E-facturerenDigitalisering is een actueel onderwerp. Ook in het bedrijfsleven speelt dit een steeds grotere rol. Hierin is het digitaliseren van het proces van aankoop tot de uiteindelijke betaling van een factuur – ofwel het purchase to pay proces – een onderwerp waar steeds meer bedrijven aandacht aan besteden.  Door dit integrale proces te automatiseren zijn er legio voordelen te behalen. Waarvan de meest voor de hand liggende tijd- en kostenbesparing en meer controle zijn. Een belangrijk onderdeel van het purchase to pay proces is de elektronische verwerking van de inkoopfacturen.

D&B The Facility Group
Iedereen is het er inmiddels wel over eens dat het elektronisch factureren en verwerken van de inkoopfacturen tijd- en kostenbesparend is. Zo ook de in wereld van de facilitaire dienstverlening.

D&B is een toonaangevende organisatie op het gebied van facilitaire dienstverlening. Zij verzorgen alle grote facilitaire dienstenpakketten, zoals beveiliging- en receptiediensten, catering, schoonmaak, post-en reprodiensten en huismeesters.

D&B verwerkt inmiddels ruim 8.000 facturen per jaar en dat worden er ieder jaar meer. In het verleden werden de facturen handmatig geboekt en hardcopy de organisatie ingestuurd voor goedkeuring. Dit bracht een aantal risico’s met zich mee, waaronder:

Geen standaard controle op bankrekening en geselecteerde crediteur

  • Zoekraken facturen gedurende het goedkeuringsproces
  • Te late betaling van facturen

 “Wij waren ons er van bewust dat wij het proces verder moesten gaan optimaliseren om de groei van het bedrijf bij te houden”

, aldus Bram van der Kolk, Manager Finance & Control bij D&B.

De keuze voor Easy Systems

Het kiezen van een oplossing voor digitale factuurverwerking die bij de eisen en wensen van de organisatie past, is bepaald geen sinecure. Waar moet je zoal op letten en welke aspecten spelen een belangrijke rol in de keuze voor de juiste oplossing? D&B heeft een uitgebreid selectietraject doorlopen waarbij Easy Systems het beste uit de bus kwam. Bram van der Kolk: “Easy Systems luisterde goed naar onze wensen en dacht oplossingsgericht mee. Daarbij hadden we een harde deadline, waar Easy Systems volledig aan heeft voldaan.”

 Ervaringen tot dusver

De ervaringen van D&B met Swift Factuur zijn zeer positief te noemen. Enkele van de voordelen die zij ervaren zijn:

Swift Factuur is altijd en overal benaderbaar

  • De helpdesk is altijd bereikbaar voor vragen en ondersteuning
  • Facturen zijn altijd beschikbaar en inzichtelijk
  • Er is meer controle over het factuurproces
  • De betalingen worden op tijd verwerkt
  • Er is volledig inzicht in lopende verplichtingen

Het digitaliseren van de factuurverwerking betekent voor D&B een duidelijke stap voorwaarts . Een welkome en noodzakelijke stap die nodig was om de groei van het bedrijf bij te houden.

Bron: Easy Systems