Nieuw financieel systeem verbetert informatievoorziening en vergroot efficiency

Staatsbosbeheer kiest Unit4 Business WorldStaatsbosbeheer heeft besloten om Unit4 Business World te kiezen als nieuw bedrijfsinformatiesysteem. De natuurbeheerder zocht naar een financieel systeem dat in staat is om de modernisering van de bedrijfsvoering te ondersteunen en te voldoen aan de toenemende vraag naar verantwoordingsinformatie. Na een Europese aanbesteding koos Staatsbosbeheer het systeem van Unit4.

Staatsbosbeheer beheert 265.000 hectare bos, natuur en landschap, 1900 gebouwen en een infrastructuur van duizenden kilometers aan paden en wegen. De organisatie biedt werk aan 1.000 professionals, krijgt ondersteuning van ruim 6.000 vrijwilligers en ontvangt jaarlijks ruim 150 miljoen bezoekers.

Inzicht
De ambitie van Staatsbosbeheer is te groeien naar een excellente en efficiënte publieke organisatie. Om dit te bereiken, professionaliseert de maatschappelijke onderneming haar bedrijfsprocessen en werkwijzen. Zo zijn inzicht in kosten en rendementen van verschillende projecten gewenst en moet het aantal administratieve handelingen omlaag. De huidige systemen voor de financiële- en de projectadministratie ondersteunen deze nieuwe eisen van Staatsbosbeheer niet.

Na een zorgvuldig Europees aanbestedingstraject beoordeelde Staatsbosbeheer Unit4 Business World als beste op basis van de gevraagde functionaliteit, flexibiliteit en aanpasbaarheid, efficiency, workflow en rapportage- en analysemogelijkheden. Ook de prijs en speelde een rol in de keuze. Het ERP-systeem van Unit4 is zo ontworpen dat organisaties zelfstandig en tegen lage kosten aanpassingen kunnen doen in het systeem.

Peter van der Jagt, CFO bij Staatsbosbeheer:

“De aanbieding van Unit4 en de gebruiksvriendelijkheid van Unit4 Business World, die tijdens het beoordelingstraject is aangetoond, overtuigden ons van de toegevoegde waarde van het pakket. Unit4 heeft laten zien hoe eenvoudig het is om een eerder ingerichte structuur aan te passen in het systeem. Belangrijk is ook dat Unit4 zich opstelt als een partner die met ons meedenkt. We hebben groot vertrouwen in een geslaagde implementatie.”

Roel Caers, Executive Director bij Unit4:

“Dienstverleners in de publieke sector zijn aan het veranderen en moeten nieuwe bronnen van financiering aanboren. Dit stelt hoge eisen aan financiële verantwoording en zorgt voor een toenemende complexiteit van de administratieve organisatie. Unit4 biedt een oplossing die speciaal is ontwikkeld om met verandering om te kunnen gaan. Unit4 Business World is bewezen blijvend aanpasbaar en daardoor een uitstekend instrument voor publieke dienstverleners die een correcte administratie, blijvend actuele stuurinformatie en verantwoording nastreven. We zijn erg trots dat Unit4 Business World bij Staatsbosbeheer als beste uit de Europese aanbesteding is gekomen.”

Staatsbosbeheer neemt Unit4 Business World per 1 oktober 2016 in gebruik. Honderdvijftig medewerkers gaan met het systeem werken.

Bron: Unit4


Zwijsen gaat haar bedrijfsvoering versterken met een door Abecon geleverd systeem. Zwijsen is onderdeel van WPG Uitgevers BV. Na een uitgebreid selectietraject heeft Financieel Directeur Harry van der Linden samen met de projectverantwoordelijken zijn vertrouwen uitgesproken in Abecon als  één van de IT-partners van het mediabedrijf. Als eerste gezamenlijke project wordt educatieve uitgeverij Zwijsen uitgerust met de door Microsoft gecertificeerde uitgeefoplossing op basis van Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met Microsoft Dynamics CRM. Daardoor worden alle bedrijfsactiviteiten en processen  doeltreffend geïntegreerd, wat de efficiëntie en effectiviteit van de werkprocessen en omnichannel klantcommunicatie aanzienlijk vergroot.

Duidelijke keuze

“De gekozen softwarecombinatie voorziet in complete standaardfunctionaliteit voor zowel de educatieve als de boeken- en tijdschriftenuitgeverijen. Hiervan gaan we zo veel mogelijk gebruikmaken. Zo kunnen we onze klanten nog beter bedienen en onze medewerkers productiever werken”,

aldus Harry van der Linden, Financieel directeur bij WPG uitgevers.

In het selectietraject bleek dat de door Abecon aangeboden oplossing het best voldoet aan de door Zwijsen en WPG opgestelde voorwaarden. Het is bovendien de enige door Microsoft gecertificeerde bedrijfsoplossing voor uitgeverijen in combinatie met Microsoft Dynamics. De uitgeverij add-on van Abecon is ontwikkeld door het Duitse knk en wordt internationaal gebruikt door uitgevers in Europa, Noord-Amerika en Azië.

360 graden klantbeeld

Anneke Blok, directeur van Uitgeverij Zwijsen:

“Na een uitgebreide analysefase hebben we een goede indruk van de oplossing en de consultants van Abecon gekregen. De komende periode voeren we samen de implementatie uit waardoor we toewerken naar een nieuwe, moderne werkomgeving. Met betere ondersteuning van de uitgeefspecifieke processen, plus moderne CRM-functionaliteit voor de commerciële afdeling en krachtige tools voor business intelligence. Dit zorgt voor een integraal inzicht in de bedrijfsvoering en grip op de keten, en biedt dit tevens een 360 graden klantbeeld waardoor we onze klanten in het basisonderwijs nog beter kunnen ondersteunen.”

Over WPG uitgevers

WPG Uitgevers (Weekbladpers Groep) is een onafhankelijke groep multimediale bedrijven in Nederland en België, gericht op het rendabel uitgeven en exploiteren van relevante, kwalitatief hoogstaande producten en diensten die schoonheid en inzicht verschaffen. Tot de kernactiviteiten behoren het uitgeven van boeken voor de algemene markt (door uitgeverijen als A.W. Bruna, De Bezige Bij, Querido Kinderboeken, Leopold, Ploegsma en WPG Uitgevers België), het uitgeven van tijdschriften (zoals Vrij Nederland, Psychologie Magazine, Yoga Magazine, Happinez, Runner’s World en Voetbal International), en het uitgeven van leermiddelen voor het primair onderwijs door uitgeverij Zwijsen. Meer informatie is beschikbaar via www.wpg.nl

Bron: Abecon


Wincare ECD

Bron: Winvision

Kenter Jeugdhulp, organisatie voor opvoedhulp en jeugd-ggz in Noord-Holland, tekende onlangs met ICT-dienstverlener Winvision de overeenkomst voor ingebruikname van het Elektronisch Cliënten Dossier WinCare. Vanaf medio 2016 vervangt WinCare het huidige ECD van de Jeugdriagg en het registratiesysteem van OCK het Spalier – de twee organisaties die per 1 juli 2015 zijn gefuseerd tot Kenter Jeugdhulp. Volgens de bestuurders Hendrik Beelen en Kees Bastiaanse helpt WinCare Kenter Jeugdhulp de hulp effectiever, transparanter en dichter bij de cliënten te organiseren.

Kenter Jeugdhulp wil landelijk voorop lopen bij de ontwikkeling van zorginhoudelijke vernieuwing in de specialistische jeugdhulp. Digitalisering en informatisering zijn daarbij belangrijke instrumenten. Gert-Jan van der Wal, projectmanager ECD bij Kenter Jeugdhulp:

“Wij willen flexibel, digitaal, locatieonafhankelijk en dichtbij de cliënt kunnen werken. Bij de selectie van een nieuw integraal Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) voor de fusieorganisatie hebben we gezocht naar een systeem dat de hulpverleners daarbij goed ondersteunt. Een integraal platform dat papier overbodig maakt, cliënten centraal stelt, en de hulp effectiever, efficiënter en transparanter maakt. Na een uitgebreide selectie, waarin ook de medewerkers een belangrijke stem hadden, hebben wij voor WinCare van Winvision gekozen.”

Ruimte voor verdere verbetering
Voor Winvision is Kenter Jeugdhulp de derde grote jeugdhulporganisatie die na launching partner Parlan en Stichting De Praktijk kiest voor WinCare. Ronald Eleveld, algemeen directeur van Winvision:

“Er is samen met Parlan en andere jeugdhulporganisaties ruim twee jaar gewerkt aan WinCare. Nu is WinCare als centraal platform voor de jeugdhulp ‘code complete’: het systeem is volledig klaar voor gebruik. In samenwerking met Kenter Jeugdhulp wordt de komende maanden een additionele module voor de jeugd-ggz toegevoegd.”

“Dit jaar en de aanloop er naar toe waren voor veel jeugdhulporganisaties hectisch. Er is nu meer ruimte om de zorgverlening verder te verbeteren. Vooral op het gebied van digitalisering, online samenwerking en mobiel werken valt veel winst te boeken. WinCare helpt jeugdzorginstellingen om die stappen te zetten. We verwachten dan ook dat dit jaar en volgend jaar meer zorginstellingen voor WinCare kiezen.”

Privacy en gegevensveiligheid
Bij de keuze voor het nieuwe ECD wogen voor Kenter Jeugdhulp de privacy van cliënten en gegevensveiligheid zwaar. Gert-Jan van der Wal:

“Gegevensveiligheid is in de zorg altijd belangrijk en voor jeugdhulp en jeugd-ggz helemaal. Wij wilden niet alleen zeker weten dat de data goed beveiligd was, maar ook dat heel duidelijk is wie wel en wie niet bij de gegevens kan. Winvision en Microsoft hebben ons in dat opzicht alle zekerheid kunnen geven.”

De verwachting is dat WinCare medio 2016 volledig operationeel is bij Kenter Jeugdhulp. De medewerkers worden in de aanloop daar naartoe uitgebreid getraind om goed om te kunnen gaan met het nieuwe systeem, de mobiele toepassingen en de nieuwe samenwerking met cliënten en hun omgeving. Van der Wal:

“We zien er echt naar uit om WinCare te gaan gebruiken. Ik hoor van medewerkers dat ze haast niet kunnen wachten om de hulpverlening met WinCare effectiever, inzichtelijker en cliëntvriendelijker te maken.”

WinCare en Microsoft
WinCare is het nieuwe registratiesysteem specifiek ontwikkeld voor de jeugdhulp dat mensen, organisaties en gegevens samenbrengt. WinCare is volledig gebaseerd op het Microsoft-platform. Ronald Eleveld: “Het systeem brengt vrijwel alle Microsoft-troeven bij elkaar. We hebben bewust voor de integratie van cloud toepassingen als Office 365 en CRM Online gekozen. Niet alleen omdat Microsoft daar op inzet, maar vooral omdat wij zien dat die toepassingen een oplossing bieden om flexibel, mobiel, transparant, dichtbij de cliënt en veilig vanuit de cloud te werken, op een manier die aansluit bij de doelstellingen en strategie van organisaties. Zorginstellingen die kiezen voor WinCare hebben dan ook direct alle voordelen van het complete Microsoft-pakket.”

Bron: Winvision


CPMview implementeert haar standaard consolidatie en rapportage oplossing in SAP BPC voor The Greenery

SAP BPCMet de implementatie van SAP BPC beschikt The Greenery over een flexibele en toekomstvaste consolidatie- en rapportage oplossing.

Elma van Gessel, Group Controller bij The Greenery:

‘Met SAP BPC hebben we een moderne en flexibele consolidatie- en rapportage oplossing in huis gehaald. Deze oplossing stelt ons in staat om op een snelle en efficiënte manier onze financiële resultaten te consolideren. De excel ‘look & feel’ geeft een vertrouwd gevoel en de ‘all-in-one’ technologie biedt daarnaast de mogelijkheid om in de toekomst de oplossing verder te verfijnen en uit te breiden met de toevoeging van bijvoorbeeld processen gericht op budgetteren, planning en forecasting.’


CPMview ondersteunt The Greenery bij het implementatieproces van SAP BPC.

‘In CPMview hebben we een betrouwbare partner gevonden, waar kennis van Finance en IT goed in balans zijn. De consultants hebben goede kennis van consolidatieprocessen, wat maakt dat het implementatietraject soepel kan verlopen,’

aldus van Gessel.

Bron: CPMView


Smart Factories met Cloud Technologie

Elopak HAI*QPM Smart Factory softwareElopak, de Noorse fabrikant van dranken kartons, is gestart met de voorbereidingen om de HAI*QPM software uit te rollen in haar productielocaties in Rusland en Canada. Deze uitrol volgt op succesvolle implementaties van HAI*QPM bij Elopak en Elocoat in Nederland, Duitsland, Oekraine en Denemarken.

HAI*QPM Smart Factory

Met HAI*QPM realiseert Elopak Smart Factories, gebruik makend van Cloud Technologie om productie- en kwaliteitsinformatie vanuit verschillende bronnen samen te brengen en real-time te volgen.

In de fabrieken van Elopak worden tijdens de productie van de dranken kartons kwaliteitscontroles gedaan, die worden vastgelegd in HAI*QPM. Ook worden meetinstrumenten automatisch door HAI*QPM uitgelezen. Door een koppeling met de besturing van de productielijnen kunnen ordernummers, tellerstanden, snelheid van de lijn, camerametingen, etc. automatisch worden doorgesluisd naar HAI*QPM. Zo verzamelt HAI*QPM kwalitatieve en kwantitatieve informatie tijdens elke stap in het productieproces. Operators en medewerkers van de kwaliteitsdienst kunnen in HAI*QPM real-time volgen of de kwaliteitsmetingen en procesomstandigheden binnen de gestelde normen blijven. Kwaliteits- of procesafwijkingen worden direct zichtbaar, zodat mensen tijdig correctieve actie kunnen nemen en afkeur wordt voorkomen.

Continu Verbeteren

Met het HAI*QPM informatiesysteem kan Elopak hun processen beter en sneller analyseren. Hans-Peter Willems, Manager Quality Development voor alle productielocaties van Elopak, zegt hierover:

“Met de informatie uit HAI*QPM kunnen we veel beter problemen begrijpen en oplossen, onze kwaliteit verhogen en procesvariantie verminderen. Hierdoor is er minder kans op afwijkingen in ons productieproces, en profiteren onze klanten automatisch van deze verbeteringen in hun verpakkingsprocessen.”

En enthousiast voegt hij hieraan toe:

“Uiteindelijk kunnen we door een optimale beheersing van ons productieproces weer nieuwe uitdagingen aangaan met de productie van steeds complexere producten.”

Software as a Service (SaaS)
Voor de uitrol van HAI*QPM naar de diverse fabrieken in Europa en Canada zijn geen installaties van de software nodig. Vanuit het HAI*QPM datacentrum wordt de software centraal beheerd, en hebben de fabrieken eenvoudig toegang via internet. Hiermee wordt praktisch vorm gegeven aan het Software as a Service (SaaS) concept, waarbij de software centraal is ge-installeerd en via internet toegankelijk is voor de gebruikers. Op deze manier kunnen bedrijven eenvoudig software in gebruik nemen: als een dienst.

Bron: HAI


ChrysalChrysal implementeert Dynamics AX van HSO, internationale producent van hoogwaardige verzorgingsproducten voor bloemen en planten, heeft de overgang naar Microsoft Dynamics AX succesvol afgerond. De livegang in Nederland en bij drie andere Europese vestigingen is de start van de nieuwe gecentraliseerde ICT-aanpak om efficiëntie te vergroten en onderlinge samenwerking tussen vestigingen te verbeteren. De overige zes internationale vestigingen volgen binnen twee jaar. De implementatie werd verzorgd door HSO, leverancier van innovatieve ERP- en CRM-oplossingen. Voor de hosting en technisch beheer wordt gebruik gemaakt van de cloud-oplossing van SPS, partner van HSO.

De tien wereldwijde vestigingen maakten tot voor kort allemaal gebruik van verschillende standalone systemen. Met de overgang naar Microsoft Dynamics AX en de geïntegreerde WMS-oplossing van Dynamics Software benut Chrysal de voordelen van een uniforme manier van werken. Zo kunnen voorraden in de gehele supply chain van verzorgingsproducten beter afgestemd worden op de verschillende internationale markten en komt er meer transparantie in de processen. Oliver Schaapherder, ICT-manager bij Chrysal, licht toe:

“Naast Europa zijn we gevestigd in landen waar bloemen gekweekt en/of afgezet worden, zoals Kenia, Colombia, de Verenigde Staten en Japan. De nieuwe opzet zorgt ervoor dat alle vestigingen op een uniforme manier gaan werken, waarbij de ontwikkelde template, gebruikt bij de implementatie van het Nederlandse hoofdkantoor, als basis dient.”

Dankzij de specifieke implementatie-aanpak van HSO kwam al snel naar voren hoe het ERP-systeem het meest effectief voor Chrysal kon worden ingezet. Schaapherder vertelt:

“HSO doorgrondde al snel onze wensen als producent, zij zagen precies hoe Microsoft Dynamics AX onze processen zo goed mogelijk kon ondersteunen. Het sterke pragmatische karakter maakte onze keuze voor HSO een logische. We hebben samen, met onze eigen mensen en de professionals van HSO, hard gewerkt om de realisatie tot een succes te maken. Ook buiten reguliere werktijden kon een beroep gedaan worden op HSO, op zulke momenten zie je dan meteen wat je aan elkaar hebt. Ik heb mede daardoor HSO leren kennen als een no-nonsense club die de mouwen opstroopt en gaat voor het optimale resultaat.”

Bron: HSO


MySolution FlexTiming implementeert het komende half jaar Mysolution FLEX om daarmee het primaire proces van de dienstverlening naar haar uitzendkrachten en klanten verder te optimaliseren. De afgelopen drie jaar is het Mysolution platform volledig vernieuwd. Het basisplatform Microsoft Dynamics NAV is overgezet van traditionele windows naar een moderne en rolgebaseerde User Interface en optimale integratie met Office 365. De  app, portal en planningsapplicatie van Mysolution communiceren niet meer op basis van webservices en XML, maar op basis van moderne WebAPI’s. Hierdoor is ook de ontsluiting naar de andere applicaties in de uitzendbranche en de  website van Timing sterk vereenvoudigd en versneld. Mysolution heeft het afgelopen jaar een volledig nieuwe loonengine ontwikkeld voor uitzenders en detacheerders. Een onderdeel van Timing is sinds juli 2015 al volledig operationeel met Mysolution Flex. Vanaf januari 2016 zullen meer dan 400 gebruikers gebruik gaan maken van Mysolution FLEX.

Wij doen!
Timing weet zich te onderscheiden van andere uitzendbureaus door zich te specialiseren op uitvoerend, het zogenaamde doen-werk. De uitvoerende functie verdient volgens Timing meer erkenning dan dat deze nu krijgt. Het bedrijf richt zich op banen in de productie, schoonmaak, logistiek, zorg, callcenters en op kantoor. Belangrijk werk waar wij op onze eigen praktische manier een steentje aan willen bijdragen. Wij doen!  De pay-off onderstreept waar Timing voor staat. Nuchter zijn en hard werken. Timing is een bedrijf van praktische oplossingen. Wij doen. Dat is hoe Timing groot geworden is.

“Dat pragmatisme zien we ook terug bij de organisatie en het product Mysolution (FLEX)”,

aldus Margriet Spijker van Timing.

Bron: MySolution


Dynamics NAV 2015Ctac heeft Microsoft Dynamics NAV 2015 geïmplementeerd bij de Zonnebloem. De charitatieve instelling is hiermee voorzien van de nieuwste versie van Navision met veel meer gebruiksgemak en mogelijkheden voor koppelingen met andere Microsoft-bedrijfstoepassingen. Dankzij de integratie met Office 365 en Azure hebben medewerkers de mogelijkheid om flexibel via de cloud te werken. Daarmee loopt de organisatie in Nederland voorop. De implementatie werd afgerond binnen het gestelde budget en tijdsbestek.

De oplossing van Microsoft vervangt het grootste deel van de systemen bij de Zonnebloem. Doordat de organisatie afhankelijk is van donateurs, is het zaak om richting stakeholders, donateurs en lokale afdelingen zeer open en efficiënt te zijn. Dat is met Dynamics NAV goed te realiseren.

Noud van Rooij, directeur van de Zonnebloem:

“De nauwe samenwerking met Ctac verliep erg prettig. Mede daardoor is de implementatie vlekkeloos verlopen. Voor ons is dit nieuwe systeem een grote stap voorwaarts, zowel in effectiviteit als in efficiëntie.”

Henny Hilgerdenaar, CEO van Ctac:

“Dit implementatieproject bij de Zonnebloem is een mooie, gezamenlijke eerste mijlpaal”. Ik ben er trots op dat Ctac een organisatie met een missie als de Zonnebloem kan ondersteunen in haar werk.”

Bron: CTAC


Auping kiest HSO en SPSAuping, de grootste beddenproducent van Nederland, kiest voor Microsoft Dynamics AX uit de private cloud. De belangrijkste doelstelling hierbij is het standaardiseren van processen om zo klaar te zijn voor de toekomst. Om hierin een efficiencyslag te maken en nieuwe markten flexibeler te betreden, kiest Auping voor Microsoft dienstverlener HSO om één centraal business platform, Microsoft Dynamics AX, te realiseren. SPS, partner van HSO, is verantwoordelijk voor de hosting en het technisch beheer. Hiermee maakt Auping de overstap van maatwerk naar een gestandaardiseerd applicatielandschap.

Frank Scholte, ICT-manager bij Auping:

“We zijn bezig met het opzetten van ‘Het nieuwe Auping’ en het vergroten van ons Europees marktaandeel. Het business platform biedt hiervoor de basis, deze samenwerking is daarom ontzettend belangrijk voor ons. Een gecentraliseerd platform maakt het mogelijk om onze fabriek lean in te richten en klanten online, bij dealers en in onze Auping Plaza’s snel te kunnen bedienen. Onze hele dienstverlening leunt op het business platform en daarom is het cruciaal dat de omgeving vanaf elk (mobile) device altijd beschikbaar is. Door de implementatie van één centraal bedrijfskritisch platform kunnen we dit garanderen en onze ambities waarmaken.”

Jan Koedijk, Directeur HSO Nederland:

“Het is mooi om te mogen werken voor zulke grote en dynamische bedrijven. Microsoft Dynamics AX past goed bij de combinatie van productie, logistiek, omnichannel retail en aftersales serviceprocessen van Auping. Wij zijn dan ook bijzonder trots om als strategisch IT-partner een bijdrage te kunnen leveren aan de toekomst van Auping.”

Linda Verweij, COO bij SPS:

“De keuze van Auping voor HSO en SPS is een mooie bevestiging van de meerwaarde van ons partnership. De klant profiteert van specialistische applicatiekennis en expertise op het gebied van infrastructuur en beheer. Met één aanspreekpunt leveren HSO en SPS een complete dienstverlening. In de markt merken we dat hier een groeiende behoefte aan is.”

Bron: HSO/SPS


Flexibilisering, efficiency en zelfregie: Ayton heeft aangetoond en meegerekend hoe we dat kunnen realiseren

De naam Zorgwaard is nog jong, maar de organisatie en ervaring kent al een lange geschiedenis als het gaat om zorgverlening in de Hoeksche Waard. Ontstaan vanuit een fusie in 2011, biedt Zorgwaard alle benodigde zorg, van huishoudelijke hulp en thuiszorg tot verpleeghuiszorg op zo’n 11 locaties in de regio.
Direct na de fusie zijn er nieuwe strategische keuzes gemaakt, om de continuïteit en kwaliteit van het brede zorgaanbod te kunnen blijven leveren. In de Zorgwaard visie die daaraan ten grondslag ligt, vormt het planningsproces een essentieel onderdeel van het zorgproces. “Maar planning is op meerdere fronten een kritische succesfactor; niet alleen als het gaat om de cliënttevredenheid, maar het is ook van directe invloed op de medewerkertevredenheid, en daarmee op de aantrekkelijkheid van je rol als werkgever”, zo stelt projectleider Henk Luijendijk van Zorgwaard.

“En natuurlijk staat de mate van efficiency in direct verband met de te realiseren kostprijs. In alle opzichten bepaalt het dus onze concurrentiepositie, en die is essentieel in deze tijden waarin de cliënt steeds vaker zelf zijn zorg wil invullen en we te maken hebben met nieuwe financieringsstructuren en bezuinigingen. Het moet dus anders, wij weten waar we naar toe willen en Ayton heeft aangetoond en meegerekend hoe we dat kunnen realiseren.”

Opbrengst hoger dan de investering
Zorgwaard heeft vorig jaar een intensief selectieproces opgezet om de juiste ICT- partner te vinden die de Zorgwaard visie begrijpt en kan ondersteunen met advies en met de benodigde software. En kan koppelen met het personeelsinformatie- en financiële systeem (Youforce/RAET), het routeplansysteem (Nestor) en de WMO-planner bij Zorgwaard. Op termijn is het doel om de cliënten- en medewerker omgevingen onderling te verbinden via de software.

Luijendijk heeft hoge en concrete verwachtingen:

“Ons stond heel helder voor ogen: de opbrengst moet hoger zijn dan de investering in de nieuwe software. Ayton heeft ons laten zien hoe we op korte termijn al efficiënter kunnen gaan werken en hoe we ons planningsproces optimaal kunnen flexibiliseren en meer zelfregie kunnen realiseren voor de medewerkers. En wat ons dat oplevert in tijd en geld. We hebben er dus alle vertrouwen in dat onze verwachtingen uitkomen. De Aysist software is financieel gestuurd en gaat ons real-time inzicht bieden, in zowel de uren als de geldstromen. Daarom ook hebben we besloten zowel de rooster- als flexomgeving geïntegreerd via één systeem te automatiseren. Dan zijn alle stappen, van capaciteitsplanning tot en met de flexibilisering en het roosteren, te monitoren en kunnen we tijdig bijsturen waar nodig.”

Planningstijd reduceren en zelfregie invoeren
Zorgwaard heeft gekozen voor een basisroostermethodiek, deels gedecentraliseerd. Medewerkers zullen actief moeten gaan participeren in de planning. Voorheen kostte het roosteren zelf, maar vooral de administratieve verwerking ervan te veel onnodige tijd. Zowel op het centraal roosterbureau als bij de decentrale planondersteuners.

Nu gaat het centrale roosterbureau de capaciteitsplanning opzetten en in nauw overleg met de teams het basisrooster invullen. Hier worden de medewerkers dus al in vroegtijdig stadium betrokken bij de invulling van het rooster. En kunnen al vooraf eventuele knelpunten samen worden opgelost. Luijendijk ziet daarin twee grote voordelen:

“Enerzijds kunnen medewerkers hun eigen wensen en eisen inbrengen, en overleggen met collega’s wie welke diensten gaat invullen, en anderzijds komt dit de zorg ten goede, omdat zij het best weten welke zorg hun cliënten precies nodig hebben en wanneer. De Aysist software ondersteunt ze bij het maken van de juiste keuzes en laat verschillende scenario’s zien, in uren en geld.”

Online toegang via portaal en app
De teams worden vervolgens verantwoordelijk voor het operationele rooster en het oplossen van verstoringen daarin. Aysist gaat iedereen via het medewerker- en afdelingsportaal en de App online toegang bieden tot dat rooster. Alle communicatie verloopt dan via de software. De medewerkers geven online hun beschikbaarheid door, kunnen openstaande diensten inzien en er op inschrijven of onderling ruilen. Teamleiders kunnen dit proces real-time monitoren. Ook kunnen teams een beroep doen op de volledig geïntegreerde flexpool in Aysist. Controle en accordering van (gewerkte) diensten vindt ook online plaats via het portaal. Achter de schermen handelt de software alles administratief af; kosten worden rechtstreeks op de kostenplaats geboekt waar ze zijn gemaakt, en alle gegevens worden direct doorgegeven aan de financiële administratie voor verloning.

“Een rekensom leert dat we hiermee enorm veel tijd besparen en op de afdeling komt er rust in de roosters. We vragen wel meer actieve inbreng van medewerkers, maar bieden ze ook meer directe invloed op hun eigen verdeling van werk- en privétijd,”

aldus Luijendijk.

Koppelingen; standaard en nieuwe ontwikkelingen 
Luijendijk geeft desgevraagd aan dat Ayton ook de juiste partner is om samen de koppelingen met de aanwezige systemen tot stand te brengen. Zorgwaard werkt met een WMO plansysteem en Nestor, het route- en cliëntsysteem.

“Ayton heeft al vele naadloze koppelingen met RAET gerealiseerd, en bij de eerste implementatiestappen die we nu zetten, zie je dat ook terug. Het gaat werken. We zitten nu middenin in de eerste implementatiefase en op 1 september gaan we echt live in zowel de thuiszorg als de intramurale divisie. Op dit moment zijn de besprekingen gaande rondom de koppelingen met het WMO-pakket en Nestor. We ontdekken daarbij gaandeweg steeds nieuwe mogelijkheden.”

Bron: Ayton

1 2 3 15