“Van roosteren naar vraaggestuurd plannen”

De afgelopen jaren heeft de Haagse Stichting Anton Constandse intensief gewerkt aan het stapsgewijs hervormen naar een organisatie, die werkt met mandaat gestuurde werkeenheden en bureaus. Bij de keuze voor deze organisatiestructuur, waarin de verantwoordelijkheden laag liggen en de overhead wordt ingeperkt, dienen medewerkers te gaan participeren in alle werkprocessen. En roosteren is daarin één van de cruciale processen. Daar komen immers de belangen van cliënt, medewerker en organisatie samen. Maar het roosteren is voor velen een geheel nieuwe verantwoordelijkheid.

“En dus moet het samengaan met het bieden van maximaal inzicht én invloed op dat rooster. Dat realiseerden we ons terdege”

, aldus Ronald van Aken, directielid bij de Stichting Anton Constandse.

“Deze nieuwe manier van werken moet je dan ook zorgvuldig begeleiden en faciliteren. We hebben de cultuurverandering stapsgewijs aangepakt door medewerkers overal bij te betrekken, te informeren en op te leiden. Daarnaast bieden we hen met softwaresystemen de benodigde pragmatische ondersteuning. Als organisatie kiezen we daarbij bewust voor webbased werken, zodat de software overal en altijd toegankelijk is. Bovendien ondersteunt het webbased werken ons streven naar het minimaliseren van overhead, door het wegvallen van het technisch beheer. Bij de aanschaf van onze nieuwe roostersoftware hebben we daarom gekozen voor de webbased Aysist7 planningssoftware.”

Meer dan alleen roosteren

“De Aysist planningssoftware gaat veel verder dan alleen roosteren. We beschikken over veel meer functionaliteiten en het vraaggestuurd plannen wordt straks stap voor stap ondersteund vanuit capaciteitsplanning. Ook dat gaan de werkeenheden en bureaus zelf doen, om echt op basis van de cliëntvraag hun rooster te kunnen maken. En naast de uren, laat de software ook steeds zien wat de financiële consequenties zijn van bepaalde scenario’s en roosters. Die bewustwording op het niveau van werkeenheden en bureaus zorgt weer voor de beoogde efficiency, terwijl de zorgkwaliteit blijft gewaarborgd.”

Maar ook deze verandering voert de organisatie stapsgewijs in, zo benadrukt Van Aken. Eerst het roosterproces, en dan wordt besloten over het ‘hoe en wanneer’ van de capaciteitsplanning. Op dit moment traint Ayton de roosteraars en in de tweede fase gaan de werkeenheden en bureaus er mee aan de slag.  Paul van der Putten, als  projectleider van Ayton nauw betrokken bij de implementatie van Aysist7:

“De roosteraars werden erg enthousiast tijdens de trainingen en kennismaking met de software. Het is mooi om te zien hoe de roosteraars de functionaliteiten in Aysist7 waarderen. Je merkt hoe intuïtief onze vernieuwde software is. De gebruikers pakken zowel de bediening van de software als de nieuwe processen tijdens de trainingen erg snel op.”

Tanja Boringschulte, projectleider vanuit Stichting Anton Constandse, beaamt dit.

“Ze konden niet wachten om te starten met het plannen in Aysist7. Straks wordt het een roulerende taak binnen de werkeenheden en bureaus, en is ook het plannen een echte collectieve verantwoordelijkheid.”

Gemandateerde werkeenheden en bureaus
De planningssoftware is voor alle medewerkers online toegankelijk via een medewerkerportaal. Iedereen kan zijn rooster inzien, houdt zelf zijn beschikbaarheid bij,   kan diensten accorderen, zelf openstaande diensten opvragen en er op inschrijven. “Daartoe maken we duidelijke afspraken die worden vastgelegd in het roosterbeleid”, zo verklaart Ronald van Aken. “Deze voorzieningen zorgen er voor dat de werkeenheden & bureaus steeds zelfstandiger kunnen worden. En dat voeren we door in onze hele organisatie. Niet alleen in de werkeenheden, ofwel de hulpverleningsorganisatie, maar ook de bureaus in de serviceorganisatie worden op die wijze ingericht. Zo wordt de overhead zowel organisatorisch als functioneel teruggedrongen.”

Nieuwe rol voor functioneel applicatiebeheer 
In het kader van het terugdringen van de overhead is de ICT strategie van Stichting Anton Constandse gericht op zo veel mogelijk webbased werken. Dat vergt een andere wijze van onderhoud en beheer. Van Aken hierover:

“De planningssoftware is voor alle medewerkers toegankelijk en zal dus intensief gebruikt gaan worden. Maar omdat Aysist7 volledig webbased is, zorgt Ayton voor het technisch beheer en kunnen wij ons vooral toeleggen op het functioneel applicatiebeheer. Over deze rolverdeling zijn duidelijke afspraken gemaakt, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft.

Daarnaast is Aysist7 gekoppeld aan YouForce Beaufort van Raet. Zo lezen we aan de voorkant alle personeelsinformatie in, boekt Aysist real-time alle gewerkte uren op de juiste kostenplaatsen, en levert vervolgens alle verloningsgegevens op ten behoeve van de salariëring. Omdat de registratie en verwerking van alle gewerkte uren nu door de medewerkers zelf online worden bijgehouden, hebben we op elk gewenst moment de actuele gegevens beschikbaar. Het is aan de functioneel applicatiebeheerders om dat intensieve gebruik te blijven stroomlijnen, waar nodig met ondersteuning vanuit Ayton.

Ook de inrichting en implementatie vond plaats in nauwe samenwerking tussen Ayton en onze functioneel applicatiebeheerders, en is erg goed en volgens plan verlopen”, zo besluit Van Aken tevreden. “Nu de volgende stap; het verder verbeteren van onze planningsprocessen met de invoering van capaciteitsplanning in Aysist7. Maar ook dat traject zien we met vertrouwen tegemoet”.

Bron: Ayton


informerInformer Software en go2UBL hebben hun krachten gebundeld op het gebied van kantoorautomatisering. Het doel van de samenwerking is om de verwerking van de online boekhouding verder te versnellen.

UBL

Reeds in 2010 is de Nederlandse overheid gestart met het stimuleren van UBL als de nieuwe standaard in elektronisch factureren. UBL, voluit Universal Business Language, is een serie universele afspraken over een elektronisch standaardformaat voor facturen. Dankzij UBL kunnen financiële documenten tussen bedrijven gemakkelijker worden verstuurd en misschien wel belangrijker, sneller worden verwerkt.

go2UBL

GO2UBLOndanks dat steeds meer bedrijven elektronische factureren omarmen, verloopt de daadwerkelijke groei hiervan gestaag. Go2UBL stelt ondernemers in staat om digitale facturen en bonnen die niet in het standaardformaat staan om te zetten naar UBL. Dankzij deze omzetting kunnen de documenten vervolgens automatisch worden verwerkt in de boekhouding.Go2UBL maakt optimale verwerking van inkoopdocumenten in UBL laagdrempelig en betaalbaar. Rob Tolstra CEO van go2UBL:

“Vooral voor het micro- en klein MKB zijn scan-en-herken oplossingen een dure aangelegenheid, daarnaast is de herkenning en juistheid hiervan beperkt. go2UBL converteert alle inkoopdocumenten tot een e-factuur. Zo heeft de verzender het genot van een PDF en de ontvanger het genot van een UBL”.

Sneller Boekhouden

Een van de pijlers van InformerOnline, het online boekhoudplatform van softwareontwikkelaar Informer, is ‘sneller boekhouden’. Informer ziet met de samenwerking kans om zijn klanten financiële documenten nog sneller te laten verwerken.

“Succesvolle ondernemers zijn sneller en daar hoort een snelle boekhouding bij”,

aldus Remco Frühauf, CEO van Informer Software.

Bron: Informer Software \ Go2UBL


Flexibilisering, efficiency en zelfregie: Ayton heeft aangetoond en meegerekend hoe we dat kunnen realiseren

De naam Zorgwaard is nog jong, maar de organisatie en ervaring kent al een lange geschiedenis als het gaat om zorgverlening in de Hoeksche Waard. Ontstaan vanuit een fusie in 2011, biedt Zorgwaard alle benodigde zorg, van huishoudelijke hulp en thuiszorg tot verpleeghuiszorg op zo’n 11 locaties in de regio.
Direct na de fusie zijn er nieuwe strategische keuzes gemaakt, om de continuïteit en kwaliteit van het brede zorgaanbod te kunnen blijven leveren. In de Zorgwaard visie die daaraan ten grondslag ligt, vormt het planningsproces een essentieel onderdeel van het zorgproces. “Maar planning is op meerdere fronten een kritische succesfactor; niet alleen als het gaat om de cliënttevredenheid, maar het is ook van directe invloed op de medewerkertevredenheid, en daarmee op de aantrekkelijkheid van je rol als werkgever”, zo stelt projectleider Henk Luijendijk van Zorgwaard.

“En natuurlijk staat de mate van efficiency in direct verband met de te realiseren kostprijs. In alle opzichten bepaalt het dus onze concurrentiepositie, en die is essentieel in deze tijden waarin de cliënt steeds vaker zelf zijn zorg wil invullen en we te maken hebben met nieuwe financieringsstructuren en bezuinigingen. Het moet dus anders, wij weten waar we naar toe willen en Ayton heeft aangetoond en meegerekend hoe we dat kunnen realiseren.”

Opbrengst hoger dan de investering
Zorgwaard heeft vorig jaar een intensief selectieproces opgezet om de juiste ICT- partner te vinden die de Zorgwaard visie begrijpt en kan ondersteunen met advies en met de benodigde software. En kan koppelen met het personeelsinformatie- en financiële systeem (Youforce/RAET), het routeplansysteem (Nestor) en de WMO-planner bij Zorgwaard. Op termijn is het doel om de cliënten- en medewerker omgevingen onderling te verbinden via de software.

Luijendijk heeft hoge en concrete verwachtingen:

“Ons stond heel helder voor ogen: de opbrengst moet hoger zijn dan de investering in de nieuwe software. Ayton heeft ons laten zien hoe we op korte termijn al efficiënter kunnen gaan werken en hoe we ons planningsproces optimaal kunnen flexibiliseren en meer zelfregie kunnen realiseren voor de medewerkers. En wat ons dat oplevert in tijd en geld. We hebben er dus alle vertrouwen in dat onze verwachtingen uitkomen. De Aysist software is financieel gestuurd en gaat ons real-time inzicht bieden, in zowel de uren als de geldstromen. Daarom ook hebben we besloten zowel de rooster- als flexomgeving geïntegreerd via één systeem te automatiseren. Dan zijn alle stappen, van capaciteitsplanning tot en met de flexibilisering en het roosteren, te monitoren en kunnen we tijdig bijsturen waar nodig.”

Planningstijd reduceren en zelfregie invoeren
Zorgwaard heeft gekozen voor een basisroostermethodiek, deels gedecentraliseerd. Medewerkers zullen actief moeten gaan participeren in de planning. Voorheen kostte het roosteren zelf, maar vooral de administratieve verwerking ervan te veel onnodige tijd. Zowel op het centraal roosterbureau als bij de decentrale planondersteuners.

Nu gaat het centrale roosterbureau de capaciteitsplanning opzetten en in nauw overleg met de teams het basisrooster invullen. Hier worden de medewerkers dus al in vroegtijdig stadium betrokken bij de invulling van het rooster. En kunnen al vooraf eventuele knelpunten samen worden opgelost. Luijendijk ziet daarin twee grote voordelen:

“Enerzijds kunnen medewerkers hun eigen wensen en eisen inbrengen, en overleggen met collega’s wie welke diensten gaat invullen, en anderzijds komt dit de zorg ten goede, omdat zij het best weten welke zorg hun cliënten precies nodig hebben en wanneer. De Aysist software ondersteunt ze bij het maken van de juiste keuzes en laat verschillende scenario’s zien, in uren en geld.”

Online toegang via portaal en app
De teams worden vervolgens verantwoordelijk voor het operationele rooster en het oplossen van verstoringen daarin. Aysist gaat iedereen via het medewerker- en afdelingsportaal en de App online toegang bieden tot dat rooster. Alle communicatie verloopt dan via de software. De medewerkers geven online hun beschikbaarheid door, kunnen openstaande diensten inzien en er op inschrijven of onderling ruilen. Teamleiders kunnen dit proces real-time monitoren. Ook kunnen teams een beroep doen op de volledig geïntegreerde flexpool in Aysist. Controle en accordering van (gewerkte) diensten vindt ook online plaats via het portaal. Achter de schermen handelt de software alles administratief af; kosten worden rechtstreeks op de kostenplaats geboekt waar ze zijn gemaakt, en alle gegevens worden direct doorgegeven aan de financiële administratie voor verloning.

“Een rekensom leert dat we hiermee enorm veel tijd besparen en op de afdeling komt er rust in de roosters. We vragen wel meer actieve inbreng van medewerkers, maar bieden ze ook meer directe invloed op hun eigen verdeling van werk- en privétijd,”

aldus Luijendijk.

Koppelingen; standaard en nieuwe ontwikkelingen 
Luijendijk geeft desgevraagd aan dat Ayton ook de juiste partner is om samen de koppelingen met de aanwezige systemen tot stand te brengen. Zorgwaard werkt met een WMO plansysteem en Nestor, het route- en cliëntsysteem.

“Ayton heeft al vele naadloze koppelingen met RAET gerealiseerd, en bij de eerste implementatiestappen die we nu zetten, zie je dat ook terug. Het gaat werken. We zitten nu middenin in de eerste implementatiefase en op 1 september gaan we echt live in zowel de thuiszorg als de intramurale divisie. Op dit moment zijn de besprekingen gaande rondom de koppelingen met het WMO-pakket en Nestor. We ontdekken daarbij gaandeweg steeds nieuwe mogelijkheden.”

Bron: Ayton


HR-professionals van o.a. Gemeente Rotterdam, Grolsch en Hollander Techniek delen succeservaringen

Voor elke organisatie – klein of groot – blijft het een complex vraagstuk dat steeds in beweging is: de Personeelsplanningplanning van medewerkers. Een optimale planning zorgt voor tevreden werknemers, een prettige werksfeer en betere bedrijfsresultaten. Paralax Planning Solutions deelt vier tips uit de praktijk:

1. Houd het menselijk – Plannen is mensenwerk. Het begint dus niet met roosters en de invulling daarvan, maar met de wensen en voorkeuren van medewerkers. Rob Michiels, Planner bij SAFENED:

“Luister vooral naar ervaringen of problemen in het werk en ga aan de slag met hun feedback. Als je moeite doet voor je collega’s, doen zij dat ook voor jou. Je planning wordt daar uiteindelijk beter van: je krijgt veel gemakkelijker een moeilijke of extra dienst ingevuld.”

2. Wees flexibel en relativeer – Een flexibele houding is zonder twijfel de belangrijkste eigenschap voor HR-professionals. Planningen zijn dynamisch en altijd afhankelijk van actuele omstandigheden. Jan van der Ent, Medewerker Roosterbureau en Beheerder bij Stadsbeheer Gemeente Rotterdam:

“Wees flexibel, maar houd vast aan je gezonde verstand. Zowel richting de medewerkers als richting het management. Als planner beweeg je tussen twee werelden, zoek daarin steeds de balans.”

3. Automatiseren? Doe het goed en doordacht – Zodra planningen complexer worden, kan automatisering uitkomst bieden. Ga daarbij niet over één nacht ijs, adviseert Piet Kleijne, Planner Bedrijfsbureau bij Brandweer Zaanstad.

“Besteed voldoende aandacht aan het formuleren van eisen. Het maakt de afweging voor een nieuw systeem eenvoudiger en scheelt tijd bij de implementatie.”

Daarnaast is het belangrijk de automatisering als hulp-tool te blijven zien. Herman Goossens, Shift Team Leader Packaging bij Grolsch:

“Automatisch roosteren is prachtig, maar blijf moeite doen voor medewerkers. Een beetje meer aandacht en tijd levert veel extra’s op: afwisseling, uitdaging en meer plezier.”

4. Blijf met beide benen op de werkvloer – Plannen gaat iedereen binnen een organisatie aan en het is dan ook logisch als de planner een centrale plek inneemt: letterlijk en figuurlijk. Marco Koorevaar, Senior Planner & Wagenparkbeheerder bij Hollander Techniek:

“Wat helpt, is een strategische plek in het gebouw. Wij zitten vooraan in de kantoortuin tussen de projectleiders en werkvoorbereiders. Zo vangen we heel veel nuttige informatie op.”

Jack van de Schoor, Technisch Coördinator Toneeltechniek Projectenbureau bij Parktheater Eindhoven sluit zich hierbij aan en adviseert eens een weekje mee te lopen op de werkvloer:

“Als je je mensen kent, kun je rekening houden met hun wensen. Zo maak je een planning waar iedereen blij mee is.“

Bron: Paralax Planning Solutions


Productiviteit van medewerkers is een belangrijke driver voor het succes van een organisatie. Recent onderzoek van Aberdeen Group, in opdracht vanKronos Incorporated, laat zien dat organisaties die personeelsmanagement holistisch aanpakken en ook op deze wijze automatiseren het meest succesvol zijn. Zo stijgt de winst per FTE met maar liefst 31 procent door het automatiseren van tijdsregistratie en aanwezigheidsbeheer en met 29 procent wanneer de processen rond afwezigheid en verlofbeheer worden geautomatiseerd.

De resultaten van het Aberdeen Group rapport ‘Productiviteit: personeel managen en meten’ bevestigen dat organisaties die hun personeelsmanagement automatiseren met geïntegreerde oplossingen, hun concurrenten voorbij streven.

Personeelsmanagement automatiseren levert productiviteitswinst opNieuwsfeiten

  • Geautomatiseerd afwezigheids- en verlofbeheer brengt ongeplande overuren terug met 33 procent. Daarnaast wordt door geautomatiseerde werkplanning de personeelscapaciteit beter benut (3%). Dit heeft ook een positief effect op het afwezigheids- en verlofbeheer (2%).
  • Het automatiseren van personeelsmanagement heeft niet alleen een groot aandeel in de opbrengsten en winst van FTE’s, maar is ook positief van invloed op klantrelaties. Afwezigheids- en verlofbeheer leidt tot 7 procent meer opgeloste vragen van klanten. Het serviceniveau stijgt door de automatisering van deze processen met 19 procent en tijdregistratie en afwezigheidsbeheer laten het serviceniveau stijgen met 9 procent.

Rolf van Lierde, general manager MKB bij Kronos:

“Goed personeelsmanagement is een complexe taak. Het vergt inzicht in de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid, maar ook in de arbeidskosten. Zo kan de juiste persoon, op het juiste moment en op de juiste plaats worden ingezet. Ik ben blij om te zien dat dit onderzoek de noodzaak en vooral de waarde van het automatiseren van belangrijke personeelsmanagementprocessen bevestigt. Niet alleen de productiviteit van werknemers wordt verhoogd, maar ook de klanttevredenheid stijgt.”

Hero of Zero Gids
Met behulp van een checklist, ontwikkeld door Kronos, kunnen organisaties controleren of zij een strategische personeelsplanning inzetten. De Hero of Zero Gids bestaat uit vijf vragen, waaruit organisaties kunnen opmaken of hun planningsmechanismen voldoen.

Downloads

Bron: Kronos


Intus ZelfroosterenNa een lange voorbereidingstijd, demonstraties van leveranciers en werkbezoeken heeft St Jansdal gekozen voor Intus als nieuwe leverancier voor de planning van het personeel. De komende periode wordt het nieuwe systeem gefaseerd in gebruik genomen. Meerdere afdelingen hebben de wens uitgesproken voor een roostersysteem met betere en uitgebreidere mogelijkheden.

De keuze is gevallen op Intus vanwege de uitgebreide mogelijkheden op het gebied van flexibilisering en de mate waarin medewerkers betrokken kunnen worden in het volledige roosterproces. Bovendien bleek Intus de beste oplossing te bieden voor een goede werkplekplanning voor onder andere radiologie, het klinisch chemisch lab (KCL) en de poliklinieken. De huidige software ondersteunde dit proces onvoldoende, waarna is besloten tot het starten van een selectietraject. Bert van den Hoorn, hoofd PSA van St Jansdal:

“De belangrijkste opbrengst van Intus is dat de medewerkers ‘zelfregie’ krijgen in hun roosters. Met Intus stijgt de medewerkerstevredenheid over het rooster en gaan we met het St Jansdal op weg naar één planningssysteem voor alle roostervraagstukken in ons ziekenhuis!”

Het contract tussen Intus en St Jansdal is onlangs getekend. Vanaf 1 juli 2015 wordt gestart met de uitrol.

Bron: Intus


Rostar CAS software geeft duidelijk overzicht bereikbaarheidsdiensten afdeling Communicatie

De gemeente Utrecht kiest voor Rostar CAS van Paralax Planning Solutions om de piketdiensten van de afdeling Communicatie en betrokken medewerkers in te plannen. Een goede planning en overzicht van deze piketdiensten zijn belangrijk, zodat iedere betrokkene van de gemeente tijdens een crisis weet wie waar verantwoordelijk voor is. Ook wordt de vakantieplanning van de afdeling Communicatie voortaan via het nieuwe systeem ingepland.

Voorheen werden zowel de piketdiensten als de vakantieplanning bijgehouden in Excel. Tijdens een recente crisis bleek echter dat deze manier van werken gevoelig is voor fouten, omdat niet duidelijk was wie er bereikbaar was. Dit vormde de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuw planningssysteem voor de afdeling Communicatie.

“Weten wie welke verantwoordelijkheden heeft en wie bereikbaar is tijdens een crisis. Dat is essentieel voor een stad als Utrecht. Om hier een juist overzicht van te krijgen is goede planningssoftware noodzakelijk”, zegt Annita van Prooijen, Coördinator Crisis Communicatie bij de gemeente Utrecht. “Paralax heeft Rostar CAS helemaal op maat ingericht, passend bij onze eisen en wensen. Er was een behoorlijke tijdsdruk omdat we het systeem in slechts twee maanden live wilden hebben. De implementatie verliep echter heel vlot en Paralax dacht goed met ons mee.”

De gemeente wilde een systeem waarin medewerkers zelf hun verlof kunnen aanvragen en inzien en waarmee piketdiensten kunnen worden gepland.

“In tegenstelling tot traditionele personeelsplanning, plant de communicatieafdeling van de Gemeente Utrecht dus niet de werkuren in Rostar CAS, maar de rollen die medewerkers hebben op bepaalde momenten. Omdat het geen reguliere personeelsplanning betreft moest het gevraagde systeem op maat worden ingericht. Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om per persoon meerdere keren te worden ingepland in het systeem voor verschillende verantwoordelijkheden”, legt Martin Dullemond, Senior Implementation Consultant bij Paralax, uit. “Ook druiste de lengte van een piketdienst in tegen de cao-voorwaarden die standaard in de software zijn verwerkt. Dit soort zaken vergden behoorlijk wat aanpassingen onder de motorkap van Rostar CAS. Een mooie uitdaging die we graag zijn aangegaan.

De nieuwe software wordt als SaaS-oplossing afgenomen door de gemeente Utrecht. In totaal zal de verlofplanning van alle 80 medewerkers van de afdeling Communicatie worden gepland met de nieuwe software. De planning van de piketdiensten en bereikbaarheid gebeurt voor 32 personen. Momenteel bekijkt de gemeente Utrecht of de inzet van Rostar CAS kan worden uitgebreid naar andere domeinen zoals gemeentereiniging, afvalverwerking en bijzondere opsporingsambtenaren.

Bron: Paralax


ZelfroosterenAls het aan de Generatie Y-planners ligt, krijgen medewerkers in de toekomst alleen nog maar meer inspraak in hun werkrooster. Ruim 67 procent van de respondenten in deze generatie geeft dat aan. Dat blijkt uit een enquête van Paralax Planning Solutions onder 152 Nederlandse personeelsplanners tussen de twintig en zeventig jaar oud. Oudere personeelsplanners geven juist vaker aan dat zij niet verwachten dat medewerkers meer inspraak zullen krijgen.

Hoewel vaak wordt gedacht dat zelfroosteren het vak van de planner zou bedreigen, blijkt dat alle generaties het erover eens zijn dat planners juist niet overbodig raken als medewerkers meer inspraak krijgen in het rooster. Wel beschouwt de jongste generatie zelfroosteren vaker als een lust voor de planner (85%) dan de oudere generaties. Vooral de respondenten tussen de 44 en 55 jaar oud blijken sceptisch: in deze groep geeft de helft aan het zelfroosteren als een last te zien voor roostermakers.

Medewerkerstevredenheid
Ruim 65 procent van alle respondenten denkt dat meer inspraak in het rooster leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid. Van de onderzoeksgroep geeft 56 procent aan dat het ook de werk-privé balans verbetert. Verder geven de respondenten aan dat zij (zij het in mindere mate) ook een positieve invloed verwachten op betrokkenheid (35%) en de productiviteit van medewerkers (35%).

Ofschoon de personeelsplanners de verschillende voordelen van zelfroosteren dus zien, geeft maar 8 procent aan dat medewerkers in hun organisatie zelf het rooster moeten rondmaken. Volgens de planners hebben medewerkers momenteel vooral invloed op het werkrooster door onderling te ruilen (64%) en door hun beschikbaarheid en verlof aan te geven (79%). In 15 procent van de gevallen hebben de respondenten helemaal geen inspraak in hun werkrooster.

“Medewerkers krijgen steeds meer inspraak in het werkrooster en in de huidige tijd is dat eigenlijk niet meer dan normaal”, zegt Rob Buikema, directeur Paralax Plannings Solutions. “Participerend plannen is niet alleen prettig voor de medewerkers, maar ook voor de werkgevers. Het zorgt voor meer betrokken en productievere medewerkers. Een win-winsituatie dus.”

De enquête is uitgevoerd in de tweede helft van 2014 onder personeelsplanners werkzaam in de uitzendbranche, zorg, beveiliging, schoonmaak, overheid en industrie.


Rostar CASApics Flexjobs kiest voor de planningssoftware Rostar CAS van Paralax voor het inplannen van al haar uitzendkrachten. Apics Flexjobs is een snel groeiende uitzend organisatie gespecialiseerd in de sectoren productie en logistiek. Apics Flexjobs is onderdeel van een groep gespecialiseerd in personeel, kennis, onderwijs en advies op het gebied van Supply Chain, productie en logistiek. Rostar CAS biedt Apics Flexjobs de mogelijkheid om sneller tot een optimale planning te komen. Daarnaast kan een deel van de communicatie met haar uitzendkrachten over het werkrooster nu online plaatsvinden.

Met de snelle groei van Apics Flexjobs groeide ook de noodzaak voor een  planningssysteem; de tot nu toe gebruikte Excel-spreadsheets waren niet langer afdoende. De uitzendkrachten van Apics Flexjobs werken bij diverse klanten verspreid over de randstad. Het nieuwe planningssysteem moet vooral beter inzicht geven in de beschikbaarheid en de kwalificaties van de uitzendkrachten. Ook het optimaliseren van flexpoolmanagement en het automatiseren van de communicatie met de uitzendkrachten zijn belangrijke voorwaarden. Verder wordt de nieuwe planningssoftware gekoppeld met het bestaande HR-systeem FlexService. Omdat de systemen van Paralax compatibel zijn met de SETU-standaard, is deze koppeling eenvoudig te realiseren.

De keuze voor Paralax is volgens Gerrit Loopstra, directeur bij Apics Flexjobs, een logische keuze:

 “De functionaliteiten van Rostar CAS passen goed bij wat we nodig hebben. Het biedt ons de mogelijkheid om structureel beter te plannen en geeft ons inzicht in bezetting van diensten en kwalificaties van medewerkers. Door de online communicatiemogelijkheden voor het werkrooster weten we dat iedereen overal en altijd over het werkrooster beschikt en voorkomen we no-show.”
“De wensen en eisen van de snel groeiende uitzender Apics Flexjobs zijn vergelijkbaar met die van de grote uitzenders die veelal de in-house business hebben gestandaardiseerd op Paralax software. Met de Uitzend Editie van Rostar CAS kan Apics Flexjobs de planning verbeteren, transparant maken en daarnaast ook beschikken over relevante real-time managementrapportages”, legt Ron Peeters, Sales Director bij Paralax uit. “Daarnaast worden de werkroosters online beschikbaar gesteld waardoor zij overal en altijd beschikbaar zijn via smartphone, tablet en PC.De implementatie van Rostar CAS is in december 2014 gestart en in februari 2015 live gegaan. Daarbij wordt de software door Paralax gehost, waardoor Apics niet hoeft te investeren in hard- en software en de implementatie versneld kon plaatsvinden.

Bron: Paralax


“Salarisadministratie en roosterplanning zijn nu geautomatiseerd en volledig geïntegreerd”

Alleen een logo op de gevel verraadt dat in dit woonhuis in het centrum van Hengelo het centrale kantoor van Stichting Woonbegeleiding Jong Volwassenen is gehuisvest. We spreken hier de beide directeuren Erik van Kampen en Dennis Reuvers. Zij sturen een team van 35 professionele hulpverleners aan, die zo’n 80-100 jongeren ondersteunen enbegeleiden. Een groot deel van deze jongeren is gehuisvest in woningen verspreid over de regio Twente. De Stichting zit middenin de Transitie, maar heeft door een geïntegreerde automatisering van de salarisadministratie en personeelsplanning goed inzicht en overzicht in uren en geld. “Dat is essentieel in deze roerige tijden, ook omdat we blijven groeien en uitbreiden”, aldus Dennis Reuvers. “Wij maken gebruik van de software en de HR-diensten van HR Servicedesk. De software helpt ons om verantwoorde keuzes te maken qua planning en personeelsbeheer. De geautomatiseerde koppeling van alle HR processen, personeels- en salarisadministratie en planning, bespaart ons veel tijd en geld. We zijn nu in staat om veel efficiënter te plannen en dat nauwkeuriger te monitoren, ook binnen alle financiële kaders. En we kunnen een beroep doen op de ervaring en professionele ondersteuning van HR Servicedesk. ”

Efficiency ondanks en vanwege Transitie Jeugdzorg
Met een SPD achtergrond en komende uit de financiële wereld, is Erik van Kampen verantwoordelijk voor alle geldstromen vanuit en naar de Stichting. “En qua financierings-structuur is het bekend in welke lastige transitie onze tak van sport zich nu bevindt”, zo verzucht hij. “Gelukkig is de automatisering en organisatie helemaal op orde”. Want al snel na de oprichting van de Stichting in 2010 besloot hij te zoeken naar een totaaloplossing waarbij zowel de salarisverwerking als de roosterplanning konden worden geïntegreerd. “Ondanks dat we qua aantallen met 30 fte-ers en 100 jongeren niet zo groot zijn, is de planning toch onderhevig aan vele veranderingen en is er veel flexibele inzet nodig. Terwijl tegelijkertijd de inkomsten, onder meer uit pgb’s, ook aan allerlei veranderingen onderhevig zijn. Dus ik wist dat het administratief en organisatorisch zorgvuldiger en efficiënter moest én kon, dan in Excel. En HR-Servicedesk biedt dat geïntegreerd aan, zowel de software als het advies dat we nodig hadden.”

Web-based: werken met de beste software zonder hoge investeringen
HR ServicedeskDennis Reuvers legt uit wat het voordeel is van de samenwerking met HR Servicedesk. “Omdat HR Servicedesk de software op huurbasis web-based aanbiedt, kunnen we toch gebruik maken van de beste software; het vergt immers geen enorme investeringen voor aanschaf of onderhoud van software of servers. Een investering in alle onderdelen van Aysist die we nu gebruiken -RoosterPlan, CapaciteitsPlan en ManagementPlan- zou z’n  doel voorbij zijn geschoten voor ons als relatief kleine organisatie. Bovendien zijn we nu verzekerd van een goede koppeling tussen het salaris- en roostersysteem, vanwege de goede samenwerking tussen HR Servicedesk en Ayton én hun beider ervaring.”

Erik van Kampen knikt: “Nu komen de loonaangiftes en de pensioenopgaven er automatisch uitrollen, gebaseerd op de actuele gegevens. De gewerkte uren worden namelijk vanuit het roosterprogramma direct geboekt op de juiste kostenplaats en automatisch voor de verloning aangeboden aan het salarissysteem.” Dennis Reuvers vult aan dat Aysist vervolgens vanuit ManagementPlan altijd de actuele gegevens en inzicht in de financiële stand van zaken biedt. “Daarmee kunnen we verantwoorde beslissingen nemen. Zo helpt capaciteits-planning ons bijvoorbeeld om beter in te schatten wat we wel en niet kunnen doen aan uitbreidingen. Want we willen wel groeien, maar dan wel verantwoord. Er zijn zoveel jongeren die onze hulp goed kunnen en willen gebruiken. We geloven dan ook echt in onze kleinschalige aanpak, met huisvesting midden in de reguliere stadswijken. HR Servicedesk biedt ons daarbij de benodigde middelen, met HR software en HR diensten.”

Dagelijkse praktijk: efficiency en expertise
“Efficiency en Expertise”, dat is hoe Marco Voskamp van HR Servicedesk desgevraagd zijn toegevoegde waarde ook samenvat. “Dat is precies wat we onze klanten kunnen bieden. Je ziet in de praktijk bij deze relatief kleine zorgorganisaties, dat ook bij de directeur of bestuurder vooral de drive ligt bij de passie voor hun vak; de zorg- en hulpverlening. Daar zijn ze goed in, en daar hóórt ook hun aandacht te liggen. En het is weliswaar een open deur, maar we trappen hem nog dagelijks in; wil je dat goed en financieel haalbaar blijven doen, dan zal je de organisatie van de zorg- en hulpverlening achter de schermen goed moeten regelen. Immers, alle veranderingen en nieuwe overheidsmaatregelen in de zorg- en welzijnssector, met alle administratieve rompslomp van dien, gelden óók voor de kleinere zorgorganisaties.

Maar hoe klein de organisatie ook is, de efficiency die je bijvoorbeeld kunt halen uit net iets slimmer plannen, ook op basis van capaciteitsplanning, is enorm. Door dat proces te automatiseren en te integreren met de salarisadministratie wordt de efficiency nog verder verbeterd. En dat kunnen wij ondersteunen. Goede software is daarbij onontbeerlijk, en we zijn dan ook erg blij met de samenwerking met Ayton, en hun jarenlange ervaring met personeelsplanning in de zorg. We werken nauw samen bij de technische implementatie en inrichting van het systeem. En waar nodig kan altijd contact worden opgenomen met de Servicemanager bij Ayton voor inhoudelijke ondersteuning. Voor de klant blijft HR Servicedesk echter altijd het aanspreekpunt. Zij hebben het gemak van één loket. Die contacten variëren overigens qua intensiteit; sommigen maken alleen gebruik van de software via ons, anderen outsourcen vrijwel hun hele HR afdeling.
Daarnaast zien we bijvoorbeeld, dat we met ons goed doordachte verzuimbeleid steeds betere resultaten bereiken. Ook dat is een voorbeeld van een HR dienst, waar de kleinere organisaties graag gebruik van maken.”
Marco Voskamp ziet zijn organisatie dan ook sterk groeien, ondanks deze roerige tijden in de zorgsector. Onlangs heeft HR servicedesk zich gevestigd in een nieuw pand in Emmen, dat meer ruimte en meer mogelijkheden biedt voor de aanhoudende groei van HR Servicedesk.

Bron: HR Servicdesk/Ayton