Split-visionNa de aanbesteding begin juli 2014 werd bekend dat Gemeente Heiloo het zaak-, project-, en DMS-systeem SinglePoint-for-All van Split~Vision in gaat zetten voor digitalisering en zaakgericht werken. In een doorlooptijd van minder dan twee maanden, vanaf de start tot en met het opleveren van de proof of concept in september zijn er flinke resultaten bereikt.

In deze korte periode van twee maanden zijn meer dan vijftien zaaktypes volledig gevuld. Vervolgens is een groep van tien gebruikers van de gemeente Heiloo actief betrokken geweest bij het testen hiervan. De opbouw van de genoemde onderdelen was zo dynamisch dat wijzigingen gemakkelijk doorgevoerd kunnen worden. Voor de tien testgebruikers is – samen met de gemeente Heiloo – een gepersonaliseerd medewerkersportaal opgeleverd, ingericht, getest en klaar voor gebruik.

“De betrokkenheid van Split~Vision in het traject geeft een erg goed gevoel. Dat gevoel van betrokkenheid en de samenwerking geeft voor beide partijen een drive waarin we er samen voor gaan!”,  aldus Marco Koelman – Projectleider bij Gemeente Heiloo

De basis is goed, binnen tijd en budget. Niet alleen voor de gebruikers, maar ook het beheer is goed geregeld met kenniskaarten. Zaaktype catalogus en document structuur plan werden ook verrijkt met product-, proces-, organisatie- en bedrijfsvoeringgegevens. In dezelfde tijd dat de installatie en inrichting opgeleverd werden en getest, is de start gemaakt met een procesverbeteringstraject (LEAN) met inzet van I-Controler als procesmodelleertool.

Een volgende stap in het traject zal nu gezet worden. Om te beginnen met het KCC. Vervolgens zal daar bestuurlijke besluitvorming aan toegevoegd worden.

 

Bron: Split-vision