Op zoek naar #bedrijfssoftware? Volg ons stappenplan en selecteer die oplossing die het best passend is

Het selecteren van bedrijfssoftware is tijdrovend, complex en riskant. U wilt dat de investering die u gaat plegen,

software-selectieHet selecteren van bedrijfssoftware is tijdrovend, complex en riskant. U wilt dat de investering die u gaat plegen, zich daadwerkelijk laat terugverdienen op de middellange of lange termijn. Maar hoeveel projecten zijn al niet uitgelopen in tijd en hoeveel projecten hebben al niet meer gekost dan begroot?

Nadere analyse van mogelijke oorzaken van het falen van veel projecten, laat het volgende beeld zien:

  • processen waren onvoldoende bekend bij aanvang van het selectietraject en tijdens het project;
  • requirements zijn onvoldoende afgeleid van bedrijfsproces en/of processen worden later aangepast voor fit op gekozen oplossing;
  • requirements worden gebaseerd op informatie van leveranciers, wat hun oplossing kan bieden;
  • in de workshop voor het samenstellen van requirements zijn niet alle gelederen van de organisatie betrokken. Technische eisen worden ingevuld door niet-technische medewerkers en/of functionele eisen worden bepaald door een groep medewerkers die verder van de werkvloer afstaan dan de werkelijke eindgebruiker;
  • het selectietraject wordt niet onafhankelijk uitgevoerd; zowel tijdens de workshop als in het selectietraject wordt reeds een bepaalde richting naar één bepaalde leverancier of een groep leveranciers gepusht;
  • Bij de implementatie blijkt pas, dat bepaalde requirements ingevuld kunnen worden via een toekomstige versie, of door aanschaf van extra modules en/of inzet van een partneroplossing;
  • Overtuigingskracht van sales van een softwareleverancier is zeer groot, terwijl leverancier eigenlijk geen of nauwelijks ervaring heeft in branche van opdrachtgever. Opdrachtgever wordt gebruikt als toegangspoort tot de branche;
  • …. 

Uiteraard is het niet allemaal kommer-en-kwijl, er zijn ook voldoende voorbeelden te tonen, waarbij het wel goed gegaan is. Desalniettemin willen wij organisaties die aan de vooravond van een selectietraject alvast behouden om in dergelijke valkuilen te trappen.

Hoe kan een selectietraject gestructureerd, transparant en efficiënt verlopen?

 

Volg ons stappenplan:Project_steps_ITM

  1. Richt een project op en in voor het selecteren en implementeren van de software oplossing;
  2. Verbeterpotentieel- analyse: Welke informatie ontbreekt nu om uw processen goed te kunnen besturen? M.a.w. welke informatie heeft u nodig en wie is de doelgroep? Wat wilt u bereiken met de aanschaf van de nieuwe oplossing? Hoe gaat u het projectresultaat straks meten? Maak  uw bedrijfsprocessen inzichtelijk en kijk direct waar u eventueel direct al optimalisaties kunt doorvoeren (dus nog zonder een nieuwe oplossing);
  3. Organiseer een workshop met alle belanghebbenden (COPAFIJTH), en bepaal met elkaar – al dan niet met ondersteuning van een externe onafhankelijk partij zoals wij – uw eisen
  4. Maak aan de hand van uw eisen een longlist van leveranciers; de IT-Matchmaker toont u met 1 druk op de knop die oplossingen en leveranciers die matchen met uw eisen; vraag eventueel meer informatie aan over deze leveranciers. 
  5. Beperkt deze longlist door een tender op te starten. Nodig via een platform als IT-Matchmaker leveranciers uit om deel te nemen aan uw softwaretender. Maak gebruik van standaard templates voor kostenbegrotingen, en requirements zodat u later alle verkregen informatie eenvoudig, transparant en efficiënt kunt vergelijken. Zie in één oogopslag welke eisen wel en welke niet ingevuld kunnen worden door de leverancier. Prioriteer de zwaarte van elk van de (groep) eisen en zie welke leveranciers dan het best passend zijn;
  6. Nodig deze leveranciers vervolgens uit voor het geven van een demo, die geheel gebaseerd is op uw project.
  7. Maak tot slot de definitieve keuze en start de contractbesprekingen.

Wilt u meer weten over ons stappenplan, neem dan contact met ons op of neem direct zelf de proef op de som via de gratis IT-Matchmaker Light (marktanalyse).