Het implementeren van een ERP-systeem is één van de duurste, ingewikkeldste en meest tijdrovende taken die een IT-afdeling op zich kan nemen. Je kunt op elk moment met vertragingen en onverwachte kosten te maken krijgen. CIO.com heeft IT-belissers, ERP-leveranciers en technologie-adviseurs gevraagd hoe je fouten kunt voorkomen die je later duur komen te staan. Zo vermijd je een ERP-horrorverhaal.

ERP darts

Ze kosten enkele honderdduizenden euro’s tot enkele miljoenen euro’s en er zijn honderden manuren nodig voor de implementatie ervan:enterprise resource planning (ERP) systemenzijn een enorme investering qua geld, bronnen en tijd. En hoewel een geslaagde ERP-implementatie je organisatie kan helpen de werkprocessen te stroomlijnen en kosten besparen, kan de invoer van een slecht geplande en geïmplementeerde ERP-oplossing je duur komen te staan, met verloren productiviteit en vertragingen tot gevolg.

Om je te helpen je ERP-implementatie te laten slagen, of op zijn minst potentiële problemen te minimaliseren, heeft CIO.com tientallen ERP-experts (IT-beslissers, adviseurs, en ERP-leveranciers) gevraagd de meest voorkomende ERP-gerelateerde fouten van organisaties te beschrijven. Ook is hen gevraagd te laten zien hoe ze voorkomen of opgelost kunnen worden. Hieronder noemen we de 13 vaakst gemaakte ERP-fouten.

ERP-fout #1: Slechte planning.”Planning is absoluut noodzakelijk als je wilt dat je ERP-project slaagt”, zegtErik Kaas, vice-president Product Management voor Mid-Market ERP producten bij Sage. “Je kunt met ERP simpelweg niet improviseren.”

Kevin Beasley, CIO bij VAI, leverancier van ERP-software en -oplossingen voor middelgrote en grote organisaties, is het daarmee eens. “Veel bedrijven plannen niet genoeg vooruit voordat zij met een evaluatie van ERP-software beginnen”, zegt hij. “Dit leidt uiteindelijk vaak tot verwarring omdat ze hun eigen huidige processen niet volledig begrijpen en daardoor niet zien hoe ze deze verder moeten ontwikkelen om bedrijfsvoordelen mogelijk te maken en efficiëntie te maximaliseren.”

Om dit probleem op te lossen, moeten organisaties een interne controle uitvoeren van al hun processen en beleid voordat een ERP-systeem gekozen wordt. Daarnaast raadt Beasley aan een ERP-evaluatieteam samen te stellen dat bestaat uit stakeholders uit alle hoeken van het bedrijf. Als je zelf de middelen niet hebt om een degelijke evaluatie van ERP-systemen uit te voeren, overweeg dan eens een ervaren externe, neutrale adviseur in te huren die ervaring heeft met het implementeren van ERP-oplossingen bij bedrijven in jouw sector.

ERP-fout #2: Het slecht controleren van ERP-leveranciers.”Veel van mijn beste cliënten worden door het marketingteam van de leverancier binnengehaald, maar zodra de implementatie voltooid is, wordt men verrast door beperkingen van de systeemfunctionaliteit, een gebrek aan features en de invloed van het systeem op bestaande interne best practices”, zegtShawn Casemore, president van Casemore & Co., een bedrijf dat cliënten helpt hun operationele efficiency te verbeteren. Zijn advies: Vraag altijd naar referenties. Vraag om de namen van minimaal drie bedrijven “die zich in jouw bedrijfssector bevinden, die je kunt contacteren en met wie je de software kunt bespreken. Bel ze op en bespreek features, functionaliteit en uitdagingen”, zegt hij. Kan (of wil) de leverancier je geen drie of meer namen geven? “Wegwezen”, tenzij je graag een proefkonijn wilt zijn.

ERP-fout #3: Het niet begrijpen of gebruiken van belangrijke features.”In ons jaarlijkse ERP-verslag, gaf slechts 46% van de respondenten aan goed te begrijpen welke features ze in hun ERP-systeem gebruiken”, zegtJohn Hoebler, algemeen directeur van MorganFranklin, een bedrijf voor bedrijfsadvies en technologie-oplossingen. “Dit is schokkend, gezien de miljoenen die bedrijven in hun ERP-systemen investeren. Als men niet van de functionaliteit op de hoogte is, lopen bedrijven mogelijkheden mis om bedrijfsprocessen te automatiseren, functies sneller te voltooien en doelstellingen te behalen”, voegt hij toe. Bovendien “is de kans groter dat upgrades, verbeteringen en onderhoud meer kosten en er sneller fouten gemaakt worden”.

Om dit probleem op te lossen, adviseert Hoebler een hoofdlijst op te stellen van alle features, het gebruik ervan na te gaan en de lijst periodiek te herzien om te bepalen welke features er gebruikt worden en welke het nuttigst zijn. “Deze kenniscatalogus kan vervolgens gebruikt worden om nieuwe werknemers te trainen, testscripts te schrijven en te helpen met audit, compliance en het rapporteren van eisen,” zegt hij.

ERP-fout #4: Het onderschatten van de benodigde tijd en middelen.”Alle bedrijven onderschatten de tijd en middelen die nodig zijn om een nieuw ERP-systeem te implementeren”, vindtJames Mallory, marketingdirecteur van e2b teknologies. Hoe kun je de tijd die je nodig zult hebben berekenen? “De tijd die ermee gemoeid is kun je schatten door de kosten van de software door 100 te delen,” legt hij uit. “Het implementeren van 20.000 Amerikaanse dollar aan software zal zo’n 200 manuren of vijf weken in beslag nemen als je gebruik maakt van een bekwame adviseur. Verdubbel dat getal als je van plan bent de boel zelf te implementeren met minimale professionele hulp.” Daarnaast wijst Mallory op het belang van het aanwijzen van een toegewijde projectmanager.

ERP-fout #5: Vanaf het begin niet de juiste mensen in het team hebben.”Vaak brengen organisaties niet vanaf het allereerste begin van een ERP-implementatie de juiste mensen samen”, zegt Beasley. “ERP-implementatie is één van de grootste projecten die een organisatie op zich kan nemen en als gevolg kunnen er fouten gemaakt worden en plannen verkeerd lopen als de juiste stakeholders niet bij elk aspect van het besluitvormingsproces worden betrokken,” merkt hij op. Zo richten veel bedrijven zich op het krijgen van goedkeuring van het bestuur in plaats van belangrijke deelnemers uit het hele bedrijf te verzamelen waaronder financiën, operaties, productie, inkoop en het magazijn, bovenop IT. Het voordeel: werknemers die actief bezig zijn met de ERP-implementatie, die investeren in het goed laten verlopen ervan, vanaf het allereerste begin.

ERP-fout #6: Geen prioriteiten stellen.”Het allerbelangrijkste dat je bij het implementeren van een ERP-systeem kunt doen om vertragingen minimaliseren en alles zo snel mogelijk klaar te krijgen, is het reduceren van multitasking”, zegtYoav Ziv, vice-president van projectmanagementspecialist Realization. “Mensen werken veel trager wanneer ze met verschillende taken bezig zijn en constant in een andere versnelling moeten gaan”, zegt hij. Daarom moeten IT-managers het creëren van een prioriteitensysteem bovenaan hun lijstje zetten. “Het prioriteitensysteem moet niet alleen aangeven wanneer welke taken moeten worden uitgevoerd, het moet managers ook laten weten welke problemen ze per prioriteit moeten oplossen”, zegt hij. Daarnaast “dienen ERP-implementatiemanagers een rigoureus probleemoplossingsproces implementeren om de signalen te adresseren en problemen meteen op te lossen om vertragingen te voorkomen.”

ERP-fout #7: Niet investeren in training en veranderingsmanagement.”Een gebrek aan goede training is één van de meest voorkomende redenen dat ERP-projecten mislukken. Het kan er tevens toe leiden dat werknemers een hekel krijgen aan het nieuwe systeem omdat ze het niet begrijpen”, legt Kaas uit. “Je kunt de slagingskans van je ERP-project flink verhogen door je werknemers de mogelijkheid te bieden om aan het nieuwe systeem te wennen, nog voordat het daadwerkelijk wordt ingevoerd.”Kevin Herrig, president en CEO van ERP-softwarespecialist GSI, voegt toe: “Als je training en frequente communicatie met gebruikers geen hoge prioriteit geeft, komt het er uiteindelijk op neer dat je in het bezit bent van een hele dure versie van Excel.”

ERP-fout #8: Het onderschatten van het belang van accurate data.Je ERP-systeem is zo goed als de data die het bevat. Dus als je wilt dat je ERP-implementatie slaagt “is het noodzakelijk dat je vanaf het begin de juiste programmeer- en procedurele parameters gebruikt om de kans op fouten te minimaliseren”, aldusMartin Levesque, directeur Professional Services bij iDatix , leverancier van documentmanagement- en werkstroomoplossingen.

ERP-fout #9: De ‘kitchen sink approach’ gebruiken.”Hoe krachtig of flexibel je ERP-systeem ook moge zijn, het zal niet alle bedrijfslogica kunnen absorberen”. legt Akan Iza uit. Hij is software-architect bij website-ontwikkelingsfirma NetFoliage. “Eén van de meest gemaakte fouten bij de implementatie van een ERP-systeem is de aanname dat ERP gebruikt kan worden om een bedrijf van begin tot eind te runnen”, merkt hij op. “Om deze dure vergissing te vermijden, dienen bedrijven zich richten op het implementeren van ERP om de waardeketen te optimaliseren en kosten te traceren. De rest mag geen primair doel vormen.”

ERP-fout #10: Het niet declasseren van legacy applicaties.”Als organisaties tijdens de implementatie niet actief werken aan het declasseren van applicaties, is het eindresultaat een ERP waar alle originele legacy applicaties aan vast bungelen”, aldusJohn Picciotto, hoofd Application Modernization & Optimization bij Accenture. “Je zit dan met nòg een stuk software waarvoor je onderhouds- en ondersteuningskosten betaalt. Je betaalt daarnaast ook voor hardware en upgrades en interfaces die nodig zijn voor het kern ERP-systeem,” terwijl het doel van ERP juist het stroomlijnen van de werkstroom en het reduceren van kosten en verspilling is.

ERP-fout #11: Gebrek aan een actieve testomgeving.”Je kunt de daadwerkelijke resultaten van je veranderingen niet waarnemen op basis van een aantal testgebruikers,” zegt Herrig. “Je moet je gebruikersbelasting kunnen simuleren om de daadwerkelijke effecten of veranderingen te zien en kostbare ongeplande downtime te vermijden.”

ERP-fout #12: Het negeren van alternatieven van support door derden.”Veel bedrijven houden vast aan premium support door de leverancier, ondanks het feit dat onderhoudstarieven hoger liggen dan ooit tevoren en ze van een andere ondersteuningsaanbieder support op hetzelfde niveau kunnen krijgen,” zegtJon Winsett, CEO van managementadviesbureau NPI. “Bedrijven moeten alle ondersteuningsopties verkennen, zowel hybride ondersteuningsaanbieders die direct met hun leverancier werken om ondersteuning te bieden, als aanbieders die onafhankelijk van het partnerprogramma van hun leverancier werken”, zegt hij. “Een ondersteuningsalternatief van derden kan je zomaar 30-50% in kosten schelen.”

ERP-fout #13: Gebrek aan een onderhoudsstrategie.”Cliënten die geen preventief onderhoud uitvoeren halen niet het volledige uit hun ERP-investering en onderhoudseuro’s”, merktMarco Valencia, vice-president bij SAP America op. “Doordat ze geen onderhoud plegen zullen hun systemen (vanuit technisch oogpunt) snel verouderen, net als hun bedrijfsprocessen.” Bovendien is het belangrijk om “de kern up-to-date te houden, met de juiste wettelijke veranderingen toegepast om potentiële problemen te voorkomen.” Dankzij verbeteringen op het gebied van de installatie hebben klanten er maar weinig last van wanneer er ondersteuningspakketten worden geïmplementeerd.

Bron: Computerworld