SimpledDe werkkostenregeling (WKR) is begin dit jaar van kracht geworden en zorgt voor nieuwe uitdagingen binnen organisaties. Extra vergoedingen of voorzieningen die een werkgever verstrekt vallen nu tot een bepaald maximum onder het loon van de werknemer, tenzij hij aantoont dat ze niet onder de regeling vallen. Dit vereist een gedetailleerde administratie, waar mobiele declaratie-apps bij kunnen helpen. Inmiddels zijn er ook alternatieven zoals Simpled Card, een betaalpassensysteem met app dat de administratieve last van de WKR aanzienlijk verzacht.

De werkkostenregeling lijkt misschien vooral van toepassing op de werkgever en hoe hij het uitgekeerde loon en de aanvullende vergoedingen verantwoordt. Toch vereist het ook extra inspanning van de werknemer, omdat zijn declaraties zonder de juiste administratieve categorisering onder zijn belastbare loon gaan vallen. Deze taak kun je neerleggen bij de administratie, maar dit zorgt vanzelfsprekend voor veel extra werk. Een mogelijke oplossing is om werknemers mobiele declaratie-apps te laten gebruiken, die gekoppeld zijn met de bedrijfsadministratie. De declaraties kunnen dan grotendeels digitaal verwerkt worden, gebruikmakend van de juiste vrijstellingscategorieën in de WKR. Daarnaast komen er nieuwe betaalpassen zoals Simpled Card op de markt, die er met een mobiele app zelfs voor kunnen zorgen dat declaraties helemaal tot het verleden behoren.

Administratieve rompslomp
De beste manier om de declaratieproblematiek volledig te mijden is door als bedrijf betaalpassen te gaan gebruiken. Zakelijke uitgaven kunnen dan door het personeel zelf worden gedaan met een pas van de zaak en vereisen geen  verrekening  achteraf. Nu kun je natuurlijk niet aan elke werknemer een eigen bankpas of creditcard verstrekken. Dit vereist  immers veel administratieve rompslomp voor het openen van een rekening. Daarnaast is het een grote verantwoordelijkheid voor de werknemer, die onnodige uitgaven kan doen of zelfs kan frauderen met zijn declaraties. Een veel beter alternatief is de eind vorig jaar geïntroduceerde online dienst Simpled Card, dat onlangs werd genomineerd voor de Fintech Award. Je kunt hiermee als bedrijf zelf bankpassen en creditcards uitgeven, maar dan veel sneller en goedkoper.

Uitgaven verantwoorden
De  passen van Simpled Card zijn in feite volwaardige betaalpassen waarmee zowel online als bij pinautomaten betaald kan worden. Het voordeel is dat de werkgever de bestedingsruimte  zelf real-time kan bepalen en flexibel en ad hoc betaalpassen kan meegeven aan zijn personeel. Hiermee wordt de administratieve beheerlast als gevolg van de WKR al verminderd, maar de werkgever moet de uitgaven natuurlijk ook verantwoorden. Hiervoor introduceert Simpled Card een mobiele app, waarmee gebruikers van de pas de kassabonnen van hun uitgaven kunnen fotograferen en uploaden. Hierdoor worden zowel de transactiegegevens als de facturen/bonnen direct in de bedrijfsadministratie opgenomen. Slimme software zorgt er vervolgens voor dat de gemaakte kosten op de juiste administratieve manier worden verwerkt, conform de nieuwe werkkostenregeling. Dit maakt Simpled Card een uiterst toegankelijke oplossing voor het faciliteren van allerlei zakelijke uitgaven. Het gebruiksgemak en de volledige controle maken Simpled Card geschikt voor het beheren en administreren van cliëntgelden, maar het is ook een moderne vervanger voor de ouderwetse kleine kas.

Bron: Simpled