Esize, leverancier van Cloud Spend Management-oplossingen, introduceert een nieuwe dienstverlening die klanten flexibele ondersteuning biedt bij het digitaliseren (scannen en herkennen) van inkoopfacturen. Ondanks de vele voordelen die elektronisch factureren kent, zien organisaties de implementatie van een oplossing voor het digitaliseren van facturen nog vaak als een complex en tijdrovend proces. Om organisaties hierin te ondersteunen heeft Esize een nieuwe propositie ontwikkeld die het mogelijk maakt voor klanten om de handmatige verwerking van facturen volledig uit te besteden. Uitgangspunt is de bewezen technologie van het Esize Purchase to Pay-platform in combinatie met jarenlange expertise op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking. Zo helpt Esize organisaties om het Accounts Payable proces te versnellen en kosten te minimaliseren.

Kostenefficiënt
Organisaties ontvangen jaarlijks grote aantallen inkoopfacturen, via de post of e-mail, als XML of PDF. Om elke factuur handmatig af te handelen is een tijdrovend en arbeidsintensief proces. Helaas te vaak met onnodige fouten en vertragingen tot gevolg, die kunnen leiden tot boetes voor te late betaling of het mislopen van betalingskorting. Esize helpt organisaties om inkomende facturen, ongeacht het formaat, om te zetten naar gebruiksklare elektronische factuurgegevens. In een fractie van de tijd die organisaties zelf nodig hebben om deze handmatig te verwerken. Een kostenefficiënte oplossing om snel en voordelig factuurgegevens te laten scannen en in te voeren in het Esize inkoopsysteem, zonder te hoeven investeren in de noodzakelijke software.

Versnel doorlooptijd van factuurverwerking
De nieuwe dienstverlening houdt concreet in dat elke inkomende factuur, aangeleverd via de post of e-mail, als XML of PDF, wordt ingelezen met OCR-software. Daarna vindt leverancier validatie plaats en verificatie van alle data die op de factuur staan. Vervolgens wordt deze automatisch geëxporteerd naar de klantomgeving binnen het Esize platform, waar deze vervolgens klaar staat voor goedkeuring via workflow-functionaliteit in Esize.

Paul van Rietschoten, Commercieel Directeur van Esize:

“Het resultaat is minder administratieve handelingen voor de klant en een aanzienlijk kortere doorlooptijd van het factuurverwerkingsproces. Zo helpt Esize organisaties om de kwaliteit van het Accounts Payable proces te verbeteren en kosten te verlage. Het is een bewuste keuze om onze diensten te leveren vanuit een fysieke locatie in Nederland. Zo kunnen we onze klanten verzekeren van een snelle doorlooptijd en efficiënte communicatie.”

100% digitale facturen
Paul van Rietschoten vervolgt:

“Transparantie en kostenbesparing zijn belangrijke drijfveren voor onze klanten. Dit stelt hoge verwachtingen als het gaat om inzicht en controle over interne processen. Wij zien de nieuwe propositie als een logische aanvulling op ons portfolio. De dienstverlening is speciaal ontworpen voor organisaties die op zoek zijn naar een efficiënte en kosteneffectieve Accounts Payable-functie. Esize kan deze processen uit handen nemen, zodat interne afdelingen en medewerkers zich op hun dagelijkse en belangrijke kernactiviteiten kunnen richten. Wij zien in de markt dat steeds meer organisaties de noodzaak zien om over te stappen op elektronisch factureren. Hierbij staat het vervangen van papieren factuurstromen door elektronische processen centraal. Online businessplatforms gaan een steeds belangrijkere rol spelen, waardoor het proces van bestelling tot betaling volledig geautomatiseerd kan plaatsvinden. Op deze manier willen wij onze klanten een stap verder te brengen in het realiseren van meer efficiëntie, betere processen en een hogere kostenreductie.”

Bron: Esize


Simpled Card en Declaree gaan samenwerkenSimpled Card, het innovatieve betaalpassensysteem voor bedrijven, gaat samenwerken met Declaree, een oplossing voor digitaal declareren. Bestaande en nieuwe gebruikers van Declaree kunnen in het vervolg Simpled Card als aanvullende dienst afnemen. Door de naadloze integratie van beide diensten kunnen bedrijven hun declaratie-administratie nog efficiënter maken. 

Declaree en Simpled Card behoren tot de Dutch FinTech 50, ofwel de top-50 Nederlandse bedrijven die de financiële sector op zijn kop gaan zetten. Beide bedrijven richten zich op het verbeteren van de declaratie-administratie van bedrijven. Volgens Martijn van Galen, directeur van Simpled Card, was de samenwerking een logische keuze:

“Simpled Card is trots op de partnership met Declaree. In tegenstelling tot traditionele financiële instellingen zien wij vooral de voordelen van samenwerking. Door onze diensten te bundelen, kunnen onze klanten de efficiëntie van hun administratieve proces nog meer verbeteren.”

Digitaal declareren
Declaree heeft als jonge start-up binnen enkele jaren een indrukwekkend aantal klanten verzameld. Oprichter en eigenaar Bas Janssen kwam op het idee voor de dienst, omdat hij zelf veel tijd kwijt was aan zijn onkostendeclaraties. “Ik was voor mijn werk veel onderweg en werd gek van het bewaren van alle bonnetjes en het gedoe om die te declareren. Declaree is een smartphone-app waarmee medewerkers al hun declaraties onderweg op hun mobiel kunnen bundelen in een onkostenrapport. Managers kunnen vervolgens online accorderen en de declaraties direct doorplaatsen in de boekhouding. Zowel voor de werknemer als het bedrijf zorgt dit voor een enorme tijdsbesparing en een efficiëntere en minder foutgevoelige administratie. Bovendien weet iedereen direct of een declaratie voldoet aan de declaratieregels van de organisatie.”
Met Simpled Card geven bedrijven zelf betaalpassen uit, die ze aan hun personeel of cliënten kunnen verstrekken. De passen zijn wereldwijd als een normale bankpas of creditcard te gebruiken, maar zijn niet gekoppeld aan een bankrekening. Bedrijven kunnen de bestedingslimieten zelf beheren en hebben daardoor veel meer controle over hun uitgaven. Simpled Card is volgens Van Galen de perfecte aanvulling op Declaree:

“Gebruikers van Declaree kunnen met Simpled Card het voorschieten en declareren van zakelijke uitgaven overbodig maken. Alles wordt direct betaald met een Simpled Card van de organisatie op basis van een gesteld budget. Die uitgaven kunnen vervolgens direct digitaal verantwoord worden in Declaree.”

Efficiëntie en integratie
Het digitaliseren van het declaratieproces biedt veel voordelen voor bedrijven om de efficiëntie van hun administratie te verbeteren. Janssen:

“Declaree is een uiterst toegankelijke oplossing. Het is een online dienst, die eenvoudig met vrijwel alle bekende financiële pakketten gekoppeld kan worden. Digitale declaraties kunnen daardoor direct in de bedrijfssystemen verwerkt  worden.”

Janssen verwacht dat gebruikers van Declaree de bundeling van Simpled Card heel interessant zullen vinden.

“Met Simpled Card hoeven werknemers niet meer een maand op de vergoeding van hun gemaakte onkosten te wachten en bedrijven kunnen hun budgetten beter controleren.  De combinatie Declaree en Simpled Card biedt onze klanten nog meer efficiëntie door de slimme inzet van technologie.”

Bron: Simpled Card en Declaree


NegometrixMeer inzicht en grip krijgen op inkoop en aanbesteden èn de werklast verlagen is één van de top prioriteiten bij Defensie. Dit kan worden ondersteund door van papier over te stappen op een gespecialiseerd internetplatform. Na een selectie procedure van meer dan een jaar tekent Defensie nu een langjarige overeenkomst met het Utrechtse Negometrix om deze digitalisering uit te voeren.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf, de 4 krijgsmachtdelen, de Defensie Materieel Organisatie (DMO) en het Commando DienstenCentra (CDC). Verdeeld over deze staven zijn honderden medewerkers betrokken bij het aanbesteden en inkopen van wapensystemen, herbevoorrading, onderhoud, logistieke en facilitaire diensten, medische apparatuur, training & opleiding etc. Hiermee is Defensie de grootste en meest diverse publieke inkoper van Nederland.

Aanbesteden volgens EU regelgeving betekent de wettelijke waarborging van algemene beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. Door het digitaliseren van workflows wordt de werklast gereduceerd, de kans op fouten verlaagd, en meer controle verkregen op de essentiële inkooptaak binnen Defensie.

“We zijn lang op zoek geweest naar een passende oplossing. Professionele inkopers verschillen vaak van mening maar de compleetheid en gebruikersvriendelijkheid zorgde voor unanieme steun van alle eenheden voor Negometrix. De wijze waarop Negometrix voorstelt de implementatie te verzorgen speelde ook een belangrijke rol bij onze keuze.”

aldus Ad van de Geijn, eindverantwoordelijk voor inkoop bij Defensie.

Met de voorbereiding van deze overstap wordt direct begonnen. Volledige overschakeling zal ongeveer een jaar in beslag zal nemen.

Bron: Negometrix


TIE Kinetix SmartBridge 3.0 realiseert kostenbesparing door 100% digitalisatie van documentenstroom

TIE Kinetix SmartbridgeTIE Kinetix N.V. (“TIE Kinetix”) introduceert: “TIE Kinetix SmartBridge 3.0”, een totaalplatform om uw volledige documentstroom 100% te digitaliseren, automatiseren en beveiligen met 100% beveiligde opslag.

Wij zien bij onze klanten dat gemiddeld slechts 30% van alle documenten volledig elektronisch wordt verwerkt. Ruim 70% van alle documenten wordt nog handmatig verwerkt op papier of via handmatige handelingen in het systeem. Onze klanten lopen hiermee enorme mogelijkheden voor kostenbesparingen mis. De TIE Kinetix SmartBridge 3.0 is erop gericht de efficiëntie te verhogen en de kosten rondom documentenbeheer (het verwerken, opslag en het delen ervan) te verlagen.

TIE Kinetix SmartBridge 3.0 is, voor onze bestaande klanten, een gratis upgrade van het huidige TIE Kinetix SmartBridge 2.0 platform. Met de nieuwe TIE Kinetix SmartBridge 3.0 krijgt men toegang tot het TIE Kinetix Connected Business Network om 100% digitalisatie & automatisering te realiseren. Zo zijn onder meer de volgende modules verkrijgbaar:

  • Sales Order Automation: Om verkooporders automatisch en rechtstreeks naar uw ERP-systeem te importeren die normaliter zouden worden afgedrukt, gefaxt of gemaild en handmatig verwerkt moeten worden.
  • Invoice Automation: Hiermee verstuurt u uw facturen direct vanuit uw ERP-systeem en stroomlijnt u het gehele facturatieproces met alle noodzakelijke workflows, wettelijke vereisten, opslag en elektronische handtekeningen.
  • EDI & Global Standard Support: Verzorgt de uitwisseling van diverse soorten elektronische documenten met handelspartners via Electronic Data Interchange (EDI). TIE Kinetix SmartBridge 3.0 ondersteunt alle beveiligde vormen van communicatie en is 100% compatibel met de UBL standaard van de Nederlandse overheid en de wereldwijde EDI standaarden, variërend per branche.
  • Audit & Risk Compliance: Deze module minimaliseert risico’s door het automatisch archiveren van inkomende en uitgaande elektronische documenten. Deze documenten kunnen eenvoudig worden teruggehaald en hersteld voor eventuele audit doeleinden.
  • Proof of Delivery Automation: In een wereld waar de dagelijkse interacties vrijwel volledig mobiel zijn, zijn er nog aanzienlijke hoeveelheden van bedrijven die nog steeds gebruik maken van papieren formulieren om benodigde informatie gedurende hun werk vast te leggen. TIE Kinetix SmartBridge 3.0 maakt elk type document veilig door gebruik te maken van de tablet en telefoons, inclusief ontvangst van elektronische handtekeningen.

Indien onze klanten gebruik willen maken van de nieuwe modules kunnen deze geactiveerd worden voor een maandelijks bedrag per module.

Jan Sundelin, Chief Executive Officer van TIE Kinetix:

“Het maken van de overstap naar digitale uitwisseling van papieren documenten was ooit een belangrijke onderneming die vaak specifieke technische expertise vereiste en gespecialiseerde apparatuur. De upgrade naar TIE Kinetix SmartBridge 3.0 biedt een eenvoudige en volledig nieuwe manier voor toegang tot Cloud-gebaseerde Integratie diensten, welke de tijd en kosten van documentuitwisseling tussen bedrijven aanzienlijk zullen verminderen.”   

Bron: Tie Kinetix


Q-Park heeft een langetermijncontract getekend met Cegeka om het parkeerbedrijf te ondersteunen bij zijn digitale transformatie. Het samenwerkingscontract heeft een onbepaalde looptijd. Samen met Cegeka heeft Q-Park de bestaande bedrijfsprocessen opnieuw gedefinieerd. Cegeka ontwikkelt nu een maatwerkapplicatie voor het registreren en factureren van de parkeerabonnementen en integreert deze applicatie met het huidige ERP-pakket (Microsoft Dynamics NAV) en CRM-systeem (Microsoft Dynamics CRM). De nieuwe architectuur zorgt voor een grote toegevoegde waarde binnen de bedrijfsprocessen van Q-Park.

Frank De Moor, CEO van Q-Park:

Wij zochten een manier om onze klanten persoonlijker te benaderen en hun parkeerbehoeften makkelijker in te vullen. Dat willen we bijvoorbeeld doen door meer diensten online aan te bieden en partnerships met hotels en restaurants af te sluiten.”

De bestaande ICT-architectuur van Q-Park wordt nu klaargestoomd voor die digitale transformatie.

Hybride ERP-project
Op aanraden van Cegeka wordt niet alle functionaliteit ondergebracht in één ERP-Systeem, maar wordt er gekozen voor een hybride structuur die de fundering gaat vormen voor de verdere digitalisering. Cegeka behoudt het goed functionerende ERP-systeem, maar er worden aanpassingen doorgevoerd om de huidige bedrijfsprocessen van Q-Park beter te ondersteunen. Cegeka zorgt ook voor de integratie van het CRM-systeem met de nodige klantdata.

“Dankzij deze integratie kunnen we onder andere gemakkelijk marketingcampagnes opzetten. Hierdoor leren we onze klanten beter kennen en ontwikkelen we formules op maat voor zowel klanten als partners”, zegt De Moor.

High level bedrijfsprocessen
Bert Van Dessel, ICT-directeur bij Q-Park:

“Voor deze transformatie denken we niet langer in applicaties, data en technologie maar in bedrijfsprocessen. En dat maakt het zo revolutionair. Dankzij het contact-to-contractproces brengen we onze processen in kaart van het eerste contact tot het uiteindelijke ticket of langetermijncontract. Het proces ‘access-to-exit’ beschrijft het proces van toegang tot de garage tot de uiteindelijke uitrit. Het ‘record-to-report’ proces zorgt voor een volledige boekhoud- en managementrapportering. Een dergelijke procesmatige aanpak maakt het ontwerpen en implementeren van oplossingen effectiever, omdat processen volledig met alle benodigde systemen worden geïntegreerd.”

André Knaepen, CEO van Cegeka:

“Ik ben trots dat onze Cegeka-medewerkers zo een strategisch project kunnen definiëren en begeleiden. Hier bieden we onze klant, Q-Park, echt wat hij nodig heeft: ondersteuning op langere termijn van een toekomstgerichte, modulaire en geïntegreerde architectuur. Bij zulke transformaties maken de brede, geïntegreerde diensten van Cegeka het verschil.”

Het Verenigd Koninkrijk is het eerste land dat eind dit jaar overstapt naar de nieuwe architectuur, de andere landen volgen in de loop van 2016.

Bron: Cegeka

 


Digitaal uitzendproces met IntraOfficeUitzendorganisatie DIT Holding  heeft IntraOffice in gebruik genomen om het uitzendproces volledig te digitaliseren. Met IntraOffice, de digitaliseringsoplossing van IntraData (onderdeel van Solipsis Document Management) kan DIT Holding  papiervrij communiceren met uitzendkrachten en inleners . Via een moderne interface kunnen documenten eenvoudig met de smartphone worden voorzien van een rechtsgeldige digitale handtekening. Het resultaat: snelheid en efficiency in het proces, betere controle en minder papier.

DIT Holding bestaat ruim 20 jaar en is een verzameling van verschillende bedrijven binnen de uitzendbranche zoals: DIT Personeel, Larex Personeelsbemiddeling, Primajob Uitzendbureau en The Pay Roll People. DIT levert flexibel Nederlands en buitenlands personeel voor de bouw, metaal, techniek en industrie via detachering, uitzenden en payrolling.

Niels Paardekooper, Algemeen Directeur DIT Holding: “Bij het inschrijven en plaatsen van personeel kwam nog altijd veel papier kijken. Contractbevestigingen werden voorheen, voorzien van een handgeschreven handtekening, per post verstuurd met daaraan gekoppeld veel printen en handmatige administratie.  De oplossing van IntraData levert voor ons enorme voordelen op  in termen van het versnellen van het plaatsingsproces, reduceren van fouten, besparing op papier en postzegels. Ook voor de controlerende en auditerende instanties zijn onze  processen veel beter op orde. Het uitsparen van papier zorgt bovendien voor een aanzienlijk lagere belasting van het milieu, wat aansluit op ons MVO-beleid.”

Over de samenwerking met IntraData is Paardekooper vol vertrouwen.

“IntraData heeft zijn belofte waargemaakt en dat gebeurt helaas niet vaak in automatiseringsland, heb ik zelf ervaren. Het inregelen van het proces is heel efficient en goed verlopen. Op dit moment zijn we bezig met de uitrol. We zitten nu op zo’n 40% maar verwachten binnen nu en vier weken volledig te zijn uitgerold binnen de hele organisatie. Voor de toekomst staat de automatisering van nog meer processen gepland.”

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData:

“Met het in gebruik nemen van IntraOffice zet ook DIT een concrete stap voorwaarts in het papiervrij communiceren met flexkrachten en inleners. Papier is niet meer van deze tijd en de maatschappelijke acceptatie om over te stappen naar digitaal is ruimschoots aanwezig. Papier is bewerkelijk, kostbaar en niet duurzaam. Door IntraOffice wordt 100% papiervrij communiceren met flexkrachten en inleners heel eenvoudig. Documenten zijn digitaal beschikbaar via het internet en kunnen eenvoudig via de smartphone rechtsgeldig worden ondertekend. IntraOffice voorziet in een moderne internetgebaseerde oplossing die eenvoudig samenwerkt met bestaande bedrijfsapplicaties.”

Bron: Solipsis (IntraData)


De Koninklijke Brill, één van de oudste uitgeverijen in Nederland, heeft in Docspro de partner gevondenBrill_books2_portrait om de verwerking van de inkoopfacturen van binnenkomst tot aan de archivering te optimaliseren. Met een geautomatiseerde scan- en workflow oplossing van Docspro, die naadloos is gekoppeld aan hun financiële systeem van Unit4 Financials, heeft Brill nu de efficiëntie en flexibiliteit die het nodig heeft.

“Wat bij ons voorop stond bij het kiezen van een factuurverwerkingsoplossing, was het verbeteren van de serviceverlening naar onze eigen medewerkers. Bovendien moest het een oplossing zijn waarmee een koppeling gemaakt kon worden met ons financiële systeem van Unit4 financials. Dat was één van de redenen waarom we voor Docspro hebben gekozen. Zij konden een oplossing bieden op maat, zonder dat er maatwerk bij kwam kijken,”

aldus Itse Wiarda, controller bij Brill.

Na de ingebruikname van de oplossing zijn ze meteen gestopt met het fysieke archief; er wordt niets meer afgedrukt.

“Het fysieke archief maakte het proces stroperig. Daarnaast wordt nu overal automatisch een back up van gemaakt, wat deel uitmaakt van het recoverysysteem. Dit draagt bij aan de continuïteit, wat voor ons als beursgenoteerd bedrijf essentieel is. Met deze oplossing van Docspro hebben we echt een flinke stap vooruit gemaakt en kunnen we flexibel inspringen op veranderingen, ook in de toekomst.”

Bron: Docspro


Online community zorgt voor eenvoudige integratie van cloudgebaseerde en lokale documentprocessen; stimuleert zakelijke groei voor VAR’s en systeemintegratoren

Tie kinetix en objectif lune lanceren connected business networkTIE Kinetix (EURONEXT AMSTERDAM: TIE) en Objectif Lune hebben tijdens de Microsoft Convergence 2015 de lancering aangekondigd van het Connected Business Network, een cloudgebaseerde community die het opzoeken en naadloos uitwisselen van documenten voor bedrijven vergemakkelijkt.

Omdat 80% van alle transacties nog altijd op papier wordt uitgevoerd, blijft de uitwisseling van B2B-documenten voor veel bedrijven een langzaam en kostbaar proces. Het doel van het Connected Business Network is het verbeteren van de efficiëntie en het verlagen van de kosten van het beheren, opslaan en delen van documenten door naadloze toegang en uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven die lid zijn mogelijk te maken. Het netwerk richt zich op vijf sleutelgebieden van B2B-integratie:

  • eFactureren: bedrijven helpen het volledige factureringsproces elektronisch te stroomlijnen met alle vereiste processen, juridische vereisten, opslag en elektronische handtekeningen.
  • eDocs: een veilige en betaalbare manier om elektronische documenten te verzenden die gewoonlijk worden afgedrukt, gefaxt of gemaild door klanten te voorzien van standaardindelingen die automatisch kunnen worden geïmporteerd in bedrijfssystemen.
  • eTablet: in een wereld waarin de dagelijkse interacties bijna volledig mobiel zijn, zijn er nog steeds veel bedrijven die gegevens die in het hele bedrijf nodig zijn vastleggen op papieren formulieren. Met de eTablet-oplossing kan ieder type document beveiligd worden geautomatiseerd en weergegeven op een tablet of mobiele telefoon en kunnen ook handtekeningen elektronisch worden vastgelegd.
  • eArchiving: de eArchive-oplossing biedt een eenvoudig en beveiligd proces voor elektronische opslag waarmee binnenkomende en uitgaande documenten op een nauwkeurige manier worden opgeslagen zodat ze goed beschikbaar zijn voor ophaal-, herstel- en auditprocessen.
  • EDI: uitwisseling van verschillende soorten elektronische documenten binnen uw hele bedrijfsnetwerk van handelspartners via elektronische gegevensuitwisseling (Electronic Data Exchange of EDI). Het Connected Business Network ondersteunt alle beveiligde soorten communicatie en voldoet volledig aan de wereldwijde EDI-normen voor alle bedrijfstakken.

Naast het stroomlijnen van elektronisch documentbeheer voor aangesloten klanten, geeft het Connected Business Network VAR’s (Value Added Resellers) en systeemintegratoren (SI’s) de gelegenheid om wereldwijd nieuwe contacten te leggen en nieuwe zakelijke kansen te vinden door samen te werken en deel te nemen aan de community. Lidmaatschap schept kansen op economisch voordeel via referenties en royalty’s op grond van de activiteiten van klanten in de community.

“De overstap van papier naar digitale documentuitwisseling was vroeger een complexe kwestie, die vaak specifieke technische expertise en gespecialiseerde apparatuur vereiste. Het Connected Business Network biedt een eenvoudige en volledig nieuwe manier om cloudgebaseerde integratieservices te gebruiken. De uitwisseling van documenten tussen bedrijven gaat daardoor veel sneller en wordt stukken goedkoper. TIE Kinetix is erg enthousiast over de landering van het Connected Business Network samen met onze partner Objectif Lune. Deze community heeft een enorm waardepotentieel voor de deelnemers aan de community en biedt tal van nieuwe kansen omdat VAR’s en SI’s over de hele wereld willen inspelen op de overstap van zakelijke processen naar de cloud.”

, zegt Brian Tervo, Chief Operating Officer bij TIE Kinetix.

Mike Beard, Director of Sales, Objectif Lune.

“Het is echt een voorrecht te werken in deze tijd met zijn talrijke nieuwe technologische ontwikkelingen zoals de cloud en digitale integratie. De overstap naar de cloud heeft een enorm zakelijk potentieel, maar vereist ook veel voorbereiding en ondersteuning. We zijn daarom erg enthousiast deel uit te maken van het Connected Business Network, een community die de cloud en digitale documentuitwisseling beschikbaar gaat maken voor talloze nieuwe gebruikers en ze gaat helpen hun processen verder te verbeteren en groei te bevorderen.”

Meer informatie over het Connected Business Network en het lidmaatschap ervan:www.connectedbusinessnetwork.com


DigitaliseringDecos, het innovatiehuis voor digitalisering, heeft afgelopen maand de implementatie van de JOIN suite bij de gemeente Noordwijk afgerond. Door de invoering van JOIN kunnen alle interne documentstromen bij de gemeente worden gedigitaliseerd en is het niet langer nodig om papieren dossiers te beheren en onderhouden.

De invoering van de JOIN bij de gemeente Noordwijk is onderdeel van een groter plan om de werkomgeving van de gemeente te vernieuwen en de digitale dienstverlening te verbeteren. Met name het zaakgericht werken is een belangrijk onderdeel. Met invoering van JOIN Zaak & Document van Decos is daar nu een belangrijke stap in gezet. De honderdtachtig ambtenaren van de gemeente werken nu niet langer met papieren dossiers, maar gebruiken een digitale portal waar ze dossiers kunnen beheren, aanmaken en afdoen.

“Met de invoering van JOIN heeft de gemeentelijke organisatie de basis gelegd voor het verder versterken van de eigen bedrijfsvoering. De gemeente Noordwijk is daardoor in één stap een voorloper in gemeenteland geworden. Het is belangrijk dat de gemeente Noordwijk binnen de begroting is gebleven en een goed functionerende projectaanpak samen met Decos heeft doorlopen.”

aldus hoofd bedrijfsvoering Lia van der Pol.

Adoptie
Het digitale werken is voor gemeenten een behoorlijke organisatorische uitdaging. Niet alleen voor wat betreft de veranderende manier van werken, maar ook voor wat betreft het intern begeleiden van een implementatie.

Martin Hilgers, teamleider Informatievoorziening en Automatisering.

“Achter de schermen hebben we alles klaargezet, waarna we vervolgens in één keer zijn overgegaan. Het is spannend geweest, maar de adoptie van het nieuwe systeem gaat erg goed. Iedereen was meteen om.”

Bas Taalman, commercieel directeur van Decos:

“Het implementatieteam bij Decos doet altijd erg zijn best om bij elke klant de oplossing volledig te integreren met de lokale werkprocessen. De flexibiliteit van de JOIN suite stelt ons daarbij in staat volledig in te spelen op de specifieke vraagstellingen van de klant, waarbij de klant gestandaardiseerde en bewezen oplossingen gebruiken. Door gezamenlijk op te trekken en van elkaar te leren, kunnen we met elkaar klantvriendelijke oplossingen bouwen.”

Bron: Decos


OpenText ECMOnderdeel Ministerie van Defensie optimaliseert uitwisseling en beschikbaarheid informatie met SAP Extended Enterprise Content Management van OpenText

Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO), een onderdeel van het Ministerie van Defensie, kiest voor OpenText voor het digitaliseren van documenten en archieven. Binnen DPO rijst de behoefte om documenten en archieven digitaal aan te spreken. De SAP Extended Enterprise Content Management-oplossing van OpenText maakt deze digitalisering mogelijk.

Net als bij het Ministerie van Defensie en NATO Support Agency, waar DPO onderdeel van uitmaakt, is de bedrijfsvoering gestandaardiseerd op SAP. Echter, een goede centrale opslag- en beheermogelijkheid voor documenten mist in deze systemen voor de DPO. De SAP Extended Enterprise Content Management-oplossing van OpenText biedt deze centrale omgeving voor gegevensuitwisseling en sluit naadloos aan op de systemen van SAP.

“Eén van de belangrijkste redenen om voor OpenText te kiezen, ligt in de gecertificeerde interface tussen SAP en OpenText”, verklaart Ron Kramer, Hoofd Staf Control binnen DPO.

DPO werkt als organisatie decentraal. Dit betekent dat de depots verspreid door het land zijn gevestigd en er ook personen in het veld werken. Al deze afdelingen en personen moeten op elke gewenste locatie en op elk moment informatie kunnen uitwisselen en centrale archieven kunnen raadplegen. Om dit te realiseren, moet de informatie-uitwisseling naar een hoger niveau worden gebracht.

DPO heeft gekozen voor SAP Extended ECM van OpenText om informatiestromen beter en efficiënter te kunnen beheren, zodat iedereen binnen de organisatie overal en altijd toegang tot de documenten heeft. Ook moet er rekening worden gehouden met de geldende regelgeving met betrekking tot onder andere veiligheid en ruimtelijke ordening. Daarnaast heeft DPO als organisatie een internationaal karakter. In het kader van de lange termijnvisie moet de oplossing daarom ook internationaal uitrolbaar zijn.

André Spruitenburg, consultant bij Nessos en verantwoordelijk voor de projectleiding, legt uit:

“Het uiteindelijke doel is het realiseren van één centrale digitale omgeving voor het raadplegen en uitwisselen van al onze documenten. Deze documenten bevinden zich nu nog in diverse digitale en fysieke omgevingen, al dan niet ontsloten voor de rest van de organisatie. Met behulp van OpenText zullen alle documenten fasegewijs worden gedigitaliseerd en vanuit een centrale omgeving beschikbaar worden gesteld. Na de implementatie is ook het raadplegen van documenten via Microsoft SharePoint mogelijk. Voor de techniek is een applicatiespecialist van X-center aangetrokken. De implementatie loopt tot nu toe voorspoedig en de eerste ervaringen zijn dan ook zeer positief.”

De implementatie van SAP Extended ECM van OpenText is in september begonnen en zal naar verwachting in de tweede helft van 2015 worden afgerond. De eerste groepen medewerkers hebben de oplossing inmiddels in gebruik. Uiteindelijk zullen alle ruim 100 medewerkers van DPO met de nieuwe oplossing van OpenText gaan werken.

Bron: OpenText