Internationale groei met uw ERP softwareWanneer uw bedrijfsactiviteiten niet stoppen bij de landsgrenzen, dan beïnvloedt dit in grote mate de inrichting en beheersing van uw bedrijfsprocessen. Maar is uw ERP software eigenlijk wel in staat om met meerdere talen, wet- en regelgeving en waarderingen om te gaan? Biedt uw ERP leverancier wel volledige (technische) support in het buitenland?

Wanneer bedrijven uitbreiden naar het buitenland, doen zij dit om nieuwe markten te kunnen betreden, groei te versnellen en hun winst te laten groeien. Om voordelen te kunnen behalen bij deze uitdagingen, moeten ze wel enkele obstakels onderweg overwinnen: ze moeten het financieel beheer van de activiteiten inregelen, conform de diverse belastingregime, rapportage eisen en overige buitenlandse wet- en regelgeving.  Internationale organisaties moeten in staat zijn om te consolideren op verschillende niveau’s, waarbij elke vestiging zijn eigen lokale operationeel beheer moet kunnen behouden, terwijl de moedermaatschappij eenvoudig alle BU’s moet kunnen “oprollen” in één geconsolideerd financieel rapport.

Feitelijk betekent dit dus, dat ze bedrijfssoftware moeten gebruiken die dit allemaal kan ondersteunen.

Alle moderne ERP oplossingen zijn ontwikkeld voor internationaal gebruik, althans in theorie. In de praktijk blijkt uit onze jarenlange ervaring opgedaan in honderden ERP projecten, dat er momenteel nog geen enkele ERP leverancier een product aanbiedt, dat de gehele functionele scope op het zelfde niveau wereldwijd aanbiedt.

In de meest voorkomende gevallen is dat ook niet echt vereist. Echter, het feit dat niet alle producten ingezet kunnen worden in alle landen maakt het van zeer groot belang, dat in een vroegstadium van het project al de individuele eisen van de lokale vestigingen bekend zijn, om zodoende de best passende oplossing- of combinatie van oplossingen – te (kunnen) selecteren. In het ideale geval bevatten deze eisen ook toekomstige voorzienbare eisen, gebaseerd op de verwachtte (strategie-)ontwikkeling van het bedrijf.  Ongeacht de requirements (eisen) die uiteindelijk het verschil maken tussen de keuze voor de ene of de andere oplossing, zijn er 2 aspecten, die leiden tot een koch-out tijdens de selectie van een software oplossing in een internationale context: ervaring in de betreffende landen en aanwezigheid van locale support.

Internationale Support

Onze ervaring toont aan, dat een co-operatie tussen een leverancier, implementatie partner en gebruikersorganisatie een kritische succesfactor vormt voor geslaagde ERP implementaties. In internationale ERP projecten betekent dit, dat de beslissers expliciet moeten vragen naar locale ondersteuning in het buitenland, zowel gedurende de implementatie als na go-live.

  • Heeft de leverancier eigen kantoren in de betreffende landen?
  • Welke dienstverlening biedt de leverancier locaal aan?
  • Zijn er locale medewerkers voor het oplossen van technische problemen?
  • Heeft de leverancier partners met native experts in de betreffende landen?
  • Wat is de basis voor samenwerking in branches en/of partners in de diverse landen?
  • Wat zijn de kwalificaties van de personen die namens de leverancier actief zijn in de betreffende landen? Welke certificaten hebben zij? Welke referenties?
  • Wie is het centrale aanspreekpunt voor de klant?
  • Bestaat er een uniforme en transparante methode voor het implementeren van de software en een standaard wijze voor het rapporteren over de voortgang van het project?
  • Wat zijn grofweg de stappen van een roll-out? Is er enige garantie dat de toekomstige gebruikers in hun eigen taal getraind worden?
  • Hoe is de support geregeld na de implementatie?
Meertalig ERP systeem

Meertalige ondersteuning wordt door steeds meer ERP gebruikers gevraagd. Het aandeel systemen, waarin slechts gebruik gemaakt wordt van één taal daalt systematisch sinds 2008. In 2012  gaf ca. de helft van het aantal respondenten in ons ERP gebruikerstevredenheid onderzoek “ERP in de Praktijk” aan, dat zij in hun ERP systeem minimaal twee talen gebruiken.

 

Niet alleen Engels

Meerdere talen is een belangrijk selectiecriterium voor een ERP systeem binnen het internationale handelsverkeer. Wie handelt met het buitenland, moet bijvoorbeeld in staat zijn om pakbonnen in de betreffende taal van de klant af te drukken, onafhankelijk van de vraag waar het handelskantoor zelf zich bevindt. Voor ERP software betekent dit, dat deze Unicode moet kunnen ondersteunen, om zodoende ook talen met speciale tekens zoals Arabisch of Russisch kan verwerken. Dit geldt uiteraard nog meer, wanneer het bedrijf zelf vestigingen in het buitenland heeft. In dat geval moet ook de gebruikersinterface en de Help-functie in taal van het betreffende land beschikbaar zijn. Engels als “wereldtaal” is dan in veel landen niet afdoende, omdat niet alle gebruikers van het ERP systeem over de benodigde kennis of culturele bereidheid beschikken.

Compliant aan wet- en regelgeving?

Verschillende landen, verschillende wet- en regelgeving en verschillende waarderingen. Dit is automatisch gekoppeld aan het doen van wereldwijde business. Zelfs binnen de EU, en voor standaard processen zoals facturatie, moet u rekening houden met verschillende voorwaarden en richtlijnen, zoals verschillende BTW regimes. Hetzelfde geldt ook voor douanevoorschriften en milieuwetgeving. Daarnaast hebben ook landen, zoals Rusland en China een tendens om hun wet- en regelgeving vaker aan te passen, dan de gemiddelde EU landen.

Multi-Site-Management m.b.t. intercompany processen

Een algemeen bekende taak voor bedrijven die met buitenlandse producenten werken: een klant uit land A bestelt een product dat gemaakt wordt in land B. De verzenddocumenten en factuur worden opgemaakt op het hoofdkantoor in land C. Om dit proces snel en vlekkeloos te laten verlopen, is een hoge mate van automatisering één van de vereisten. Over het algemeen bieden de moderne ERP oplossingen de benodigde functionaliteiten hiervoor, maar in details kan de afhandeling van deze taken in zeer grote mate verschillen. De beslissers moeten daarvoor vragen naar een demonstratie van een dergelijk proces – bij voorkeur met gebruik van werkelijke data en voorwaarden – om er zeker van te kunnen zijn dat de betreffende oplossing werkelijk het best past bij hun organisatie(-processen). Hetzelfde geldt voor een centraal beheer van gegevens, waardoor het mogelijk wordt snel en gefundeerd zakelijke beslissingen te nemen o.b.v. transparante financiële cijfers en een efficiënt control-proces.

ERP als aanjager van groei

Internationale groei heeft niet alleen betrekking op het aantal nieuwe klanten en nieuwe markten. Het kan ook betrekking hebben op een nieuwe juridische structuur, aanpassingen van de organisatie structuur  – zoals bijvoorbeeld de acquisitie van een nieuwe productie locatie – of nieuwe verkoopkanalen. Dit moet vervolgens snel en zonder problemen of fouten geïntegreerd worden in de bedrijfsprocessen. ERP oplossingen moeten daarom aan te passen zijn op verschillende niveau’s. Anders gesteld, een hoge mate van aanpasbaarheid en flexibiliteit is een zeer belangrijke eis wanneer de ERP software verdere internationale groei moet ondersteunen i.p.v. het tegen te werken.

[callout title=”Aanvragen informatiepakket” link=”http://www.it-matchmaker.nl/aanvragen-informatiepakket.html” new_tab=”yes” icon=”hb-moon-pdf”]Wilt u meer informatie hoe u een ERP systeem selecteert voor uw (internationale) organisatie? Vraag het gratis informatiepakket aan. [/callout]