.

Vernieuwde dossiertemplates
De nieuwe dossiertemplates geven de beheerder volledige controle over de dossiervorming binnen het archief. Allereerst is de beperking op dossierniveau opgeheven. Daarnaast is bij de nieuwe release volledig in te regelen hoeveel vrijheid de gebruiker heeft in het aanmaken of aanvullen van dossierstructuren. Ook kunnen de templates onder elkaar worden gehangen (nesting).

Triggers
Met triggers kunnen onder andere rechten en indexen op basis van ingevoerde gegevens worden toegekend. Denk bijvoorbeeld aan de rechten voor het inzien van een medisch dossier bij de aanvraag van een hypotheek. Voorheen hadden deze triggers hun eigen configuratie. Binnen Hyarchis DMS 2015 is grafisch beheer van deze triggers mogelijk via de overkoepelende config module.

Hyarchis PDF Editor
Een belangrijke toevoeging aan Hyarchis DMS 2015 is de PDF Editor. Hierbij is het bijvoorbeeld mogelijk om direct digitaal een document te ondertekenen en controles op berekeningen uit te voeren. Tevens verschijnt er een nieuwe PDF Viewer welke de PDF reader en annotatie functionaliteit integraal binnen de suite aanbiedt.

Erik Meegdes, Testmanager en Senior Support Engineer bij Hyarchis over de nieuwe release:

“Ik ben ontzettend trots op deze nieuwe versie van het Hyarchis DMS. Zeker omdat we hiermee onze klanten de mogelijkheid geven om de documentprocessen nog verder te optimaliseren. Zo’n 80 procent van de nieuwe features is gebaseerd op geluiden vanuit het werkveld. We hebben deze signalen direct vertaald naar innovatieve functies. Hiermee worden onze klanten nog beter geholpen met hun documentprocessen.”

Bron: Hyarchis


Split-VisionGemeente Weert en Leudal gaan zaakgericht werken. Dit gaan zij doen met JOIN van Decos als zaaksysteem en de I-Controler van Split~Vision voor het beheer van de processen en zaaktypen.  

In de overgang naar zaakgericht werken en ter voorbereiding op het werken met JOIN en zaaktypen.nl heeft Split~Vision samen met de gemeente Weert 350 processen/zaaktypes klaargezet in een doorlooptijd van twee maanden. Deze 350 zaaktypes zijn vanuit de referentiedatabase volledig geactualiseerd en ingericht in de I-Controler die als ZTC/DSP gebruikt wordt, als kernregistratie voor het gebruik in het zaaksysteem.

Ook bij de gemeente Leudal zijn recentelijk zo’n 70 Mavim processen omgezet naar procesmodellen in I-Controler. Er is eveneens opdracht gegeven voor het inrichten van 300 zaaktypes in de I-Controler als ZTC/DSP. Door de combinatie van zaaktypes en processen in een centrale kernregistratie, I-Controler, zijn procesmodellen en zaaktypes naadloos op elkaar afgestemd en is het beheer efficiënter georganiseerd.

I-Controler is een door Split~Vision zelf ontwikkelde informatie- en procesmanagement en architectuurtool die inmiddels al door veel overheidsinstellingen met succes is geïmplementeerd.

Governance Controller is specifiek ontwikkeld voor het configureren, documenteren, synchroniseren en beheer van de volledige SharePoint omgevingen en vindt steeds vaker zijn weg naar de groeiende populatie van SharePoint gebruikers, die duidelijke grenzen aan de onbeheersbare groei en het moeizame beheer van de projectsites willen stellen.

SinglePoint-For-All, de all-in-one SharePoint oplossing, is hier recent aan toegevoegd. Deze oplossing is de derde tool in het productportfolio van Split~Vision en biedt een totaaloplossing voor de digitale informatiehuishouding van de SharePoint-omgeving.

Bron: Split-Vision


DMS

Original: smallbusinesssolutions.blogs.xerox.com

61 procent van de grotere projectorganisaties in Nederland is niet of matig tevreden of heeft een neutrale mening over het Document Management Systeem (DMS). Slechts 39 procent geeft aan tevreden of zeer tevreden te zijn. Dit blijkt uit onderzoek van CTB xRM, ICT-dienstverlener voor projectmatig werkende organisaties, waarin 134 marktbepalende bedrijven in de bouw, techniek en offshore zijn gevraagd naar hun uitdagingen in projectbeheer en informatiemanagement. Ook blijkt uit het onderzoek dat bijna de helft van de organisaties matig tot helemaal niet wordt ondersteund vanuit ICT op het gebied van document management. Slechts bij tien procent van de bedrijven is dit uitstekend geregeld.

Het belangrijkste aan een DMS is volgens driekwart van de respondenten het vergroten van de terugvindbaarheid van informatie en documenten. Het centraliseren van informatie (57 procent), het bevorderen van interne (46 procent) en externe samenwerking (45 procent) en het standaardiseren van informatie (45 procent) maken de top 5 belangrijke criteria van een DMS compleet.

“Binnen projectorganisaties wordt er nog veel gewerkt met verouderde systemen, of oplossingen die niet goed zijn aangepast op de specifieke branche”, stelt Yuri Ramdhani, commercieel manager van CTB xRM. “Dit verklaart ook de ruimte voor verbetering die wordt gezien. Echter, naast wat in het onderzoek wordt aangegeven, zijn er veel meer kansen die een DMS kan bieden. Zo merken wij dat klanten ook gebruik willen maken van de mogelijkheden op het gebied van processtandaardisatie, kennis- en resourcemanagement, interne social media en de opzet van uniforme projectportals. We hebben al meerdere malen gezien dat deze opties zorgen voor het terugdringen van faalkosten, complete en centrale projectdossiers, meer samenwerking en tijdsbesparing. In deze tijden zijn dat meer dan welkome verbeteringen.”

Meer resultaten uit het onderzoek van CTB xRM zijn te vinden in het onderzoeksrapport ‘Projectinformatie in optima forma’. Deze is gratis te downloaden via http://www.ctbxrm.nl/aanvraag-benchmark-rapport

 

Bron: CTB xRM