Tegenwoordig leveren veel ERP leveranciers ook een geïntegreerde ECM/DMS module en dekken hiermee functionaliteiten af zoals het archiveren van of zoeken in documenten in het ERP af. De IT-managers staan hierdoor steeds vaker gesteld tegenover de vraag wat de toegevoegde waarde van een aanvullende ECM/DMS oplossing nu nog is. Deze discussie over de ontegenzeggelijke strategische voordelen van “Best-of-breed” of “Alles-onder-één-dak” is natuurlijk niet nieuw, maar een pasklaar antwoord is er eigenlijk nog steeds niet te geven, wat nu een betere benadering is.

Voor een goede afweging is het natuurlijk voor de hand liggend dat het onderscheid tussen het één en het ander wel duidelijk en bekend is. We proberen het onderscheid duidelijk te schetsen: ECM-oplossingen (Enterprise Content Management) dienen ervoor om ongestructureerde content binnen een bedrijf vast te leggen en te ontsluiten. ERP-oplossingen (Enterprise Resource Planning) daarentegen ondersteunen de vastlegging van gestructureerde gegevens. Toch hebben dus inmiddels veel ERP systemen de ECM/DMS functionaliteiten geïntegreerd. Deze zijn echter niet zo krachtig vergeleken met de gespecialiseerde ECM / DMS oplossingen.

archiveren in ECM/DMS vs ERP

Verschillen in het aanbod van ECM/DMS- en ERP-oplossingen in archivering / opslag (© www.it-matchmaker.com)

Één van de belangrijkste functionaliteiten, wanneer het om documentbeheer gaat, is het archiveren. Zoals ook onze (Duitse) Marktanalyse in de actuele uitgave van “Marktspiegel Business Software ECM/DMS” toont, bieden in tegenstelling tot ECM/DMS oplossingen slechts een beperkt aantal ERP oplossingen overeenkomstige functionaliteiten aan. In het bijzonder wanneer het gaat om wettelijk voorgeschreven archivering van gegevens en emails. Noch zijn veel gevraagde functionaliteiten zoals het in- en uitchecken van documentenof gegevens, in veel van de huidige ERP oplossingen nog niet terug te vinden. De toegevoegde waarde van een separaat ECM/DMS blijft daarmee nog altijd groot.

 

Met dank aan: Rainer Sontow (Trovarit AG)