Digitaliseren van inkomende post en optimalisering van workflows

Almere, 13 februari 2013 — Neopost, Europees marktleider in oplossingen voor postverwerking, lanceert zijn nieuwe digitaliseringstool: de IMW-20. Dankzij dit systeem, dat bestaat uit een PC met touchscreen en een krachtige scanner, kunnen alle soorten documenten (binnenkomende post, facturen, interne documenten) gedigitaliseerd, automatisch geïdentificeerd en verstuurd worden naar de juiste contactpersonen. Daarom is dit een onmisbaar instrument voor bedrijven die het beheer van hun workflows willen optimaliseren.

De IMW-20, die bestaat uit een scanner met een dagcapaciteit tot 2.000 A4 recto verso pagina’s en een PC met een 24 inch touchscreen, kan inkomende post veilig verdelen via een eenvoudige webapplicatie. Bij het scannen worden de documenten omgezet in PDF-formaat en verstuurd naar virtuele postvakken. De inkomende post wordt meteen verdeeld, waardoor er sneller geantwoord wordt en minder tijd verloren gaat. Voor extra snelheid is de software in staat de geadresseerde te identificeren door het aflezen van een datamatrix-code die vooraf ingevoerd is. Hierdoor verdeelt de IMW-20 alle documenten automatisch zonder enige manuele tussenkomst.

Door de verschillende gebruikers vooraf te definiëren, vereenvoudigt en versnelt de IMW-20 het beheer van workflows. Afhankelijk van het type document (factuur, bestelbon, onkostennota, verlofaanvraag…), worden de PDF’s naar de juiste contactpersonen verstuurd en volgen ze een goedkeuringstraject binnen de verschillende afdelingen. Bijvoorbeeld tot en met de uiteindelijke betaling door de boekhouding, wanneer het om een factuur gaat. Tijdens elke fase kunnen de gebruikers het document van aantekeningen voorzien, het doorsturen of het goedkeuren met een elektronische handtekening en stempel. Komt er geen goedkeuring, dan worden de betrokken personen via hun virtuele postvak op de hoogte gebracht.

Via OCR (Optical Character Recognition) technologie, worden de gescande documenten van een beeld- naar een tekstformaat omgezet, waardoor terugzoeken eenvoudig wordt. Dankzij de IMW-20 is er ook minder fysieke ruimte nodig voor archieven en kan er dusaanzienlijk bespaard worden op opslagruimte.

De compacte en gebruiksvriendelijke IMW-20 is een onmisbare tool voor elk bedrijf dat inkomende post sneller wil verdelen, de workflows wil verbeteren en wenst te besparen op het opslaan van documenten. Meer informatie over de IMW-20 op: http://neopost.nl/IMW-20

Over Neopost
Neopost is Europees marktleider en wereldwijd de nummer twee leverancier van postverwerkingsoplossingen. Het bedrijf heeft een directe aanwezigheid in 29 landen, met 5.900 werknemers en een jaarlijkse omzet van € 1.003 miljoen in 2011. De producten en diensten worden verkocht in meer dan 90 landen. De Groep is een belangrijke speler in de markten voor postkamerapparatuur en logistieke oplossingen. Neopost levert de meest technologisch geavanceerde oplossingen voor frankeren, vouwen/insteken en adresseren, maar ook logistiek management en traceerbaarheid. Neopost biedt ook een volledig pakket van diensten, waaronder consultancy, onderhoud en financiële oplossingen. Meer informatie over Neopost: www.neopost.nl en www.neopost.com