[vc_row][vc_column][vc_column_text]IT-verantwoordelijken hebben een te rooskleurig beeld van het gebruik van zakelijke software door de business. De meeste eindgebruikers benutten tussen de 40 en 60 procent van de functionaliteiten van de software die ze tot hun beschikking hebben, terwijl IT verwacht dat het zwaartepunt van het gebruik hoger ligt: tussen de 60 en 80 procent.

Dat blijkt uit onderzoek van NovioData in opdracht van Info Support onder 250 IT-verantwoordelijken en 300 eindgebruikers van bedrijfssoftware. Beide groepen werd gevraagd hoeveel procent van de aangeboden functionaliteiten daadwerkelijk wordt gebruikt op de werkvloer.

Waar 26 procent van de IT’ers verwacht dat het gebruik boven de 80 procent ligt, blijkt in de praktijk dat slechts 12 procent van de medewerkers software zo intensief gebruikt. Slechts 2 procent van de eindgebruikers zegt alle functionaliteiten te gebruiken.

Deze kloof kan voor een deel worden verklaard door het niet betrekken van eindgebruikers bij het ontwikkeltraject van software. Op de stelling ‘Eindgebruikers worden lang niet altijd betrokken bij het ontwikkeltraject van software’ antwoordt 31 procent (helemaal) mee eens.

Software slokt budget én tijd op
Het onderzoek laat ook zien dat de aanschaf, ontwikkeling, beheer en het onderhoud van software een groot deel van het budget en de tijd van de IT-afdeling opslokt. Van elke euro die IT uitgeeft, gaat 79 cent naar software. Zo’n 74 procent van de tijd wordt aan software besteed.

“Dit onderzoek laat zien dat er nog vaak functionaliteiten worden aangeboden omdat ze nu eenmaal beschikbaar zijn, zonder dat er wordt nagedacht over de vraag of eindgebruikers er eigenlijk wel op zitten te wachten”, aldus Henk van der Pol, Unitmanager Cloud Applicaties bij Info Support. “Als je je bedenkt dat deze taken een groot deel van de tijd en het budget van IT opslokken, dan is er nog veel verbetering te halen. Als ook maar een kwart van overbodige functionaliteiten niet meer zou hoeven worden beheerd en onderhouden, zou dat een grote besparing betekenen.”

“Een mogelijke oplossing is het betrekken van eindgebruikers in een vroeg stadium van de softwareontwikkeling, de zogeheten agile aanpak”, aldus Van der Pol. “Een methode om ervoor te zorgen dat eindgebruikers voortdurend worden bediend in hun wensen en behoeftes, is Continuous Delivery; nieuwe features worden kort-cyclisch ontwikkeld en geleverd aan de eindgebruiker. Hierin is voor IT-afdelingen nog veel winst te halen.”

Het volledige onderzoeksrapport ‘Zakelijke software. Waar betalen we eigenlijk voor?’ is hier http://bit.ly/OnderzoeksrapportInfoSupport te downloaden.

Bron: InfoSupport

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][icon_counter icon=”Defaults-question-circle” icon_size=”32″ icon_color=”#1e73be” flip_box_style=”advanced” box_border_style=”inset” box_border_size=”2″ box_border_color=”#a4a4a4″ box_border_color_back=”#a4a4a4″ block_title_front=”Hoe gebruikt u uw bedrijfssoftware?” block_desc_front=”Wilt u weten hoe uw organisatie er voor staat en waar eventueel optimalisatie mogelijk is? ” block_title_back=”Bedrijfssoftware APK” block_desc_back=”Vraag dan onze scan aan. In ca. 2 dagen lichten wij uw processen, systemen en medewerkers door en bieden u hierna een concreet, pragmatisch, verbeterplan aan. ” custom_link=”1″ button_link=”url:http%3A%2F%2Fwww.itmatchmaker.nl%2Fcontact-3%2F||” button_text=”Meer informatie” button_bg=”#dd6b33″ button_txt=”#ffffff” ult_param_heading=””][/vc_column][/vc_row]


Onderzoek trends in Finance en IT 2015In de aanloop naar Financial Systems 2015, het jaarlijkste vakevenement op het snijvlak van Finance en IT, onderzoekt de redactie van FM Magazine i.s.m. met IT-Matchmaker Nederland de inzet van IT binnen de financiële functie in het Nederlandse bedrijfsleven.

Het doel van dit onderzoek is het verkrijgen van inzicht in trends en ontwikkelingen op het snijvlak van Finance en IT. De onderzoeksresultaten worden gepubliceerd in FM Magazine, op FM.nlFinancial-Systems.nl, en uiteraard op deze site.

Wij hechten veel waarde aan uw mening, o.a. als financieel expert. Graag vragen wij daarom een paar minuten van uw tijd voor het beantwoorden van een aantal vragen. Alle antwoorden worden anoniem verwerkt en strikt vertrouwelijk behandeld.

Om deel te nemen aan het onderzoek, kunt u hier klikken.

Hartelijk dank voor uw deelname en input.


Crimsonwing Crimsonwing is gespecialiseerd in Microsoft-oplossingen op het gebied van ERP, CRM en e-commerce.

Als de aandeelhouders van Crimsonwing instemmen met het bod ontstaat KPMG Crimsonwing, een joint venture van de KPMG-praktijken in het Verenigd Koninkrijk, Nederland en Malta. Crimsonwing’s oprichter David Walsh zal leiding geven aan het samenwerkingsverband, waarin de huidige Microsoft Dynamics teams van KPMG in het Verenigd Koninkrijk en Nederland en de huidige werknemers van Crimsonwing vertegenwoordigd zullen zijn. Crimsonwing telt op dit moment 350 werknemers, die vanuit kantoren in Hilversum, Valkenswaard, Londen en Marsa (Malta) opereren. Vanuit de Nederlandse KPMG-praktijk zal een twintigtal professionals zich aansluiten bij het nieuwe samenwerkingsverband.

Erik Schut, partner bij KPMG en verantwoordelijk voor de managementconsulting-praktijk:

‘De aankondiging van vandaag is een belangrijke stap in de groei van onze ERP- en CRM-dienstverlening. ‘Ondernemingen zijn in toenemende mate op zoek naar Microsoft Dynamics gedreven oplossingen om het maximale rendement uit hun bedrijfsvoering te halen. De vraag naar deze oplossingen groeit en dat betekent dat wij mee willen. Daarop baseren wij onze strategie. De mogelijke overname van Crimsonwing stelt ons in staat in deze vraag te voldoen. De overname is bovendien een logisch vervolg op de investeringen die wij in het verleden in het ERP-domein hebben gedaan. De combinatie van Crimsonwing met onze eigen Dynamics adviespraktijk maakt ons in één keer tot de grootste speler in onze markt in Europa als het om Microsoft Dynamics gaat en stelt KPMG in staat om, gebruikmakend van de Malteser near-shore capaciteit in heel Europa de dienstverlening op het gebied van ERP, CRM en e-commerce versneld in te voeren. Voor de bestaande klanten van Crimsonwing betekent de overname dat wij hen kunnen bijstaan in de groeiende vraag naar bredere zakelijke dienstverlening en de behoefte aan een groter internationaal bereik, waardoor in een groot aantal landen implementaties kunnen worden ondersteund.’

Bron: Accountancynieuws


Ricoh Company, Ltd. heeft een plaats gekregen op de Top 100 Global Innovators-lijst 2014 van Thomson Reuters, wereldwijd een van de meest vooraanstaande informatiebronnen voor bedrijven en professionals.

De Top 100 Global Innovators Award is een erkenning voor bedrijven die wereldwijd een vooruitstrevende positie innemen door creatieve ideeën en innovaties te beschermen met intellectuele eigendomsrechten en deze ideeën te vertalen in succesvolle zakelijke activiteiten.
De gegevens van de afgelopen vijf jaar zijn geanalyseerd aan de hand van vier hoofdcriteria: de totale hoeveelheid octrooien, het percentage succesvol ingediende octrooiaanvragen, de wereldwijde reikwijdte van de portefeuille en de invloed van de octrooien.

Ricoh is geselecteerd vanwege het hoge percentage succesvol ingediende octrooiaanvragen (octrooiaanvragen die daadwerkelijk werden geregistreerd) en een hoge score voor de mondiale reikwijdte van de portefeuille (een evenwichtige verdeling van de verkregen octrooien in de vier belangrijkste markten – China, de Verenigde Staten, Europa en Japan).

De Ricoh Group is erop gericht om naast haar primaire focus op kantooroplossingen de activiteiten in andere groeigebieden, zoals commercial printing, industriële producten en producten voor de consumentenmarkt, verder te versterken. De intellectuele eigendommen die hierbij worden gecreëerd, worden door de groep beschouwd als uiterst waardevolle managementmiddelen. Ricoh ziet de uitverkiezing voor de Thomson Reuters Top 100 Global Innovators Award dan ook als een mooie erkenning voor haar wereldwijde activiteiten op het gebied van technologische innovatie.

Bron: Ricoh Nederland


In oktober 2013 is onze opdrachtgever – een organisatie gericht op het onderzoeken, behandelen, ondersteunen en onderwijzen van iedereen die moeite heeft met spreken of horen – een software selectie project gestart voor het vervangen van de huidige financiële en HRM oplossingen. Na diverse workshops is een Programma van Eisen opgesteld en zijn via een Europese aanbesteding software leveranciers uitgenodigd om hierop in te schrijven. Uiteindelijk zijn na afloop van deze fase drie leveranciers uitgenodigd een uitgebreide demo te verzorgen, aan de hand van het opgestelde demoscript.

Exact Software

Gunningsbesluit

Op basis van alle verzamelde input heeft de selectiecommissie het Bestuur geadviseerd om voor deze aanbesteding met Exact Software over te gaan tot het vormen van een contract. Conform dit advies heeft het Bestuur besloten.

Motivering

De selectiecommissie is tot haar oordeel gekomen door het toebedelen van scores aan de inschrijvingen, conform de in de aanbesteding beschreven gunningscriteria:

  1. Kwaliteit (40%)
  2. Prijzen en tarieven (30%)
  3. Demonstratie (30%)

Alle punten zijn conform de wegingsfactoren verwerkt, hetgeen geleid heeft tot het advies én besluit om tot contractvorming over te gaan met Exact Software. Hoewel de partijen bijzonder dicht bij elkaar eindigen – qua functionaliteiten -, heeft de selectiecommissie in de aanpak en openstelling van Exact Software dé partner herkend, die hen in goede harmonie kan leiden naar een optimale implementatie van de financiële en HRM/Payroll software. Exact werkt primair vanuit een partnership en stelt de klantbehoefte centraal, waarbij de andere leveranciers meer vanuit de kracht van de oplossing acteren.

 

[teaser align=”alignleft” style=”boxed” title=”Wilt u weten hoe uw software selectie project ook succesvol uitgevoerd kan worden?” button_title=”Vraag vrijblijvend meer informatie aan!” button_link=”http://www.itmatchmaker.nl/contact-3″ new_tab=”yes”]

[/teaser]



SD WorxSD Worx, internationale aanbieder van payroll- en HR-diensten, is een samenwerking aangegaan met Forever 21. De retailer heeft voor de payroll-diensten van SD Worx gekozen om de groei van het personeelsbestand in Nederland te faciliteren.

Forever 21 is de vijfde grootste retailer in de Verenigde Staten en heeft onlangs een derde vestiging in Nederland geopend. Deze vestiging – een winkel in Amsterdam – zorgde voor een groei van het personeelsbestand naar 330 medewerkers. Om de payroll-processen snel te laten verlopen en zelf volledige controle over data te behouden werd gekozen voor de payroll-software en ondersteuning van SD Worx.

Ingrid Noorland, project manager bij Forever 21:

“We vinden het erg prettig om de software en consultancy-diensten van SD Worx te gebruiken, maar zelf de data te beheren. Op deze manier kunnen we wijzigingen doorvoeren en is het niet nodig te schakelen met de payroll-leverancier, waardoor processen veel efficiënter verlopen. Daarnaast hebben we de optie om de salarisadministratie geheel naar eigen wens op te zetten met als gevolg meer duidelijkheid voor het personeel.” 


“We zijn blij dat Forever 21 naast Duitsland, België en Frankrijk nu ook in Nederland voor onze diensten heeft gekozen. Wij kennen de uitdagingen van internationale klanten en hebben uitgebreide expertise in huis om bij te kunnen dragen aan de groeidoelstellingen van Forever 21.”

aldus Jan-Henk van Bennekom, commercieel directeur bij SD Worx. 

Bron: SD-Worx


Internationale groei met uw ERP softwareWanneer uw bedrijfsactiviteiten niet stoppen bij de landsgrenzen, dan beïnvloedt dit in grote mate de inrichting en beheersing van uw bedrijfsprocessen. Maar is uw ERP software eigenlijk wel in staat om met meerdere talen, wet- en regelgeving en waarderingen om te gaan? Biedt uw ERP leverancier wel volledige (technische) support in het buitenland?

Wanneer bedrijven uitbreiden naar het buitenland, doen zij dit om nieuwe markten te kunnen betreden, groei te versnellen en hun winst te laten groeien. Om voordelen te kunnen behalen bij deze uitdagingen, moeten ze wel enkele obstakels onderweg overwinnen: ze moeten het financieel beheer van de activiteiten inregelen, conform de diverse belastingregime, rapportage eisen en overige buitenlandse wet- en regelgeving.  Internationale organisaties moeten in staat zijn om te consolideren op verschillende niveau’s, waarbij elke vestiging zijn eigen lokale operationeel beheer moet kunnen behouden, terwijl de moedermaatschappij eenvoudig alle BU’s moet kunnen “oprollen” in één geconsolideerd financieel rapport.

Feitelijk betekent dit dus, dat ze bedrijfssoftware moeten gebruiken die dit allemaal kan ondersteunen.

Alle moderne ERP oplossingen zijn ontwikkeld voor internationaal gebruik, althans in theorie. In de praktijk blijkt uit onze jarenlange ervaring opgedaan in honderden ERP projecten, dat er momenteel nog geen enkele ERP leverancier een product aanbiedt, dat de gehele functionele scope op het zelfde niveau wereldwijd aanbiedt.

In de meest voorkomende gevallen is dat ook niet echt vereist. Echter, het feit dat niet alle producten ingezet kunnen worden in alle landen maakt het van zeer groot belang, dat in een vroegstadium van het project al de individuele eisen van de lokale vestigingen bekend zijn, om zodoende de best passende oplossing- of combinatie van oplossingen – te (kunnen) selecteren. In het ideale geval bevatten deze eisen ook toekomstige voorzienbare eisen, gebaseerd op de verwachtte (strategie-)ontwikkeling van het bedrijf.  Ongeacht de requirements (eisen) die uiteindelijk het verschil maken tussen de keuze voor de ene of de andere oplossing, zijn er 2 aspecten, die leiden tot een koch-out tijdens de selectie van een software oplossing in een internationale context: ervaring in de betreffende landen en aanwezigheid van locale support.

Internationale Support

Onze ervaring toont aan, dat een co-operatie tussen een leverancier, implementatie partner en gebruikersorganisatie een kritische succesfactor vormt voor geslaagde ERP implementaties. In internationale ERP projecten betekent dit, dat de beslissers expliciet moeten vragen naar locale ondersteuning in het buitenland, zowel gedurende de implementatie als na go-live.

  • Heeft de leverancier eigen kantoren in de betreffende landen?
  • Welke dienstverlening biedt de leverancier locaal aan?
  • Zijn er locale medewerkers voor het oplossen van technische problemen?
  • Heeft de leverancier partners met native experts in de betreffende landen?
  • Wat is de basis voor samenwerking in branches en/of partners in de diverse landen?
  • Wat zijn de kwalificaties van de personen die namens de leverancier actief zijn in de betreffende landen? Welke certificaten hebben zij? Welke referenties?
  • Wie is het centrale aanspreekpunt voor de klant?
  • Bestaat er een uniforme en transparante methode voor het implementeren van de software en een standaard wijze voor het rapporteren over de voortgang van het project?
  • Wat zijn grofweg de stappen van een roll-out? Is er enige garantie dat de toekomstige gebruikers in hun eigen taal getraind worden?
  • Hoe is de support geregeld na de implementatie?
Meertalig ERP systeem

Meertalige ondersteuning wordt door steeds meer ERP gebruikers gevraagd. Het aandeel systemen, waarin slechts gebruik gemaakt wordt van één taal daalt systematisch sinds 2008. In 2012  gaf ca. de helft van het aantal respondenten in ons ERP gebruikerstevredenheid onderzoek “ERP in de Praktijk” aan, dat zij in hun ERP systeem minimaal twee talen gebruiken.

 

Niet alleen Engels

Meerdere talen is een belangrijk selectiecriterium voor een ERP systeem binnen het internationale handelsverkeer. Wie handelt met het buitenland, moet bijvoorbeeld in staat zijn om pakbonnen in de betreffende taal van de klant af te drukken, onafhankelijk van de vraag waar het handelskantoor zelf zich bevindt. Voor ERP software betekent dit, dat deze Unicode moet kunnen ondersteunen, om zodoende ook talen met speciale tekens zoals Arabisch of Russisch kan verwerken. Dit geldt uiteraard nog meer, wanneer het bedrijf zelf vestigingen in het buitenland heeft. In dat geval moet ook de gebruikersinterface en de Help-functie in taal van het betreffende land beschikbaar zijn. Engels als “wereldtaal” is dan in veel landen niet afdoende, omdat niet alle gebruikers van het ERP systeem over de benodigde kennis of culturele bereidheid beschikken.

Compliant aan wet- en regelgeving?

Verschillende landen, verschillende wet- en regelgeving en verschillende waarderingen. Dit is automatisch gekoppeld aan het doen van wereldwijde business. Zelfs binnen de EU, en voor standaard processen zoals facturatie, moet u rekening houden met verschillende voorwaarden en richtlijnen, zoals verschillende BTW regimes. Hetzelfde geldt ook voor douanevoorschriften en milieuwetgeving. Daarnaast hebben ook landen, zoals Rusland en China een tendens om hun wet- en regelgeving vaker aan te passen, dan de gemiddelde EU landen.

Multi-Site-Management m.b.t. intercompany processen

Een algemeen bekende taak voor bedrijven die met buitenlandse producenten werken: een klant uit land A bestelt een product dat gemaakt wordt in land B. De verzenddocumenten en factuur worden opgemaakt op het hoofdkantoor in land C. Om dit proces snel en vlekkeloos te laten verlopen, is een hoge mate van automatisering één van de vereisten. Over het algemeen bieden de moderne ERP oplossingen de benodigde functionaliteiten hiervoor, maar in details kan de afhandeling van deze taken in zeer grote mate verschillen. De beslissers moeten daarvoor vragen naar een demonstratie van een dergelijk proces – bij voorkeur met gebruik van werkelijke data en voorwaarden – om er zeker van te kunnen zijn dat de betreffende oplossing werkelijk het best past bij hun organisatie(-processen). Hetzelfde geldt voor een centraal beheer van gegevens, waardoor het mogelijk wordt snel en gefundeerd zakelijke beslissingen te nemen o.b.v. transparante financiële cijfers en een efficiënt control-proces.

ERP als aanjager van groei

Internationale groei heeft niet alleen betrekking op het aantal nieuwe klanten en nieuwe markten. Het kan ook betrekking hebben op een nieuwe juridische structuur, aanpassingen van de organisatie structuur  – zoals bijvoorbeeld de acquisitie van een nieuwe productie locatie – of nieuwe verkoopkanalen. Dit moet vervolgens snel en zonder problemen of fouten geïntegreerd worden in de bedrijfsprocessen. ERP oplossingen moeten daarom aan te passen zijn op verschillende niveau’s. Anders gesteld, een hoge mate van aanpasbaarheid en flexibiliteit is een zeer belangrijke eis wanneer de ERP software verdere internationale groei moet ondersteunen i.p.v. het tegen te werken.

[callout title=”Aanvragen informatiepakket” link=”http://www.it-matchmaker.nl/aanvragen-informatiepakket.html” new_tab=”yes” icon=”hb-moon-pdf”]Wilt u meer informatie hoe u een ERP systeem selecteert voor uw (internationale) organisatie? Vraag het gratis informatiepakket aan. [/callout]


ERP Software

Het belangrijkste doel voor de inzet van een ERP laat zich feitelijk samenvatten in één zin: “Snelle toegang tot betere informatie om de bedrijfsprocessen te kunnen optimaliseren”.

Een centrale rol is hierbij weggelegd voor de eindgebruiker van de tooling “de ERP software”: de gebruiker is immers zowel leverancier als afnemer van gegevens en informatie die via de ERP oplossing verwerkt wordt.

ERP selectie criteria

Bij de selectie van een ERP oplossing wegen aspecten zoals “Praktische toepasbaarheid” en “Ergonomie” van de ERP software minder zwaar dan “Functionaliteit” en “Flexibiliteit” van de software, zo blijkt ook uit de Trovarit studie “ERP in de Praktijk: gebruikerstevredenheid, voordelen en perspectieven”.

ERP selectie criteria

Praktische toepassing en ergonomie zijn één van de belangrijkste criteria bij de selectie van een ERP pakket. Deze criteria worden echter nog wel voorgegaan door Functionaliteit en Flexibiliteit van de software (Bron: Trovarit AG)

Deze prioritering is grotendeels begrijpelijk, omdat de ERP-software een bepaalde functionaliteit vereist  om optimale ondersteuning van de bedrijfsprocessen te kunnen bieden. Aangezien de structuur van een onderneming nooit lange tijd onveranderd blijven en de bedrijfsprocessen in de loop van de tijd mee veranderen, is het bijna van zelfsprekend dat men een hoge mate van flexibiliteit zoekt in de software.

Tegelijkertijd zorgt de toenemende digitalisering van de bedrijfsprocessen – niet in het minst gedreven door steeds uitgebreidere en krachtigere ERP-oplossingen – voor belangrijke uitdagingen bij de gebruiker: Met het groeiend aantal mogelijkheden neemt ook de complexiteit van de software hand over hand toe. Met name nieuwe gebruikers en gebruikers die slechts zelden gebruik maken van de software hebben hier grote moeite mee.

Gebruikersvriendelijkheid

Het is dan ook niet verwonderd dat de gebruikersvriendelijkheid in het verleden niet tot de sterkste punten van een ERP-oplossing was. In feite hebben gebruikers hier al sinds jaar en dag kritische noten over gekraakt,waardoor de ergonomie in de constante aandacht blijft.

Ergonomie ERP software

Toepasbaarheid is geen sterkte van ERP systemen. Gebruikersonderzoeken tonen aan, dat ERP installaties in de meeste gevallen nog weinig aandacht hebben voor de gebruikersvriendelijkheid (Bron: Trovarit AG)

Deze kritiek is ook in context te plaatsen, dat de gebruiker in zijn privé omgeving gewend is te werken met bijgewoon gebruikersvriendelijke en intuïtieve software. Een klein kind, dat intuïtief een smartphone app bedient,  is een referentiekader dat voor de meeste ERP oplossingen hedentendage nog verre toekomst zal zijn.

Toekomst van ERP gebruikerstevredenheid

Of zij nu gedreven worden door de continue kritiek van hun klanten, aangemoedigd zijn  door de diverse voorbeelden van goede “app”licaties of gewoon vanwege het feit dat de efficiëntie van de ERP-implementatie als gevolg van een goede ergonomie in toenemende mate een goed verkoopargument is: de ERP -leveranciers nemen de toepasbaarheid van hun software blijkbaar steeds serieuzer.

Zij investeren flink in nieuwe toepassingen met als doel een vernieuwde “gebruikers ervaring”, zoals

  • Een gebruikercentrale, rolgebaseerde user interface
  • Workflows ter ondersteuning van verbeterde gebruikershandelingen
  • „App“lificatie van complexe business software.

Al deze inspanningen lijken hun vruchten af ​​te werpen, aangezien gebruikers van moderne ERP-oplossingen  de gebruiksvriendelijkheid van hun ERP-oplossing significant beter beoordelen dan gebruikers met oudere software-installaties.

Er gloort hoop aan de horizon wat gebruikerstevredenheid betreft. Hoe modernere de huidige software is des te beter is de ergonomie. Kennelijk hebben de diverse leveranciers de kritieken van de afgelopen jaren serieus genomen. (bron: Trovarit AG)

Er gloort hoop aan de horizon wat gebruikerstevredenheid betreft. Hoe modernere de huidige software is des te beter is de ergonomie. Kennelijk hebben de diverse leveranciers de kritieken van de afgelopen jaren serieus genomen. (bron: Trovarit AG)

Wilt u weten hoe de ontwikkeling zich voortzet? In september verschijnen de onderzoeksresultaten van het ERP gebruikerstevredenheidonderzoek editie 2014/2015. Heeft u uw ERP of business software oplossing al beoordeeld?

Doe het nu nog voor eind juni, door onze online vragenlijst in te vullen.

Origineel: Trovarit AG| IT-Matchmaker


Tegenwoordig leveren veel ERP leveranciers ook een geïntegreerde ECM/DMS module en dekken hiermee functionaliteiten af zoals het archiveren van of zoeken in documenten in het ERP af. De IT-managers staan hierdoor steeds vaker gesteld tegenover de vraag wat de toegevoegde waarde van een aanvullende ECM/DMS oplossing nu nog is. Deze discussie over de ontegenzeggelijke strategische voordelen van “Best-of-breed” of “Alles-onder-één-dak” is natuurlijk niet nieuw, maar een pasklaar antwoord is er eigenlijk nog steeds niet te geven, wat nu een betere benadering is.

Voor een goede afweging is het natuurlijk voor de hand liggend dat het onderscheid tussen het één en het ander wel duidelijk en bekend is. We proberen het onderscheid duidelijk te schetsen: ECM-oplossingen (Enterprise Content Management) dienen ervoor om ongestructureerde content binnen een bedrijf vast te leggen en te ontsluiten. ERP-oplossingen (Enterprise Resource Planning) daarentegen ondersteunen de vastlegging van gestructureerde gegevens. Toch hebben dus inmiddels veel ERP systemen de ECM/DMS functionaliteiten geïntegreerd. Deze zijn echter niet zo krachtig vergeleken met de gespecialiseerde ECM / DMS oplossingen.

archiveren in ECM/DMS vs ERP

Verschillen in het aanbod van ECM/DMS- en ERP-oplossingen in archivering / opslag (© www.it-matchmaker.com)

Één van de belangrijkste functionaliteiten, wanneer het om documentbeheer gaat, is het archiveren. Zoals ook onze (Duitse) Marktanalyse in de actuele uitgave van “Marktspiegel Business Software ECM/DMS” toont, bieden in tegenstelling tot ECM/DMS oplossingen slechts een beperkt aantal ERP oplossingen overeenkomstige functionaliteiten aan. In het bijzonder wanneer het gaat om wettelijk voorgeschreven archivering van gegevens en emails. Noch zijn veel gevraagde functionaliteiten zoals het in- en uitchecken van documentenof gegevens, in veel van de huidige ERP oplossingen nog niet terug te vinden. De toegevoegde waarde van een separaat ECM/DMS blijft daarmee nog altijd groot.

 

Met dank aan: Rainer Sontow (Trovarit AG)