Ggz-instelling Geriant controleert met software de juistheid van declaraties. Deze week ontving de instelling daarvoor een certificering. Eline van der Wal, financieel manager van Geriant, geeft uitleg over de software en vertelt wat de certificering voor Geriant betekent.

Waarom is de certificering nodig?

‘De certificering van de financiële module in ons EPD Synaps (Topicus) draagt bij aan de goedkeuring van onze productie en jaarcijfers richting accountant en zorgverzekeraars. In de software werken wij met validatieregels die controleren of de dbc voldoet aan de spelregels van de NZa en DBC Onderhoud. Dit moet voorkomen dat wij verkeerde declaraties naar zorgverzekeraars sturen. Deze validatieregels hadden we al in ons systeem, maar door de certificering kunnen we naar buiten toe aantonen dat de validatieregels correct zijn. Dat maakt het werk van de accountant makkelijker en we merken dat zorgverzekeraars daar ook om vragen.’

Wat doen deze validatieregels precies?

‘Het gaat om in totaal 140 validatieregels waarop een declaratie getoetst wordt. Er zijn simpele regels die kijken naar verplichte velden als naam van de cliënt, geboortedatum of de reden van het sluiten van de dbc. Daarnaast zijn er meer ingewikkelde regels die kijken of er wel een diagnose is gesteld en of de dbc niet langer dan 365 dagen open staat. Wanneer een DBC na 366 dagen wordt afgesloten, krijgen wij niet betaald. Toen Geriant begin 2014 met het EPD ging werken, hebben we op alle mogelijke manieren getest, een omvangrijke klus. Uiteindelijk bleken circa 80 validatieregels foutgevoelig. Validatieregels veranderen echter jaarlijks. Door de certificering van de validatieregels is het niet nodig deze tests te herhalen.’

Zorgt dat ook voor een daling van de administratieve lasten?

‘Inderdaad. Door administratieve fouten te voorkomen, verminder je de administratieve lasten van secretariaten en zorgverleners. Administratie is niet bepaald een hobby van zorgverleners. Zij mogen per uur geleverde zorg een opslagpercentage van 30 procent rekenen voor administratieve taken en aanverwante zaken. Dat klinkt veel, maar is in de praktijk echt krap. De laatste jaren is de hoeveelheid werk per cliënt zodanig toegenomen dat het percentage eerder rond de 40 a 50 procent ligt. Maar we hebben de opslag tot op heden toch niet verhoogd: je moet dat als zorgorganisatie niet willen. Wij proberen om dat percentage omlaag te brengen zodat de hoofdbehandelaar zijn tijd kan besteden aan de cliënten. Het inbouwen van controles en het certificeren van het epd helpt daarbij. Door declaraties in een keer goed in te dienen, hoef je niet achteraf te corrigeren.’

Wat is de volgende stap?

‘Het liefste zouden we de spelregels van verzekeraars ook meenemen. We werken nu nog met veel lijstjes, maar dat blijkt toch lastig. De verzekeraars hanteren namelijk allemaal verschillende regels. Wij behandelen geriatrische patiënten. Wanneer iemand in het ziekenhuis wordt gediagnosticeerd met dementie, kan het ziekenhuis naar ons verwijzen. Echter niet elke zorgverzekeraar accepteert het ziekenhuis als verwijzer; wij hebben dan bijvoorbeeld een verwijzing nodig van de huisarts. Als we dat vergeten, klopt de declaratie niet en krijgen we niet betaald. Een ander voorbeeld is dat niet elke zorgverzekeraar de specialist ouderengeneeskunde als hoofdbehandelaar accepteert. Sommige accepteren alleen een psychiater. Zo zijn er verschillen tussen de zorgverzekeraars die fouten kunnen veroorzaken in de declaraties.’

Elke zorgverzekeraar hanteert dus verschillende regels?

‘Het gaat zelfs nog verder. Behalve dat we met VGZ, Zilveren Kruis, Menzis, Multizorg, DSW en CZ aparte afspraken maken, zijn er ook nog verschillende afspraken per contractjaar. Daarnaast bestaan er verschillen in voorwaarden tussen de basis- en specialistische ggz. Eigenlijk hebben we twaalf contracten om rekening mee te houden en dat kost veel tijd om het allemaal te toetsen. En dan laat ik de wijkverpleging- en Wmo-contracten nog maar even buiten beschouwing. Het meest vervelende is dat onze hulpverleners aparte regels per cliënt moeten toepassen: dat moet je  eigenlijk helemaal niet willen. Door de declaratiecontrole te automatiseren willen we ervoor zorgen dat onze mensen het alleen nog maar goed kunnen doen. Nu voeren we nog veel periodieke controles uit. Dat gaat wel, maar het is wel de route van het meeste werk.’

Bron: Zorgvisie

 


SimpledDe werkkostenregeling (WKR) is begin dit jaar van kracht geworden en zorgt voor nieuwe uitdagingen binnen organisaties. Extra vergoedingen of voorzieningen die een werkgever verstrekt vallen nu tot een bepaald maximum onder het loon van de werknemer, tenzij hij aantoont dat ze niet onder de regeling vallen. Dit vereist een gedetailleerde administratie, waar mobiele declaratie-apps bij kunnen helpen. Inmiddels zijn er ook alternatieven zoals Simpled Card, een betaalpassensysteem met app dat de administratieve last van de WKR aanzienlijk verzacht.

De werkkostenregeling lijkt misschien vooral van toepassing op de werkgever en hoe hij het uitgekeerde loon en de aanvullende vergoedingen verantwoordt. Toch vereist het ook extra inspanning van de werknemer, omdat zijn declaraties zonder de juiste administratieve categorisering onder zijn belastbare loon gaan vallen. Deze taak kun je neerleggen bij de administratie, maar dit zorgt vanzelfsprekend voor veel extra werk. Een mogelijke oplossing is om werknemers mobiele declaratie-apps te laten gebruiken, die gekoppeld zijn met de bedrijfsadministratie. De declaraties kunnen dan grotendeels digitaal verwerkt worden, gebruikmakend van de juiste vrijstellingscategorieën in de WKR. Daarnaast komen er nieuwe betaalpassen zoals Simpled Card op de markt, die er met een mobiele app zelfs voor kunnen zorgen dat declaraties helemaal tot het verleden behoren.

Administratieve rompslomp
De beste manier om de declaratieproblematiek volledig te mijden is door als bedrijf betaalpassen te gaan gebruiken. Zakelijke uitgaven kunnen dan door het personeel zelf worden gedaan met een pas van de zaak en vereisen geen  verrekening  achteraf. Nu kun je natuurlijk niet aan elke werknemer een eigen bankpas of creditcard verstrekken. Dit vereist  immers veel administratieve rompslomp voor het openen van een rekening. Daarnaast is het een grote verantwoordelijkheid voor de werknemer, die onnodige uitgaven kan doen of zelfs kan frauderen met zijn declaraties. Een veel beter alternatief is de eind vorig jaar geïntroduceerde online dienst Simpled Card, dat onlangs werd genomineerd voor de Fintech Award. Je kunt hiermee als bedrijf zelf bankpassen en creditcards uitgeven, maar dan veel sneller en goedkoper.

Uitgaven verantwoorden
De  passen van Simpled Card zijn in feite volwaardige betaalpassen waarmee zowel online als bij pinautomaten betaald kan worden. Het voordeel is dat de werkgever de bestedingsruimte  zelf real-time kan bepalen en flexibel en ad hoc betaalpassen kan meegeven aan zijn personeel. Hiermee wordt de administratieve beheerlast als gevolg van de WKR al verminderd, maar de werkgever moet de uitgaven natuurlijk ook verantwoorden. Hiervoor introduceert Simpled Card een mobiele app, waarmee gebruikers van de pas de kassabonnen van hun uitgaven kunnen fotograferen en uploaden. Hierdoor worden zowel de transactiegegevens als de facturen/bonnen direct in de bedrijfsadministratie opgenomen. Slimme software zorgt er vervolgens voor dat de gemaakte kosten op de juiste administratieve manier worden verwerkt, conform de nieuwe werkkostenregeling. Dit maakt Simpled Card een uiterst toegankelijke oplossing voor het faciliteren van allerlei zakelijke uitgaven. Het gebruiksgemak en de volledige controle maken Simpled Card geschikt voor het beheren en administreren van cliëntgelden, maar het is ook een moderne vervanger voor de ouderwetse kleine kas.

Bron: Simpled