“Salarisadministratie en roosterplanning zijn nu geautomatiseerd en volledig geïntegreerd”

Alleen een logo op de gevel verraadt dat in dit woonhuis in het centrum van Hengelo het centrale kantoor van Stichting Woonbegeleiding Jong Volwassenen is gehuisvest. We spreken hier de beide directeuren Erik van Kampen en Dennis Reuvers. Zij sturen een team van 35 professionele hulpverleners aan, die zo’n 80-100 jongeren ondersteunen enbegeleiden. Een groot deel van deze jongeren is gehuisvest in woningen verspreid over de regio Twente. De Stichting zit middenin de Transitie, maar heeft door een geïntegreerde automatisering van de salarisadministratie en personeelsplanning goed inzicht en overzicht in uren en geld. “Dat is essentieel in deze roerige tijden, ook omdat we blijven groeien en uitbreiden”, aldus Dennis Reuvers. “Wij maken gebruik van de software en de HR-diensten van HR Servicedesk. De software helpt ons om verantwoorde keuzes te maken qua planning en personeelsbeheer. De geautomatiseerde koppeling van alle HR processen, personeels- en salarisadministratie en planning, bespaart ons veel tijd en geld. We zijn nu in staat om veel efficiënter te plannen en dat nauwkeuriger te monitoren, ook binnen alle financiële kaders. En we kunnen een beroep doen op de ervaring en professionele ondersteuning van HR Servicedesk. ”

Efficiency ondanks en vanwege Transitie Jeugdzorg
Met een SPD achtergrond en komende uit de financiële wereld, is Erik van Kampen verantwoordelijk voor alle geldstromen vanuit en naar de Stichting. “En qua financierings-structuur is het bekend in welke lastige transitie onze tak van sport zich nu bevindt”, zo verzucht hij. “Gelukkig is de automatisering en organisatie helemaal op orde”. Want al snel na de oprichting van de Stichting in 2010 besloot hij te zoeken naar een totaaloplossing waarbij zowel de salarisverwerking als de roosterplanning konden worden geïntegreerd. “Ondanks dat we qua aantallen met 30 fte-ers en 100 jongeren niet zo groot zijn, is de planning toch onderhevig aan vele veranderingen en is er veel flexibele inzet nodig. Terwijl tegelijkertijd de inkomsten, onder meer uit pgb’s, ook aan allerlei veranderingen onderhevig zijn. Dus ik wist dat het administratief en organisatorisch zorgvuldiger en efficiënter moest én kon, dan in Excel. En HR-Servicedesk biedt dat geïntegreerd aan, zowel de software als het advies dat we nodig hadden.”

Web-based: werken met de beste software zonder hoge investeringen
HR ServicedeskDennis Reuvers legt uit wat het voordeel is van de samenwerking met HR Servicedesk. “Omdat HR Servicedesk de software op huurbasis web-based aanbiedt, kunnen we toch gebruik maken van de beste software; het vergt immers geen enorme investeringen voor aanschaf of onderhoud van software of servers. Een investering in alle onderdelen van Aysist die we nu gebruiken -RoosterPlan, CapaciteitsPlan en ManagementPlan- zou z’n  doel voorbij zijn geschoten voor ons als relatief kleine organisatie. Bovendien zijn we nu verzekerd van een goede koppeling tussen het salaris- en roostersysteem, vanwege de goede samenwerking tussen HR Servicedesk en Ayton én hun beider ervaring.”

Erik van Kampen knikt: “Nu komen de loonaangiftes en de pensioenopgaven er automatisch uitrollen, gebaseerd op de actuele gegevens. De gewerkte uren worden namelijk vanuit het roosterprogramma direct geboekt op de juiste kostenplaats en automatisch voor de verloning aangeboden aan het salarissysteem.” Dennis Reuvers vult aan dat Aysist vervolgens vanuit ManagementPlan altijd de actuele gegevens en inzicht in de financiële stand van zaken biedt. “Daarmee kunnen we verantwoorde beslissingen nemen. Zo helpt capaciteits-planning ons bijvoorbeeld om beter in te schatten wat we wel en niet kunnen doen aan uitbreidingen. Want we willen wel groeien, maar dan wel verantwoord. Er zijn zoveel jongeren die onze hulp goed kunnen en willen gebruiken. We geloven dan ook echt in onze kleinschalige aanpak, met huisvesting midden in de reguliere stadswijken. HR Servicedesk biedt ons daarbij de benodigde middelen, met HR software en HR diensten.”

Dagelijkse praktijk: efficiency en expertise
“Efficiency en Expertise”, dat is hoe Marco Voskamp van HR Servicedesk desgevraagd zijn toegevoegde waarde ook samenvat. “Dat is precies wat we onze klanten kunnen bieden. Je ziet in de praktijk bij deze relatief kleine zorgorganisaties, dat ook bij de directeur of bestuurder vooral de drive ligt bij de passie voor hun vak; de zorg- en hulpverlening. Daar zijn ze goed in, en daar hóórt ook hun aandacht te liggen. En het is weliswaar een open deur, maar we trappen hem nog dagelijks in; wil je dat goed en financieel haalbaar blijven doen, dan zal je de organisatie van de zorg- en hulpverlening achter de schermen goed moeten regelen. Immers, alle veranderingen en nieuwe overheidsmaatregelen in de zorg- en welzijnssector, met alle administratieve rompslomp van dien, gelden óók voor de kleinere zorgorganisaties.

Maar hoe klein de organisatie ook is, de efficiency die je bijvoorbeeld kunt halen uit net iets slimmer plannen, ook op basis van capaciteitsplanning, is enorm. Door dat proces te automatiseren en te integreren met de salarisadministratie wordt de efficiency nog verder verbeterd. En dat kunnen wij ondersteunen. Goede software is daarbij onontbeerlijk, en we zijn dan ook erg blij met de samenwerking met Ayton, en hun jarenlange ervaring met personeelsplanning in de zorg. We werken nauw samen bij de technische implementatie en inrichting van het systeem. En waar nodig kan altijd contact worden opgenomen met de Servicemanager bij Ayton voor inhoudelijke ondersteuning. Voor de klant blijft HR Servicedesk echter altijd het aanspreekpunt. Zij hebben het gemak van één loket. Die contacten variëren overigens qua intensiteit; sommigen maken alleen gebruik van de software via ons, anderen outsourcen vrijwel hun hele HR afdeling.
Daarnaast zien we bijvoorbeeld, dat we met ons goed doordachte verzuimbeleid steeds betere resultaten bereiken. Ook dat is een voorbeeld van een HR dienst, waar de kleinere organisaties graag gebruik van maken.”
Marco Voskamp ziet zijn organisatie dan ook sterk groeien, ondanks deze roerige tijden in de zorgsector. Onlangs heeft HR servicedesk zich gevestigd in een nieuw pand in Emmen, dat meer ruimte en meer mogelijkheden biedt voor de aanhoudende groei van HR Servicedesk.

Bron: HR Servicdesk/Ayton