Onderzoek Trovarit/ IT-Matchmaker.nl: ERP in de praktijk:

Gebruikerstevredenheid, voordelen en vooruitzichten

Voor de 7e keer vraagt Trovarit/ IT-Matchmaker.nl ERP gebruikers hoe tevreden zij zijn met hun oplossing die zij dagelijks gebruik en met hun leverancier, tijdens het grootste wereldwijde onderzoek op het gebied van ERP/Business Software.

Ergebnisse_der_Trovarit-Studie_ERP-Praxis_-_Anwenderzufriedenheit_Nutzen_amp_Perspektiven-209426

Hoe tevreden zijn gebruikers met hun ERP/business software? Wat zijn voor de voordelen van het gebruiken van een ERP? Hoe ontwikkelen het gebruik en de ERP markt zich?

Deze vragen staan opnieuw central in het door Trovarit georganiseerde onderzoek “ERP in de Praktijk: Gebruikerstevredenheid, voordelen en vooruitzichten”. Tot eind juni kunnen ERP gebruikers hun oordeel van 2 jaar geleden actualiseren of een nieuwe beoordeling opvoeren van hun ERP oplossing en leverancier. De cijfers worden gegeven op, bijvoorbeeld, de prijs/kwaliteit verhouding van de oplossing, de service tijdens de implementatie en het onderhoud naderhand, de ondersteuning van het systeem bij het verwerken van de dagelijkse orders vs de gerealiseerde voordelen dankzij het systeem.

Natuurlijk is tevredenheid een subjectief gegeven, dat geen wiskundig correcte conclusies toelaat wanneer het gaat om bepaalde kenmerken van een oplossing, of de toepasbaarheid van een specifieke oplossing,

erkent Dr. Karsten Sontow, CEO Trovarit.

Desondanks geeft, bij voldoende beoordeling, het tevredenheidsprofiel van een oplossing helder aan welke sterke en zwakke punten er zijn. In combinatie met de voornaamste factoren die de tevredenheid hebben beïnvloed, biedt het een goede stap in de richting voor een goed onderbouwde keuze tijdens de selectie.

Naast inzichten voor andere gebruikers, bidet het onderzoek voor leveranciers geode aanknopingspunten voor verbetering. Dat leveranciers deze vorm van positieve feedback omarmen en hier concreet iets mee doen blijkt wel uit de ontwikkeling van de tevredenheidsprofielen wanneer deze van editie tot editie met elkaar vergeleken worden.

“Na alle jaren kunnen we nu echt stellen, dat dit onderzoek “ERP in de Praktijk”  een lange-termijn onderzoek is,“

voegt Sontow toe.

„In de afgelopen ca. negen jaar zijn er interessante en soms zelf verrassende ontwikkelingen aan beide kanten (gebruikers en leveranciers) zichtbaar geworden. Hedentendage gebruiken diverse gerenommeerde leveranciers het onderzoek als een aanvullende referentie m.b.t. gebruikerstevredenheid.”

Sinds 2004 zijn meer dan 10.000 installaties beoordeeld in dit onderzoek. Het onderzoek is hiermee het grootste uitwisseling van ervaringen onder ERP gebruikers wanneer het gaat om selectie, implementatie en gebruik van diverse ERP oplossingen. Sinds 2012 wordt het onderzoek ook georganiseerd in Turkije en Nederland.

De online vragenlijst is tot eind juni te vinden op www.it-matchmaker.nl/enquete-erp-in-de-praktijk.html. Deelnemers aan het onderzoek ontvangen na afloop de management samenvatting en het gedetailleerde tevredenheidsprofiel van hun oplossing, als dank voor hun deelname toegezonden.


ItSuitsFashionKlerx Schoenen, bekend van de merken Develab, Red-Rag en Paul Green, gaat haar organisatie verder optimaliseren met behulp van drie oplossingen uit de itSuitsFashion solution stack. Met itSuitsFashion ERP wordt de workflow in de organisatie gestroomlijnd, met de sales app Apps4Fashion wordt de verkoop geprofessionaliseerd en met order pick tool PickIT wordt de efficiëntie in het magazijn verbeterd. De drie oplossingen werken als één totaaloplossing, waardoor alle data automatisch beschikbaar is door de gehele organisatie van Klerx Schoenen.

Bij de selectie heeft het management van  Klerx Schoenen kritisch gekeken naar functionele inhoud en prijs van de software, kennis van de schoenenbranche en innovatief potentieel bij de leverancier. Daarnaast wilden ze de juiste partner vinden die de beste match had inzake toekomstmogelijkheden en het behartigen van de belangen van Klerx Schoenen.

Ton van Eyk, Finance and Operations Manager bij Klerx Schoenen : “De functionaliteit van itSuitsFashion ERP voldoet aan onze wensen en eisen. Bovendien voldoet het aan de eisen van deze tijd qua flexibiliteit in ontwikkeling en innovatief vermogen richting de toekomst. Met Microsoft die er als organisatie achter staat en de integratie met Microsoft Office producten zoals Outlook bieden een groot voordeel. Met Apps4Fashion moderniseren en professionaliseren we onze verkoopprocessen. En met PickIT gaan we ook in ons magazijn een efficiëntieslag realiseren.”

Klerx Schoenen staat -naast continuïteit- bekend om haar eigenzinnige karakter, wat hen duidelijk onderscheid van de rest.  Die eigenzinnigheid is terug te zien in de collecties en de positionering ervan, maar ook in de manier van werken, waarin door het familiare element in het bedrijf ook duidelijk ambitie, loyaliteit en continuïteit in verweven is.

Ton van Eyk: “Niet alleen vandaag scoren, maar ook aan morgen denken. Dat is belangrijk. Alle veranderingen vragen om een scherpe blik en een duidelijke visie. Samenwerking zien wij als een succesfactor richting de toekomst. Met retailers, partners en toeleveranciers kijken we steeds hoe we dingen nóg beter kunnen doen en hoe we de consument optimaal kunnen bedienen. Voor ons is duidelijk dat de bedrijfsvisie en cultuur van Klerx Schoenen en it suits IT goed bij elkaar aan sluiten. We zijn klaar om de uitdagingen van de huidige en toekomstige markt samen met it suits IT en hun oplossingen aan te gaan, kansen te benutten en te blijven groeien.”


Info Support constateert dat woningcorporaties hulp kunnen gebruiken bij de selectie van IT-systemen voor hun organisatie. Woningcorporaties komen er vaak later in een traject achter dat bepaalde functionaliteit toch niet zo goed werkt als verwacht, of dat de integratie niet soepel verloopt. Tijdens het selectieproces is hier dan vaak te weinig aandacht voor geweest. Info Support wil hier verandering in brengen en geeft daarom tips als leidraad bij een pakketselectie:

1. Houd rekening met de eigen organisatie – Corporaties houden vaak onvoldoende rekening met de eigen organisatie: wat voor product kunnen wij aan? Het is zaak om na te gaan of het pakket past binnen het proces en bij de beheerorganisatie. Ook de vraag of er voldoende kennis binnen de organisatie aanwezig is om het pakket te laten draaien is van belang.

2. Let niet alleen op functionaliteit – Vaak wordt er met name gekeken naar of een pakket functioneel is, of sterker nog, of het er goed uitziet. Vragen zoals of het pakket veilig en robuust is en of het kan koppelen met de omgeving blijven vaak onderbelicht, maar zijn wel heel essentieel.

3. Bekijk procesondersteuning in een breder geheel – Beveiliging wordt meestal pas in een later stadium dan tijdens de pakketselectie bekeken en aan de toepasbaarheid binnen een volledig proces wordt nog weleens voorbij gegaan. De beoogde procesverbetering wordt daardoor vaak niet gerealiseerd. Corporaties moeten procesondersteuning dan ook in het geheel bekijken, in relatie tot andere pakketten die ze hebben draaien.

4. Voorkom maatwerk – Voorkom bij een pakketselectie dat er teveel maatwerk aan te pas gaat komen. Het moet geen doel op zich zijn om het pakket volledig te willen customizen tot het precies past bij jouw situatie. Pas de eigen organisatie ook aan naar het pakket en zoek zo naar een balans die het meeste voordeel biedt. Spreek bij maatwerk ook altijd duidelijk met de leverancier af wie voor de eventuele bijkomende onderhoudskosten opdraait. Uitbreidings- en onderhoudskosten leiden vaak tot onaangename financiële verrassingen.

5. Zorg voor veilige koppelingen – De beveiliging van een geïsoleerd pakket is veelal goed geregeld. Pakketten integreren echter steeds meer met andere systemen. Dan is het met name de vraag of de koppelingen wel veilig zijn, bijvoorbeeld een koppeling naar een ketenpartner, maar ook koppelingen met bepaalde portalen die aan een pakket zijn verbonden. Zodra functionaliteit via het internet beschikbaar wordt gesteld, zal moeten worden voldaan aan de zogenaamde OWASP-criteria.

6. Betrek de business en IT – Een pakketselectie wordt vaak vanuit één bepaalde afdeling geïnitieerd. Daarbij wordt vaak vergeten om na te gaan of bepaalde functionaliteit al via een andere applicatie wordt aangeboden. Het gevolg kan zijn dat twee keer dezelfde functionaliteit binnen een applicatielandschap beschikbaar komt. Betrek daarom op tijd zowel de business als de IT-afdeling in het selectietraject, zodat de input vanuit beide afdelingen komt.

7. Maak duidelijke afspraken met de leverancier – SLA’s moeten vooraf duidelijk worden gecommuniceerd. Het maakt veel uit of een pakket 24/7 beschikbaar moet zijn, of dat dit alleen tijdens kantoortijden het geval is. Initieel wordt deze overweging vaak niet meegenomen. Als deze later alsnog ter sprake komt, vallen de kosten vaak behoorlijk hoog uit en is het traject zo vergevorderd dat het ook geen optie meer is ermee te stoppen. Hoe eerder dit soort zaken op tafel liggen, des te kleiner het risico op allerlei kosten achteraf.

“Veel woningcorporaties denken wel dat ze voldoen aan deze richtlijnen, maar realiseren toch te weinig effect, omdat ze onvoldoende kritisch zijn op de antwoorden van hun leverancier”, aldus Raimond Brookman, principal architect bij Info Support. “Info Support heeft vaak te maken met de integratie van pakketten en we zien daarbij geregeld dat er onvoldoende naar de technische kwaliteitsaspecten wordt gekeken. Corporaties redeneren vaak erg vanuit functionaliteit, waarbij zij voor het gemak kiezen voor een leverancier die hen eerder pakketten heeft geleverd, ongeacht of dit de beste optie is. Hierdoor worden woningcorporaties verderop in het traject vaak geconfronteerd met het feit dat een pakket toch niet zo goed werkt als verwacht, of dat de integratie niet soepel verloopt. Daarom is het van groot belang dat hier tijdens de selectie voldoende aandacht aan wordt besteed.”

IT-Matchmaker onderschrijft de constatering van Info Support. Ook wij komen in de praktijk steeds vaker voorbeelden tegen, waarbij een organisatie, niet alleen woningcoöperaties, vooraf onvoldoende tijd hebben genomen voor een degelijke pakketselectie. Er is veel tijd en energie, maar ook geld, gestoken in de aanschaf en implementatie van een nieuwe software oplossing. In de dagelijkse werking komt men er dan vervolgens achter dat het toch niet gewenste functionaliteiten biedt, integratie zeer moeizaam verloopt, en dat wijzigingen in de organisatie en/of werkwijzen niet of nauwelijks doorgevoerd kunnen worden.

Als aanvulling op de 7 punten van Info Support, geven wij u de volgende tips nog in overweging.

8. Realtime demo Meer aandacht voor de mate van ondersteuning van de bedrijfsprocessen tijdens de selectie kan bijvoorbeeld gerealiseerd worden, door tijdens de demo leveranciers uit te dagen één van uw processen na te bootsen in hun oplossing, met uw gegevens (al dan niet gemanipuleerd). Beschrijf het proces (of laat dit doen door een onafhankelijke partij) zodanig dat de leverancier zijn systeem hierop kan inrichten, en stel gedurende de demo vervolgens ook kritische vragen.

9. Referentiebezoeken. Naast een goed voorbereidde demo zoals hiervoor beschreven, raden wij onze klanten ook altijd aan om bij bestaande klanten van een leverancier een referentiebezoek te brengen. Natuurlijk krijgt u altijd de beste referenties aangedragen door de leverancier, maar elke referent is wel eerlijk. Zij kunnen u precies vertellen waar de aandachtspunten liggen, maar tegelijkertijd kunnen ze u laten zien waarom zij nu juist zo’n voorbeeld klant zijn voor het betreffende pakket.

Meer informatie over pakketselectie en selectiecriteria? Kijk op onze site


informerAccountants en administratiekantoren die gebruikmaken van het Informer boekhoudprogramma, kunnen sinds kort een gratis account van het InformerOnline factuurprogramma aan hun klanten weggeven. Dit is een initiatief van software ontwikkelaar Informer Software, om de digitale samenwerking tussen klanten en accountants te stimuleren.

Met het zogenoemde InformerOnline Portal, wordt een geautomatiseerde koppeling gemaakt tussen de software van de accountant en het InformerOnline factuurprogramma van de klant. Hierdoor kunnen gegevens digitaal met elkaar worden uitgewisseld en is geen fysieke overdracht van documenten meer nodig.

Veel winst te behalen 
Volgens Informer Software directeur Remco Frühauf valt er nog veel winst te behalen uit zo’n digitale samenwerking. “Veel administraties van klanten worden nog steeds in papiervorm overgedragen. Vlak voor de belastingaangiftes krijgen accountants hierdoor te maken met de welbekende piekmomenten waarin veel informatie in een korte tijd moet worden verwerkt. Door een geautomatiseerde koppeling worden de benodigde gegevens op een natuurlijke manier gespreid aangeleverd, waardoor bij een goede implementatie piekmomenten tot het verleden behoren”.

Niet alleen de accountants zijn gebaat bij zo’n samenwerking, ook klanten halen hier volgens Remco Frühauf veel voordeel uit. “Alle betrokken partijen zijn geholpen bij een efficiënte samenwerking. Met het automatiseren van zo’n samenwerking is veel mogelijk, waarbij dit een mooie eerste stap is. Klanten krijgen sowieso gratis toegang tot een gebruiksvriendelijk online factuurprogramma, waarmee ze hun administratieve werkzaamheden kunnen vereenvoudigen. Facturen en offertes kunnen voortaan digitaal worden verstuurd en overzichtelijk worden bijgehouden. Door de koppeling met de accountant kunnen tussenstanden van de financiële administratie eenvoudig met de klant worden gedeeld en ook de belastingaangifte kan digitaal worden klaargezet. Na een digitale accordatie kan de aangifte bovendien meteen worden verstuurd”.

The sky is the limit 
Voor veel bedrijven zal het InformerOnline Portal al een flinke, maar wel een positieve verandering zijn. Het is de eerste stap op weg naar een ideale samenwerking tussen klant en accountant. Een samenwerking die eenvoudig kan worden uitgebreid door ook inkoopfacturen digitaal over te dragen en door het implementeren van een scannen en herkennen (OCR) functie. Volgens Remco zijn er in ieder geval nog meer dan genoeg mooie vooruitzichten voor de toekomst. “Voor ons als software ontwikkelaar is the sky the limit. Informer Software heeft nog veel ideeën voor het optimaliseren van de samenwerking tussen klanten en accountants, dus wij zijn nog lang niet uitontwikkeld”.

Bron: Informer


Nationale Success Award 2014

CRM software leverancier Efficy is door de vakjury van het TV-programma De Succesfactor verkozen tot winnaar van de nationale Succes Award 2014 van RTL in de categorie ‘software & consultancy’.

Efficy scoorde als organisatie het hoogst op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. Dankzij deze prestigieuze prijs bevestigt Efficy haar stevige marktpositie in de software & consultancybranche. Hiermee heeft Efficy concurrenten Salesforce, PerfectView, Exact en AFAS verslagen!

Foto: Efficy CRM winnaar Succes Award ‘software & consultancy’

De Succes Award is een initiatief van RTL en een onderdeel van het TV-programma De Succesfactor. Als winnaar van de Succes Award binnen deze branche is Efficy ook automatisch genomineerd als landelijke winnaar van de succesfactor. Gedurende 2014 kan de kijker meestemmen op zijn of haar favoriete bedrijf, zo wordt uiteindelijk bepaald wie de tien finalisten zullen zijn.

Nominatie nationale Succes Awards
Tijdens de finale van de nationale Succes Awards begin 2015 zal bekend worden gemaakt wie de winnaars zijn voor de Succes Awards. Een externe vakjury gaat de 10 finalisten beoordelen op succescriteria. Hier wordt vooral gekeken naar de kwaliteiten en prestaties van het afgelopen jaar. Hieruit komt de uiteindelijke winnaar, die met 10.000 euro, een mediapakket en de Nationale TV Succes Award naar huis gaat. Tijdens de finale reikt de vakjury tevens de andere Awards uit: de Innovatie Award, de Werkgevers Award en de Groeibriljant Award. Ook hier worden de kwaliteiten en prestaties van het bedrijf op dit gebied meegewogen.

Over Efficy
Efficy levert webbased CRM software die de primaire processen van een bedrijf ondersteunt. Efficy is volledig aanpasbaar en groeit eenvoudig mee met een veranderende organisatie, op een kosteneffectieve manier via een bekroonde en uiterst gebruiksvriendelijke userinterface. Efficy is actief in tien landen, waaronder Nederland, België, Duitsland en Frankrijk. Het klantenbestand bestaat uit 40.000 gebruikers, bij meer dan 1.600 klanten.

Bron: Efficy Nederland


Ciber biedt inzicht in HR-processen met nieuwe HCM-dashboards

Verbeterde grip op HR-processen dankzij inzicht

Ciber

Ciber Nederland introduceert HCM-dashboards op basis van Microsoft Power BI, QlikView en SAP Business Objects. De HCM-dashboards bieden organisaties inzicht in HR-processen en stellen hen in staat om sneller te handelen en betere beslissingen te nemen op basis van de beschikbare data. Ciber HCM-dashboards zullen in het eerste kwartaal van dit jaar beschikbaar zijn.

Snelle implementatie

Human Capital Management biedt waardevolle data over de business. Veel organisaties vinden het echter lastig om deze data op een uniforme manier te gebruiken. Zij hebben vaak niet de mogelijkheid om KPI’s in één oogopslag inzichtelijk te maken of eventuele afwijkingen snel te detecteren. Met Ciber HCM-dashboards is het mogelijk om de data die is opgeslagen in meerdere systemen te visualiseren. De oplossing analyseert vervolgens de beschikbare data en biedt zo inzicht in de belangrijkste KPI’s. Daarnaast is het mogelijk om beschikbare KPI’s verder vorm te geven naar eigen wens en in overleg specifieke KPI’s te laten toevoegen. Uniek aan Ciber HCM-dashboards is de korte implementatietijd. Binnen drie weken kan de standaard oplossing geïmplementeerd worden.

HR-processen vormen het hart van de organisatie, maar kenmerken zich ook door de grote hoeveelheid data die bijgehouden moet worden en dit is vaak een tijdrovende klus,

stelt Verina Mulder, Managing Consultant HCM bij Ciber.

Wanneer er geen overzicht en inzicht is in de beschikbare data is het ook niet mogelijk om KPI’s te monitoren en wordt het lastig om de juiste beslissingen te nemen. Ciber HCM-dashboards bieden hierbij uitkomst doordat de beschikbare data direct inzichtelijk is en mogelijkheid tot analyse biedt. De krachtige analysemogelijkheden van deze tools zorgen ervoor dat organisaties het volledige potentieel van hun data benutten en hiermee volledig grip krijgen op hun HR-processen.

Ciber HCM-dashboards is platform-onafhankelijk ontwikkeld. De business intelligence tools zorgen ervoor dat de data uit verschillende bronsystemen wordt geanalyseerd, zodat het inzicht wordt verkregen dat nodig is om tijdig juiste beslissingen te nemen. Ciber ontwikkelde bovendien een business calculator waarmee het mogelijk wordt om vooraf de verbeteringsmogelijkheden en besparingen in kaart te brengen.

Bron: Ciber Nederland


ERP Software GreentreeAfter extensive research and development, leading ERP software provider Greentree International has unveiled its strategic product direction.

Presenting: The Greentree Web3D Project

It’s all the advanced functionality and credibility that Greentree delivers now, re-factored for delivery on any device within a platform-agnostic, high-performance, cloud-friendly environment. Greentree will be progressively rolling out these new capabilities, starting later in 2014.

The Web3D Project will leverage the enhanced capabilities of high-resolution graphics, touch frameworks, pluggable applets (eg: Google Maps), multimedia, and powerful devices with in-built capabilities, such as GPS, cameras and scanning, to deliver a brilliant new user experience. Numerous customer testimonies support Greentree’s existing user-friendliness, and the Web3D Project takes it even further.

LONG-TERM ERP Software

The Web3D Project has involved painstaking research aimed at providing an innovative and long-term ERP solution, not something that risks becoming obsolete within a couple of years. Greentree’s research has been focused on sustainability, where the customer has the freedom to use multiple platforms and devices, without the fear that their major technology investment may have a limited life span.

“Modern ERP systems are recognised for the complex functionality they deliver and the massive volumes of data they have to handle today,” says Product Director Steve Sims. “To deliver Greentree in the new web-based environment, we’ve assembled an amazing development team, with origins stretching from San Francisco to Invercargill. Collectively they have decades of domain experience.”

Greentree’s reputation in research and development also earned it an ongoing multi-million dollar grant from Callaghan Innovation, a stand-alone government entity established to accelerate commercialisation of innovation by firms in New Zealand.

CLOUD CHOICES

Clients are already using Greentree through secure Cloud connections, and the result of the Web3D Project will work perfectly on-premise, in the Cloud, or in a combination of both. Customers will have complete control over this. It will also offer increased connectivity to users anywhere who have access to a web browser. Existing Greentree customers already know how operationally friendly it is, and none of that will change.

SOFTLANDING

Adopting the new iteration of Greentree is also going to be simple for the customer, building upon their existing investment. Greentree has named its customer strategy “SoftLanding”. It’s aimed at offering mid-sized businesses the best new technologies for forward progress, while ensuring that they’re not constantly disrupted by technological upheaval. Greentree has worked hard to ensure that when it brings new technologies into the mix, they will co-exist with the business’s current investment.

“For existing Greentree users, it means they can be confident that Greentree will continue to be delivered in a way that’s going to enhance their current investment, not undermine it,” says Greentree’s CEO, Peter Dickinson. “The Web3D Project is more than an update – it’s taking Greentree users to the next generation while retaining all the capabilities in which they’ve already invested.”

“Businesses contemplating a new ERP software can buy Greentree now with the confidence that it will solve their problems today, and continue to do so in the future. There’s no reason to hold back in the fear that purchasing today will mean obsolescence tomorrow.”

The Web3D Project confirms Greentree’s position as one of the most innovative yet stable software vendors in the ERP space. It continues the remarkable evolution that dates back to the 1980s, and the outstanding success of the Greentree product from 1999 to the present day.

ABOUT GREENTREE

Greentree is a leading business software provider (e.g. ERP software and CRM). We’re unashamed technology and business buffs; fanatics; addicts. Call us what you will, we have one obsession: building the best business software. Learn more about Greentree, its innovative software solutions, and its thousands of successful customers worldwide.


Glovia ERP

Frencken Europe neemt GLOVIA G2 bedrijfsbreed in gebruik

nieuw ERP zorgt voor transparantie, wendbaarheid en eenduidigheid

Frencken Europe BV, de high-tech toeleverancier en producent van hoogwaardige onderdelen en systemen voor de medische-, halfgeleider- en analytische industrie, heeft op 3 februari 2014 GLOVIA G2 in gebruik genomen. De ERP-oplossing van Glovia International ondersteunt het gehele bedrijfsproces bij Frencken, van offerte-aanvraag, planning en productie tot de financiële administratie. 100 medewerkers verspreid over 4 vestigingen werken dagelijks met GLOVIA G2.

“In de sectoren waarin Frencken actief is, zie je dat de grote OEM’ers zich steeds meer focussen op hun core business. De TIER 1 toeleveranciers krijgen daardoor nieuwe activiteiten erbij. Dat maakt het voor ons een stuk complexer”, aldus Eric Maas – IT Manager bij Frencken Europe. “Het is absoluut noodzakelijk dat de bedrijfsprocessen volkomen helder zijn voor onze medewerkers en partners. Daarnaast moet het voor al onze gebruikers mogelijk zijn om altijd en overal te kunnen werken met relevantie informatie.”

Dit implementeren vraagt echter een andere benadering dan het ‘traditionele’ vastleggen van transacties. Het information driven concept, dat aan de basis staat van GLOVIA G2, sluit daar perfect op aan door de gebruikers en hun manier van werken centraal te stellen. Zo zijn veel van de operationele rapporten bij Frencken nu omgezet naar grids (exceptie gedreven werklijsten). “We hebben nu direct inzicht in onze KPI’s. Met het oude systeem kostte dat niet alleen veel werk en tijd, maar was het proces ook foutgevoelig”, gaat Maas verder. “Met GLOVIA G2 beschikken we nu over de nodige transparantie, wendbaarheid en eenduidigheid om efficiënter, innovatiever en klantgerichter te kunnen werken.”

Gebruiksondersteuning en efficiëntie verbetering zijn dus de drijvende krachten achter de investeringen in het ERP-pakket bij Frencken. Doelstelling voor Frencken Europe is om het ‘information driven’ werken in 2014 verder uit te rollen naar alle bedrijven binnen de holding.

Bron: Glovia EMEA


Software selectie is meer dan het opstellen van een boodschappenlijstje

;

requirement specification

Het verzamelen van requirements voor een nieuwe business software oplossing is geen eenvoudige opgave. Misschien is dit zelfs wel het moeilijkste dat er is. Wat we vaak zien is dat bedrijven snel de processen in kaart (laten) brengen en wat algemeenheden als requirement formuleren. Dit stelt niet alleen in het offerte traject leveranciers tot een uitdagende opgave om een juiste offerte op te stellen, het geeft juist ook in het implementatieproject veel ruis en problemen. We gaan gaandeweg het project namelijk pas echt bepalen wat we wilden en hoe we het wilden.
In dit artikel worden enkele tips gegeven met betrekking tot het verzamelen van requirements t.b.v. het software selectie traject.

  • Bereid een requirementsworkshop goed voor

.
Goed voorbereide deelnemers leiden in de regel tot productieve en waardevolle workshop. Geef vooraf duidelijke richtlijnen af en geef de deelnemers vooraf al huiswerk, en realiseer hierbij dat het geven van huiswerk niet slechts voorbehouden is aan middelbare scholieren. Geef vooraf vragen mee, waar de deelnemers over na moeten denken.

  • Ruim meer dan voldoende tijd in voor het verzamelen van requirements. 

Een workshop moet er niet even snel tussendoor gepland moeten worden. Hoe meer tijd ingeruimd is, des te constructiever de workshop en beter de uitkomst. Het is zinvoller om een hele dag in te ruimen (of 2 aaneengesloten dagen), dan een workshop eerder te moeten beëindigen en een extra sessie te moeten beleggen. De deelnemers zijn er dan uit met als grootste risico, minder of minder goede requirements.

  • Betrek de juiste mensen

.
Zorg dat in de workshop steeds de juiste vakkundige mensen aan tafel zitten per onderdeel. Zorg er met andere woorden voor, dat bijvoorbeeld systeembeheer zich bezig houdt met de technische requirements en een salespersoon met de requirements m.b.t. het salesproces.

  • Prioriteer de verkregen uitkomsten. 

Het is vrijwel niet mogelijk dat een leverancier uiteindelijk zal voldoen aan alle requirements. De laatste taak in de workshop is vaak ook de lastigste, prioriteer de onderlinge requirements. Welke requirements vindt de groep belangrijker dan een andere.

  • Laat de workshop begeleiden door een (externe) expert. 

Het selecteren en implementeren van een nieuw softwaresysteem is vaak ook de uitgelezen mogelijkheid om de processen eens onder de loep te nemen. Waarom doen we de dingen zoals we die doen? En kan het wellicht niet anders? Laat derhalve de workshop leiden door een externe deskundige, die de groep durft uit te dagen. Iemand die deelnemers kan uitdagen na te denken over hoe het bedrijf er over bijvoorbeeld 10 jaar uitziet en wat dit dan betekent voor processen en hierdoor ook het te kiezen systeem. Dat levert vaak heel andere belangrijke requirements op.

Het verzamelen van requirements is hiermee bijna een vak apart geworden en zeer cruciaal in het selectietraject. Heeft u de requirements eenmaal op een rijtje, kunnen deze op de IT-Matchmaker gematcht worden met de aanwezige profielen van softwareproducten, en -leveranciers, inclusief hun referenties.

De consultants van de IT-Matchmaker staan u graag terzijde om uw workshop te begeleiden.


Evenals voorgaande jaren organiseert Trovarit AG (IT-Matchmaker) zogenaamde Guided Tours tijdens CeBIT 2014, van 10 t/m 14 maart in Hannover. Wanneer u deelneemt aan één van deze Guided Tours, kunt u niet alleen direct verschillende software oplossingen met elkaar vergelijken, maar u kunt ook direct profiteren van de kennis van onze gerenommeerde specialisten op het gebied van software selectie.

De exposanten demonstreren hun systeem op basis van een vooraf verstrekte business case, die afkomstig had kunnen zijn vanuit uw organisatie. Het is hun taak om het betreffende bedrijfsproces aan u te demonstreren zodat u niet alleen een indruk krijgt van de Look & Feel van de oplossing, maar juist ook de specifieke werking.

Let op! De voertaal tijdens de Guided Tours is Duits.

Kijk voor het volledige overzicht en programma op onze site: Overzicht guided tours