Mobiele technologie slaat brug tussen burger, gemeente en uitvoerende instantie

Drie Nederlandse gemeenten zijn deze maand gestart met een proefproject met de door Decos ontwikkelde burgerparticipatie-oplossing Fixi. Burgers kunnen met behulp van een app eenvoudig melding maken van schade of gebreken aan de openbare ruimte, zoals bijvoorbeeld een omgevallen boom of een openliggend putdeksel. Door een foto te maken van het betreffende object en deze via de app te versturen kan de burger direct een ticket aanmaken in de IT-systemen van de gemeente. De gemeente kan via Fixi bovendien direct de uitvoerende instanties aan het werk zetten. Het probleem kan hierdoor snel en efficiënt worden opgepakt en afgehandeld.

Fixi is onderdeel van een breder ecosysteem van Decos-producten die gezamenlijk de hele keten van melding door een burger tot afhandeling ondersteunen.

Decos Fixi

Problemen in de openbare ruimte melden via app. Foto: Ronald Fleurbaaij (via Denhaagfm.nl)

Centraal staat hierbij de Decos cloud. Een gebruiker kan een melding maken in Fixi door een beschrijving met foto te maken en een bericht te sturen naar de Decos cloud. Op basis van de locatiegegevens van de melding wordt gekeken welke gemeente voor de schade verantwoordelijk is en wordt er een ‘zaak’ aangemaakt in het zaaksysteem van de bewuste gemeente. Deze kan de zaak in behandeling nemen en vanuit het eigen zaaksysteem via de Decos cloud een bericht sturen naar een uitvoerende instantie. Die uitvoerende instantie heeft zelf ook weer de beschikking over een app waarin de zaak zichtbaar is en waarin verdere details staan. Wanneer de uitvoeringsinstantie de zaak naar behoren heeft afgehandeld, kan zij ook weer door middel van een foto de gemeente op de hoogte stellen. Het hele proces, van melding tot afhandeling, is zodoende in één ecosysteem gedigitaliseerd.

Een belangrijk voordeel van Fixi is dat de uitvoeringsinstantie niet per definitie een overheidsorganisatie hoeft te zijn. Een externe partij, zoals een ruimingsorganisatie, staat met behulp van Fixi in verbinding met de Decos cloud en krijgt via een app alle informatie die ze nodig heeft om de zaak op te lossen, zonder dat er direct toegang is tot het netwerk van gemeente.  Fixi maakt bovendien de keten transparant voor burgers. De burger kan via Fixi alle veranderingen in de status van de zaak bijhouden en direct zien wanneer deze is afgehandeld.

Testcase
De eerste drie gemeenten die met het testen van Fixi aan de gang gaan zijn de gemeente Stichtse Vecht, Goeree-Overflakkee en Hollands Kroon. De gemeenten gaan zich daarbij in beginsel richten op het testen van de verschillende koppelingen van het systeem. De testgebruikers zijn de ambtenaren zelf. Naar verwachting gaat de app aan het einde van het tweede kwartaal live. De app zal dan beschikbaar zijn als Android app, iOS app en als webapp op de website van gemeenten.

Leo Filius, Specialist Documentair informatiemanagement (DIM) van de gemeente Goeree-Overflakkee:

“We hebben hoge verwachtingen van Fixi. Voor veel mensen is het nu vaak niet direct duidelijk hoe ze van bepaalde problemen in de publieke ruimte melding kunnen maken. Met behulp van Fixi kunnen ze nu snel een melding maken en bovendien volgen hoe een zaak ervoor staat. Het verlaagt echt de drempel voor burgers om actief deel te nemen aan het verbeteren van hun buurt.”

Een sterke extra feature in Fixi is dat ze ook zaken ontdubbelt. Veel schade in de openbare ruimte wordt doorgaans door verschillende mensen gerapporteerd, waardoor er meerdere meldingen van dezelfde zaak in een systeem komen. Doordat Fixi gebruikmaakt van locatiegegevens kan ze zien dat een melding op dezelfde plek vaker voorkomt. Een gebruiker krijgt zodoende een bericht wanneer een zaak reeds in behandeling is.

Bron: Decos


DigitaliseringDecos, het innovatiehuis voor digitalisering, heeft afgelopen maand de implementatie van de JOIN suite bij de gemeente Noordwijk afgerond. Door de invoering van JOIN kunnen alle interne documentstromen bij de gemeente worden gedigitaliseerd en is het niet langer nodig om papieren dossiers te beheren en onderhouden.

De invoering van de JOIN bij de gemeente Noordwijk is onderdeel van een groter plan om de werkomgeving van de gemeente te vernieuwen en de digitale dienstverlening te verbeteren. Met name het zaakgericht werken is een belangrijk onderdeel. Met invoering van JOIN Zaak & Document van Decos is daar nu een belangrijke stap in gezet. De honderdtachtig ambtenaren van de gemeente werken nu niet langer met papieren dossiers, maar gebruiken een digitale portal waar ze dossiers kunnen beheren, aanmaken en afdoen.

“Met de invoering van JOIN heeft de gemeentelijke organisatie de basis gelegd voor het verder versterken van de eigen bedrijfsvoering. De gemeente Noordwijk is daardoor in één stap een voorloper in gemeenteland geworden. Het is belangrijk dat de gemeente Noordwijk binnen de begroting is gebleven en een goed functionerende projectaanpak samen met Decos heeft doorlopen.”

aldus hoofd bedrijfsvoering Lia van der Pol.

Adoptie
Het digitale werken is voor gemeenten een behoorlijke organisatorische uitdaging. Niet alleen voor wat betreft de veranderende manier van werken, maar ook voor wat betreft het intern begeleiden van een implementatie.

Martin Hilgers, teamleider Informatievoorziening en Automatisering.

“Achter de schermen hebben we alles klaargezet, waarna we vervolgens in één keer zijn overgegaan. Het is spannend geweest, maar de adoptie van het nieuwe systeem gaat erg goed. Iedereen was meteen om.”

Bas Taalman, commercieel directeur van Decos:

“Het implementatieteam bij Decos doet altijd erg zijn best om bij elke klant de oplossing volledig te integreren met de lokale werkprocessen. De flexibiliteit van de JOIN suite stelt ons daarbij in staat volledig in te spelen op de specifieke vraagstellingen van de klant, waarbij de klant gestandaardiseerde en bewezen oplossingen gebruiken. Door gezamenlijk op te trekken en van elkaar te leren, kunnen we met elkaar klantvriendelijke oplossingen bouwen.”

Bron: Decos


Decos MinuteNieuwe webversie van Minute maakt notulist overbodig

Vandaag lanceert Decos, het innovatiehuis voor digitalisering, een nieuwe webversie van vergadertool Minute. Met Minute kunnen gebruikers vergaderingen delen en gelijktijdig samenwerken aan agenda’s, presentaties, notulen en documenten. Dankzij deze nieuwe versie kunnen medewerkers met ieder device aan een Minute-vergadering deelnemen.

Minute is een tool die mensen kunnen gebruiken ter ondersteuning van vergaderingen. Met Minute kunnen gebruikers vergaderingen plannen en mensen voor een vergadering uitnodigen. De deelnemers kunnen vervolgens ieder voor zich agendapunten aanmaken en vergaderdocumenten uploaden naar Minute. Hierdoor heeft iedereen tijdens de vergadering de beschikking over dezelfde stukken. Tijdens de meeting kunnen de deelnemers vanaf hun laptop of tablet gelijktijdig aanpassingen maken aan agenda items, taken en notities. Een samenvatting kunnen ze bovendien na de meeting weer downloaden en verspreiden via email naar andere gebruikers. Het notuleren, het beheer van vergaderstukken en het agenderen van gesprekspunten is met Minute zodoende niet meer de taak van één persoon, maar een collectieve verantwoordelijkheid. Dit vergroot de onderlinge samenwerking en effectiviteit van vergaderingen aanzienlijk.

Minute was al geruime tijd beschikbaar als native applicatie voor de iPad. De app kan gedownload worden via  iTunes. Vanaf vandaag is er echter ook een webversie van Minute beschikbaar die je gewoon via je browser kan benaderen. De nieuwe versie van Minute bevat dezelfde functionaliteiten als de iPad-versie. Synchronisatie van data tussen de webversie en de iPad-versie vindt daarbij real-time plaats. Notulen die op de iPad worden getypt worden direct getoond in de webversie en andersom. Voortaan hoef je dus geen iPad meer te hebben om actief aan een Minute-vergadering deel te nemen.

Martijn Aurik, productmanager van Minute vertelt.

“Minute was eerder zuiver gericht op de iPad. Nu mensen ook van Minute gebruik kunnen maken via de webbrowser, is het bereik van Minute behoorlijk toegenomen. Ongeacht het device dat je meeneemt kan je nu aan een vergadering deelnemen. Onze volgende stap is het ontwikkelen van een iPhone-versie en de mogelijkheid om offline met Minute te werken. Met al deze ontwikkelingen denken we dat het gebruik van Minute nu nog sneller zal toenemen.”

Bron: Decos


Split-VisionGemeente Weert en Leudal gaan zaakgericht werken. Dit gaan zij doen met JOIN van Decos als zaaksysteem en de I-Controler van Split~Vision voor het beheer van de processen en zaaktypen.  

In de overgang naar zaakgericht werken en ter voorbereiding op het werken met JOIN en zaaktypen.nl heeft Split~Vision samen met de gemeente Weert 350 processen/zaaktypes klaargezet in een doorlooptijd van twee maanden. Deze 350 zaaktypes zijn vanuit de referentiedatabase volledig geactualiseerd en ingericht in de I-Controler die als ZTC/DSP gebruikt wordt, als kernregistratie voor het gebruik in het zaaksysteem.

Ook bij de gemeente Leudal zijn recentelijk zo’n 70 Mavim processen omgezet naar procesmodellen in I-Controler. Er is eveneens opdracht gegeven voor het inrichten van 300 zaaktypes in de I-Controler als ZTC/DSP. Door de combinatie van zaaktypes en processen in een centrale kernregistratie, I-Controler, zijn procesmodellen en zaaktypes naadloos op elkaar afgestemd en is het beheer efficiënter georganiseerd.

I-Controler is een door Split~Vision zelf ontwikkelde informatie- en procesmanagement en architectuurtool die inmiddels al door veel overheidsinstellingen met succes is geïmplementeerd.

Governance Controller is specifiek ontwikkeld voor het configureren, documenteren, synchroniseren en beheer van de volledige SharePoint omgevingen en vindt steeds vaker zijn weg naar de groeiende populatie van SharePoint gebruikers, die duidelijke grenzen aan de onbeheersbare groei en het moeizame beheer van de projectsites willen stellen.

SinglePoint-For-All, de all-in-one SharePoint oplossing, is hier recent aan toegevoegd. Deze oplossing is de derde tool in het productportfolio van Split~Vision en biedt een totaaloplossing voor de digitale informatiehuishouding van de SharePoint-omgeving.

Bron: Split-Vision