Digitale facturenstroomBinnenkomende facturen kosten veel tijd om te verwerken. Mede door de lange weg die ze afleggen door een organisatie heen.

Dat kan efficiënter

Onderstaande stappen worden bij veel organisaties nog altijd doorlopen als het om het verwerken van de binnenkomende facturen gaat:

  1. Facturen komen binnen per post en/of e-mail;
  2. De per e-mail verzonden facturen worden uitgeprint;
  3. De facturen worden binnen de organisatie verspreid naar de juiste personen;
  4. De facturen liggen bij verschillende personen ter goedkeuring op het bureau;
  5. De facturen worden ondertekend;
  6. Sommige facturen verplaatsen zich vervolgens naar het volgende bureau voor een tweede handtekening;
  7. Eenmaal goedgekeurd, worden de facturen weer verzameld ;
  8. De facturen worden handmatig in het financiële systeem ingevoerd;
  9. De facturen worden in een ordner in de overvolle archiefkast gearchiveerd.

Herkenbaar? Voor veel organisaties is bovenstaand proces nog de dagelijkse realiteit.

Hembrug Machine Tools

Ook voor Hembrug Machine Tools verliep de factuurverwerking op een vergelijkbare manier. Wellicht een op het eerste gezicht goedkope oplossing, maar het vele handwerk, het kwijtraken van facturen en de lange verwerkingstijd per factuur blijkt een prijzige aangelegenheid. Hembrug wilde dan ook toe naar een efficiëntere manier van het verwerken van facturen.

De wensen

Geen facturen meer die wegraken, een daling van de verwerkingstijd per factuur van 50% en een factuurherkenning van boven de 85% waarbij dubbel  toegezonden facturen direct worden herkend. Dit waren de wensen die Hembrug vooraf aan Easy Systems kenbaar maakte. Om het factuurproces efficiënter in te richten, heeft Hembrug ervoor gekozen de workflow oplossing Swift Factuur te implementeren.

Zo kan het ook

Met de implementatie van Swift Factuur is het factuurverwerkingsproces geautomatiseerd en controleerbaar en inzichtelijk geworden. Het aantal stappen is hierdoor flink gereduceerd:

Herkenning en verwerking; Binnenkomende facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur. Daarbij worden de benodigde gegevens van de factuur afgelezen. Er is dus geen handmatige verwerking meer nodig.

  1. Automatisch matchen; de facturen kunnen automatisch worden gematcht met de ontvangsten / orders.
  2. Workflow; De facturen worden automatisch geregistreerd in het financiële systeem. Via workflow worden de benodigde ‘handtekeningen’ digitaal binnen de organisatie opgehaald. Facturen met een mismatch kunnen worden getoond en behandeld. Alle facturen zijn gemakkelijk digitaal terug te vinden en zijn direct inzichtelijk.
  3. Archief; Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven en daarmee betaalbaar gesteld. Alle verwerkte facturen worden automatisch gearchiveerd en zijn digitaal beschikbaar met de bijbehorende audittrail en eventuele opmerkingen en bijlagen.

Behaalde doelen

De doelen die Hembrug vooraf heeft gesteld zijn ruim­schoots gehaald. Na implementatie van Swift Factuur verloopt het inboeken van facturen snel en efficiënt:

De snelheid van verwerken is gestegen met ruim 60%;

  • De facturen worden voor 95% goed ingelezen;
  • Er raken geen facturen meer kwijt, en de fysieke verspreiding en opslag van de facturen is niet meer van belang
  • Er is een beter overzicht per leverancier met direct de betreffende facturen erbij.
  • Bij het beoordelen van de facturen is er specifieke aandacht voor facturen met afwijkingen

Daarnaast is het gehele proces inzichtelijk en controleerbaar geworden, waardoor er aanzienlijk minder fouten gemaakt worden.

Koppeling Swift Factuur met Isah

Hembrug maakt gebruik van de ERP omgeving Isah. Isah is een ERP systeem dat door verschillende organisaties, met name in de maakindustrie, gebruikt wordt. Easy Systems biedt als enige een standaard interface met Isah aan. Een belangrijke voorwaarde voor Hembrug:

“Na vergelijking van diverse leveranciers is gekozen voor Easy Systems. Voor ons was het van belang dat binnen Easy Systems de kennis van ons ERP pakket Isah aanwezig is. Daarnaast waren de mogelijkheden van het pakket om alle factuurboekingen te kunnen doen, de prijsstelling en de toegezegde ondersteuning doorslaggevend”, aldus Paul Koot, Hoofd Administratie van Hembrug.

 

Bron: Easy-Systems