Dinsdag 23 juni organiseert DDi uit Hoofddorp het webinar Optimalisatie factuurherkenning. Tijdens deze online sessie, waar je als gebruiker van de DDi Factuur software aan kan deelnemen, worden tips en tricks gegeven om de herkenning van facturen te verbeteren. Door de kennis van de gebruiker te verrijken is het percent age data dat wordt herkend door de software in veel gevallen flink te verbeteren.

Digitale factuurherkenning met OCR software

In DDi Factuur wordt met behulp van slimme Optical character recognition (OCR) software alle factuurinformatie van een factuurdocument afgelezen. Om te zorgen dat de software de juiste gegevens van de verschillende inkoopfacturen kan herkennen moet eenmalig door de gebruiker aangegeven worden waar op het document gezocht moet worden naar bijv. de crediteur, het factuurnummer, bedrag et cetera. Als dit op de juiste manier ingericht is dan zal DDi Factuur in de toekomst de gegevens op de factuur automatisch herkennen en van alle gegevens, informatie maken. Om daarmee een foutloze digitale blokstempel aan iedere factuur te koppelen. In het webinar Optimalisatie factuurherkenning laat DDi zien hoe je door middel van kleine wijzigingen kan zorgen dat de software meer factuurgegevens direct herkent en daarmee dus het hele factuurverwerkingsproces kan versnellen.

Het webinar start om 11.00 uur. Geïnteresseerden kunnen zich aanmelden via het inschrijfformulier op de website van DDi. Het aantal plaatsen is beperkt. Hoe lang het duurt, is afhankelijk van de input van de deelnemers maar er kan worden uitgegaan van ongeveer 30 minuten.

Bron: DDi


DDiDDi heeft een nieuwe generatie software in gebruik genomen. In deze software zijn Document Management en Business Proces Management functionaliteiten volledig met elkaar verweven. Nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd waaronder Full text zoeken (zoals Google zoeken) en een universele weergave van alle berichten. Tevens is de software beschikbaar als Cloud oplossing, waardoor een Document Management Systeem (DMS) ook voor kleinere organisaties rendabel wordt.

Universeel bestandsformaat en weergave

Onderzoek wijst uit dat de hoeveelheid informatie die wereldwijd beschikbaar is elke twee jaar verdubbelt. Een groeiende stroom berichten komt via steeds meer verschillende media de organisatie binnen. Per post en e-mail maar ook via het contactformulier op de website en social media kanalen. Om structuur aan te kunnen brengen in deze informatie worden in de nieuwe generatie DDi software alle berichten omgezet naar één universeel bestandsformaat. Ieder bericht wordt als PDF getoond. Daarnaast blijft het bestand ook in zijn oorspronkelijke formaat bewaard. Op de achtergrond wordt de inhoud omgezet naar informatie. Het systeem weet zo waar het bericht over gaat, van wie het afkomstig is, bij welk dossier of welke casus het hoort, wat ermee moet gebeuren en wie of welk team het moet afhandelen.

Nieuwe, moderne gebruikersinterface

Een onderdeel van de nieuwe DDi software is de DDi Client. Hierin worden de, voorheen gescheiden, Document Management (DMS) en Business Proces Management (BPM) functionaliteiten naadloos met elkaar geïntegreerd. Dankzij deze integratie haalt de klant maximaal rendement uit zijn document gestuurde bedrijfsprocessen. Via metadata en/of inhoud raadplegen gebruikers de documenten. En bij het tonen van die documenten is direct duidelijk wat de actuele status is. Daarnaast is altijd inzichtelijk hoe het verdere traject eruitziet en welke medewerkers daarbij betrokken zijn. Tevens toont het systeem bij welke casus en/of welk dossier het document hoort en zien gebruikers welke informatie nog aan het dossier ontbreekt.

Bron: DDi


Foto: DDi vernieuwt haar bedrijfspositionering en softwareDDi, het softwarebedrijf uit Hoofddorp, richt zich steeds meer op de automatisch verwerking van alle “schriftelijke” communicatie. Met de introductie van een nieuwe generatie software zet DDi de volgende stap naar het realiseren van de visie en missie. Om deze verder kracht bij te zetten introduceert DDi een herziene boodschap en huisstijl. Dit alles vormgegeven in de nieuwe software en vernieuwde website.

Let’s make magic happen. Let’s make information work for you.

De visie van de Information Automation Engineers van DDi is als volgt: Let’s make magic happen. Let’s make information work for you. Thom Menssink, Directeur van DDi: “Ooit – in 1989 – zag ik bij mijn eerste werkgever een gigantisch scherm, een PC met een klein apparaatje wat ze een muis noemde en een grote machine op tafel (is een scanner, zeiden ze). Ze legden een brief op de glasplaat. Klikten een paar keer met die muis. Ik zag van alles gebeuren en 30 seconden later was de brief automatisch overgetypt. Magisch vond ik dit!” 25 Jaar later zijn veel organisaties al door DDi geholpen bij het automatisch verwerken van hun informatiestromen. En magisch is de software voor veel van hen ook nog steeds.

Capture all formats including paper, PDF, email, XML in one seamless process

In de huidige concurrerende markt wil ieder bedrijf optimaal communiceren met haar klanten. Door de 24/7 internet economie zijn klanten meer eisend geworden. Op alle mogelijke manieren nemen ze o.a. “schriftelijk” contact op met bedrijven. Via e-mail, post, social media, fax, etc. Informatie komt tegenwoordig overal de organisatie binnen. Mailboxen, de cloud, mappen op de server, postbakjes, et cetera. Voordat het bericht kan worden behandeld, is deze al door vele handen gegaan. De organisatie is vaak drukker met het bericht dan met de inhoud. Tot ergernis van de klant. DDi ziet het als hun missie om organisaties te helpen om ieder bericht, ongeacht het medium, inhoudelijk toegankelijk te maken, met een minimum aan inspanningen gestructureerd af te handelen en beveiligd te archiveren.

De vernieuwde website van DDi is te zien op www.ddi.nl.

Bron: DDi


Stroomlijnen document processen

DDiDDi heeft haar product visie en strategie voor de komende 5 jaar vastgelegd. Deze is gebaseerd op de behoefte van succesvolle organisaties om hun document processen verder te stroomlijnen. Volgens het softwarebedrijf uit Hoofddorp is dit een noodzaak in deze wereld, waarin elektronische informatie uitwisseling een enorme vlucht heeft genomen. De hoeveelheid berichten die organisaties uitwisselen met hun relaties is in enkele jaren meer dan verdubbeld. De komende jaren zal DDi technieken, functies en oplossingen ontwikkelen gebaseerd op deze visie en strategie.

Door de enorme groei aan berichten en documenten die via verschillende media op diverse plekken een organisatie bereikt, wordt het voor veel organisaties steeds moeilijker deze stroom aan informatie in goede banen te leiden. Het is nagenoeg ondoenlijk om alle “opdrachten” nog snel en adequaat af te handelen. In navolging van de bankensector gaan steeds meer organisaties inzetten op STP (Straight Through Processing). Wat betekend met zo min mogelijk handelingen de groeiende berichtenstroom afhandelen. Zonder dat het medium er toe doet.

DDi

DDi is er van overtuigd dat het snel en goed behandelen en afhandelen van opdrachten begint met de inhoud van een document. DDi verdiept zich al ruim twee decennia in het ontleden van concrete data uit ieder willekeurig bestand/document. Ongeacht het medium. Zij ontwikkelt software die automatisch vaststelt welke relevante informatie in een stuk staat. Wat staat er in de bericht? Welke data moet worden vastgelegd in de back-, mid- en/of front office systemen? Waar gaat het document over? Et cetera. Op basis van deze informatie worden vervolgens de processen in werking gezet om ieder document adequaat en snel af te handelen.

Vertaald naar de praktijk: Een cliënt stuurt haar leverancier een brief, een email, een opdracht via Facebook, etc. Eerste stap is ervoor te zorgen dat al deze “post” op een centrale plek bij elkaar komt. Dit kan alleen maar digitaal. Om vervolgens van ieder stuk te “begrijpen” wat de gewenste reactie is, moet je eerst weten, van wie het bericht afkomstig is, bij welk dossier/casus het hoort en waar deze over gaat. Natuurlijk zonder menselijk handelen. Op het moment dat dit bekend is, kan worden vastgesteld welke reactie nodig is, en wie dit kan verzorgen.

Thom Menssink, Commercieel Directeur DDi:

Wij willen onze klanten graag helpen om ieder bericht dat zij ontvangt te uniformeren, te doorgronden, te begrijpen en automatisch aan te laten sluiten op de juiste bedrijfsprocessen. Uiteraard met een minimum aan menselijk handelen.

Lees de product visie en strategie van DDi.

Bron: DDi


Per 1 oktober 2013 komt DDi Document Software met een vernieuwde en geïntegreerde DDi DS softwaresuite. Dit is de volgende generatie van DDi’s Document Software, die voorheen in modules was opgesplitst. Document Management en Business Proces Management functionaliteit zijn nu volledig met elkaar verweven in deze nieuwe generatie software. Daarmee zet de specialist in document proces automatisering, een belangrijke stap vooruit.

Foto: DDi introduceert geheel vernieuwde Document Software
Geïntegreerde functionaliteit in DDi Client

Onderdeel van de DDi DS software is de DDi Client. Daarin worden Document Management (DMS) en Business Proces Management (BPM-) functionaliteit naadloos met elkaar geïntegreerd. Voorheen waren die functies gescheiden in iFile en iFlow. Met deze integratie haalt de klant maximaal rendement uit zijn document gestuurde bedrijfsprocessen.

Snel en foutloos in het juiste proces
Met DDi DS wordt het namelijk mogelijk binnenkomende (papieren) documenten te digitaliseren, te herkennen en direct automatisch te koppelen aan bestaande bedrijfsprocessen. Facturen gaan zo rechtstreeks naar de financiële afdeling, contracten naar de juridische afdeling, schade aangiften (SAF) naar de juiste schadebehandelaar, verkooporders naar de afdeling sales enz. De intelligente Business Rules Engine (BRE) in de nieuwe DDi DS software maakt het daarmee voor gebruikers heel eenvoudig om foutloos, snel en effectief documentstromen te verwerken en in de juiste processen op te nemen. Zonder verdere handmatige acties van medewerkers of ingewikkelde voortrajecten creëer je hiermee snel en eenvoudig optimaal Document Management in combinatie met Business Proces Management. Daarmee wordt veel tijd in de doorloop van het proces bespaard en worden fouten voorkomen.

‘Pay per use’ voor scannen documenten
Met de introductie van de DDi DS software stapt de Nederlandse softwareontwikkelaar tegelijkertijd over op het ‘pay per use’ licentiemodel. Per verwerkt document wordt voortaan een bedrag in rekening gebracht in plaats van een vast bedrag voor het gebruik van software.

Mail naar info@ddi.nl voor meer informatie over de nieuwe DDi Document Server.
Over DDi Document Software
DDi is een specialist op het gebied van Document Software. Met onze oplossingen helpen we organisaties “van Papier naar Digitaal”. Als puur Nederlands softwarehuis hebben wij veel kennis en ervaring op het gebied van het elektronisch vastleggen en be- en verwerkbaar maken van informatiestromen. Onze focus ligt hierbij op de creatie en/of realisatie van elektronisch archief, elektronisch dossier, automatische formulierverwerking, factuurautomatisering en purchase-to-pay.


De automatische verwerking van grote hoeveelheden inkomende post (zowel fysiek, via Post NL c.s., als digitaal via email) in de vorm van een digitale postkamer helpt organisaties bij het stroomlijnen van de interne informatiestromen. De fysieke post wordt hierbij gescand en samen met de digitale post aangeboden aan de Digitale Postkamer. Hier worden alle poststukken eerst inhoudelijk toegankelijk gemaakt en daarna automatisch gesorteerd en geclassificeerd. Via vastgestelde regels (instelbaar via de Business Rule Engine van de DDi Digitale postkamer) vinden de inkomende poststukken aansluiting bij de juiste werkprocessen. Uitzonderingen worden afgevangen en vinden direct hun weg naar de juiste medewerkers.

Het inrichten van de DDi Digitale Postkamer vindt voornamelijk plaats op locatie bij de klant. De kosten die hiermee verband houden, maakt dat deze oplossing vooral toegevoegde waarde biedt voor middelgrote en grote organisaties. Tegelijkertijd neemt DDi per branche veel overeenkomsten waar v.w.b. de inrichting van de Digitale Postkamer. Inmiddels werkt DDi aan de ontwikkeling van een standaard inrichting voor in eerste instantie de verzekerings- en de assurantiebranche en zal deze via een Cloud service gaan aanbieden aan zowel kleine, middelgrote als grote organisaties. DDi verlaagt met dit initiatief de drempel om gebruik te gaan maken van een digitale postkamer.

DDi verwacht de eerste klanten begin oktober aan te kunnen sluiten op de cloud services van haar Digitale Postkamer. De nadruk zal in eerste instantie liggen op het automatisch sorteren en classificeren van fysieke post. In een later stadium zal hier ook de digitale post (emailberichten cs.) aan worden toegevoegd. Tezijnertijd wordt de service uitgebreid met standaard inrichtingen voor andere branches, met de nadruk op financiële dienstverleners, zorg- en onderwijsinstellingen.

 

Bron: DDi Software


Onlangs heeft DDi Document Software haar Digitale Postkamer geïntegreerd met het assurantiepakket ANVA. Dit maakt de software uitermate geschikt voor de gebruikers van ANVA, waardoor de zogenaamde ANVA-kantoren het gehele verwerkingsproces voor inkomende en uitgaande post digitaal kunnen afhandelen. De werking van De Digitale Postkamer voor de assurantiebranche staat omschreven in een nieuwe Solution Paper. 

Assurantiekantoren hebben dagelijks te maken met veel en uiteenlopende post. Zowel binnenkomende als uitgaande post, die medewerkers heel veel tijd kan kosten. De Digitale Postkamer gekoppeld aan het ANVA-systeem kan een grote stap zijn in het terugdringen van deze handmatige administratieve handelingen. Bovendien is het verwerkingsproces hiermee geheel transparant.

Post In 

Na het digitaliseren van de inkomende, traditionele post zorgt de herkenningssoftware in het concept van de Digitale Postkamer dat de inhoud van alle (ook reeds digitale) documenten, wordt ‘gelezen’ en automatisch wordt gekoppeld met de gegevens in het ANVA-systeem. De ingekomen stukken kunnen daarna meteen worden gekoppeld aan een specifiek proces en de bij het proces horende gebruikers. De documenten worden zo nodig direct toegevoegd aan de ANVA-werklijst van de betreffende medewerker. De DDi software slaat het document bovendien op in het betreffende dossier in ANVA.

Post Uit 

DDi Document Software biedt, als onderdeel van de Digitale Postkamer een geavanceerd systeem voor uitgaande documenten. Dit maakt het eenvoudig om documenten consequent en automatisch in de juiste huisstijl op te maken en aan de klant te sturen. De verschillende lay-outs zijn digitaal beschikbaar en centraal opgeslagen. Door de koppeling met ANVA worden de gecreëerde documenten opgeslagen in het ANVA-dossier zoals verstuurd naar de klant. Daarnaast kan door het gebruik van QR-codes benodigde klantinformatie in het systeem worden opgeslagen waardoor ook retourdocumenten geautomatiseerd verwerkt kunnen worden.

Lees meer over de werking van de Digitale Postkamer voor ANVA-kantoren in de Solution Paper.

Over ANVA 

ANVA ontstond in 1975 als maatschappijonafhankelijk automatiseringsproject van de NVA (nu Adfiz). Met nieuwe, innovatieve producten en diensten op het gebied van standaardisatie, digitalisering en ketenintegratie bewijzen ze al meer dan 35 jaar een betrouwbare en solide partner te zijn. We kennen de verzekeringsbranche en weten wat er speelt en wat de behoeften zijn. Daardoor sluit de software aan op de behoeften van onze klanten, alle soorten en maten assurantiekantoren.

Over DDi Document Software

DDi is een specialist op het gebied van Document Software. Met onze oplossingen helpen we organisaties “van Papier naar Digitaal”. Als puur Nederlands softwarehuis hebben wij veel kennis en ervaring op het gebied van het elektronisch vastleggen en be- en verwerkbaar maken van informatiestromen. Onze focus ligt hierbij op de creatie en/of realisatie van elektronisch archief, elektronisch dossier, automatische formulierverwerking, factuurautomatisering en purchase-to-pay.

 

Bron: DDi Software


Deze week lanceert softwareontwikkelaar DDi uit Hoofddorp een nieuwe versie van haar document management software; versie 2.18. Het DMS van DDi wordt gebruikt voor verschillende doeleinden, waaronder de digitale verwerking van inkoopfacturen, de digitale postkamer en specifiek binnen de assurantiebranche als digitaal klant-, polis- en/of schadedossier 

De nieuwe versie van het DMS is generiek, maar ook specifiek voor al deze verschillende doeleinden verbeterd. Generiek introduceert DDi de Capture Server, waarmee feitelijk ieder type document in batch mode, inclusief meta data aan het DMS wordt toegevoegd. Het gebruik van document scheidingsvellen voor het scannen in batch modus van grote hoeveelheden documenten is door een unieke ontwikkeling binnen de Capture Server niet meer nodig.

Specifiek voor de digitale verwerking van inkoopfacturen is de DDi Factuur module vanaf versie 2.18 volledig SEPA proof. Dit geldt tevens voor de interface naar de diversie ERP systemen. Ook de integratie met de bestelmodule en de koppeling met andere inkoopsystemen van onder meer PinkRoccade en Emeritor is op de schop genomen en verbeterd.

Het DMS is in deze laatste versie nog verder geïntegreerd binnen het ANVA product. Hierdoor kunnen assurantiekantoren hun dossiers beter onderhouden en hier meer structuur in aanbrengen. Door uitbreiding met een module voor workflow automatisering van schadeprocessen en een OCR module voor het geautomatiseerd verwerken van inkomende post van verzekeraars. Anders gezegd, ieder poststuk wordt direct in het juiste dossier opgeborgen en bij de juiste medewerkers in hun werklijst geplaatst.

Gebruikers van de software kunnen de uitgebreide versie-informaties aanvragen of zich inschrijven voor een upgrade via servicedesk@ddi.nl

Over DDi Document Software
DDi is een specialist op het gebied van Document Software. Met onze oplossingen helpen we organisaties “van Papier naar Digitaal”. Als puur Nederlands softwarehuis hebben wij veel kennis en ervaring op het gebied van het elektronisch vastleggen en be- en verwerkbaar maken van informatiestromen. Onze focus ligt hierbij op de creatie en/of realisatie van elektronisch archief, elektronisch dossier, automatische formulierverwerking, factuurautomatisering en purchase-to-pay.


Al jaren bestaat de trend in het onderwijs dat zij fors moeten bezuinigen. Veel onderwijsinstellingen zijn hier dan ook zeer bewust mee bezig en kijken daarbij naar allerlei mogelijke posten. Eén van deze posten is de besparing op administratieve processen. Kort gezegd; contractbeheer, factuurverwerking, dossierbeheer, etc.

Het Meridiaan College in Amersfoort is hier een mooi praktijkvoorbeeld van. Scholen met meerdere vestigingen en papieren processen, zoals Het Meridiaan College, kunnen veel baat hebben bij digitalisering en digitale verwerking. Bijvoorbeeld van de inkomende facturen. Zo heeft het Meridiaan College, met 3.500 leerlingen een forse onderwijsinstelling, te maken met circa 5.000 inkomende facturen per jaar. Sinds 2012 worden die gedigitaliseerd afgehandeld met DDi Document Software en Afas Profit. Dat scheelt tijd, geld, moeite en fouten en bovendien is er meer grip op het hele factuurverweringsproces.

Na centrale scanning en herkenning van de papieren facturen worden de gegevens door de DDi Document Software applicatie door een koppeling direct naar Afas Profit overgebracht. Daar worden de facturen voor accordering beschikbaar gesteld aan de betrokken medewerkers en uiteindelijk betaalbaar gesteld. Een kortere doorlooptijd, met strakke controles en hogere kwaliteit van het werk zijn het directe gevolg.
De grootste winst is op de vestigingen terug te vinden, ziet Theo Willemsen van het Meridiaan College. ‘Vooral daar was men nogal eens wat tijd kwijt met het routeren van documenten en ophalen van goedkeuringen. Pas daarna kwam het bij ons op de administratie voor verwerking. Een verwerking die nu veel sneller gaat. De tijd die mensen lokaal kwijt waren voor het routeren en accorderen van facturen, wordt nu besteed aan andere activiteiten die meer betrekking hebben op het onderwijs zelf.’

 

Bron: Documentwereld


Persbericht

HOOFDDORP, 20130227 — Inteco, specialist in klimaat plafond en inductie-units, stapt over op automatische verwerking van haar inkoopfacturen. De organisatie uit Boxtel gaat hierbij gebruik maken van DDi Factuur, de softwareoplossing van DDi Document Software. 

Door de ingebruikname van DDi Factuur is Inteco in de toekomst in staat haar factuurstroom geheel geautomatiseerd door haar organisatie te laten gaan voor een snelle, foutloze en volledig geautomatiseerde verwerking. Via een koppeling met Navision, het door Inteco gebruikte financiële pakket, wordt iedere factuur op het juiste moment ter controle aangeboden bij de juiste budgethouder, tijdig betaald en automatisch digitaal gearchiveerd.

Dossiers in de toekomst ook digitaal met DDi

Naast de automatische verwerking van de inkoopfacturen zal Inteco op korte termijn ook haar dossiers gaan digitaliseren. Zodoende maakt ze het mogelijk om dossiers van haar lopende en afgeronde projecten te allen tijde digitaal te kunnen raadplegen, zowel op kantoor als daarbuiten. Ook hiervoor heeft ze de keuze gemaakt voor de software van DDi Document Software.

Met de digitalisering van de papieren documenten en bijbehorende papierstromen verwacht Inteco haar interne processen te kunnen optimaliseren. Zodoende maakt ze haar handen vrij voor de service en dienstverlening van haar eigen klanten.

Over Inteco

Inteco uit Boxtel is specialist in ontwerp en realisatie van compleet geïntegreerde klimaatplafonds en plafond inductie-units voor de utiliteitsbouw. De ontwerpen voldoen aan alle eisen van de opdrachtgever met betrekking tot esthetica, akoestiek, isolatie, verlichting, brandveiligheid, klimaatbeheersing en gebruikersvriendelijkheid.

Naast een keuze uit diverse (gepatenteerde) klimaatsystemen kent Inteco ook een grote keuze uit plafondsystemen. Inteco biedt hierbij systeemintegratie zonder concessies; koeling, verwarming en ventilatie toegesneden op individuele wensen. Deze ‘custom built’ benadering, waarbij het plafondstramien wordt aangepast aan de modulering van het gebouw, maakt het mogelijk om afzonderlijke componenten optimaal te integreren in het totale systeem, met behoud van de esthetische kwaliteit.

Over DDi Document Software

DDi is een specialist op het gebied van Document Software. Met onze oplossingen helpen we organisaties “van Papier naar Digitaal”. Als puur Nederlands softwarehuis hebben wij veel kennis en ervaring op het gebied van het elektronisch vastleggen en be- en verwerkbaar maken van informatiestromen. Onze focus ligt hierbij op de creatie en/of realisatie van elektronisch archief, elektronisch dossier, automatische formulierverwerking, factuurautomatisering en purchase-to-pay.

Meer informatie over onze oplossingen: DDi Factuur of DDi Dossier