Al jaren bestaat de trend in het onderwijs dat zij fors moeten bezuinigen. Veel onderwijsinstellingen zijn hier dan ook zeer bewust mee bezig en kijken daarbij naar allerlei mogelijke posten. Eén van deze posten is de besparing op administratieve processen. Kort gezegd; contractbeheer, factuurverwerking, dossierbeheer, etc.

Het Meridiaan College in Amersfoort is hier een mooi praktijkvoorbeeld van. Scholen met meerdere vestigingen en papieren processen, zoals Het Meridiaan College, kunnen veel baat hebben bij digitalisering en digitale verwerking. Bijvoorbeeld van de inkomende facturen. Zo heeft het Meridiaan College, met 3.500 leerlingen een forse onderwijsinstelling, te maken met circa 5.000 inkomende facturen per jaar. Sinds 2012 worden die gedigitaliseerd afgehandeld met DDi Document Software en Afas Profit. Dat scheelt tijd, geld, moeite en fouten en bovendien is er meer grip op het hele factuurverweringsproces.

Na centrale scanning en herkenning van de papieren facturen worden de gegevens door de DDi Document Software applicatie door een koppeling direct naar Afas Profit overgebracht. Daar worden de facturen voor accordering beschikbaar gesteld aan de betrokken medewerkers en uiteindelijk betaalbaar gesteld. Een kortere doorlooptijd, met strakke controles en hogere kwaliteit van het werk zijn het directe gevolg.
De grootste winst is op de vestigingen terug te vinden, ziet Theo Willemsen van het Meridiaan College. ‘Vooral daar was men nogal eens wat tijd kwijt met het routeren van documenten en ophalen van goedkeuringen. Pas daarna kwam het bij ons op de administratie voor verwerking. Een verwerking die nu veel sneller gaat. De tijd die mensen lokaal kwijt waren voor het routeren en accorderen van facturen, wordt nu besteed aan andere activiteiten die meer betrekking hebben op het onderwijs zelf.’

 

Bron: Documentwereld