Een gedegen software selectie proces (methodologie) is essentieel voor een succesvol project. Of u nu op zoek bent naar een ERP oplossing, HRM/Payroll-, financieel- of CRM systeem of elk ander type software oplossing, wanneer u dit proces volgt is de kans op een succesvol selectie project vele mate groter.

De 9 fasen van een succesvolle software selectie

Software selectie proces IT-MatchmakerWij onderkennen in een software selectie proces 9 fasen. Deze 9 fasen zijn tot stand gekomen op basis van onze best-practises die wij in de afgelopen jaren verzameld hebben in onze projecten.

Fase 1 – Opzetten van het project

De initiële fase van een software selectie proces bestaat uit het opzetten van uw project. U dient de projectorganisatie in te richten, het plan van aanpak opstellen, de financiering in orde te maken, en sponsoren aantrekken.

Fase 2 – Potentieel analyse

In deze fase doet u intern onderzoek naar de nut en noodzaak van een nieuw software selectie project. U vraagt uw collega’s naar hun ervaringen met de huidige processen en systemen, en vraagt hen aan te geven wat de eventuele verbeter- en knelpunten zijn. Het resultaat van deze fase vormt samen met de volgende fase voor de input van u programma van eisen (fase 4).

Fase 3 – Procesanalyse

Hoe zijn uw processen nu ingericht? Hoe zouden deze in de toekomst eruit moeten komen te zien? Welke informatiebehoefte hoort daar bij? Hoe komt u vanuit de huidige situatie (SOLL) naar de gewenste inrichting (IST)? In deze fase brengt u dit allemaal in kaart.

Fase 4 – Verzamelen en vastleggen van eisen

Het volgende dat u nu te doen staat, is het vastleggen van een programma van eisen. In dit document verzamelt u al uw eisen en legt deze geordend vast. Het is van groot belang dat u een goed onderscheid aan brengt in uw meest cruciale eisen (knock-out criteria) en de minst belangrijke eisen. De toekomstige software (en leverancier) moeten later in het selectie proces in elk geval kunnen voldoen aan uw meest cruciale eisen.

Fase 5 – Marktonderzoek

Nu u uw programma van eisen heeft vastgesteld, is het zaak dat u een eerste selectie maakt uit de mogelijke oplossingen die in de markt te verkrijgen zijn. Er zijn zo ontzettend veel oplossingen en aanbieders, welke passen nu het beste bij uw eisen? In deze fase doet u marktonderzoek en stelt u een long list samen van oplossingen (en leveranciers).

Fase 6 – RFI/RFQ fase

De leveranciers die het beste voldoen aan uw eisen kunt u een (online) uitnodiging doen om een passende aanbieding in te sturen op uw project. Met de uitnodiging stuurt u hen (max. 6 adviseren wij) uw uitgebreide programma van eisen mee, met hierin opgenomen uw (belangrijkste) eisen en informatie over uw processen, organisatie en doelstellingen. Vraag hen niet alleen naar de functionele en technische eisen, maar juist ook naar de zachtere kant (e.g. project- en veranderaanpak, visie en support (zowel tijdens project als na Go-live).

Fase 7 – Software demo’s

Binnen de door u gestelde termijn dienen de leveranciers hun aanbieding bij u in. Nadat u deze geanalyseerd hebt, houdt u er maximaal 3 over die uw voorkeur genieten. Deze leveranciers nodigt u uit voor het geven van een demo bij u op kantoor. Zorg er hierbij voor, dat zij hun demo baseren op het door te verstrekken demoscript. Hiermee bewaakt u dat de leveranciers uw belangrijkste selectie criteria raken in de demo en dat u hen eenvoudiger met elkaar kunt vergelijken.

Fase 8 – Besluitvorming en contractonderhandelingen

Na afloop van de demo’s heeft u nu een goed zicht in welke oplossing en leverancier werkelijk het best passend zijn. Verwerk alle resultaten uit de vorige fasen in uw beoordeling, review de kosten zeer grondig en maak op basis van de hoogste scores uw definitieve keuze.

Start de contractonderhandelingen met de leverancier van uw keuze. Wees hierbij er zeer alert op, dat de meeste contracten vaak eenzijdig opgesteld zijn. Bewaak goed dat uw belangen goed geborgd worden in het contract.

Fase 9 – Implementatie

Houdt tijdens de implementatie steeds goed uw programma van eisen in de gaten. Blijft het project zicht de kant op ontwikkelen zoals u dat voor ogen had?

[sh_callout callouttype=”standard” title=”Meer informatie over onze aanpak?” bordercolor=”rgba(0,0,0,0.15)” bordersize=”1px” borderradius=”4px” backgroundcolor=”#fff” fontcolor=”#555″ buttonenable=”enable” buttonbgcolor=”#DD4040″ buttonfontcolor=”#fff” btnbordercolor=”rgba(0,0,0,0.15)” btnborderwidth=”1px” btnborderradius=”4px” buttontext=”Meer informatie” buttonlink = “http://www.itmatchmaker.nl/contact-3″ buttonTarget=”_self” fliptext=”” flipcolor=”#555″ flipbgcolor=”#fff” flipbordercolor=”rgba(0,0,0,0.15)” iconenable=”disable” iconfontcolor=”#fff” iconbgcolor=”#DD4040″ iconset=”fontawesome” iconfa=” fa fa-glass” iconspin=”disable” image=”” imageheight=”100px” imagewidth=”250px”]Wilt u meer informatie over onze aanpak? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en vraag onze brochure aan.[/sh_callout]