Software selectie is meer dan het opstellen van een boodschappenlijstje

;

requirement specification

Het verzamelen van requirements voor een nieuwe business software oplossing is geen eenvoudige opgave. Misschien is dit zelfs wel het moeilijkste dat er is. Wat we vaak zien is dat bedrijven snel de processen in kaart (laten) brengen en wat algemeenheden als requirement formuleren. Dit stelt niet alleen in het offerte traject leveranciers tot een uitdagende opgave om een juiste offerte op te stellen, het geeft juist ook in het implementatieproject veel ruis en problemen. We gaan gaandeweg het project namelijk pas echt bepalen wat we wilden en hoe we het wilden.
In dit artikel worden enkele tips gegeven met betrekking tot het verzamelen van requirements t.b.v. het software selectie traject.

  • Bereid een requirementsworkshop goed voor

.
Goed voorbereide deelnemers leiden in de regel tot productieve en waardevolle workshop. Geef vooraf duidelijke richtlijnen af en geef de deelnemers vooraf al huiswerk, en realiseer hierbij dat het geven van huiswerk niet slechts voorbehouden is aan middelbare scholieren. Geef vooraf vragen mee, waar de deelnemers over na moeten denken.

  • Ruim meer dan voldoende tijd in voor het verzamelen van requirements. 

Een workshop moet er niet even snel tussendoor gepland moeten worden. Hoe meer tijd ingeruimd is, des te constructiever de workshop en beter de uitkomst. Het is zinvoller om een hele dag in te ruimen (of 2 aaneengesloten dagen), dan een workshop eerder te moeten beëindigen en een extra sessie te moeten beleggen. De deelnemers zijn er dan uit met als grootste risico, minder of minder goede requirements.

  • Betrek de juiste mensen

.
Zorg dat in de workshop steeds de juiste vakkundige mensen aan tafel zitten per onderdeel. Zorg er met andere woorden voor, dat bijvoorbeeld systeembeheer zich bezig houdt met de technische requirements en een salespersoon met de requirements m.b.t. het salesproces.

  • Prioriteer de verkregen uitkomsten. 

Het is vrijwel niet mogelijk dat een leverancier uiteindelijk zal voldoen aan alle requirements. De laatste taak in de workshop is vaak ook de lastigste, prioriteer de onderlinge requirements. Welke requirements vindt de groep belangrijker dan een andere.

  • Laat de workshop begeleiden door een (externe) expert. 

Het selecteren en implementeren van een nieuw softwaresysteem is vaak ook de uitgelezen mogelijkheid om de processen eens onder de loep te nemen. Waarom doen we de dingen zoals we die doen? En kan het wellicht niet anders? Laat derhalve de workshop leiden door een externe deskundige, die de groep durft uit te dagen. Iemand die deelnemers kan uitdagen na te denken over hoe het bedrijf er over bijvoorbeeld 10 jaar uitziet en wat dit dan betekent voor processen en hierdoor ook het te kiezen systeem. Dat levert vaak heel andere belangrijke requirements op.

Het verzamelen van requirements is hiermee bijna een vak apart geworden en zeer cruciaal in het selectietraject. Heeft u de requirements eenmaal op een rijtje, kunnen deze op de IT-Matchmaker gematcht worden met de aanwezige profielen van softwareproducten, en -leveranciers, inclusief hun referenties.

De consultants van de IT-Matchmaker staan u graag terzijde om uw workshop te begeleiden.