Vlot inspelen op de veranderingen in de markt vraagt onder meer om inzicht in bedrijfsprocessen en snel kunnen beschikken over alle informatie. En als het even kan, met behoud van flexibiliteit én voor iedereen binnen de organisatie. In gesprek met Aldert Kadijk, die binnen Microsoft verantwoordelijk is voor Microsoft Dynamics ERP-oplossingen. “Je moet af van dat gedoe rondom integratie.”

Over Enterprise Resource Planning is al veel gezegd en geschreven, maar wat kan ERP een organisatie nu concreet bieden? Aldert Kadijk: “In de kern houdt succesvol ERP in dat alle bedrijfsactiviteiten en financieel beheer worden samengebracht en gestroomlijnd in één geïntegreerd systeem. Organisaties voorkomen hiermee dat er in eilandjes wordt gewerkt, iets dat in de praktijk nog vaak gebeurt.” Een goed doorgevoerd ERP-systeem kent verschillende voordelen. Doordat de informatie gestroomlijnd en gecentraliseerd is, kunnen bedrijven sneller reageren richting hun klanten. Volgens Kadijk is er naast deze snelheid nog het kwaliteitsaspect: er kan met een hogere kwaliteit worden gereageerd. “Zeker in een markt met sterke concurrentie zijn dit belangrijke aspecten waarmee je je als organisatie onderscheidt. Je hoort vaak dat er van organisaties wordt verwacht dat zij vlot kunnen meebewegen. Goede ERP gaat uit van een systeem, dat bovendien wendbaar is. Daarnaast zijn er de interne voordelen: collega’s hebben beter inzicht in informatie en kunnen hierop hun werkzaamheden en prioriteiten afstemmen”, aldus Kadijk.

“Met goede ERP kun je je in deze markt duidelijk onderscheiden.”

Eilandjes

Integratie is een belangrijk aspect voor geslaagd ERP. Volgens Kadijk zijn IT-managers in de praktijk relatief veel tijd kwijt met het koppelen van verschillende systemen. Dit wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de eerdergenoemde ‘eilandjes’. Daarbij komt ook telkens de vraag voorbij of de individuele componenten een upgrade nodig hebben. Het continue werk rondom die integratie kost de IT-afdeling bijzonder veel tijd.

Over integratie gesproken: organisaties kunnen veel tijd winnen door gebruik te maken van de onderlinge integratie van oplossingen. Goed voorbeeld hiervan is SharePoint. Als hiervan gebruik wordt gemaakt, kan de informatie uit de Dynamics ERP-oplossing eenvoudig toegankelijk worden gemaakt binnen de vertrouwde SharePoint-omgeving. Je hoeft dus niet meer losse programma’s te openen en handmatig informatie uit verschillende bronnen te combineren.

“Het is jammer dat organisaties in de praktijk veel tijd kwijt zijn met het
koppelen van losse systemen.”

Persoonlijke en teamproductiviteit

Kadijk: “Op het gebied van persoonlijke productiviteit hebben we ervoor gezorgd dat de Dynamics ERP gebruik maakt van een vertrouwde gebruikersomgeving. Zo valt direct de gelijkenis met Microsoft Outlook op. Je vindt dan ook snel je weg in de omgeving, en hoeft minder snel aanspraak te maken op ondersteuning. Het is prettig dat je jezelf niet een nieuwe omgeving hoeft aan te leren. Uiteraard heeft dit ook een positieve impact op de IT-afdeling, die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de IT-ondersteuning. ERP wordt vaak als complexe materie gezien. In de praktijk valt dit bijzonder mee. Vooral de afgelopen jaren is de gebruiksvriendelijkheid toegenomen. Met behulp van wizards kun je de omgeving snel inrichten. Je kunt bovendien een standaard inrichting als uitgangspunt nemen en hierop voortbouwen.”

Ook aan samenwerking binnen teams is gedacht. Collega’s hebben veelal te maken met verschillende rollen. Afhankelijk van de rol, hebben zij behoefte aan specifieke informatie. “Je kunt de omgeving van Dynamics ERP aanpassen aan je rol. Een financieel manager heeft bijvoorbeeld een ander dashboard dan zijn collega’s. Je ziet dan alleen de informatie die voor jou relevant is. Uiteraard behoud je de mogelijkheid om ook de andere informatie op te roepen: zo mis je geen belangrijke informatie en behoud je het gevoel van controle”, aldus Kadijk.

Volgens Kadijk is ERP niet langer voorbehouden aan een specifieke groep kerngebruikers. Iedereen binnen de organisatie kan van de informatie profiteren en hierdoor bijdragen aan de bedrijfsprocessen. “Van onze kant hebben we ook het licentiemodel hierop aangepast. Zo zijn er ‘limited users’ met een beperkte set rechten, terwijl kerngebruikers alles mogen. Zo is informatie toegankelijk en kan iedereen meedoen.”

“ERP is al lang niet meer voorbehouden aan een selecte groep collega’s
binnen de organisatie.”

Meer informatie

Behoefte aan meer informatie over Microsoft Dynamics ERP-oplossingen? Werp een blik op de volgende website:

– www.it-matchmaker.nl

 

Bron: Microsoft MKB