IT dienstverlener QNH Consulting gaat bij gemeente Amersfoort een op SharePoint gebaseerde DMS/RMA oplossing implementeren. Begin dit jaar schreef gemeente Amersfoort een Europese Openbare aanbesteding uit voor de levering van een Document Management Systeem en een bijpassende Record Management Module (DMS/RMA). Elf leveranciers deden een aanbieding en vier partijen werden geselecteerd voor interviewrondes. Gemeente Amersfoort heeft besloten om de opdracht aan QNH te gunnen op basis van de juiste combinatie van kennis, ervaring, aanpak en prijs.Gemeente Amersfoort maakt voor haar documentmanagement reeds enige jaren gebruik van een combinatie van systemen. Deze applicaties zijn inmiddels aan het einde van hun levenscyclus en worden niet meer onderhouden door de huidige leveranciers. Daarnaast voldoen deze systemen niet meer aan de eisen van deze tijd, zoals zaakgericht en papierloos werken. Belangrijke doelstellingen van de implementatie van de nieuwe DMS/RMA oplossing zijn onder meer het verbeteren van de kennisdeling en samenwerking met in- en externe partijen en het realiseren van een digitale en papierarme documentorganisatie. Daarnaast moet de oplossing passen binnen het informatiebeveiligingsbeleid en werken op de bestaande (technische) infrastructuur van gemeente Amersfoort.SharePoint DMS/RMA
QNH gaat een DMS/RMA oplossing implementeren gebaseerd op Microsoft SharePoint 2010. Deze oplossing is reeds succesvol geïmplementeerd bij verschillende kleine, middelgrote en grote gemeenten. Het systeem bestaat uit een DMS voor zaakgerichte documenten (bijvoorbeeld een bouwvergunningdossier) en niet zaakgerichte documenten (bijvoorbeeld een interne beleidsnota), een koppeling met de front-office (gescande post en e-formulieren), een koppeling met het zaaksysteem en waar nodig een koppeling met backofficeapplicaties.

Digitale postkamer en NEN 2082 
Naast de initiële aanbieding van de DMS/RMA oplossing heeft QNH ook een aantal andere kansen gezien om de beoogde doelstellingen van gemeente Amersfoort te realiseren. Twee kansen hebben een zodanige toegevoegde waarde dat ook deze meegenomen worden in de implementatie van het nieuwe systeem. Dit zijn de digitale postkamer en de NEN 2082 certificering. De digitale postkamer is een voorziening waarmee de inkomende papieren poststroom wordt gedigitaliseerd en geautomatiseerd. De NEN 2082 certificering levert een kwaliteitskeurmerk waarmee makkelijker toestemming wordt gekregen om documenten digitaal te archiveren en dus papierloos te kunnen werken.

“QNH heeft aangetoond een deskundige en klantgerichte leverancier te zijn. Wij hebben dan ook vertrouwen in een mooie samenwerking en een succesvol project”, aldus Dirk-Jan Beens, informatiemanager bij gemeente Amersfoort.

Bron: QNH

De automatische verwerking van grote hoeveelheden inkomende post (zowel fysiek, via Post NL c.s., als digitaal via email) in de vorm van een digitale postkamer helpt organisaties bij het stroomlijnen van de interne informatiestromen. De fysieke post wordt hierbij gescand en samen met de digitale post aangeboden aan de Digitale Postkamer. Hier worden alle poststukken eerst inhoudelijk toegankelijk gemaakt en daarna automatisch gesorteerd en geclassificeerd. Via vastgestelde regels (instelbaar via de Business Rule Engine van de DDi Digitale postkamer) vinden de inkomende poststukken aansluiting bij de juiste werkprocessen. Uitzonderingen worden afgevangen en vinden direct hun weg naar de juiste medewerkers.

Het inrichten van de DDi Digitale Postkamer vindt voornamelijk plaats op locatie bij de klant. De kosten die hiermee verband houden, maakt dat deze oplossing vooral toegevoegde waarde biedt voor middelgrote en grote organisaties. Tegelijkertijd neemt DDi per branche veel overeenkomsten waar v.w.b. de inrichting van de Digitale Postkamer. Inmiddels werkt DDi aan de ontwikkeling van een standaard inrichting voor in eerste instantie de verzekerings- en de assurantiebranche en zal deze via een Cloud service gaan aanbieden aan zowel kleine, middelgrote als grote organisaties. DDi verlaagt met dit initiatief de drempel om gebruik te gaan maken van een digitale postkamer.

DDi verwacht de eerste klanten begin oktober aan te kunnen sluiten op de cloud services van haar Digitale Postkamer. De nadruk zal in eerste instantie liggen op het automatisch sorteren en classificeren van fysieke post. In een later stadium zal hier ook de digitale post (emailberichten cs.) aan worden toegevoegd. Tezijnertijd wordt de service uitgebreid met standaard inrichtingen voor andere branches, met de nadruk op financiële dienstverleners, zorg- en onderwijsinstellingen.

 

Bron: DDi Software


Deze week lanceert softwareontwikkelaar DDi uit Hoofddorp een nieuwe versie van haar document management software; versie 2.18. Het DMS van DDi wordt gebruikt voor verschillende doeleinden, waaronder de digitale verwerking van inkoopfacturen, de digitale postkamer en specifiek binnen de assurantiebranche als digitaal klant-, polis- en/of schadedossier 

De nieuwe versie van het DMS is generiek, maar ook specifiek voor al deze verschillende doeleinden verbeterd. Generiek introduceert DDi de Capture Server, waarmee feitelijk ieder type document in batch mode, inclusief meta data aan het DMS wordt toegevoegd. Het gebruik van document scheidingsvellen voor het scannen in batch modus van grote hoeveelheden documenten is door een unieke ontwikkeling binnen de Capture Server niet meer nodig.

Specifiek voor de digitale verwerking van inkoopfacturen is de DDi Factuur module vanaf versie 2.18 volledig SEPA proof. Dit geldt tevens voor de interface naar de diversie ERP systemen. Ook de integratie met de bestelmodule en de koppeling met andere inkoopsystemen van onder meer PinkRoccade en Emeritor is op de schop genomen en verbeterd.

Het DMS is in deze laatste versie nog verder geïntegreerd binnen het ANVA product. Hierdoor kunnen assurantiekantoren hun dossiers beter onderhouden en hier meer structuur in aanbrengen. Door uitbreiding met een module voor workflow automatisering van schadeprocessen en een OCR module voor het geautomatiseerd verwerken van inkomende post van verzekeraars. Anders gezegd, ieder poststuk wordt direct in het juiste dossier opgeborgen en bij de juiste medewerkers in hun werklijst geplaatst.

Gebruikers van de software kunnen de uitgebreide versie-informaties aanvragen of zich inschrijven voor een upgrade via servicedesk@ddi.nl

Over DDi Document Software
DDi is een specialist op het gebied van Document Software. Met onze oplossingen helpen we organisaties “van Papier naar Digitaal”. Als puur Nederlands softwarehuis hebben wij veel kennis en ervaring op het gebied van het elektronisch vastleggen en be- en verwerkbaar maken van informatiestromen. Onze focus ligt hierbij op de creatie en/of realisatie van elektronisch archief, elektronisch dossier, automatische formulierverwerking, factuurautomatisering en purchase-to-pay.